档案室档案管理

1、档案室档案的管理档案室档案的管理 垦利县档案局垦利县档案局 二二0 0一六年四月一六年四月 第一、走近档案室第一、走近档案室 第二、认识档案第二、认识档案 中央级的档案管理专门机构 国家档案局（中央档案馆）：负责管理党 和国家中央机关的重要档案与资料 。集中保管自五四 运动以来的，具有全国意义的革命历史档案和中华人民共 和国成立后党和国家中央机关的具有永久保存价值的档案。 中央第一历史档案馆：是专门保管明清两朝 中央政府和皇室档案的中央级国家档案馆 中央第二历史档案馆：集中保管中华民国 时期（1912年-1949年）各个中央政权机关及其 直属机构档案， 中央档案馆： 北京西郊温泉白家疃（海 淀

2、区） 国家档案局： 北京丰盛胡同（西城区） 中国一史馆：在北京故宫在北京故宫 博物院西华门内北侧博物院西华门内北侧 中国二史馆：位于南位于南 京市中山东路京市中山东路309309号号 档案工作最基层组织档案室 档案室： 第第一、一、走走 近近 档档 案案 室室 一、认识档案室一、认识档案室 （一）、档案室的性质（一）、档案室的性质 档案室具有双重性，及时本单位档案工作的内档案室具有双重性，及时本单位档案工作的内 部机构，又是档案馆工作的前提和基础。部机构，又是档案馆工作的前提和基础。 （二）档案室的类型（二）档案室的类型 1 1、综合档案室、文书档案室、科技档案室、干、综合档案室、文书档案室、

3、科技档案室、干 部档案室、声像档案室；部档案室、声像档案室； 2 2、机关档案室、企业档案室、事业单位档案室。、机关档案室、企业档案室、事业单位档案室。 （三）、（三）、档案室的职责和任务档案室的职责和任务 1、宣传贯彻宣传贯彻档案法档案法、档案法实施办法档案法实施办法；根据档；根据档 案法律、法规，按照县档案局对档案管理的要求，对案法律、法规，按照县档案局对档案管理的要求，对 本单位文件材料形成的特点和业务发展的情况进行本单位文件材料形成的特点和业务发展的情况进行总总 结，制定计划结，制定计划；建立健全或修订本单位；建立健全或修订本单位档案管理制度档案管理制度， 报上级主管部门或档案行政管理

4、部门报上级主管部门或档案行政管理部门审核备案材料审核备案材料。 2、负责监督和指导负责监督和指导本单位各部门、本系统文件材料的形本单位各部门、本系统文件材料的形 成、收集积累，整理和归档工作。成、收集积累，整理和归档工作。 3、负责本单位、负责本单位入库后档案的整理、保管、鉴定、统计、入库后档案的整理、保管、鉴定、统计、 提供利用提供利用 4、参加或指导本单位、参加或指导本单位建设项目竣工验收、新产品试制定建设项目竣工验收、新产品试制定 型、科研成果鉴定和设备开箱等活动。型、科研成果鉴定和设备开箱等活动。 5、依法定期向同级档案馆、依法定期向同级档案馆移交档案移交档案。 李瑞环同志为中央档案馆

5、建馆四十周年的题词 档案工作的原则（思路） 二、建立档案室二、建立档案室 （一）一个单位应成立档案室。（一）一个单位应成立档案室。 作为档案管理的主体，完成本单位活动产生的档案的接作为档案管理的主体，完成本单位活动产生的档案的接 收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等过程。收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等过程。 （二）成立档案室要在单位范围内进行公布（二）成立档案室要在单位范围内进行公布。 档案室有职责、任务和目标，应该得到单位决策层的档案室有职责、任务和目标，应该得到单位决策层的 采纳和批准，相关部门应明确职责、分工以及人员、经费、采纳和批准，相关部门应明确职责、分工以及人员、经费、

6、硬件设施、设备保障等后，以公文格式在单位公布。硬件设施、设备保障等后，以公文格式在单位公布。 建立档案室的基本要素建立档案室的基本要素 管理体制管理体制 物质条件物质条件 业务业务 建设建设 制度制度 标准标准 组织组织 建设建设 设备设备 用品用品 经经 费费 档案档案 用房用房 档案工作网络图档案工作网络图档案工作领导小组档案工作领导小组 （三）建立档案室的基本要素（三）建立档案室的基本要素 管理体制管理体制组织建设组织建设 1 1、档案工作机构（档案室）、档案工作机构（档案室） 单位档案机构的设置应与单位的规模、管理单位档案机构的设置应与单位的规模、管理 模式和发展需要相适应，配备一名或

7、多名专职档模式和发展需要相适应，配备一名或多名专职档 案员，并保持档案员的相对稳定，承担档案管理案员，并保持档案员的相对稳定，承担档案管理 的职能。的职能。 2 2、档案工作网络。（如下图）、档案工作网络。（如下图） 档案工作网络档案工作网络 档案人员的职责档案人员的职责 A:专职档案员的职责 1、宣传贯彻、宣传贯彻档案法档案法、档案法实施办法档案法实施办法以及当地档案法律以及当地档案法律 法规；根据档案法律、法规，按照档案行政管理部门和上级主管部门对法规；根据档案法律、法规，按照档案行政管理部门和上级主管部门对 档案管理的要求，对本单位文件材料形成的特点和业务发展的情况进行档案管理的要求，对

8、本单位文件材料形成的特点和业务发展的情况进行 总结，制定计划；在调查研究的基础上，建立健全或修订本单位档案管总结，制定计划；在调查研究的基础上，建立健全或修订本单位档案管 理制度，报上级主管部门或档案行政管理部门审核备案。理制度，报上级主管部门或档案行政管理部门审核备案。 2、负责监督和指导本单位各部门、本系统文件材料的形成、收集、负责监督和指导本单位各部门、本系统文件材料的形成、收集 积累，整理和归档工作。积累，整理和归档工作。 3、负责本单位入库后档案的整理、保管、鉴定、统计、提供利用、负责本单位入库后档案的整理、保管、鉴定、统计、提供利用 4、参加或指导本单位建设项目竣工验收、新产品试制

9、定型、科研、参加或指导本单位建设项目竣工验收、新产品试制定型、科研 成果鉴定和设备开箱等活动。成果鉴定和设备开箱等活动。 5、依法定期向同级档案馆移交档案。、依法定期向同级档案馆移交档案。 档案人员的职责档案人员的职责 B:B:各部门（科室）兼职档案员职责各部门（科室）兼职档案员职责 1、贯彻执行本单位档案工作制度和标准；、贯彻执行本单位档案工作制度和标准； 2、指导督促本部门（科室）有关人员做好文件材、指导督促本部门（科室）有关人员做好文件材 料的收集积累工作；料的收集积累工作； 3、在部门（科室）负责人的领导和档案室的指导、在部门（科室）负责人的领导和档案室的指导 下，做好本部门（科室）归

10、档文件材料的收集、整理、下，做好本部门（科室）归档文件材料的收集、整理、 归档和定期向档案室移交等工作。归档和定期向档案室移交等工作。 4、做好本部门（科室）文件材料的提供利用和保、做好本部门（科室）文件材料的提供利用和保 管工作；管工作； 5、参与本部门建设项目竣工验收、新产品试制定、参与本部门建设项目竣工验收、新产品试制定 型、科研成果鉴定和设备开箱等活动。型、科研成果鉴定和设备开箱等活动。 管理体制管理体制制度建设制度建设 一个单位的档案工作制度和标准（规范）是根一个单位的档案工作制度和标准（规范）是根 据国家、行业系统、地区有关档案工作法律、法据国家、行业系统、地区有关档案工作法律、法

11、 规、规章和业务标准，结合本单位实际制定的档规、规章和业务标准，结合本单位实际制定的档 案案 工作基本业务规范和统一技术要求，是单位开工作基本业务规范和统一技术要求，是单位开 展档案工作的依据和指引。展档案工作的依据和指引。 档案工作制度档案工作制度 1、各类文件材料的归档制度；2、档案保管制度 3、档案借阅制度；4、档案鉴定销毁制度； 5、档案统计制度；6、档案安全保密制度 7、电子档案管理制度； 8、电子档案系统操作制度 9、档案工作人员岗位责任制； 10、档案管理应急预案 制定本单位档案工作标准（规范）制定本单位档案工作标准（规范） 1、档案综合管理分类方案（原立卷说明）。 明确单位所有

12、档案的分类依据、类别、类目范 围等。 2、文件材料归档范围和档案保管期限表。 明确各类文件材料归档范围及其对应的保管期 限。 小 结 1、成立档案室档案室-2、明确职责职责、任务任务和 目标目标-明确分工分工、人员人员（组织建设）-3、制 定本单位各项档案工作制度工作制度（制度建设）-4、 制定本单位档案工作标准（规范）（制定本单位档案工作标准（规范）（档案综合 管理分类方案分类方案、申报申报本单位文件材料归档范围归档范围 和保管期限表保管期限表） 第二、认第二、认 识识 档档 案案 一、档案一、档案 （一）、档案定义（一）、档案定义 档案法中是这样定义的档案：档案是指过去和现 在的国家机构、

13、社会组织以及个人从事政治、军事、 经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的 对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像 等不同形式的历史记录。 档案定义的基本含义档案定义的基本含义 1、档案的形成者。 2、档案是直接形成的历史纪录。 3、档案的形成条件：是由“文件材料”有条件 转化来的。 4、档案的形式是多样的。 5、档案的本质属性。档案具有历史再现性、知 识性、信息性、政治性、文化性、教育性等特点。 。 我们可以从四个方面来理解档案的定义 （1）产生档案的主体和来源。 产生档案的主体是各类国家机构、社会组 织和个人，表现出多元性的特点。 （2）档案的基本属性原始记录性。原 始性是指档案

14、是当时、当地直接形成于立档单位职能活 动（社会实践）过程中的历史产物，而不是事后编造的。 记录性是指：从内容上看，档案所记载的是当时、当地、 当事人发生、发现的事物和行为的过程、结果；从形式 上看，档案原件具有不可替代的办文特征和时代特色。 （3）档案的价值性。价值性即有用性。档案 有两种基本价值：一是历史凭证价值。从档案的基本 属性和档案的内容、形式特征看，档案是真实可靠的， 具有法律效力。二是情报信息价值或称参考价值。从 档案的信息储备和所反映的内容看，档案信息可供各 项工作借鉴、参考。 （4）档案形式的多样化。从记录方式来看， 有文字书写（刻铸）、图表绘制、声像摄录、电子数 码等；从阅读

15、方式来看，有直读的、机读的；从载体 形式来看，古今中外形式多样，如：甲骨、泥板、金 属器皿、岩石、竹木、布帛、羊皮纸、纸张、胶片、 磁介质、金属片等。 这是资料 （二）档案的作用（二）档案的作用 1 1、档案的凭证作用。、档案的凭证作用。 档案是历史的真凭实据，具有一定的法律效 用，这一点它不同于其他文献。 2 2、档案的参考作用。（鉴古知今）、档案的参考作用。（鉴古知今） 今世可以知古，后世可以知今”档案作为一 种历史记录，不仅具有凭证作用，同样也具有 广泛的参考作用。 （三）档案的种类（三）档案的种类 1、按历史时期分： 中华人民共和国成立前 、 中华人民共和国成立后。 2、按档案的内容性

16、质分： 文书档案、科技档案、专门档案、特殊载体档案 专门档案：专门档案： 会计档案、人事档案、诉讼档案、审计档案、 公证档案、婚姻档案、病历档案、房产档案、 教学档案等。 （三）档案的种类（三）档案的种类 3、按档案载体形式分： 甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、 纸质档案、声像档案、电子档案。 4、按档案所用文字分： 汉语言文字档案、满文档案、藏文档案、蒙 文档案、外文档案 二、档案工作二、档案工作 （一）档案工作的概念（一）档案工作的概念 档案工作，简单地说就是用科学的原 则和方法管理档案，为党和国家各项工 作服务的工作。 （二）（二） 档案专业术语档案专业术语 1、全宗：一个国家机

17、构、社会组织或个人形成的具有 有机联系的档案整体。 2、全宗号：全宗号是各级档案馆为已进馆或可能进馆的单位分 配的编号。 3、全宗卷：全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过 程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成 的专门案卷。 4、公共档案 ：国家机构或其他公共组织在公务活动 中形成的为社会所有的档案 5、私人档案：私人或私人组织在社会活动中形成的为 私人所有的档案。 （三）企业档案室档案门类与整理依据（三）企业档案室档案门类与整理依据 1、企业档案一般有 （1）文书档案：包括经营管理类、生产管理类、行政管理 类、党群管理类 （2）科技档案：包括基本建设、项目建设类、设备仪器类、

18、 科研开发类、 产品生产类 （3）会计档案：包括会计凭证类、会计帐簿类、会计报表 类及其它 （4）声像档案：包括照片、录音、录像、光盘 （5）实物档案：包括奖品、纪念品、印信、礼品、字画 （6）人事档案：包括在职、离退休、死亡干部职工 （1）文书档案： 归档范围：编制文件归档范围和档案保 管期限的主要依据：机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定（国家档案局8号 令）; 整理方法：归档文件整理规则（DA T22-2015 ) （2）科技档案 基建档案：国家重大项目文件归档要 求与档案管理规范（DA/T28) 设备档案：参考企业档案工作规范 科研档案：科学技术研究档案管理暂 行规定 （3）会

19、计档案： 会计档案：会计档案管理办法 新新会计档案管理办法会计档案管理办法20162016年年1 1月月1 1日起施行日起施行 （4）特殊载体档案 声像档案（音视频）： （按照照片档案管理规 范（GB/T 118212002) 电子档案：按照电子公文归档管理暂行办法 （国家档案局6号令）收集、整理。 实物档案：按照各单位实际情况整理。 （5）人事档案 人事档案（在职人员） 已故人员档案:(包括人社部门退到各单 位后永久保存） （四）档案工作各个环节 1 1、档案收集工作。、档案收集工作。就是把分散在各办公 室内部和个人手中的文件材料，按照规定集中 保存起来。 2 2、档案整理工作、档案整理工作

20、。就是把收集来的零散 的不系统的文件材料进行分类、组合、排列和 编目，使整理出的档案能够反映历史活动的真 实面貌，便于保管和利用。 3 3、档案鉴定工作、档案鉴定工作。就是根据档案对今后 各方面可能起的作用，通过甄别档案的价值， 确定期保管期限，把已失去价值的档案剔除销 毁。 4、档案保管工作。档案保管工作的任务， 就是克服与限制损毁档案的各种因素，努力延长 档案的寿命，维护档案的完整与安全。 5、档案的统计工作。就是通过以表册、数 字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。 6、档案的提供利用工作。为了满足特定的 各种利用要求，需要为提供档案准备好直接的辅 助手段。 1、档案的收集工作、档案的

21、收集工作 明确归档文件收集范围和保管期限 （一（一) )制定归档范围原则：制定归档范围原则：以以“我我”为主为主 （二）文书档案的保管期限：（二）文书档案的保管期限： 永久、定期永久、定期 定期：定期：3030年、年、1010年年 1、档案的收集工作、档案的收集工作 1 1、收集时应注意的事项：归档文件收集时的、收集时应注意的事项：归档文件收集时的 原则：齐全完整，应收尽收。原则：齐全完整，应收尽收。 （1 1）对照归档范围表、收发文登记检查是否做）对照归档范围表、收发文登记检查是否做 到了到了应收尽收应收尽收。 检查的过程中，可以将收集的文件材料分为以检查的过程中，可以将收集的文件材料分为以

22、 下几类：下几类： 本单位工作中形成的文件材料本单位工作中形成的文件材料 上级单位下发的文件材料上级单位下发的文件材料 不相隶属单位之间抄送的文件材料不相隶属单位之间抄送的文件材料 下级单位上报的文件材料下级单位上报的文件材料 文件材料检查文件材料检查 归档的文件材料是必须是原件（与资料有区别） 同一事由的文件是否办理完毕，是否生效； 文件材料是否齐全完整，每份文件的正本、 定稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整； 文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求， 超大的纸张按A4纸大小折叠。 非纸质的的归档文件材料应与其文字说明一 起归档。 文件材料转化为档案的条件 1、办理完毕 2、具有保存价值的原始文件材料 3、经过系统整理。 2、档案的安全保管工作 档案法第三条规定：“一切国家机关、 武装力量、政党、社会团体、企事业单位和公 民都有保护档案的义务。” 1、档案室用房安全要求。 2、达到九防条件。（防火、防盗、防水、 防潮、防高温、防光、防鼠、防虫、防尘、防 污染 ） 3、档案统计工作 统计的内容：档案数量统计、档案设施统计、档案人员统 计、档案利用统计。 档案数量统计时要注意： “卷”、“件”的不同和关系；