电子文件管理的理论与实践海珠区公众信息网

1、2005年档案学术研讨会电子文件管理的理论与实践严绮娜（海珠区建设和市政局）摘要：首先阐述档案的内涵以及档案管理将来的发展方向。随着计算机的普及，由纸质文件转向电子文件是必然之路。跟着论述电子文件的理论支持及实践探索。通过陈述电子文件的特性，表达电子档案管理该做的措施。关键词：电子文件 档案管理 文件特性 1 档案的内涵及档案管理的发展 档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，档案对社会的发展具有某种或多种积极的甚至不可缺少的作用。随着科学技术的不断发展，计算机应用的日益普遍和电子文件的大量涌现，如何搞好档案的现

2、代化管理已显得迫在眉睫。 信息化是新世纪档案事业发展的重要方向，档案信息是经济发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的各个领域中发挥不可替代的作用，所以我们必须加快档案的现代化管理进程。 随着计算机在办公领域广泛应用，在日常工作过程中必然产生大量以数据形式存储的电子文件，同时，办公自动化平台、电子政府的应用也产生庞大的电子数据，面对这些电子文件，是任其自然消失还是依托一定程序由档案管理部门统一归档，随着1999年7月国家电子文件管理研究课题组发布了“电子文件归档与电子档案管理办法”以及

3、“cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求”等指导性文件，电子文件开始进入各档案管理工作范畴。紧随其后数字档案馆开始进入人们视野。 2 电子文件管理的理论说明及实践探索 2.1 从纸质文件到电子文件 随着计算机的普及，政府机关和社会各行各业都在积极创造条件采用电子计算机提高工作效率，加速现代化进程。传统的办公过程产生的纸质文件已逐步被电子文件取代，电子文件如何归档，如何监管？归档后的电子档案如何管理和开发利用？这些问题在我国还没有得到解决，这已成为文秘工作必须面对的问题，是当前文秘人员努力探索的热点问题。 电子档案在世界范围内也是历时不长的新鲜事物，国际上对电子文件及其归档后形成电子档案的管

4、理非常重视。由于电子档案的存放位置和对它使用几乎毫无关系，无论放在哪儿都能同样容易地被用户利用。这样一来，现在以保管为目的的实态档案库将成为虚拟档案联结点。未来的虚拟档案不再用收集、保管和提供现场检索的方法来管理，而是控制有关档案的信息及其利用方法来确保它的保存、处置和利用。 我国的档案管理学是经过几代档案工作者的努力和长期实践、不断丰富而形成的一门完整的管理学科，但它不完全适用于电子档案的管理。纸质文件的归档完全可以不管文件的形成及承办过程中的具体情况，而电子文件的归档必须在电子文件的形成和设计阶段，档案人员就要进行参与，否则将无收集、整理、归档可言；纸质文件归档及其档案管理，不是以技术环境

5、为前提，而电子文件的归档及其档案管理，必须在原有的设备和技术条件下进行，档案部门将会碰到一系列技术问题，必须要一一解决，方能达到管理和开发利用电子档案的目的；电子档案的管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质档案管理截然不同，所以应充分注意到电子档案管理的各项标准、法规的建立，以防有长期保存价值的电子档案在形成、使用、归档过程中遭受损失，等等。我们要根据电子档案特性的实际情况，在认真研究不断实践的基础上，创立我国的电子档案及其电子档案管理理论，管理方法和技术，管理标准、法规和制度，形成我国的电子档案管理学科，促进档案事业进一步发展。 2.2 掌握电子文件的特性，做好档案管理工作 电子文件与纸质文件

6、相比较，有如下特性： 2.2.1信息与载体的相分离性。电子文件可以在不同的计算机之间传递，也可在不同的载体之间相互复制而信息形态无任何变化。这样很难像纸质文件那样确定哪个是“原件”，这个特征直接影响到如何才能保证电子文件的真实性、可靠性和完整性。 2.2.2易更改性。电子文件是通过键盘、扫描仪等工具输入，存在于磁盘等介质上，更改、伪造数据不留痕迹，还有可能因计算机病毒及网络安全等原因而导致文件变更，所以为保证其安全、准确，需要解决很多的技术难题。 2.2.3数据的易消失性。电子文件数据存储在磁盘、磁带或光盘等介质上，是无形物，一旦操作不当，则可能损害甚至抹掉，均可造成难以挽回的损失，会直接影响

7、电子文件的凭证作用或价值。 电脑有可能受到外来病毒的入侵或人为疏忽或其它原因，会造成数据的消失。 所以档案部门限定永久、长期保存的电子文件必须制成纸质文件归档，避免了因电子文件特性可能造成的损失。 2.3 电子文件的整理 电子文件的整理是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备的工作。电子文件整理包括两个层次： 2.3.1对分类、排序的组织。就是按照电子文件的管理标准将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的著录标引应由归档人员来完成。著录标引在整理工作中占有重

8、要地位，其质量好坏，将直接影响未来的电子档案保管和利用。在整理过程中，可能会遇到文件格式重新编排和重新组合。这种格式转换有可能损伤数据，损害作为证据的电子文件的真实性。因此保证电子文件的真实性、完整性，是归档人员和档案管理部门整理电子档案的一项重要内容。 2.3.2组织建立数据库。首先是对电子文件进行分类和编号。一个单位的电子文件类别是多种多样的，要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案，按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。其次对电子文件的登记。电子文件的整理是电子档案管理和利用等工作的基

9、础。 2.4 电子文件的归档 电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件，确定档案属性后，从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件其归档的方法是不同的，如果是网络，可按要求转到档案数据库或记有归档的标识。如果是载体传递归档就要做一些辅助和认证工作，要与纸质文件结合归档。归档工作的主要内容有： 2.4.1确定电子文件的归档范围。这是归档的首要任务，也是保证电子档案质量的关键。按国家档案局的规定，电子文件归档范围与纸质文件归档范围相同。 2.4.2规定归档时间。电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归

10、档(称阶段归档)，可视其具体情况而定。 2.4.3规定归档份数。按国家档案局电子文件归档的规定，电子文件归档后一般拷贝三套，封存一套，一套用于利用，第三套异地保存。 2.4.4对电子文件归档的要求。总的要求是：真实、完整，达到档案的功能价值。要做到这一点，首先遵从归档各阶段的规定、标准，如收集积累、鉴定等环节的规定、标准；其次是准确说明配套的软、硬件环境；第三是归档电子文件格式要通用、标准。 2.4.5归档方法。一是将应归档的经过整理的电子文件存入磁、光介质上。二是压缩归档，采用数据压缩工具对网络上应归档的经过整理的电子文件，进行压缩，然后刻入磁、光介质上。三是备份系统归档，一般在局域网或其他

11、网络环境下采用。将确定要归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件存放在磁、光介质上。四是一致性的测试。 2.5 电子文件归档后应妥善保存电子档案的特性不同于纸质档案，决定其在保存与维护方面的复杂性。如何保存，维护电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。 2.5.1确保电子档案载体物理上的安全。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以，要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。 2.5.2

12、确保电子档案内容准确。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容，还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。这对于电子档案而言是一个较为复杂的过程。因为，电子档案来自各个方面，往往是在不同的电子计算机系统上形成的，且在内容的格式编徘上也不尽一致，这种在技术和形式上的差异，必然导致在以后还原时，所采用的技术与方法的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。 因此，除对电子档案本身进行很好的保存外，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术加以转换。 2

13、.5.3确保电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案，要原始形成的格式进行还原显示。可进行以下的处理：一是保存电子档案相关支持软件，即在保存电子档案的同时，保存与电子档案相关的软件及整个应用系统，恢复时，使之按本来的面目进行显示；二是保存原始档案的电子图像；三是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品，因为这是最为稳妥的永久保存方法。 2.5.4确保电子档案的可理解性。对一份电子档案的内容来说，常常有不被人完全理解的情况。为了使人们能够完全理解一份电子档案，就要把元数据；物理结构与逻辑结构的关系；相关的电子档案名称、存储位置及相互关系；与电子档案内容相关的背景信息等相应的信息保存下来。 2.5

14、.5要对电子档案载体进行有效的检测与维护。电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。检测时，首先进行外观检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体，要进行有效的修正或更新。一般四年拷贝一次，且原载体继续保留的时间不少于四年。对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理，必须建立相应的维护管理档案，对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。对电子档案的有效保存与维护，是一项极其重要而复杂的工作。因而，在对电子档案的保存与维护过程中，应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件，来制定技术方案和工作模式。根据国家对电子档案的管理要求，通过培训提高档案人员的业务水平，对本单位发的重要文件刻制到光盘上备份等有效措施，保证了电子档案的安全。这样才能充分开发各类文书信息资源为社会服务，才能够永久地处于可准确提供利用的状态，使电子文件在电子时代得到全面发展。参考文献：.