(饲料厂管理制度) 销售业务管理制度(doc 46页)

1、 金振集团 ( 饲料厂管理制度 ) : 销售业务管理制度 = 三、销售业务管理制度 1. 销售市场分析制度与销售管理资料库 1.1 销售市场分析制度 ( 详见图表 a ) 1.1.1 销售市场分析的主要内容 销售市场分析是销售政策制定的依据,主要包括: (1). 经济环境分析. (2). 市场需求与细分. (3). 市场增长趋势. (4). 消费者分析. (5). 竞争者分析. (6). 公司本身分析. (7). 销售政策分析. 1.1.2 销售市场分析报告 (1). 销售市场分析报告由行销部定期提交公司销售委员会成员. (2). 销售市场分析报告的基本格式为情况、分析、对策三段式. (3).

2、 必要时, 财会部可提供部分资料以协助报告的完成. 1.2 销售管理资料库 1.2.1 销售管理资料库的设置 (1). 销售管理资料库,由行销部设置,是销售市场分析和决策的主要信息来源。 (2). 销售管理资料库可手工建档,或电脑管理.也可在行销部设置销售管理资料库子系统终端,实施联网. 1.2.2 销售管理资料库的主要内容 (1). 客户基本情况表(静态为主). (2). 访问客户情况记录表(动态). (3). 客户意见反馈表(动态). (4). 主要竞争者基本情况表(动态). (5). 同行产品市场价格调查表(动态). (6). 交易记录. (7). 销售退货记录. (8). 其他资料.

3、1.2.3 销售管理资料库的内控制度 (1). 销售管理资料库实行专人负责制,负责日常资料建档和维护.销售 管理资料库管理员应具备基本的电脑行销和财会知识. (2). 各项输入资料应实行分类编码制度. (3). 资料输入之前,应经过复核程序.非过失原因错误信息而导致公司 损失者,应追究提供者责任. (4). 行销部和财会部信用课应随机查核上述资料的真实可靠性. (5). 有关部门和人员可按授权查询,但无权修改. (6). 资料库管理人员应定期编制或输出各种汇总分析报告,分送有关 部门和主管. 2. 销售委员会制度与销售政策的制定 2.1 销售委员会制度 2.1.1 公司销售工作的基本原则 (1

4、). 公司销售工作的基本目标,是完成或超额完成董事会决定的销售计 划和利润预算. (2). 公司的重大销售政策、决策和重要销售问题,由公司销售委员会按 照总部政策和董事会决议精神研究制定和处理. (3). 公司以现金销售为基本销售方式,一切促销手段均应围绕确保基本 毛利和现金回收这两个前提展开. (4). 严格信用管理,销售放账必须以抵押担保和信用调查评估为前提. 2.1.2 销售委员会的组成 公司销售委员会由下列人员组成: (1). 总经理; (2). 财务长; (3) 行销负责人; (4) 品管部经理; (5).另包括下列列席人员: 财会部信用主管和会议秘书, 总经理秘书可兼会议秘书. 2

5、.1.3 销售委员会的运行 (1). 销售委员会的管理和决策体制 (a). 销售委员会实行总经理领导下的集体决策制. (b). 销售委员会成员对重大原则问题有意见分歧时,可采用表决方 式.总经理享有最后裁决权. (c). 总经理因故未能出席时,可授权财务长主持 / dgm. (2). 销售委员会的议程 (a). 审议销售市场分析报告. (b). 追踪考核前次会议决议执行情况. (c). 研究委员提交之议案. (d). 协调有关部门工作. (e). 研究行销财务及其他重要问题. (f). 形成会议决议. (3). 销售委员会的议案 议案主要由行销部拟定和提出,其中重要议案应提前送交各委员 研究.

6、 (4). 行销财务问题 销售政策、方案或措施涉及财务的, 应先由财会部审核和评估; 财会工作涉及行销的,可由财会部提出议案,并会商行销部.主要包括: (a). 销售目标计划的确定及其获利程度的测算. a. 年度销售计划表之编制. b. 本月销售计划表之编制. c. 预算收益表之编制. (b). 产品定价决策分析与利润率的控制. 产品销售定价决策分析表之编制. (c). 信用政策. (d). 本期信用限额分配表之编制. (e). 销售折让与折扣政策. (f). 行销员奖励政策. (g). 销售费用预算,包括广告费预算,促销客户会议预算等. (h). 其他问题. (5). 销售委员会的举行期限

7、销售委员会应定期或不定期召开会议,亦可结合经营周会进行. 2.2 公司销售政策的制定与内控制度 ( 详见图表 1-b ) 2.2.1 销售委员会形成的决议,就成为公司的销售政策,由总经理签发后实施, 并在以后会议由实施者报告执行情况,以追踪考核实施结果和效益. 2.2.2 销售委员会集体作出,或经表决程序作出的决议,个人应该服从;但应允 许提出或保留不同意见,并记录在档. 2.2.3 个人如有重要分歧或意见,经正常沟通无效,可及时向董事会、地区副 总裁、地区财务总监或总部报告,并请求指示.否则,应承担共同责任. 3. 销售合同的管理与控制 3.1 销售合同管理的基本原则 3.1.1 销售合同的

8、签订与履行,必须按照国家法律法规和公司销售政策进行. 3.1.2 作为公司销售政策的具体实施,销售合同由行销部与客户谈判和草签, 财会部信用和财务长审核,总经理批准,总经办盖章生效. 3.1.3 必要时可由公司法律顾问预审合同内容,并提出专业参考意见. 3.1.4 重要合同须经过公证程序. 3.2 销售合同的格式 销售合同为要式合同,一式三联制,财会部、行销部和客户各执一联. 3.3 销售合同的审核与控制 ( 详见图表 c ) 财会部信用课和财务长应对行销部草签之销售合同和销售合同 (草签) 汇总 表审核: 3.3.1 合同条款是否符合国家法律法规和公司销售政策. 3.3.2 销售价格是否符合

9、公司规定,合同期内价格调整之处理办法是否合理. 3.3.3 特别优惠条款,包括销售折让与折扣、运输补贴等的必要性和兑现前 提条件. 3.3.4 交货地点是否在厂内,运输费用和保险费用的承担对象是否明确合理. 3.3.5 质量索赔条款和责任确认方法是否恰当. 3.3.6 验收办法和货物风险责任转移点的确认. 3.3.7 付款方式及其到帐的安全性和及时性. 3.3.8 有逾期欠款未还的客户,其旧合同与新签合同关系的处理. 3.3.9 赊销合同的抵押担保手续是否齐全有效,抵押担保合同所能承担的限额 和期限能否容纳新签赊销合同;如果不能,则新抵押担保合同或旧抵押担 保之展期是否有效. 3.3.10 赊

10、销合同逾期帐款的罚息和损失承担是否明确. 3.3.11 违约责任的承担是否公平合理. 3.3.12 异地销售是否对集团内兄弟公司有损害性竞争. 3.3.13 分析是否存在客户或公司职员,或两者联手有损害公司利益的行为. 3.3.14 分析合同中是否存在对客户有显失公平的条款. 3.3.15 顽劣客户的控制与清除. 3.4 财会部对销售合同管理的基本立场 财会部和财务长应对销售合同不合理部分提出完善建议,并制止和预防不合 法或不合理的行为的发生,但不得取代或干涉行销部的正常工作.如有分歧沟通无 效,可提交总经理按照公司销售委员会政策和原则裁决. 3.5 销售合同档案及报表管理 3.5.1 销售合

11、同档案管理 行销部和财会部信用课应为销售合同专门建档.财会部应将销售合同文 件归入会计档案管理. 3.5.2 销售合同管理子系统 销售合同也可实行电脑管理,进而在行销部设置销售合同管理子系统终 端,与销售开票,销售收款等子系统联网作业. 3.5.3 编制销售合同汇总表 销售合同签章生效之后,行销部销管课应根据正式合同内容编制销售 合同汇总表,分送有关部门和主管. 3.6 销售合同与客户户籍管理 信用人员凭已生效之合同通知开票员为客户开户和确定客户编码,或终止或 限制公司与某些客户的交易. 3.7 销售合同执行情况的监控与分析报表 ( 详见图表 1-c ) 3.7.1 行销部应密切监控销售合同的

12、履行情况. 3.7.2 信用人员汇总合同管理、开票管理、收款管理和信用管理等各环节有 关资料,定期编制或输出分客户销售合同履行进度追踪分析表, 期末 并可作为销售合同履行情况考核销售折让与折扣结付等计算依据. 4. 订单的接收与处理 4.1 订单的目的和作用 4.1.1 订单是销售开票的依据,其作用在于先由行销部对客户购货申请进行初 审,以明确销售对象和品种数量是否符合公司政策、合同规定、库存情 况及生产安排,再经财会部信用核准之后开票. 4.1.2 此外,公司与客户双方确认的订单,是公司编制生产计划的主要依据之一. 4.2 订单的格式与使用范围 4.2.1 订单的格式 销售订单为一式三联制,

13、分别为会计联,开票联和行销联,财会部 销售会计、开票员与行销部各存一联. 4.2.2 订单的使用范围 订单原则只适用于客户以现金或类似现金出货,例如预交货款、未结 销售折让与折扣等. 4.3 订单的填制方式 订单的填制,分为客户自填方式与行销部根据客户通知代填方式两种. 客户应选用如下可查核之通知方法方为有效: 4.3.1 传真; 4.3.2 电报; 4.3.3 信函; 4.3.4 行销部录音电话. 特别重要之订单须经行销部主管复核. 4.4 订单接受与处理的基本原则和程序 ( 详见图表 d ) 4.4.1 现金购货客户应携款带车,并凭入厂地磅单第2联客户联到行销部销管 课填制订单. 为使产品

14、生产安排的合理化，销售部应引导固定客户在购 货之前予以订货。 4.4.2 行销部经办人员审核无误,查询核对库存情况之后,签字确认,交财会部 信用审核. 4.4.3 对于不能接受的客户订单,经办人员向客户说明理由之后,在订单各联 和地磅单客户联上注明并签字,留下订单各联归入未清订单备忘录 档案存查,并定期分析原因;同时,行销部将地磅单客户联交还客户. 4.4.4 未能购货之客户凭地磅单空车过磅出厂. 4.4.5 信用审核之后,如果同意开票,签字确认,并将订单第3联行销联退回行 销部存查,其余二联连同地磅单交开票员开票;如果信用未于核准,则全 部退回行销部. 4.4.6 财会部信用人员应与行销部和

15、客户作好沟通工作. 4.5 订单的编号与建档 4.5.1 行销部应对订单按序编号,并分别已清订单和未清订单登记备忘录,进 行分析研究,以完善销售工作. 4.5.2 行销部未核准及财会部信用退回之未核准开票订单,归入未清订单备 忘录档案备查. 4.6 订单的有效期限 客户订单自填制核准之日起三日内开票有效,逾期作废重开. 4.7 行销部销管课对订单的审核内容 4.7.1 该项销售业务是否符合公司政策和销售合同规定. 4.7.2 如果客户是当日出货,应查核当时产品库存情况和当日生产计划安排能 否满足需要,是否能够追加或调整生产计划;如果客户是异日出货者, 则 应与销售发票有效期内库存和生产计划安排

16、作好衔接. 4.7.3 当日出货之订单应检查客户入厂地磅单及车栽能力,以怀狄坏之原 则处理分车出货品种数量. 4.7.4 对于客户以部分现金和部分赊销方式出货特殊情况者,则分别以订单和 赊销申请单方式处理,分别开制发票;假如客户单车同时以现金与赊销 两种方式提货,经过信用核准,可以一车多票方式处理. 4.7.5 原则禁止一票多车出货. 4.7.6 查核客户携款情况.客户若以未结销售折让与折扣和原料换饲料等方 式出货,则应先行办妥有关手续. 4.7.7 有旧欠未清的客户购买新货,则应与信用部门及时沟通. 4.8 财会部信用人员对订单的审核内容 4.8.1 该项销售业务是否符合公司销售政策和销售合

17、同规定. 4.8.2 客户旧欠归还与清收情况. 4.8.3 按照谁付款,开谁票,出谁货,入谁帐,给谁折扣,用谁折扣开谁票出谁货 之原则,严禁借用他人户名开票出货. 4.8.4 有欠款未清的客户以现金或类似现金方式提货的订单,信用人员必须严 格审核,监督其欠款回收. 4.9 订单的及时响应制度 公司应对客户订单建立及时响应制度,须在接到客户订单当日对客户作出明确 处理答复和解释. 4.10 错填订单的处理原则 因客户错填订单所造成的后果概由客户承担,但行销部有义务及时协助更正. 5. 信用管理办法 5.1 公司信用管理基本政策 5.1.1 信用政策由公司销售委员会制定,内容主要包括: (1).

18、当期赊销原则. (2). 赊销对象范围. (3). 放帐限额及其分配. (4). 周转期限. (5). 帐款清收措施等. 5.1.2 鉴于行业和客户特点,不到万不得已,仍将坚持现金销售. 5.1.3 赊销的基本前提是确保帐款回收之重要性优先于销量增长. 5.1.4 公司应优先采用降低产品实际售价方式来促销,例如: (1). 提高折扣. (2). 增加补贴. (3). 送货制等. 在一定范围之内,上述办法较放帐之利息,坏帐之损失,收帐之费用及 风险更为安全有利. 5.1.5 赊销应注重于培养新的增长点. 5.1.6 健全信用管理制度,配备信用控制人员,严密授信审批手续. 5.2 赊销基本原则 5

19、.2.1 旧欠未清,不赊放帐. 5.2.2 放法人优先于个人. 5.2.3 放旧户优先于新户. 5.2.4 放大户优先于小户. 5.2.5 放省内优先于省外. 5.2.6 现销政策应明显优惠于赊销政策.对特定交易而言,现销与赊销最好按比 例进行,以便相互带动促进. 5.2.7 月初放帐,月内收回. 5.2.8 交货应在公司内进行,以便有纠纷时可就地起诉,并注意诉讼时效的限制. 5.2.9 赊销客户不当场结算折扣折让,待全部欠款付清之后再予兑付. 5.2.10 在赊销合同中,必须写明客户如果逾期没有归还欠款,应支付逾期罚息, 利率不低于银行罚息利率. 5.2.11 赊销工作实行责任制,谁签字,谁

20、负责. 帐款之安全性和及时收回应与经办个人的利益挂钩.赊销部分的行销 奖金须待公司收讫客户欠款之后才能兑付.逾期欠款之利息从当月行 销奖金中扣除,直至收回. 5.3 赊销的基本程序与内控制度 5.3.1 行销部接获客户赊销申请,应根据销售市场情况和公司销售政策,以及 客户与公司的交易表现和资信情况,初步研究选择公司准备赊销的对 象范围,放帐额度与周转天数,帐款回收措施等,送财会部信用审查. 5.3.2 财会部信用部门参照公司销售政策,根据上期客户还欠与行销等部门 清理旧欠情况和效果,以及公司资金周转情况,与行销部会商拟定下期 公司准备赊销对象,共同进行信用调查. 5.3.3 行销部与财会部信用

21、人员对客户财产、信用状况进行考察之后,应填制 客户信用调查评估表,送行销经理、财务长和总经理等审阅,并向销售 委员会建议公司下期的信用管理措施、授信限额和期限的总上限及其 分配方案. 客户信用调查评估表一式两份,行销部与财会部信用各存一份. 5.3.4 准备申请赊销的客户应经过公司行销部与财会部信用调查与共同批准, 可先行办理抵押担保和抵押登记手续;数额较大或风险较大者,还应 办理公证手续. 上述手续之费用原则由客户承担. 5.3.5 抵押担保和公证等有关法律文件,应该经过公司法律顾问审核认可. 5.3.6 公司销售委员会按照当时市场分析、销售策略、客户特点、资金来源 和帐款回收等情况,根据行

22、销部与财会部的建议,研究制定下期公司的 具体信用政策;并在已和公司办妥抵押担保手续,或原有抵押担保合同 继续有效的赊销申请客户当中,研究确定信用限额分配表, 并形成销 售委员会决议. 5.3.7 信用限额分配表经过总经理和财务长签字生效,由行销部和财会部共 同执行. 5.3.8 在公司销售委员会制定新的政策之前,对于违背公司信用政策和信用 限额分配表的行为,财务长享有否决权. 5.3.9 对于重大原则问题,财务长与总经理意见分歧而沟通无效时,财务长有义 务及时向总部和地区副总裁报告并请求指示,否则须与总经理共同承担 后果;与此同时,财务长如有违背公司信用管理原则行为者, 总经理亦应 制止并向上级报告. 5.3.10 行销部根据公司信用限额分配表,按照公司销售会同管理程序, 与赊 销客户签订赊销合同,并以经公证之抵押担保合同为从合同. 抵押担保 合同及公证书等至少一式三份,公司财会部信用,客户与担保人各执一份; 赊销销售合同为一式三份,财会部信用,行销部与客户各存一份备查. ( 详见图表 e ) 5.3.11 赊销申请单的接受与处理 ( 详见图表 f ) (1). 客户根据赊销合同到公司提货,应每次凭入厂地磅单第2联客户联 到行销部销管课填制赊销申请单.赊销申请单为一式三联制,依次 分别为会计联,开票联和行销存根联.