第五章 秘书 办会 工作 会议筹备秘书培训文书事务会议

1、善后落实工作。特大型会议大型会议中型会议小型会议微型会议指千人到数千人至万人参加的会议 指百人左右到数百人至千人参加的会议 指数十人至近百人不等的会议 几人至十人不等参加的会议 指万人左右到百万人参加的会议 会议公开会议内部会议机密会议内容无需保密的会议。如联谊会、运动会、公制会、庆祝会内容只能在组织内部公开的会议。如企业营销策略研究会会议内容涉及组织的秘密，或不必扩大知情范围的会议明确要点准备议题安排会议议程通知开会会场准备准备参加会议讨论的人，应当事先知道议题，并为自己在会上讨论的发言做好充分准备秘书要为议题的最后议决准备好必要的材料，也就是秘书要为会上讨论的问题准备好充分的材料要求秘书在

2、可能的情况下，例会前将有关材料发到与会人员手中放在会前放在后面放在会期两头工作会议的时间上班开始半小时后，工作会议时间一般不超过100分钟，中间安排一次短暂休息会议通知方式口头通知电话通知书面通知适用于小型例会，三五个人的碰头会一般是与会者比较分散，尤其是不同单位部门的不定期会，常是以电话通知的形式通告便条式或卡片式的会议通知卡张贴式即黑板启事栏的会议通知秘书在通知开会时是口头和书面并用。即使采用口头通知，秘书也必须一一面告，不宜请人转捎口信。这是秘书会务工作的第三个原则要求秘书会务工作的第四个原则就是会场宁略小而勿失于大会场座位的不同排列是根据会议需要来设计的会场布置要与会议主题、性质一致事

3、先制作一块挂在会议室外的牌子，写清正在开会，在什么时间结束，请勿打扰在会议召开前检查会场的桌椅、话筒、录音等设备，还要留意消防、安全因素归档秘书在会后的善后和落实工作的四个部及时清理会议室，使一切复原，以便其他会议正常进行及时下发会议文件，并对会上布置的工作做好催办整理没有特殊要求有特殊要求直接与广告制作公司或门市部联系，会有各种不同样式供选择，只要比较价格，保证印制质量和交货时间就可以可以与制作商协商，秘书一定把要求讲清楚，把价格谈清楚与会人员多，需要选择多处住宿时，就要按档次、设施和服务的不同进行安排在优先照顾长者、尊者、体弱者和领导的基础上，按地区和小组集中，不同档次的房间要合理调配安排

4、时应先根据与会人员名单，列出住宿表，报经有关领导审批后按表住宿做好登记、收费、发证工作，在房间门上标出住宿者的地区或姓名，便于联系一般要统一就餐标准，少数民族和年老多病者可作特殊照顾和安排只要伙食标准定下来，可以采用固定餐位或凭餐券就餐的办法，一般是就餐时若干人组成一桌均可宣传会议的意义、目的、任务和要求，联系安排必要的新闻报道采访，准备召开记者招待会设计并定制会标、会徽、会议宣传性标语、牌匾、专栏和宣传展板收集和初加工以及信息反馈深加工和信息发布一部分是进会，参加或召集小范围座谈讨论会，了解与会人员的会议反映，了解会议情况，保证会议议程、日程的正常进行一部分秘书人员要负责编发会议简报，及时报

5、道会议情况，适时下发会议材料按既定日程和议程组织会议及会间活动做好大、小会议调度工作，坚持候会制度需回收的文书，大会结束后及时收回；遗失的经查清，报领导处理需公开发表重要文件，报领导审批签字后及时交新闻单位发表正式印发的文件及时印发会议记录、发言稿、原始材料等均应立卷、归档文书需要承办、转办以及要形成其他材料的文件，要及时交付有关人员，归口处理规模越来越大、级别越来越高、陪会严重会议讨论问题东拉西扯，议而不决决而不行会议铺张浪费、讲究吃会、游会、玩会、捞会时间过长 形成“马拉 松”会会议过多，形成“会海”人把关制度把关会议方案报批制度议事务，而且完全是经营性的。计算机在会议中的应用用电子日程表

6、安排会议，并及时发出信号，提醒准时开会与会者进行信息传递、文件的起草讨论、以及各种会议材料统计进行会议记录，编制会议简报，自动检索会议内容会议改革方法尊者、长者和身份、级别、地位高者会见卑者、小者和身份、级别、地位低者卑者、小者和身份、级别、地位低者会见尊者、长者和身份、级别、地位高者在君主制国家在外交上礼节性的会见实质性的会见时间较短，话题较宽泛，气氛也较轻松活泼涉及双边的政治、经济、军事、文化以及其他内容中的一方面或多方面交换意见，因而时间较长，话题较集中，气氛紧张主宾 主人主人6 4 2 1 3 5 77 5 3 1 2 4 6主人译员译员主宾空间空间空间从范围看从目的看会议是一方内部召开会见、会谈则是双方或多方进行意见交换会议的参加者往往目的相同，都是为了解决某一问