存量档案数字化工作中的安全管理

1、存量档案数字化工作中的平安管理 存量数字化工作成为国家层面上档案工作的信息化战略，是我们面对大数据时代的挑战与机遇，是全面推进档案数字化建设的必由之路。无论采取何种形式，做好相应的平安管理工作是存量档案数字化工作有效开展的根本保障。2021年12月23日，国家档案局局长李明华在北京召开的全国档案局长馆长会议上指出，为适应大数据时代的要求，我国档案信息化建设全面提速，2021年在档案存量数字化、增量电子化;方面取得新成果，下一步将积极推进数字档案馆(室)建设，着力提升档案信息化应用层次。随着云计算、大数据和移动网络技术的开展，档案资源做为国家根底性战略资源地位凸显。存量数字化、增量电子化;成为国

2、家层面上档案工作的信息化战略。档案数字化促使档案的利用率上升。值得注意的是，档案利用率上升的同时应保证档案的平安性，尤其是涉密单位档案管理工作。这就要求档案管理部门在推进存量档案数字化的同时，要掌握一定的平安管控措施，实现档案信息资源的平安共享。一、存量档案数字化(一)存量档案数字化的概念存量档案数字化是指利用计算机、扫描仪及数码相机等设备，通过扫描纸质档案、数字化拍摄、激光技术三维立体扫描等形式将馆藏的纸质档案或实物档案的信息录入到数据库(计算机)中进行管理的新型档案管理模式。(二)存量档案数字化不能无视档案平安在档案信息化管理工作中，数字化管理是一个关键的局部。?全国档案事业开展十三五;规

3、划纲要?明确指出，到2021年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。档案馆(室)存量档案数字化不仅方便了档案利用，还能减少实体档案的损耗，延长纸质档案和实物档案的寿命。对存量档案进行数字化扫描的过程是一项非常复杂的系统工程，不仅需要投入大量的人力物力，且周期长、环节多，这对档案的平安管理都是重大的考验，尤其对涉及国家秘密的档案馆(室)。如果不能做好相应的平安管理工作，会影响到国家秘密的平安。因此在存量档案数字化的同时不能无视档案平安管理。二、存量档案数字化建设中常见的平安问题在档案馆(室)存量档案数字化建设中，影响档案数字化建设平安问题的主要有以下几个方面。(一)由技术原因带来的平安问题数字

4、档案信息的真实、完整和准确，是实现档案数字化最重要的价值所在。在存量档案数字化实施的过程中，首先，由于扫描或者拍摄的设置不当等原因，会使数字化的档案信息出现失真；另外数字化档案信息本身存在的易修改性也会使档案信息原貌发生改变。其次，在计算机上实施数据挂接等操作时因软硬件等方面的原因，也可能会导致重要的档案信息出现变化甚至丧失。(二)管理不到位带来的平安保密风险问题许多档案馆(室)里相当一局部档案都含有涉及国家秘密的信息，在进行档案信息资料数字化转换的过程中，涉及多个工作环节，任何一个环节出现疏漏，都有引发档案信息平安保密风险的可能。如果档案馆(室)在存量档案数字化实施过程中没有建立完善的平安管

5、理制度，势必会导致破坏数字化档案信息真实性与完整性的隐患。另外，管理不当、设备故障等也会带来平安保密的风险。(三)档案实体的平安问题存量档案数字化使馆藏档案在数字化过程中经历一系列繁琐的工作程序，如出库、清点、拆卷、扫描等，会出现多人屡次直接触档案实体的情况，一旦操作不当就会对档案实体造成严重的损害。三、存量档案数字化建设的平安保障(一)做好存量档案数字化的前期准备1.明确进行存量档案数字化的范围与顺序，制订严格的规章制度和平安管理方案在进行存量档案数字化之前要明确数字化档案的范围，通过对馆藏档案的了解和分析，选择出要进行数字化的档案，编制清单，对涉密文件要进行标识。档案馆(室)应按照价值利用

6、频率;的原那么，首先选择具有较高保存价值且利用频率非常高的档案；其次是具有长期保存价值，利用频率相对较高的档案；第三是具有长期保存价值但使用频率相对低的档案，以此类推。也可以在存量档案数字化前，对已经完成数字化和正在进行数字化的同类档案馆(室)进行前期的调研和考察，广泛听取意见，借鉴经验和防止失误。最后，在此根底上制定行之有效的平安管理制度。另外，对档案馆(室)的安防系统也应进行检查和加强，保证整个数字化工作场所的平安防护。存量档案数字化工作通常有三种形式：由档案管理部门自行派员操作设备进行，由本单位专业部门进行，外包给专业扫描公司。前两种形式对于制度健全、人员稳定的单位，相对而言易于进行平安

7、控制。对于第三种形式，特别是馆藏档案涉及国家秘密，需要结合本单位实际情况和单位保密平安管理规定，重点考察外包单位保密平安资质，择优选择外包合作对象，才能保障存量档案数字化过程中档案实体和信息的绝对平安。(二)存量档案数字化实施过程的平安管理档案馆(室)库房管理人员应严格执行档案出入库登记制度，确保出库的档案数量准确、手续齐备；应有专人检查档案实体在出库前的状况，掌握其完好的程度，对是否有页码的错误或缺损等检查的结果做好登记并编制详细清单，随出库档案一并移交给进行库藏档案扫描数字化的公司和人员，对方也应进行核对清点并确认签字交接。首先，应对参与存量档案数字化工作的所有工作人员进行合理分类，根据任

8、务不同进行区分，并对不同群体制定不同的访问权限，防止合法工作人员越权访问其权限以外的相关信息。其次，用于存量档案数字化工作的计算机及其效劳器应平安存放，进行数字化扫描的场所应按照档案保管条件设置，配备便于档案实体保管的装具设施，密级档案要按照保密要求单独存放在密码文件柜中；同时还必须配备监控摄像系统与安防系统，随时监控档案实体在各个工序间流转的情况，保证整个场所的平安防护。负责数字化扫描的工作人员应不定期对扫描工作间进行检查，对不按照档案保管保护规定进行操作的，应当场指出并制止。当存量档案扫描完毕后，工作人员在档案入库时应与库房管理人员认真核对档案的数量和档案实体状况，并将扫描加工档案的数据和

9、扫描时发现的问题一并提交给档案管理部门，档案管理部门相关负责人员检查清点后，应签字确认，确保返还入库档案的完整齐全。档案管理人员还应对扫描完毕入库的档案实体进行全面检查，逐份逐页清点，发现问题应及时进行处理补救，遇到密级档案丧失情况那么应立即上报有关部门。(三)对存量档案数字化数据进行检查存量档案数字化的文件数量巨大，通常都采用批量挂接的方式，数据库中目录与文件名必须做到一一对应。检查的方式有抽检和逐页检查两种，抽检是按照预先制定的方式和比例进行检查，看合格率是否达标，但这种方法容易出现误差，一旦没有发现存在的缺漏和错误，将给后期利用和纠正带来很大的麻烦。逐页检查能够保证档案的完整、清晰和真实

10、，但工作量无疑是巨大的。从实际工作来看，抽检对档案工作来说存在致命的问题。数字化扫描是人工操作，不可防止会产生纰漏。一旦挂接入系统，在后期利用中很难发现问题，而出现问题后，纠正也很麻烦。所以应采用逐页检查的方式，虽费时费力，却能一劳永逸。在检查完毕后，一定要尽快针对发现的问题进行修改，再次检查无误后，由负责人或相关领导确认、签字前方有效，这样才能确保存量档案电子文件的真实、准确、平安。存量档案数字化工作是档案信息化工作的根底，其平安管理又是其中重要的工作内容。档案工的新理念、新模式，接受挑战，不断提升平安管理水平，使之成为档案数字化建设工作的保障，才能实现档案数字化建设的长远目标，使档案馆(室)藏资源更好地为国家各项建设事业效劳。参考文献：【1】梁景芝.档案数字化建设存在的主要风险和控制