事业单位档案管理信息化建设问题研究

1、 事业单位档案管理信息化建设问题研究 摘要：随着经济社会发展水平不断提高，新时期事业单位发展也面临新的市场挑战形势。在激烈的市场竞争环境下加强事业单位办公室档案管理创新，有助于全面推动档案信息资源的有效转化，进而不断夯实事业单位改革发展基础，提高科学化管理水平。目前事业单位在办公室档案管理工作方面习惯于经验管理，创新性不足，档案信息资源开发利用深度不够，严重制约了事业单位的稳定有序发展。加强新时期事业单位办公室档案管理创新对策探究具有重要的社会意义和现实价值。关键词：事业单位；档案管理信息化；建设问题研究引言在信息化背景下，事业单位若想在繁杂的经济市场中站稳发展的脚跟，加强理念创新、技术完善、

2、设备优化非常重要，是提高事业单位核心竞争力的关键。在科技快速发展的时代里，网络技术、信息技术以及计算机技术等慢慢的渗透到了事业单位的内部管理中，在此种状况下，事业单位需要跟紧时代发展的脚步，积极引入前沿技术，加强技术与设备创新。在事业单位的内部管理中，建立行之有效的管理制度，切实意识到现代化技术在档案管理过程中的应用价值，增加资金投入，引入现代技术，促进事业单位档案管理工作转型。以下主要内容为事业单位档案管理信息化建设问题及对应的解决方法。1 事业单位档案信息化建设的重要性当前随着科学技术的发展，信息化手段是各个行业发展的重要趋势。在事业单位档案管理中，传统的人工档案管理方式正逐渐被时代所淘汰

3、。计算机技术的普及应用使档案管理更加便利和快捷，因此建设事业单位档案信息化有利于实现档案管理数字化，在日常工作过程中应用档案信息化系统可以随时随地储存和调用相关档案，有利于提高工作效率。同时信息化建设改变了传统的室藏档案模式，对于档案的分类更加细化、排序分组更加合理，所以事业单位档案管理信息化建设有利于最快速度的调用档案和归集档案；另外一方面，传统的纸质档案容易在保存中出现不同程度的损坏，从而使档案信息失真、甚至是失效。而档案信息化能够实现数字化管理，将纸质档案内容复刻到电子硬盘或者云服务器中，有利于最大时效去保存档案信息。而且相比于传统的档案管理模式，信息化建设通过档案平台以及管理后台可以更

4、加简便地对档案进行整理和借阅工作，有利于推动档案管理的可持续发展。因此事业单位档案信息化建设十分重要，是提高事业单位综合实力的重要基础和保障。2分析事业单位档案管理信息化建设问题2.1对档案管理信息化建设工作的重视力度不足在过去，档案资料的主要载体是纸质文件，管理模式十分陈旧,随着时间的不断增长，大量的档案资料堆积，传统的档案资料管理模式已不能满足实际需求，需要诸多软件设备与硬件设备提供支持，例如，资料存储量较大、功能较稳定、安全系统较高的存储设备，以建立一体化系统，其中，包含信息输入、存储、分析、加工、输出,但因为资金有限，管理方式落后，很多事业单位并未意识到档案管理信息化建设的重要性，依旧

5、应用传统的管理影响档案信息化建设进程。2.2档案信息资源的开发程度不够在事业单位管理工作中信息资源的开发程度直接影响到人员档案的完整性和管理质量。但是当前大多数事业单位对档案管理缺乏科学合理的信息化设计规划，使信息资源开发工作存在严重问题。首先体现在信息资源的收集不全面，在将人员信息录入计算机数据库时，只是将纸质档案的内容复制到电子档案中，没有进行实地的调查和验证，从而导致部分档案信息存在不准确的问题。一方面，如果纸质档案出现破损或模糊的现象，管理人员依旧没有展开调查，将人员信息录入数据库后，致使人员档案信息残缺，会引发后续管理问题；另外一方面，数据库档案信息重复性内容较多，如果没有经过必要的

6、整合和分析处理，就会造成档案信息资源混乱，人员资料不全等问题，影响档案资料的实际利用。2.3档案管理人员的信息化素质有待提高在进入到信息时代以前，事业单位通常运用人工管理手段开展档案管理工作，因为信息化程度偏低，很多管理人员是在岗多年的老员工，学习新知识的能力较差，没有较强的信息化素质，一些管理人员甚至不会应用计算机办公，除了欠缺信息化素质以外，档案管理人员有很多都是办公室文员，没有接受过专业培训，对档案工作不是十分熟悉，部分人员甚至不了解档案法，没有强烈的保密意识，综合素养亟待加强。3 优化事业单位档案管理信息化建设的相关对策3.1提升档案管理意识，制定并完善档案管理制度为了实现对于档案的规

7、范化管理，行政事业单位主要负责人必须从思想上对档案管理工作有着正确的认识，从而努力地提升自身的档案管理意识，加强对档案管理工作的管理力度。在进一步完善现有的档案管理规章制度的前提下，根据单位管理的需要合理地制定新的档案管理制度，并将相关制度落到实处，以实现对于档案管理工作的规范化管理。3.2建设档案信息推广平台档案管理工作需要各部门的积极参与和配合，通过建设档案信息推广平台能够进一步加强事业单位各个部门之间的联系和沟通，确保档案信息资料的完整性和准确性，为信息化建设奠定有利的基础。同时利用信息推广平台能够更广泛收集人员或者活动信息等相关资料，管理人员审核合格后录入数据库中，形成电子档案。能够最

8、大限度地保障档案的完整性和真实性，提高档案利用效率。这一过程需要相关管理人员能够树立数字化管理观念，利用专业信息化知识建设功能完善的档案信息推广平台，为事业单位的档案调阅、调用、更改、录入等提供便利，能够最大限度地提高档案信息开放程度。3.3提升档案管理人员的信息化素质档案资料管理人员一定要具备较强的信息化素质，能够数量运用现代技术，例如，网络技术、计算机技术等，以及各种软硬件设备，统计分析档案资料，以提升档案资料的应用效率。管理部门在配置数字化设备和信息化系统之后，需要安排管理人员进行培训教育，让其掌握更多前沿技术，在实际工作中，严格依据有关要求进行，把档案资料录入到电子文件中。并且在信息化

9、档案管理中，管理人员需要树立安全防范意识，加强责任心，避免在工作中出现失误的情况，导致电子档案信息泄密，严格依据安全管理计划进行常规工作，全面落实档案管理保密性原则，确保档案信息安全。结束语档案是一种重要的原始信息资源，不仅真实而且客观，行政事业单位的档案是其不断发展过程的重要历史见证。通过查阅相关档案，单位领导不仅可以根据档案来制定相关的规章制度以加强单位的管理，还可以对档案进行综合性分析从而提供有效的依据以进行正确的决策。档案管理信息化建设工作，在短时间内难以完成，它作为一项极为复杂的工作，需要工作人员不断提高自身的能力，并且在实践中不断强化自身的创新和服务理念。目前，我国大部分的行政事业单位在档案管理上都存在着较多的问题，严重地制约了我国档案管理工作的发展。因此，我国行政事业单位要树立正确的档案管理意识，运用先进的档案管理方式及管理手段来加强档案管理工作，促进档案管理工作的健康持续发展。参考文献1江云.事业单位档案管理信息化建设分析j.办公室业务,2019(23):85+87.2郑磊.关于事业单位档案管理信息化建设的思考j.城建档案,2019(11):32