文书沟通与公文写作培训PPT学习教案

1、会计学1 文书沟通与公文写作培训文书沟通与公文写作培训 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 进入学习目的 第1页/共22页 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 进入文字沟通分析 第2页/共22页 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 进入明确目的 第3页/共22页 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 进入写作过程 第4页/共22页 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 进入示例练习 第5页/共22页

2、T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 进入本练习review和结论 亲爱的先生亲爱的先生/女士：女士： 我已经间接获悉您在寻找一家我已经间接获悉您在寻找一家 公司为贵公司所有部门安装新电公司为贵公司所有部门安装新电 脑。我确信作为一个完全能令人脑。我确信作为一个完全能令人 放心的公司，我公司定能被指派。放心的公司，我公司定能被指派。 不管我们在贵公司业务方面经验不管我们在贵公司业务方面经验 有限，曾经为您服务过的人说我有限，曾经为您服务过的人说我 们能胜任此项工作。我是个非常们能胜任此项工作。我是个非常 热请的人，对于与您相会的可能热请的人，对于与您相会的

3、可能 性，除非另行通知，我在周一、性，除非另行通知，我在周一、 周二和周五下午不能拜访你处，周二和周五下午不能拜访你处， 这是因为这是因为 刘云端先生，您好：刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继我们上周这是来自微软的信，继我们上周 的电话谈话后，我很高兴再邮给您的电话谈话后，我很高兴再邮给您 一本我公司的最新宣传册。一本我公司的最新宣传册。 你曾表示过贵公司对安装新型计你曾表示过贵公司对安装新型计 算机软件感兴趣，我相信我们的服算机软件感兴趣，我相信我们的服 务符合你的要求，会让您满意的。务符合你的要求，会让您满意的。 期待您的回音，并期望很快能和期待您的回音，并期望很快能和 您会面。您会

4、面。 此致此致 敬礼敬礼 比尔盖茨比尔盖茨 2002年年10月月1日日 第6页/共22页 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 进入技法概要 亲爱的先生亲爱的先生/女士：女士： 我已经间接获悉您在寻找我已经间接获悉您在寻找 一家公司为贵公司所有部门一家公司为贵公司所有部门 安装新电脑。我确信作为一安装新电脑。我确信作为一 个完全能令人放心的公司，个完全能令人放心的公司， 我公司定能被指派。不管我我公司定能被指派。不管我 们在贵公司业务方面经验有们在贵公司业务方面经验有 限，曾经为您服务过的人说限，曾经为您服务过的人说 我们能胜任此项工作。我是我们能胜任此项

5、工作。我是 个非常热请的人，对于与您个非常热请的人，对于与您 相会的可能性，除非另行通相会的可能性，除非另行通 知，我在周一、周二和周五知，我在周一、周二和周五 下午不能拜访你处，这是因下午不能拜访你处，这是因 为为 刘云端先生，您好：刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继我这是来自微软的信，继我 们上周的电话谈话后，我很们上周的电话谈话后，我很 高兴再邮给您一本我公司的高兴再邮给您一本我公司的 最新宣传册。最新宣传册。 你曾表示过贵公司对安装你曾表示过贵公司对安装 新型计算机软件感兴趣，我新型计算机软件感兴趣，我 相信我们的服务符合你的要相信我们的服务符合你的要 求，会让您满意的。求，会让

6、您满意的。 期待您的回音，并期望很期待您的回音，并期望很 快能和您会面。快能和您会面。 此致此致 敬礼敬礼 比尔盖茨比尔盖茨 2002年年10月月1 日日 写信者不写信者不 原费神查原费神查 明联系人明联系人 语意含糊语意含糊 语法错误语法错误 与错别字与错别字 无关信息无关信息 文书过长文书过长 说明写信原因说明写信原因 暗示下一步应暗示下一步应 采取的行动采取的行动 知道此信发知道此信发 给谁给谁 表明积极的表明积极的 态度态度 只写了一页只写了一页 第7页/共22页 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 进入环节要点 第8页/共22页 T I M E

7、 W A Y N E C O N S U L T I N G 进入三种类型 第9页/共22页 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 进入技法概要总结表 直截了当地给接受者好消息，使之高兴。 然后解释这个好消息，消除接收者可能产生的疑问。 用好祝愿来结束文书，使受信人知道，你在分享他的愉快。 开始以自然渐进的方式叙述，为受信人接受坏消息先行铺垫。 给出坏消息之前给出一些背景方面的信息，进行暗示，使之 有思想准备。 给出坏消息，要清楚、准确。不能使人产生误解。 用良好的祝愿结束，不要为坏消息做任何辩解。 开头对受信人应具有吸引力，要生动，使人产生兴趣。 表述事

8、实，要求或建议。当这些与某种利益相关时，使受信 者屈从。 清楚地指示受信者如何去做，鼓励克服困难，尽快完成任务。 第10页/共22页 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 进入模拟练习 文字沟通有三种主要类型： 肯定型 直接给出好的消息 解释好消息 用好的祝愿结束 否定型 用缓冲式的自然叙述开头 在给出坏消息之前加以解释 告诉坏消息 如果可能，建议某些可能的选择 用好的祝愿结尾 指示型 以一种具有吸引受信人注意力的 叙述开始 表述建议或要求，及可能的利益 清楚地指示受信者应如何去做 鼓励克服困难，尽早完成工作。 第11页/共22页 T I M E W A

9、Y N E C O N S U L T I N G 进入创建文字沟通分析表 沟通联络卡 创建文字沟通分析表 一封拒绝的信 第12页/共22页 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 进入一封拒绝的信（钉书机） 第13页/共22页 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 进入研讨 （请注意“准备、写作和检查”三步骤） 尊敬的主管： 您好，我是质量控制员王海宾，已经在岗位上工作3年了。 我先后多次参加过公司内部组织的一些技能培训，这些培训对我的工作很有帮 助，使我深刻认识到知识对工作的重要性。因此，我希望能参加一次“6个西格玛

10、” 管理的进修班，为期2个月，脱产进行。原因如下： “6个西格玛”是最近在制造业很受重视的质量管理方法， 作为主管质量方面的员工，我的质量管理知识已经陈旧，需要更新。 现在学习储备一些专业知识，可以有利于将来工作。 我多次提议公司举办类似培训，可是限于我们的能力，都没有举办。 这个为期2个月的进修班是省计委举办的，质量高，费用低，机会难得。 综上所述，希望您能够批准我的请求。 此致 敬礼 王海宾 2002年10月9日 第14页/共22页 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 进入陈述纸样板 第15页/共22页 T I M E W A Y N E C O N

11、 S U L T I N G 进入“一封拒绝的信” review 合适的信相对不合适的信 是否清楚地表达了 自己的目的？ 是否清楚地表达了 自己的目的？ 信的结构是否符合 前面所讲的要求？ 信的结构是否符合 前面所讲的要求？ 换种方式表达是否 效果更好？ 换种方式表达是否 效果更好？ 不 常 用 的词句 ： 替 代 词 句： 不常用的 词句： 替代词句 ： 容易引 人误解 的词句 ： 修正： 容易引人 误解的词 句： 修正： 信中写了多少句话， 数一下记下来。 信中写了多少句话，数 一下记下来。 第16页/共22页 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 进

12、入沟通联络卡练习 第17页/共22页 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 进入review“信息分析表” 1、所有组得到一个相同的完整的拼图结果图形。 3、小组内可以自由口头交流，小组间只能通过“沟通联络卡”交流。 5、图片可以在组间转移，遵循以下原则A：可以根据其他小组的要求转移任何图片 ，也可向其他小组申请图片 B：每小组桌上至少保留3块图片。 8、不得把图片集中向一个小组转移，因为日常工作中，不可能由一个群体担任全部 任务。 10、三个小组全部完成拼图时算成功！ 第18页/共22页 T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G 进入总结和思考 有效信息摘要有效信息摘要有效原因有效