完整版)公文管理规定

1、仁和药业股份有限公司管理制度名称公文管理规定编号GF-TY-3F页 数：14编制部门总经理 办公室编制日期12/03/10审核人经营管理 委员会审核日期12/03/15批准人梅强批准日期12/03/20生效日期12/03/24颁发部门总经理 办公室分发部门公司各部门、子公司、目 的：规范公司公文及管理，明确公文办理以及，提高行文质量和公文运行效率二、适用范围： 公司各部门三、定 义：3.1 公文：指在生产、经营、管理过程中，用来沟通、协调和处理上下左右之间关系， 办理公司各项公务的具有法定效力的公务文书3.2 信函：指通过邮局投递，公司收到或寄出的各种公务信件、包裹等，分为普通信 件、挂号信、

2、特快专递、包裹3.3 各部门：指公司各部门、已列入公司管理序列的子公司、专项工作机构3.4 外单位：指公司各部门以外的所有单位四、责 权：4.1 总经理办公室：负责编制、修订、宣导、解释、颁发本规定，并检查执行情况及 违反本规定行为处罚申报4.2 相关部门：负责执行本规定及违反本规定行为申报、举证五、内 容：5.1 主要公文种类5.1.1 请示 : 请求上级给予批复，用“请示”5.1.2 报告：向上级汇报工作，反映情况，用“报告”5.1.3 通报：在一定范围内公布有关事项，用“通报”5.1.4 通知：5.1.4.1 传达、转发上级指示，根据上级指示布置工作、安排事项，用“通知”5.1.4.2

3、根据本部门所负管理职能，告知平级或无隶属关系的其他部门应办理事 项，用“通知”5.1.5 函5.1.5.1 请求受函部门给予本部门工作协助、支持，用“协办函”5.1.5.2 根据受函部门所负管理职能，告知应办理事项，用“工作联系函”5.1.5.3 与外单位书面联系工作、商洽事项，用“工作联系函”或“公函”5.1.6 向下级布置工作、安排事项，用“工作指令单”5.1.7 公司董事长、总经理向下级布置工作、安排事项，用“特别工作指令单”5.1.8 记录会议议题、会议确定的各项决定或意见，用“会议纪要”5.2 公文文号 公文文号分为发文文号、呈文文号两类5.2.1 发文文号5.2.1.1 公司发文应

4、使用规范的发文文号，并由总经理办公室负责行发5.2.1.2 公司各委员会、部门以及子公司发红头文件，统一由对口办公室（人事 行政部）行发5.2.1.3 公司发文文号：（1）股份公司董事会仁股董字 号（2）股份公司仁股字 号5.2.1.4 已列入公司管理序列的各委员会、子公司文号（1）商业经营委员会仁股商委字 号（2）工业经营委员会仁股工委字 号：（3）江西仁和药业有限公司仁药业字 号（4）江西仁和中方医药股份有限公司仁中方字 号（5）江西药都药业有限公司药都药业字 号（6）江西药都仁和制药有限公司仁制药字 号（7）江西康美医药保健品有限公司康美字 号（8）江西铜鼓仁和制药有限公司铜制药字 号（

5、9）江西吉安三力制药有限公司吉制药字 号（10）江西闪亮制药有限公司闪制药字 号（11）江西仁和药用塑胶制品有限公司仁药塑字 号（12）江西樟树药都制药有限公司樟制药字 号（13）江西禹欣药业有限公司禹药字 号5.2.1.5 各部门发文文号（1）董事会办公室仁股董办字 号（2）总经理办公室仁股办字 号3）审计部仁股审字 号4）人力资源部仁股人字 号5）商业综合办仁股商办字 号6）工业综合办仁股工办字 号5.2.2 呈文文号5.2.2.1 向公司各部门上呈请示、报告，应使用规范的呈文文号5.2.2.2 呈文文号由各呈文部门以部门为单位统一编号，编号规则为部门名称第一个字母 +年度+流水号，部门名

6、称长的部门可以简写。5.2.2.3 子公司内部使用的呈文文号，由各子公司办公室（人事行政部）自行编 制5.2.2.4 各部门呈文文号（1） 董事会办公室DSB -（年）- （呈文序号）（2） 总经理办公室ZJB -（年）- （呈文序号）（3） 财务部CW -（年）-（呈文序号）（4） 审计部SJ -（年）- （呈文序号）（5） 证劵部ZJ -（年）- （呈文序号）（6） 科技部KJ -（年）- （呈文序号）（7） 基建部JJB -（年）- （呈文序号）（8） 人力资源部RL -（年）- （呈文序号）（9） 信息管理部XX -（年）-（呈文序号）（10） 安全保卫部BW -（年）-（呈文序号）（

7、11） 购建办公室GJB -（年）- （呈文序号）（12） 商业综合办SYB -（年）- （呈文序号）（13） 市场策划部SC-（年）-（呈文序号）（14） 物流管理部WL-（年）-（呈文序号）（15） 商业监察部JC -（年）-（呈文序号）（16） 商业人力资源部SYR -（年）- （呈文序号）（17） 律师事务部LS -（年）-（呈文序号）（18） 法务维权部FW -（年）-（呈文序号）（19） 营销管理部YX -（年）-（呈文序号）（20） 公共关系部GG-（年）-（呈文序号）（21） 商业质量部SZL-（年）-（呈文序号）（22） 电子商务部DS-（年）-（呈文序号）（23） 工业综合

8、办GYB-（年）-（呈文序号）（24） 产品研发部YF -（年）- （呈文序号）（25） 技术开发部JS -（年）- （呈文序号）（26） 原材采购部YC -（年）- （呈文序号）（27） 包材采购部BC -（年）- （呈文序号）（28） 中药材采购部ZYC -（年）- （呈文序号）（29） 设备管理部SBB-（年）-（呈文序号）（30） 工业质量部GZL-（年）-（呈文序号）5.3 公文办理程序5.3.1 发文、呈文5.3.1.1 发文、呈文应按照“拟写校对编制文号审核呈报审批登记 行发存档”的程序办理，在 OA系统中办理。5.3.1.2 各部门、子公司向公司上呈请示、报告，呈报公司董事长（

9、总经理）批 示的公文，由各部门、各子公司办公室（人事行政部）送总经理办公室 登记后转呈（另有指令的除外）（1）文件批示后由总经理办公室负责登记并通知办文部门签字、领取（2）根据公文谁承办谁负责的原则， 由公文起草部门负责对公文传递、 办理、 呈报的跟踪； 总经理办公室经办人员负责及时呈报并将批复文件及时反 馈给签署审核意见的领导和呈报部门5.3.1.3 请示、报告须使用统一格式的报告纸，拟稿、校对人须对文字、文号的 正确无误负责，审核人须对公文内容的准确表述负责，并应签报必要的 意见或建议5.3.1.4 呈送公司董事长、总经理签发的公文，须使用统一格式的发文单5.3.1.6 办公室负责人应对所

10、有转呈的公文提出必要的意见或建议5.3.1.7 公文应按“阅件”、“批件”、“急件”分卷呈报（1）阅件：无须或未明确请求上级批复的公文（2）批件：请求上级批复的公文（ 3）急件：请求上级及时批复的批件。分“急” 、“加急”、“特急”三级。“急”件由办公室主任界定；“加急”件、“特急”件由分管领导界定5.3.2 公文审批5.3.2.1 审批人应对阅件给予签阅或批示5.3.2.2 审批人应对批件给予批复5.3.2.3 审批人应按急件等级及时给予批复（1）“急”件：应予 48 小时内批复（2）“加急”件：应予 24 小时内批复（3）“特急”件：应予 6 小时内批复（4）遇审批人外出，急件可用电话或手

11、机短信方式请求批复5.3.2.4 各部门发文、呈文、审批，参照 5.3.1 ，5.3.2 子款执行5.3.3 外单位来文（含信函）5.3.3.1 外单位给公司、公司董事长、总经理的所有来文（信函） ，统一由总经理 办公室接收，并登记5.3.3.2 外单位给公司的来文（信函） ，由总经理办公室负责人或指定人员拆阅并 根据来文内容及时呈报、分发。经公司董事长、总经理批示的来文（信 函），由总经理办公室负责下达给有关部门（人员）并跟踪、报告落实情 况5.3.3.3 对经公司董事长和总经理批示，且有办理时间规定的批示来文（信函） ， 承办单位须将办理结果及时回复总经理办公室5.3.3.4 外单位给公司

12、董事长、总经理的所有来文（信函） ，除董事长、总经理本 人及授权人员外，任何人员不得拆阅5.3.3.5 各部门、子公司收到外单位来文（信函） ，由办公室负责人或指定人员拆 阅（未设办公室的部门由部门负责人或行政文员拆阅，下同） ，并根据 来文内容及时分发至相关部门办理。应由公司相关部门办理的，及时转 总经理办公室5.4 公文一律使用白色 A4 纸张制作5.5 公文以及信函登记、签收5.5.1 各部门收文、发文须使用统一格式的公文登记簿 ，信函收发使用统一格 式的信函收发登记簿 ，要履行签收手续，签收时必须注明日期，签收急件必须注明日期、时间5.5.2. 部门、子公司收发外单位来文（信函） ，必

13、须由收文部门经手人员签收，签 收时必须注明日期，签收有紧急事项的外单位来文（信函） ，必须注明日期、 时间5.6 公司信函邮发5.6.1 公司各部门及驻樟生产子公司信函，由总经理办公室负责邮发5.6.2 商业子公司信函，由商业销售服务部门负责邮发5.6.3 驻外生产子公司信函由本公司人事行政部负责邮发5.6.4 总经理办公室应对接收的信函及时分发 , 不得延误、丢失、污损，对员工私 人信件、包裹应另簿登记、分发5.7 保密规定 公文属企业秘密，各级人员均须按集团保密管理规定保守秘密5.8 公文（信函）存档5.10.1 行发后的公文按档案管理规定归档、保管5.10.2 各部门要有专人负责管理公文

14、， 对公司领导批办文件、 直接到部门的外来文 件要妥善保管。部门确需暂存，可暂存文件复印件。5.10.3 没有归档和保存价值的公文，经过鉴别和主管负责人批准，可以定期销毁5.10.4 董事长、总经理收到的重要公务信件函，总经理办公室应根据情况，妥善保 管并及时归档。六、附 件：6.1 红头文件格式6.2 通知通报格式6.3 会议纪要格式6.4 上呈文格式6.5 协办函格式6.6 发文单格式6.7 公文登记簿格式6.8 信函收发登记簿格式XX 字 2010XX 号关于 XXX的通知 （标题用宋体二号字体加粗）XXX 部门：（仿宋三号字体加粗） （正文用仿宋三号字体，页面设置均为2cm ）特此通知

15、附件： XXXXXXX 年 X 月 XX 日主题词：（黑体三号字体加粗） XXXX 、 XXXX （黑体三号字体）抄 报：（仿宋三号字体加粗 ） XXXX 、XXXX （仿宋三号字体 ）XXXX 有限公司（仿宋三号字体 ）XXXX 年 XX 月 XX 日印发17共 XX 份关于 XXX的通知（通报）黑体二号加粗）XXX部门：（加粗） （正文用四号宋体，页面设置均为 2cm） 特此通知（通报）公司各部门、子公司用XXXXX部门 年 XX月 XX 日抄 报：（宋体四号加粗） XXX、 XXX（宋体四号）抄 送：（宋体四号加粗） XXX、XXX （宋体四号）XXX 会会议纪要华文新魏二号字体）部门代码 -年- 序号（正文四号宋体，页面设置均为 2cm） 公司各部门、子公司用（含闪亮制药、药用塑胶）抄 报：（宋体四号加粗） XXX、 XXX（宋体四号）抄 送：（宋体四号加粗） XXX、 XXX（宋体四号）XXXX有限公司文号子公司代码 -年-序号呈批时间2010.XX.XX密级拟稿 校对审核文件名称关于 XXX的请示 （宋体三号加粗）XX：（宋体四号加粗） （正文宋体四号） 妥否，请批示！总经理 意见董事长 意见职能部门 / 分管领 导意见上级领导 批示XXX部门（公司）协 办 函（工作联系函）（标题用宋体二号加粗）（2010）-（03）收函部门： XXX发函部门（盖章）：