第七章 商务文书拟制与商务函电写作

1、第七章 商务文书拟制与商务函电写作 第一节 文书的种类与用途 一、文书概述 （一）文书的定义及其特点 文书是国家机关，企、事业单位在管理活 动过程中形成的具有法定效力和规范体式 的文书的统称。是传达、贯彻党和国家的 方针、政策，发布法规和规章，实施行政 措施、指导、商洽工作，汇报情况，交流 经验的重要工具。 基本内涵 文书的特点 文书是人类实践活动的客观反映 文书具有突破时空局限的信息传递功能 （二）文书的类别 根据形成者和使用范围，分为公务文书和 私人文书 公务文书 1.根据公文的内容性能，可以划分为领导指 挥类公文、公布周知类公文、日常事务类 公文、讲话类公文等 2.根据公文的使用范围，可

2、以分为通用公文 和专用公文 私人文书 日记、自传、家谱、年谱、著作等 二、通用公文 通用文书 是指在行政机关和企、事业单位 中普遍使用的、国家实行统一管理的文书 即公务文书。根据国务院2000年8月24日发 布的国家行政机关公文处理办法规定， 我国行政机关现行公文有13种，分别是： 命令（令）、决定、公告、通告、通知、 通报、议案、报告、请示、批复、意见、 函和会议纪要。 （一）分类 1.根据公文涉密程度，分为绝密公文、机密 公文、秘密公文、内部公文、限国内公开 公文、对外公开公文 2.根据公文办理时限，分为特急件、急件、 平件 3.根据公文行文方向，分为上行文、平行文、 下行文 （二）国家行

3、政机关公文文种 1.国家行政机关公文文种及其用途 命令 决定 公告 通告 通知 通报 三、专用公文 专用文书 是指在一定工作部门或一定业务范 围内使用的文书。 商务行为规范性文书类，如意向书、协议书等 商务活动分析性文书类，如经济活动中的市场 调查与预测报告、经济活动分析报告等 商务活动介说性文书类，如产品说明书、计划 等 商务宣传公关性文书类，如经济新闻、广告词 等 四、事务文书 常用事务文书 是指机关、企事业单位和团 体在日常工作和事务处理中，常使用的形 式较为灵活的文书。如计划、总结、调查 报告、演讲稿、慰问信、情况说明等等。 有些情况下这些文书即可为公用也可为私 用。机关事务文书多在内

4、部使用，必要时 也可上报或下发。这种情况下多和公文联 用 事务文书的特点 使用频率很高 写作格式灵活 内容针对性强 第二节 公文写作程序与方法 一、写前准备 1.接受任务，明确主旨 领会发文意图 规范使用文种 2.围绕主题，广泛收集资料 3.总体构思，拟作写作提纲 确定公文内容的组成情况 确定公文正文的表达顺序 安排公文的首尾和衔接 将上述设计成果固化为写作提纲 二、正式起草 注意要点： 做好会商工作 讲究材料与观点的统一 注重文面规范和公文构成材料要求 增强时效观念 三、修改与审核 1.文稿的修改 2.文稿的审核 行文、内容、形式 四、签发与定稿 五、拟稿人员的素养要求 五个方面 第三节 公

5、文处理规范 一、行文制度的基本规范 1.根据机关之间的关系准确行文 2.维护机关之间正常的工作秩序，上下级机 关之间以逐级行文为基本方式 3.明确行文的主要次要责任，正确选择主送 和抄送机关 4.贯彻党政公文分开行文的原则 5.联合行文时作者应是同级机关 6.严格控制公文数量，简化行文手续 二、发文处理程序及其方法 草拟 会稿 审核 签发 注发 复核 缮印 校对 用印 发文登记 立卷归档 三、收文处理程序与方法 签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办 立卷归档 第四节 商务文书写作 一、商务信函的写作 1.商务信函的含义及其功能 2.格式 3.信封的书写要求 4.写作要求 准确、完整、清楚、

6、具体、简洁、礼貌 二、商务调研文书的写作 种类：市场调查预测报告、产品销售调查 报告、生产资源调查报告、可行性调查报 告等 市场调查市场调查报告报告 （一）（一）市场调查报告的概念市场调查报告的概念： 市场调查报告是反映市场调查有关成果的市场调查报告是反映市场调查有关成果的 书面报告，也就是运用科学的方法，有目书面报告，也就是运用科学的方法，有目 的、有计划、系统地搜集、整理、研究市的、有计划、系统地搜集、整理、研究市 场营销方面的情况和供求规律及影响其发场营销方面的情况和供求规律及影响其发 展变化的各种因素，做出总结而写出的书展变化的各种因素，做出总结而写出的书 面报告。面报告。 作用： 1

7、.可以帮助企业洞察市场风云，提高应变能 力，使产品适销对路 2.可以帮助企业自我完善，提高经营管理水 平 3.可以及时反映市场供求情况，为决策科学 化提供信息和依据 市场调查报告的结构 1.标题 调查内容+范围+文种 如广州钻石牌电风扇在上海市场销售情 况的调查 2.引言 概括地说明市场调查的依据、研究目的、 调查对象、调查时间和调查方法等 3.正文 1）基本情况 包括历史情况和现实情况 2）主体内容 社会商品购买力和商品可供量 消费心理及其变化 产品的市场信誉及其在整体市场中的位置 企业经营状况及其经营效果 产品竞争对手的状况 3）市场变化趋势 4）对策建议 通过对调查资料的分析研究，对市场

8、情况 有了明晰的认识。针对市场供求矛盾和调 查发现的问题，提出建议和看法，供领导 决策参考。 4.结尾 一一份完整的市场调查报告应该具备三要素：份完整的市场调查报告应该具备三要素： 1 1）基本情况。即对调查结果的描述与解释）基本情况。即对调查结果的描述与解释 说明，可以用文字、图表、数字加以说明。说明，可以用文字、图表、数字加以说明。 对情况的介绍要详尽而准确，为下一步做对情况的介绍要详尽而准确，为下一步做 分析、下结论提供依据。分析、下结论提供依据。 2 2）分析与结论。对上述情况数据进行科学）分析与结论。对上述情况数据进行科学 的分析，找出原因及各方面因素的影响，的分析，找出原因及各方面因素的影响， 透过现象看本质，得出对调查对象的明确透过现象看本质，得出对调查对象的明确 结论。结论。 3 3）措施与建议。通过对调查资料的分析研）措施与建议。