应付管理操作手册

1、汉普管理咨询应付帐管理系统培训手册 ORACLE应付管理系统版本 11i操作手册发行版 1.02003年6月第一章 定义银行您可以定义银行或结算行。定义“银行”以记录内部银行，在内部银行中您是收款和（或）支出帐户的帐户持有人。如果使用应付款管理系统，则您可以定义外部银行，在外部银行中您的供应商是帐户持有人。此外，如果您使用 Oracle 应收款管理系统，请定义银行以记录支出帐户持有人为您的客户的外部银行。定义“结算行”以记录处理您发送的收款信息磁带的银行。然后，这些结算机构将创建您客户的收款信息磁带，并将其传送给所有汇款银行。 要输入基本银行，请执行以下步骤：设置-付款-银行1. 在“银行”窗

2、口中，输入所有基本银行信息：银行名称、分行名称、银行编号、分行编号以及地址。请使用表明其用途的银行帐户名，如“主要支出 - 美元”。 2. 选择“银行”作为结算机构。3. 输入 EFT（电子资金转帐）编号（可选）。4. 在“联系人”区域中输入银行联系人的名称和信息（可选）。5. 保存您所做的工作。要输入结算行，请执行以下步骤： 1. 在“银行”窗口中，输入所有基本银行信息：银行名称、分行名称、银行编号、分行编号以及地址。使用表明其用途的银行帐户名，如“主要结算 - 美元”。 2. 选择“结算行”作为结算机构。3. 输入 EFT（电子资金转帐）编号（可选）。4. 在“联系人”区域中输入银行联系人

3、的名称和信息（可选）。5. 选择“相关银行”按钮。输入与结算行相关的所有银行的银行名称和编号以及分行名称和编号。 6. 保存您所做的工作。定义内部银行帐户您可以定义内部银行帐户来定义您作为帐户持有人的银行帐户。Oracle 应收款管理系统使用内部银行帐户来接收客户的付款。Oracle 应付款管理系统使用内部银行帐户向供应商支付资金。 要定义收款的基本银行帐户，请执行以下步骤：设置-付款-银行（B）银行帐户1. 在“银行”窗口中查询现有的银行。2. 选择“银行帐户”按钮。输入银行帐户名和银行帐号，并输入帐户类型和说明（可选）。 3. 如果您要使用银行帐户验证，请输入“支票数字”。4. 选择“内部

4、帐户使用”。5. 在“GL 帐户”区域中输入“现金帐户”。6. 在“应收款管理系统选项”区域中，输入汇款收款、贴现收款和短期负债的 GL 帐户信息。7. 在“其它应收款管理系统选项”区域中，输入收款和折扣 GL 帐户信息（可选）。8. 在“联系人”区域中输入联系人信息（可选）。9. 保存您所做的工作。要定义支出的基本银行帐户,请执行以下步骤： 1. 在“银行”窗口中查询现有的银行。2. 选择“银行帐户”。输入银行帐户名和银行帐号。如果您要使用此银行进行 EDI 网关付款，请输入帐户类型，并输入说明（可选）。币种默认为您的本位币。 如果您要使用银行帐户验证，请输入“支票数字”。3. 选择“内部帐

5、户使用”。4. 在“GL 帐户”区域中输入“现金帐户”等。现金 输入您要与银行帐户关联的现金帐户。此帐户必须为资产帐户。在您创建付款时，应付款管理系统将创建会计分录来贷记此现金帐户。 如果您启用了“允许调节会计”应付款管理系统选项，则应付款管理系统会使用在下一字段定义的现金结算帐户（而非现金帐户）来创建未调节发票付款的会计分录以贷记现金结算帐户。在您使用 Oracle 现金管理系统调节付款并将应付款管理系统中的付款过帐后，应付款管理系统将创建已调节发票付款的会计分录来借记现金结算帐户和贷记您在此处输入的现金帐户。 如果您启用了“自动抵销”应付款管理系统选项并启用了“银行帐户”窗口中“应付款管理

6、系统选项”区域的“合并帐户”选项，则在您创建付款时，应付款管理系统将为使用此银行帐户来支付的每个负债分配创建对应的现金付款分配。应付款管理系统将使用您在此处定义的现金帐户与在“应付款管理系统选项”窗口中选择的“自动抵销方法”一起来创建现金付款分配。 现金结算 取决于您在“应付款管理系统选项”窗口中选择的现金结算选项：“允许调节会计”或“允许远期付款方法”，您可以使用不同的现金结算帐户。 如果您选择“允许调节会计”，请输入您要将其与银行帐户关联的现金结算帐户。在您创建付款时，应付款管理系统将创建未调节发票付款的会计分录以贷记使用此帐户的现金结算帐户。在您使用 Oracle 现金管理系统调节发票付

7、款时，应付款管理系统将创建会计分录以借记此现金结算帐户和贷记此银行帐户的现金帐户。您在此处输入的帐户将成为“付款单据”窗口中“GL 帐户”区域的“现金结算帐户”字段的默认值。 如果要使用远期付款方法，请输入您要将其与付款单据关联的结算帐户。如果您使用人工远期或远期付款方法的付款单据来支付发票并将应付款管理系统中的付款过帐，则应付款管理系统将自动借记负债帐户并贷记此帐户。如果您使用应付款管理系统或 Oracle 现金管理系统中的自动或人工调节来结算此付款，然后将应付款管理系统中的付款过帐，则应付款管理系统将借记此现金结算帐户和贷记此银行帐户的现金帐户。 银行手续费 如果您启用了“允许调节会计”应

8、付款管理系统选项并使用 Oracle 现金管理系统来调节付款，请输入您要将其与银行帐户关联的银行手续费帐户。在您使用 Oracle 现金管理系统来调节发票付款时，应付款管理系统将创建会计分录以记录使用此帐户的银行手续费。您在此处输入的帐户将成为“付款单据”窗口中“GL 帐户”区域的“银行手续费帐户”字段的默认值。 银行差错 如果您启用了“允许调节会计”应付款管理系统选项并使用 Oracle 现金管理系统来调节付款，请输入您要将其与银行帐户关联的银行差错帐户。在您使用 Oracle 现金管理系统来调节发票付款时，应付款管理系统将创建会计分录以记录使用此帐户的所有银行差错。您在此处输入的帐户将成为

9、“付款单据”窗口中“GL 帐户”区域的“银行差错帐户”字段的默认值。 确认收款 如果您使用应收款管理系统的“自动收款”功能并要求在核销收款之前将收款信息发送给客户，则应收款将一直保留在“应收帐款”帐户中直到客户确认为止。在确认之后，应收款将从“应收帐款”帐户冲销并记入“确认收款”帐户。如果不要求您将收款信息发送给客户，则应收款将自动从“应收帐款”冲销并记入“确认收款”。 5. 在“应付款管理系统选项”区域中，输入付款批的默认信息。记录您是否允许零额付款以及其是否为合并帐户。6. 在“帐户联系人”区域中输入联系人信息（可选）。7. 进行定义和维护应付款管理系统付款单据的程序。附：定义和维护应付款

10、管理系统付款单据的程序使用“付款单据”窗口以定义内部银行帐户的付款单据。付款单据的实例有支票或电子付款。在使用银行帐户来创建发票付款之前，您必须至少创建一个付款单据。您可以为内部银行帐户创建任意多的付款单据。 在您定义付款单据时，您仅能选择使用与银行帐户相同币种的付款格式。如果银行帐户是多币种银行帐户，则您可以选择外币付款格式或多币种付款格式。 要定义付款单据，请执行以下步骤： 设置-付款-银行（B）银行帐户（B）付款单据1. 在“银行帐户”窗口中查询支出银行帐户。选择“应付款单据”以定位至“付款单据”窗口。2. 输入付款单据名称，此名称在银行帐户中是唯一的。选择支出类型和付款格式。在“最后单

11、据编号”字段中输入您用于付款单据的最后付款单据编号。在“最后可用单据编号”字段中输入可用于付款单据的最后付款单据编号。 3. 在“附加信息”区域中，输入您要应付款管理系统在每个自动付款批或快速付款初期打印的设置支票数。如果您要使用序列编号功能，请指定“单据类别”（可选）。 如果您启用了 Oracle 现金管理系统的集成功能来进行调节，请改写“GL 帐户”区域中的 GL 帐户（可选）。 如果您选择使用“远期付款方法”格式，请改写“GL 帐户”区域中的现金结算帐户（可选）。4. 保存您所做的工作。定义客户银行帐户如果您使用 Oracle 应收款管理系统，则可以输入客户的银行帐户信息。在您接收客户的

12、电子付款时，应收款管理系统将使用此信息。 要定义客户银行帐户，请执行以下步骤： 1. 在“银行”窗口中查询现有的银行。2. 选择“银行帐户”按钮。输入银行帐户名和银行帐号，并输入帐户类型和说明（可选）。 如果您要使用银行帐户验证，请输入“支票数字”。3. 选择“客户帐户使用”。4. 在“联系人”区域中输入联系人信息（可选）。5. 保存您所做的工作。定义供应商银行帐户您可以为帐户持有人为您的供应商的银行帐户输入信息。然后，您可以将这些帐户指定给供应商和其地点。在您为供应商创建电子付款时，应付款管理系统将使用此银行信息。 要定义供应商银行帐户，请执行以下步骤： 1. 在“银行”窗口中查询现有的银行

13、。2. 选择“银行帐户”按钮。输入银行帐户名和银行帐号。输入 EDI 标识号。输入帐户类型和说明，并更改默认为本位币的帐户币种（可选）。 如果您要使用银行帐户验证，请输入“支票数字”。3. 选择“供应商”作为“帐户使用”。4. 在“供应商指定”区域中列出供应商，并列出使用此帐户接收电子付款的供应商地点（可选）。 5. 在“帐户持有人”区域中输入帐户持有人信息（可选）。在“帐户联系人”区域中输入联系人信息（可选）。6. 保存您所做的工作。7. 在“供应商”和“供应商地点”窗口的“银行帐户”区域中，核实已列出其相应银行帐户的每个供应商和地点。对于具有多个银行帐户的供应商和供应商地点，请指定每个期间

14、和每个币种的一个银行帐户作为基本银行帐户。请参阅：供应商和供应商地点窗口中的银行帐户区域附：供应商和供应商地点窗口中的银行帐户区域如果您选择“供应商”作为“银行帐户”类型，则可以使用此区域将供应商银行帐户指定给供应商和供应商地点。在此区域中输入信息可以更新“供应商”和“供应商地点”窗口中的“银行帐户”区域。 名称 使用此分行来接收电子付款的供应商名称。如果您输入供应商时没有指定地点，则应付款管理系统会将您为供应商输入的任何新地点默认给此银行帐户（现有地点除外）。 编号 使用此分行来接收电子付款的供应商的供应商编号。 地点 使用此分行的供应商的供应商地点。 有效日期自/至 如果您要设置一个时限，

15、让此供应商地点使用此银行帐户作为银行帐户并以该银行帐户的币种接收电子付款，请输入起止日期。 基本 启用此复选框以将其作为默认银行帐户，使供应商或地点以银行帐户币种接收电子付款。对于具有银行帐户指定的所有供应商和供应商地点，您均必须对每个币种指定一个银行帐户以作为基本银行帐户。 定义多币种银行帐户 （参照内部银行）如果定义了多币种银行帐户，则您应对其使用人工付款调节。应付款管理系统将存储您在初始化付款批、输入人工付款或创建快速付款时输入的付款币种。您从银行收到的银行文件明细将包含银行帐户币种。由于在您使用多币种银行帐户时付款和银行帐户的币种可能不同，自动调节可能会生成很多例外信息。 要定义多币种

16、银行帐户，请执行以下步骤： 1. 定义收款或支出的基本银行帐户。如果您要定义收款的银行帐户，请在“应收款管理系统选项”区域中启用“多币种收款”选项。如果您要定义支出的银行帐户，请在“应付款管理系统选项”区域中启用“多币种付款”选项并输入已实现收益和已实现亏损帐户。 2. 保存您所做的工作。定义外币银行帐户（参照内部银行） 要定义外币银行帐户，请执行以下步骤： 1. 定义收款或支出的基本银行帐户。如果您要定义支出的银行帐户，请在“应付款管理系统选项”区域中输入已实现收益和已实现亏损帐户。2. 保存您所做的工作。控制 AP 会计期状态 应付款管理系统允许您在打开会计期中撤消发票分录、付款分录和付款

17、。您可以在“将来”会计期中输入发票，但无法过帐“将来”会计期中的任何发票，直至您将期间的状态更改为“打开”为止。应付款管理系统中的可用期间状态打开未打开、将来、打开、关闭和永久关闭。 在您将期间状态更新为“关闭”时，应付款管理系统将自动检查在此期间中是否存在任何未过帐的发票或付款，或任何未确认的付款批。如果在您尝试要关闭的期间中存在未过帐的记录或未确认的付款批，应付款管理系统将阻止您关闭此期间，并自动提交“未过帐发票清除”报表。您可以使用此报表来查看期间的所有未过帐事务处理。如果要将所有未过帐事务处理从一个期间移至另一期间，您可以提交“未过帐发票清除”程序，然后关闭您所在的期间。 应付帐款期间

18、与总帐期间是分开的。 要更改会计期的状态，请执行以下步骤：设置-日历-会计-AP控制期 1. 在“AP 会计期”窗口中将期间状态更新为以下状态之一： 未打开 应付款管理系统不允许您在从未打开的期间内撤消发票分录、付款分录或付款。在您第一次定义期间时，应付款管理系统将对期间指定“未打开”状态。在将状态更改为“将来”或“打开”之后，您将无法将其重新更改为“未打开”。 将来 应付款管理系统允许“将来”期间中的发票分录。“审批”将挂起您在“将来”期间内输入的任何发票的过帐和付款。“审批”将在您打开期间并重新提交审批时释放挂起。应付款管理系统不允许撤消“将来”期间内的付款分录或付款。 应付款管理系统允许

19、您依据“应付款管理系统选项”窗口中输入的数字来限制将来期间数。在将“将来”期间的状态更改为“打开”之后，您无法将其重新更改为“将来”。 打开 应付款管理系统允许“打开”期间内的发票分录、付款分录、付款撤消和过帐。如果某个期间为调整期间，您将无法打开此期间。您可以使用“定义日历”表单来定义调整期间。调整期间可以具有重叠的日期。 关闭 应付款管理系统不允许“关闭”期间内的发票分录、付款分录或付款撤消。如果与“关闭”期间对应的总帐和采购期间均为“打开”，您可以重新打开“关闭”期间。应付款管理系统将阻止您关闭具有未过帐发票或付款的期间。应付款管理系统也将阻止您关闭具有未确认付款批的期间。要关闭具有未过

20、帐发票或付款分配的期间，请提交过帐（一直到期末），也可以提交“未过帐发票清除”报表以将所有剩余的未过帐事务处理从一个期间移至另一期间。 永久关闭 应付款管理系统不允许“永久关闭”期间内的发票分录、付款分录或付款撤消。您无法重新打开“永久关闭”期间。 2. 保存您所做的工作。定义帐龄使用“帐龄分期”窗口，您可以为发票帐龄报表定义时间周期。发票帐龄报表提供了有关您的指定四个期间内到期发票付款的信息。应付款管理系统将在四栏中显示发票信息。每栏对应一个期间。在提交发票帐龄报表时，您可以选择用于报表的帐龄分期类型。 您可以随时使用“帐龄分期”窗口来修改或重新排列某个帐龄分期类型内的期间。 要定义帐龄分期

21、，请执行以下步骤：设置-日历-帐龄期间1. 在“帐龄分期”窗口中输入您要定义的帐龄分期类型的名称和说明。在您提交发票帐龄报表时，如果此值有效，它将以“类型”参数值列表的形式出现。要激活帐龄分期，请选择“有效”。 2. 输入每个帐龄分期：输入期间的天数范围。例如，要定义报告在下一个 7 天内到期发票付款的期间，请输入“-7 天至 0 天”。1. 保存您所做的工作。第二章 供应商设置外部供应商在“供应商”窗口中设置供应商，以记录向您提供货物或服务的个人或公司信息。您也可以输入为其偿付费用报表的员工。在输入从多个地点开展业务的供应商时，您仅能存储一次供应商信息，并为每个地点输入供应商地点。您可以将供

22、应商地点指定为支付地点、采购地点或 RFQ 唯一地点。例如，对于单一供应商，您可以从多个不同地点采购货物，并将付款发送至多个不同地点。多数供应商信息可自动为所有供应商地点所默认，以便输入供应商地点。系统将使用您输入的供应商和供应商地点信息，以便稍后为供应商地点输入事务处理时输入默认值。您在“供应商”窗口输入的大部分信息仅用于在“供应商地点”窗口中输入默认值。当系统在稍后的事务处理中输入那些信息时，即使供应商地点值为空而供应商具有值，它也仅使用供应商地点信息作为默认值。如果您在供应商层更新信息，它并不更新现有的供应商地点。 在输入供应商时，您也可以记录一些信息作为参考，如联系人姓名或供应商为您指

23、定的客户编号。要输入基本的供应商信息，请执行以下步骤： 供应商-录入1. 在“供应商汇总”或“供应商”明细窗口中输入唯一的供应商名称。 如果启用“财务系统选项”窗口中的“自动供应商编号”选项，应付款管理系统将自动为您输入供应商编号。如果您未启用此选项，请输入唯一的供应商编号。 （可选）在“纳税人标识”字段中输入供应商的纳税标识号。例如，个人的社会保险编号、公司或合伙企业的联邦标识号/联邦纳税标识。 （可选）如果您正输入增值税供应商，请在“纳税登记编号”字段中输入增值税 (VAT) 登记编号。如果您要防止某日期之后此供应商的发票或采购订单的输入，请输入失效日期。2. 如果您正使用“供应商汇总”，

24、请选择“打开”以定位至“供应商”明细窗口。 输入您要在“供应商”明细窗口相应区域记录的附加供应商信息。如果信息同时显示在“供应商地点”窗口，则供应商地点将默认这些供应商信息。有关任何区域的详细信息，请参阅以下字段参考。 会计、银行帐户、分类、控制、电子付款、通用、发票税、付款、采购、接收、纳税申报、预扣税3. 要在“供应商”明细窗口的“地点”区域中输入供应商地点，请选择“新建”，然后选择“打开”以定位至“供应商地点”窗口。 供应商-录入（B）地点输入供应商地点名称和地址。地点名称不会出现在您向供应商发送的单据中。您可以在事务处理输入期间从值列表中选择供应商地点时将其用作参考。输入您要在相应区域

25、记录的任何附加供应商地点信息。如果供应商信息对为供应商所输入的、它的新供应商地点自动默认，则您可以改写这些默认值。有关任何区域的详细信息，请参阅以下字段参考。 会计银行帐户联系人控制客户电子付款发票税付款采购地点使用及电话纳税申报预扣税4. 保存您所做的工作。会计区域：供应商会计值是您为供应商输入的所有新供应商地点的默认值。供应商地点会计值是供应商地点所有新发票的默认值。您可以在供应商地点输入和发票输入过程中改写任何会计默认值。 分配集 为供应商地点输入的所有发票的默认分配集。您可以在“分配集”窗口中定义值列表的附加分配集。 如果使用多组织支持功能，您只能在供应商地点层将值输入此字段。 负债帐

26、户 供应商地点发票的负债帐户和说明（多达 240 个字符）。供应商默认值是负债帐户的财务系统选项。在您创建默认的负债帐户时，应付款管理系统将对输入的每个供应商默认此负债帐户。您可以改写此默认值。在您输入发票时，应付款管理系统将自动对发票默认供应商地点的负债帐户。您也可以改写此默认值。 如果使用多组织支持功能，您只能在供应商地点层将值输入此字段。 预付款帐户 供应商发票的预付款帐户和说明（多达 240 个字符）。供应商默认值是预付款帐户财务系统的选项。 如果使用多组织支持功能，您只能在供应商地点层将值输入此字段。 银行帐户区域：使用此区域，您可以记录供应商和供应商地点用于电子付款事务处理的供应商

27、银行帐户。您可以在“银行帐户”窗口中定义供应商银行帐户。您在“银行帐户”窗口中对供应商或供应商地点指定的银行帐户将在此处显示。您在“供应商”和“供应商地点”窗口的此区域中输入的信息将在“银行帐户”窗口的“供应商指定”区域中显示。 在您保存供应商地点之后将出现新供应商地点的银行帐户区域。在您输入供应商地点的银行帐户时，应付款管理系统将默认供应商的所有有效银行帐户。您可以随时添加或删除供应商或供应商地点的银行帐户。更新供应商的银行帐户将不影响现有供应商地点的银行帐户。 控制区域：通过对供应商地点而非每张单个发票应用挂起，您可以防止支付多个供应商发票。您可以为供应商地点启用多种类型的供应商相关挂起。

28、应付款管理系统同时在供应商层提供了这些选项，但它仅使用这些值来提供您所输入的新供应商地点的默认值。您在“供应商地点”启用的选项可以控制应付款管理系统的处理过程。 挂起所有付款 最具有限制性的供应商地点挂起。通过选定供应商地点的“挂起所有付款”，您可以防止供应商地点被选定用于在付款批期间付款或快速付款。在撤消选定供应商地点的“挂起所有付款”选项之前，您不能支付供应商地点的发票。 注意：如果在供应商地点启用“挂起所有付款”选项，由于它是供应商挂起而非发票挂起，因此“发票窗口”中的“挂起”字段并不反映此选项。 挂起未匹配发票 如果您为地点启用此选项，则应付款管理系统将对“项目”类型分配未匹配采购订单

29、的发票应用“要求匹配”挂起（除非按会计代码组合的分配总和为零）。应付款管理系统将在“审批”期间对发票应用挂起。您不能在释放挂起之前支付发票。您可以通过将发票与采购订单匹配并重新提交“审批”来释放此挂起，或者在“发票工作台”的“挂起”窗口人工释放挂起。 默认值是您在“财务系统选项”窗口中选择的“挂起未匹配发票”选项。但如果这是系统在“发票导入”期间自动创建的供应商，则默认值是您在“应付款管理系统选项”窗口的“费用报表”区域中定义的“挂起未匹配的费用报表发票”选项。 挂起将来发票 如果启用了此选项，应付款管理系统将自动对为该地点输入的所有新发票（包括 EDI 发票）应用“供应商”挂起。应付款管理系

30、统可以在您保存发票时应用此挂起。您仍可以支付先前为供应商地点输入的发票。您可以在“发票工作台”的“挂起”窗口人工释放挂起。如果不再挂起供应商地点的将来发票，请撤消选定此供应商地点选项。 挂起原因 您要对发票应用发票挂起的原因。 发票限额 如果输入的供应商地点发票超过您指定的发票限额，则应付款管理系统将在“审批”过程中对发票应用“金额”挂起。此挂起还可应用于您导入的 EDI 发票。您不能在释放挂起之前支付发票。您可以通过调整发票额来释放挂起，或者在“发票工作台”的“挂起”窗口人工释放挂起。 采购区域：所有供应商采购值将默认到您输入的新供应商地点。 注：如果使用多组织支持功能，则您在“财务系统选项

31、”窗口中输入的值将默认到供应商和供应商地点。 供应商地点值将默认到采购订单和请购单。您可以在供应商地点输入和采购单据输入的过程中改写任何采购默认值。 开单至地点 供应商发送有关货物或劳务发票的目的地地点。此字段的默认值是您为“开单至地点”定义的财务系统选项，且供应商地点默认值是您输入的供应商选项。 FOB 供应商的船上交货价 (FOB) 代码。默认值是您为 FOB 定义的财务系统选项，且供应商地点默认值是您输入的供应商选项。 装运条件 您与供应商议定的装运条件，以确定是否您或供应商支付从供应商处订购的货物的运费。供应商默认值是您为“装运条件”定义的财务系统选项，且供应商地点默认值是您输入的供应

32、商选项。 挂起原因 您要阻止审批供应商采购订单的原因。仅在启用“采购订单挂起”字段时，您才可以在此字段中输入值。系统并不采用此信息；它仅供您参考。 采购订单挂起 如果启用此字段，您可以创建供应商地点的采购订单挂起，但不能审批该采购订单。要删除挂起，您必须人工释放挂起。 发运目的地 供应商进行装运或发送有关货物/劳务发票的地点。此字段的默认值是您为“发运目的地”定义的财务系统选项，且供应商地点默认值是您输入的供应商选项。 发运途径 您与供应商一起使用的装运方法。默认值是您为“发运途径”定义的财务系统选项，且供应商地点默认值是您定义的供应商选项。 凭收据付款区域 ：如果您已安装采购管理系统，并使用

33、凭收据付款功能以根据收据和采购订单创建发票，请在以下字段中输入信息。支付条件 收据 如果要使用“凭收据支付自动开票程序”，以根据您为此供应商地点输入的收据和采购订单创建发票，请输入“收据”。 空白 如果您不想使用“凭收据支付自动开票程序”，请将此字段留空。备选支付地点 如果没有在此处输入备选支付地点，则在您为供应商地点的收据创建发票时，系统将使用采购订单上的供应商地点作为支付地点。 在您根据此供应商地点的收据创建发票时，如果要应付款管理系统为此供应商的不同有效供应商支付地点创建发票，请输入地点名称。如果此供应商只有一个有效支付地点，则您不能使用此字段，且应付款管理系统将创建支付地点的发票。 发

34、票汇总层 如果将“备选支付地点”字段留空，则在您提交“凭收据支付自动开票程序”时，请输入您要合并此供应商发票的层次： 支付地点 为此供应商支付地点创建一张发票。 装箱单 对于此供应商支付地点，为每个装箱单创建一张发票。 收据 对于此供应商支付地点，为每张收据创建一张发票。如果在“备选支付地点”字段中输入值，则系统将使用您为此支付地点选择的“发票汇总层”。地点使用及电话区域：支付地点 您发送发票付款的供应商地点。对于未定义作为支付地点的供应商地点，您不能输入发票。 采购地点 您订购货物或劳务的供应商地点。在 Oracle 采购管理系统允许您输入采购订单之前，您必须输入至少一个采购地点。 RFQ

35、唯一地点 您不允许输入供应商地点的采购订单时启用。RFQ 唯一地点是您接收报价单的地点。注意：其他未注释的区域参考“财务系统控制选项”及“应付控制系统选项”说明。设置员工供应商创建雇员雇员-输入雇员将员工输入为供应商在支付员工的费用报表之前，您必须将员工输入为供应商。您可以启用“自动将员工创建为供应商”应付款管理系统选项，以在应付款管理系统发票导入期间自动执行此操作，或在“供应商”窗口中人工将员工输入为供应商。 要以人工输入方式将员工作为供应商输入，请在“供应商”窗口的“分类”区域中选择员工作为供应商类型，然后输入员工姓名或编号。供应商-录入如果启用“自动将员工创建为供应商”应付款管理系统选项

36、，则在导入员工的费用报表时，应付款管理系统将根据您支付供应商的地点创建含相应地址的“住宅”或“办公室”供应商地点。如果供应商不存在，应付款管理系统将创建员工的新供应商。如果您要支付的供应商地点（住宅或办公室）不存在，应付款管理系统会将供应商地点添加至现有供应商。供应商-录入（B）地点检查重复的供应商本操作适用于查询是否有重复的供应商。其它-请求-运行定期提交以下报表： 供应商报表：列出供应商的详情。报表提供多个选择标准并按字母顺序列出供应。供应商审计报表：列出其名称与指定的字符数相符的活动供应商，而不区分大小写、空格和特殊字符等。此报表列出每个可能重复供应商的所有地点。建议：要避免在系统中输入

37、重复的供应商，最好设立和使用供应商标准命名惯例，并限制可输入新供应商的人数。供应商合并程序使用“供应商合并”，您可以将两个或两个以上且标识为重复的供应商相合并。您可以更新老供应商的采购订单和发票以将它提供给新供应商。“供应商合并”窗口还允许您合并供应商地点，以使您指定给老供应商的地点可以重新指定给新供应商。 在合并供应商时，您可以将发票或采购订单，或是同时将两者从一个供应商和地点传送给另一个供应商和地点。您可以仅将未付发票传送给新供应商和地点，也可以将所有发票（包括已付和部分支付发票）传送给它们。如果合并会为供应商创建重复发票，则应付款管理系统不会传送发票。 要获得最佳审计结果，您可以将已付和

38、未付发票同时传送给新供应商和地点，以使您可以方便地标识重复付款。此外，您可以将采购订单和发票同时传送给新供应商和地点，以使所有发票和采购订单信息均对应于同一供应商。 合并供应商之后，应付款管理系统将自动打印采购订单页眉更新报表和供应商合并报表，以作为供应商合并活动的审计线索。供应商合并报表也将列出未合并的发票（如果有）。如果发票未付或未过帐，您可以更新发票编号。 要使用“供应商合并”来合并供应商，请执行以下步骤：供应商-合并1. 在“供应商合并”窗口中，选择要从老供应商传送给新供应商的发票：所有、未付或无。2. 如果要将所有采购订单从老供应商传送给新供应商，请选择“PO”。3. 输入老供应商名

39、称和地点以及新供应商名称。应付款管理系统会将信息从老供应商传送给新供应商。如果您要将老供应商地点重新指定给新供应商，请选择“复制地点”并且不要输入新供应商地点。在合并期间，应付款管理系统将输入合并日期作为老供应商地点的失效日期并使用您选择要传送的信息来创建新供应商的新地点。 如果您要将老供应商地点信息与新供应商地点信息合并，请勿选择“复制地点”，而是在“地点”字段输入新供应商的现有地点之一。合并期间，应付款管理系统将输入合并日期来作为老供应商地点的失效日期并将您选定的所有信息与新供应商地点信息合并。 4. 选择“合并”。应付款管理系统将提交并发请求以运行供应商合并程序，此程序会将信息从老供应商

40、传送给新供应商，并同时运行采购订单页眉更新报表和供应商合并报表。 5. 在请求完成之后复核日志文件和报表。第三章 发票管理输入基本发票如果您从供应商处获得的商业发票属于基本发票，则请使用此程序输入将不与采购订单相匹配。 要输入基本发票，请执行以下步骤：发票-录入-发票 1. 在“发票”窗口中选择标准或混合的发票类型。2. 输入供应商或供应商编号。 3. 输入您要向其发送发票付款的供应商地点。应付款管理系统将打印此付款地点的地址。4. 通过选择 TAB 输入发票日期或接受应付款管理系统的默认值（当天日期）。如果您输入了将来期间内的日期，应付款管理系统将在“审批”过程中使“将来期间”中的发票处于挂

41、起状态。 根据应付款管理系统选项和默认值的设置方式，应付款管理系统也许将使用您输入的发票日期作为发票“条件日期”和“GL 日期”默认值。 如果“GL 日期的基准”应付款选项设置为发票（日期），您必须输入在打开或将来期间内的发票日期。5. 输入供应商传发送给您的发票的“发票编号”，或通过选择 TAB 接受应付款管理系统默认值（当天日期）。应付款管理系统不允许您为相同供应商输入重复的发票编号。 建议：您可以使用发票编号惯例，此惯例将对相同发票单独输入不同发票编号的风险减至最低。例如，如果您一直输入以大写字母数字表示的发票编号，则要输入仅如 ABC123 而非 abc123 的发票编号。 输入包括税

42、、运费和杂项费用的全部发票额。6. 输入发票的说明。此说明将显示在付款单据中，并且可能出现在总帐中。7. 通过输入“分配集”以自动输入分配，或选择“分配”，然后人工输入行。或者选择“匹配”。8. 应付款管理系统将使用发票额、付款条件和期限日期以自动计划发票付款。您可以在“付款”区域中输入和复核这些字段的默认值。 9. 保存您所做的工作。输入发票批为批中所有发票输入可改写系统或供应商地点默认值的批层发票默认值。 通过跟踪控制发票数和总额与实际发票数和总额（由发票输入产生）之间的差异以获得最大的准确度。 易于联机查找批并复核创建此批的人的名称和日期。 建议：如果您按批名对实际说明文件进行归档，系统

43、化的命名惯例将使检索易于进行。 要输入发票批，请执行以下步骤： 1. 在“发票批”窗口中输入唯一批名。此批名将显示在报表中，并有助于您联机查找批。2. 在“控制计数”字段中输入批中的发票数。在“控制总额”字段中输入批中的发票总额。应付款管理系统将跟踪控制计数和总额与您输入发票时的实际计数和总额之间的差异。 警告：如果存在不一致，应付款管理系统将在您退出批时发出警告，但并不阻止“审批”和批内单个发票的付款。您可以立即进行更正，或者稍后调整发票批。 3. 输入您所需要的用于发票的任何发票默认值。默认值包括：币种、类型、单据类别、挂起名、负债帐户、付款条件、支付类别、GL 日期和挂起原因。这些默认值

44、将改写系统和供应商地点默认值。当然，您也可以在输入单个发票时改写这些默认值。 4. 选择“发票”按钮，然后输入发票。5. 保存您所做的工作。输入贷项/借项通知单要输入贷项/借项通知单，请执行以下步骤： 1. 在“发票”窗口中输入“贷项通知单”或“借项通知单”发票类型。输入负发票额和所有基本发票信息。请参阅：输入基本发票如果适用，请输入“即期付款条件”。2. 通过输入分配集或与您输入的原始发票进行匹配来自动输入分配，也可以选择“分配”按钮并人工输入分配。请参阅后面介绍：分配集、将贷项/借项通知单与采购订单和发票匹配或输入发票分配3. 保存您所做的工作。发票分配发票-录入-发票（B）分配1. 在“

45、发票”窗口中选择发票，然后选择“分配”以定位至“分配”窗口。2. 选择分配类型。为您订购的货物或服务选择“项目”。为发票上除运费或税以外的其它费用选择“杂项”。输入分配额和 GL分配帐户，如费用等。如果您输入资产类型帐户，应付款管理系统将自动启用“按资产跟踪”复选框，并且您无法对其进行更改。如果您输入费用帐户并要将此分配导入 Oracle 资产管理系统，请启用此复选框。一般情况下，应输入固定资产结算帐户或在建工程结算帐户。3. 分配 GL 日期的默认值是您输入的发票 GL 日期。您可以改写此默认值并将分配 GL 日期更改为打开或将来期间内的任何日期。应付款管理系统将使用“GL 日期”来确定创建

46、分配日记帐分录的时间。 4. 以相同方式输入任何附加的分配。如果分配总额不等于发票总额，应付款管理系统会在发票“审批”过程中将发票标记为“分配差异”挂起。5. 保存您所做的工作。发票匹配您可以采用不同的方法将发票与采购订单相匹配： 采购订单装运匹配 根据已开单数量，应付款管理系统将在所有非完全开单的采购订单分配之间按比例分配“匹配金额”，这些分配与您匹配的采购订单装运相关联。应付款管理系统将根据采购订单分配自动创建发票分配。 您可以与单个采购订单装运匹配，或输入快速匹配发票类型，然后应付款管理系统将自动完成与所有采购订单装运的匹配。应付款管理系统将根据采购订单分配自动创建发票分配。采购订单分配

47、匹配 您可以将匹配金额分配至特定的采购订单分配。应付款管理系统将根据您要匹配的采购订单分配自动创建发票分配。 价格更正 您可以使用价格更正来调整先前匹配的采购订单装运或分配的已开票单价而无需调整已开单数量。对于已与采购订单匹配的发票，在供应商发送单价更改的发票时，您可以使用价格更正。 您可以记录采购订单装运或采购订单分配的价格增长。您也可以输入贷项通知单或借项通知单以记录采购订单装运或采购订单分配的价格降低。最终匹配 如果已启用“允许最终匹配”应付款管理系统选项，您可以在匹配过程中或在调整发票分配时选择“最终匹配”，以永久关闭采购订单。u 匹配采购订单在输入发票并将其与采购订单相匹配时，应付款

48、管理系统将自动为您创建分配并检查匹配是否在定义的容限内。在您保存匹配之后，应付款管理系统将根据您在“已开票数量”字段中输入的金额来更新每个匹配装运及其对应的分配。应付款管理系统还将更新采购订单分配中的已开单金额。 要匹配特定的采购订单装运或分配，请执行以下步骤： 1. 在“发票”窗口中输入标准、PO 默认或混合发票类型。如果输入了 PO 默认类型，应付款管理系统将提示您输入 PO 编号，然后它会自动默认供应商、供应商编号、地点和币种。 输入所有基本发票信息，但不可以人工输入分配。 2. 选择“匹配”按钮。在“查找要匹配的采购订单”窗口中输入您要将发票与其相匹配的采购订单搜索标准。选择“查找”按

49、钮以定位至“与 PO 匹配”窗口。发票-录入-发票（B）匹配3. 在“与 PO 匹配”窗口中复核采购订单付款条件，并可选择在“发票”窗口中更改发票付款条件。应付款管理系统将使用发票付款条件以计划发票付款。 4. 通过与采购订单匹配以创建发票分配。对于您要匹配的每个装运，请选择装运并输入以下内容中的两项：已开票数量、单价或匹配金额。 如果您输入了一个字段，应付款管理系统将自动计算剩余字段（已开票数量 单价 = 匹配金额）。您也可以更改从采购订单装运单价默认的单价。 如果要进一步进行匹配，您可以与采购订单分配匹配：要与采购订单分配匹配，请选择“分配”按钮。对于您要匹配的每个采购订单分配，请选择采购

50、订单分配，然后输入“已开票数量”或“匹配金额”。应付款管理系统将根据“单价”自动计算并输入剩余字段。（已开票数量 单价 = 匹配金额）。“单价”是您在“与 PO 匹配”窗口中进行匹配的默认值。 5. 选择“匹配”以保存匹配。 要复核新建发票分配，请在“发票”窗口中选择“分配”按钮。要匹配所有采购订单装运（快速匹配），请执行以下步骤： 1. 在“发票”窗口中输入“快速匹配”发票类型。 输入所有基本发票信息，但不可以人工输入分配。 2. 选择“匹配”按钮以使应付款管理系统定位至“与 PO 匹配”窗口并自动进行匹配。应付款管理系统会将发票与匹配的装运分配进行完全匹配并自动创建发票分配。您可以通过改写

51、默认值来调整任何匹配。 复核采购订单“付款条件”（可选）并在“发票”窗口中更改发票“付款条件”。应付款管理系统将使用发票付款条件以计划发票付款。 3. 在“与 PO 匹配”窗口中选择“匹配”按钮以保存匹配。 要复核应付款管理系统创建的发票分配，请在“发票”窗口中选择“分配”按钮。u 价格更正对已与采购订单匹配的发票，在供应商向您发送单价更改的发票时，您可以使用价格更正。您可以通过输入标准贷项或借项通知单发票，然后在执行匹配时选定“价格更正”以记录价格更正。 应付款管理系统可以记录和更新先前匹配采购订单装运或分配的已开票单价，而无需调整已开单数量，因此您可以跟踪价格差异；应付款管理系统还将更新最

52、初匹配采购订单分配中的已开单金额。 要记录采购订单装运或采购订单分配的价格增长，请执行以下步骤： 1. 在“发票”窗口的“类型”字段中输入标准 PO 默认或混合。如果输入了 PO 默认类型，应付款管理系统将提示您输入 PO 编号，然后它将自动默认供应商、供应商编号、地点和币种。 输入所有基本发票信息，但不可以人工输入分配。2. 选择“匹配”按钮。在“查找要匹配的采购订单”窗口中输入您要将发票与其相匹配的采购订单搜索标准。选择“查找”按钮以定位至“与 PO 匹配”窗口。3. 在“与 PO 匹配”窗口中复核采购订单付款条件，（可选）并在“发票”窗口中更改发票付款条件。应付款管理系统将使用发票付款条

53、件以计划发票付款。 4. 通过将价格更正与先前匹配的采购订单装运的已开票单价匹配，以调整已开票单价。要记录采购订单装运的价格增长，请选定“价格更正”，并输入价格更正递增额的“单价”，然后为您要匹配的每个装运输入“已开票数量”或“匹配金额”。应付款管理系统将自动计算和输入剩余字段（已开票数量 单价 = 匹配金额）。 如果要进一步进行匹配，您可以与特定的采购订单分配匹配：要与采购订单分配匹配，请选择“分配”。对于您要匹配的每个采购订单分配，请选择采购订单分配，然后输入“已开票数量”或“匹配金额”。应付款管理系统将根据“单价”自动计算并输入剩余字段。（已开票数量 单价 = 匹配金额）。“单价”是您在

54、“与 PO 匹配”窗口中进行匹配的默认值。 5. 选择“匹配”以保存匹配。 要记录采购订单装运或采购订单分配的价格降低，请执行以下步骤： 1. 输入贷项通知单或借项通知单类型的发票。输入所有基本发票信息，但不可以人工输入分配。2. 选择“匹配”以定位至“与发票匹配”窗口。 3. 应付款管理系统将自动查询具有与贷项/借项通知单相同的供应商、地点和币种的所有发票。注：如果您知道贷项/借项通知单属于与某个采购订单匹配的发票，则可以查询采购订单编号，应付款管理系统将显示与此采购订单匹配的所有发票。 （可选）选择“发票概览”以复核有关发票的详情。4. 与一个或多个采购订单匹配发票相匹配。对于每个您要匹配

55、的原始发票，请选择发票，然后输入“贷项金额”。选择“匹配 PO”以定位至“与 PO 匹配”窗口。 要记录采购订单装运的价格降低，请选定“价格更正”，并输入价格更正的递增金额“单价”，然后输入您要匹配的每个装运的“已开票数量”或“匹配金额”。应付款管理系统将自动计算和输入剩余字段（已开票数量 单价 = 匹配金额）。 如果要进一步进行匹配，您可以与特定的采购订单分配匹配：要与采购订单分配匹配，请选择“分配”按钮。对于您要匹配的每个采购订单分配，请选择采购订单分配，然后输入“已开票数量”或“匹配金额”。应付款管理系统将根据“单价”自动计算和输入剩余字段（已开票数量 单价 = 匹配金额）。“单价”是您

56、在“与 PO 匹配”窗口中进行匹配的默认值。 5. 选择“匹配”按钮以保存匹配。 要复核新建发票分配，请在“发票”窗口中选择“分配”按钮。u 将贷项/借项通知单与采购订单和发票匹配 在您输入贷项/借项通知单时，您可以将它与现有的发票匹配以使应付款管理系统自动复制会计信息并创建贷项/借项通知单的发票分配。您可以在不同的明细层将贷项通知单与多个发票匹配。可用选项取决于原始发票是否与采购订单匹配。 如果原始发票与采购订单不匹配（基本发票），您可以： 与发票匹配 应付款管理系统将依据原始发票的发票分配额按比例分配贷项金额，并依据原始发票的分配自动创建贷项/借项通知单的发票分配。 与特定发票分配匹配 您

57、可以将贷项金额分配给原始发票的特定发票分配。应付款管理系统将依据您选定的原始发票分配自动创建贷项/借项通知单的发票分配。例如，您可以为三个不同部门订购三把椅子然后退回一把，则您可以将贷项/借项发票与该部门的原始分配匹配，以确保贷项与费用匹配。 如果原始发票与采购订单匹配，您可以： 与特定发票分配匹配 您可以将贷项金额分配给原始发票的特定发票分配。应付款管理系统将依据您选定的原始发票分配自动创建贷项/借项通知单的发票分配。 应付款管理系统将依据您输入的贷项数量来更新原始匹配采购订单装运及其相应分配的开单数量。应付款管理系统还将更新采购订单分配的开单金额。 与采购订单装运匹配 应付款管理系统依据已开单数量，将贷项金额按比例分配到与采购订单装运（与贷项/借项通知单匹配）关联的所有采购订单分配。应付款管理系统依据与您要匹配的采购订单装运关联的采购订单分配来自动创建贷项/借