完整版有机产品管理手册

1、昌江王下黎祖生态旅游农业开发服务专业合作社文件编号有机产品管理手册版本号LZ-Y JSC-2017A/0有机产品管理手册依据GB/T19630-2011有机产品标准受 控 状 态编制盛恩丽日期2017-8-10审核盛恩丽日期2017-8-10批准林桂英日期2017-8-10发行日期：2017-8-10生效日期：2017-8-10温馨提示：本文件为本合作社机密文件，未经许可，不得私自外借或复印!昌江王下黎祖生态旅游农业开发服务专业合作社文件编号有机产品管理手册版本号LZ-Y JSC-2017A/00.1目录章节号管理体系条款页码0.1目录20.2管理手册颁令30.3有机产品管理手册说明40.4管

2、理手册修改控制51.0单位简介62.0生产方针与目标73.0管理体系架构图84.0职责和权限9-105.0有机生产经营实施计划116.0可追溯体系及产品召回的处理程 序127.0内部检杳程序158.0文件和记录控制程序189.0客户申、投诉处理程序2010.0持续改进体系2111.0任命书23昌江王下黎祖生态旅游农业开发服务专业合作社文件编号有机产品管理手册版本号LZ-Y JSC-2017A/00.2管理手册颁布令本单位依据GB/T19630.14有机产品国家现行标准并结合单位的实际经营情 况编制A/0版有机管理手册，现予以批准发布实施。本手册是本单位有机管理规范性文件，是指导本单位持续建立并

3、保持有机管理体 系的纲领和行为准则，本单位全体员工必须遵照执行。为实现对外承诺制定了本单位的有机生产方针和目标，现一同予以颁布和实施。总经理：林桂英时间：2017年8月10日第23页共24页昌江王下黎祖生态旅游农业开发服务专业合作社文件编号有机产品管理手册版本号LZ-Y JSC-2017A/00.3有机产品管理手册说明1. 目的对有机产品管理手册的编写、批准、发放、更改、换版以及使用保管进行控制， 以确保管理手册的正确和有效使用。2. 职责2.1办公室负责手册的编写、发放、更改及换版。2.2有关部门和人员负责手册和使用与保管。3. 管理程序3.1编写：本管理手册由本单位组织有关专家依据负责编写

4、。3.2批准与发放总经理在手册的批准页上签发颁布命令， 予以批准发布。手册由办公室负责发放, 按发放登记表进行发放，领用部门和人员要签名，并与分发号相对应。现场使用的受 控文本要在封面受控状态栏内加盖“受控章”。非现场使用的手册（如发放给顾客或 用于投标等）在封面受控状态栏内加盖“非受控”章。3.3更改与换版手册中的内容需要更改时，由使用部门填写更改申请单，经总经理批准后由办公 室负责更改，更改时要收回所有的受控手册。按批准的更改内容对每一份手册进行更 改，做好更改标识，并在修改状态栏内表述更改后的内容。3.4使用与保管手册的使用者应按照手册的要求和规定是，严格遵照执行。使用人应熟悉手册中 与

5、本职工作有关的内容，保证在用的手册版本为有效版本。手册的使用者应妥善保管 手册，不得任意涂改、复印和做记号，不得损坏、外借和丢失。对已出现的损坏和丢 失，应及时通知办公室原分发号作废，按新分发号重新补发手册。昌江王下黎祖生态旅游农业开发服务专业合作社文件编号有机产品管理手册版本号LZ-Y JSC-2017A/00.4管理手册修改控制修改章节号修改条款修改日期修改人批准人备注昌江王下黎祖生态旅游农业开发服务专业合作社文件编号有机产品管理手册版本号LZ-Y JSC-2017A/01.0单位简介合作社简介昌江王下黎祖生态旅游农业开发服务专业合作社成立于2015年5月6日，区域占地64亩，总投资125

6、万元，有基础设施建筑面积 3000平方米，常存栏山鸡4000 余只，年出栏山鸡3万余只，从事山鸡的养殖与销售，是目前县、镇标准的山鸡养殖 示范基地，合作社本着诚信第一，质量第一的宗旨，广纳养殖户加入昌江王下黎祖生 态旅游农业开发服务专业合作社，合作社的五统一使企业与合作社形成订单的经济联 合体，实现了规模化饲养、产业化经营。专业、精湛的养殖技术，使其不断发展壮大, 从刚建场的几千只/年，到今日的数万只/年。昌江王下黎祖生态旅游农业开发服务专业合作社饲养的鸡都在山坡、林地、草地 之间放养，生活空间宽阔，阳光充足，空气新鲜，鸡群活动量大，觅食昆虫、野菜野 草等，饲喂玉米、谷物等天然杂粮。纯天然的饲

7、养方式使我合作社的产品具有营养丰 富、肉质鲜嫩、口感细腻、回味绵长、肉味浓香等特点。产品主要销往大酒店、农家 乐、团购和个人消费，我场秉称诚信供货、质优价平为原则，着实为客户着想，因其 独特的品质，诚信的服务，产品供不应求。合作社以保障食品安全为己任，在生产过程中绝不添加任何违禁药品。为了保障 食品安全，合作社高标准、严要求，严格按照无公农产品生产要求组织生产和过程管 理。并按照“统一种苗”、“统一饲养”、“统一免疫”、“统一品牌”、“统一销 售”为原则，为我们的产品提供强有力的保障。打造产业链，提供健康、安全的食品一直是我们追求的目标，合作社愿与广 大养殖户诚信合作，创造美好生活地址：海南省

8、昌江黎族自治县王下乡三派村委会明旺坡 联系人：林桂英电话江王下黎祖生态旅游农业开发服务专业合作社文件编号有机产品管理手册版本号LZ-Y JSC-2017A/02.0生产方针与目标一、有机产品管理方针严格遵守有机产品标准，确保产品安全卫生质量；提供给顾客的有机产品，确保100%合有机肉鸡的法规和标准。瞄准国际先进水 平，不断优化整体质量，以一流的管理、一流的产品质量、一流的服务质量开拓国内 处有机肉鸡市场。、有机产品管理目标1、安全、环境、质量事故率为为 0；2、有机肉鸡的符合率100%总经理：林桂英时间：2017年8月10日昌江王下黎祖生态旅游农业开发服务专业合作社文

9、件编号有机产品管理手册版本号LZ-Y JSC-2017A/03.0有机产品管理体系架构图昌江王下黎祖生态旅游农业开发服务专业合作社文件编号有机产品管理手册版本号LZ-Y JSC-2017A/04.0职责和权限1、目的对单位内的职能及其相互关系予以规定和沟通，以促进有效的质量管理。2、范围适用于单位内对有机管理体系有关的管理层及各职能部门和有关人员的职责、权 限的规定。3、部门及人员3.1总经理3.1.1 全面领导单位日常工作，向单位传达满足顾客和法律法规要求的重要性；3.1.2 制定管理生产方针和质量目标，并提供必要的资源实施和保持有机管理体系;3.1.3 确保顾客的要求在单位内部得到沟通和实

10、现；3.1.4 加强内部沟通，组织员工开展合理化建议；3.1.5 以顾客为关注焦点、以实现顾客的满意为目标，对整个体系的建立、实施和 持续改进做出承诺和支持；3.1.6 确定单位组织机构，规定各部门在管理体系中的质量职能及其相互关系，并 督促、支持其行使职能，创造全员参与有机管理的协调环境。3.2 管理者代表3.2.1 在总经理的领导下，全权负责农场有机产品管理和保证工作的组织和实施；3.2.2 负责农场有机产品管理体系的建立、实施、运行和保持，并将有机管理体系 方面的业绩，以及改进的需求向总经理汇报；3.2.3 确保在农场内形成提咼满足顾客要求和有机产品质量的意识；3.2.4 负责筹备、组织

11、和参加农场有机产品质量管理的检查、评审活动；3.2.5 负责就农场有机产品管理体系方面的相关事宜的对外联络；3.2.6 负责组织生产技术对农场有机产品管理体系文件和资料实施有效控制；3.2.7 组织开展内部检查，并对内检发生的不合格项跟踪审查；3.2.8 负责组织各部门对相关项目进行质量记录。3.3内部检查员3.3.1 负责根据管理者代表的安排进行内部检查，对违反有机管理体系的内容提出整改意见并验证整改措施；昌江王下黎祖生态旅游农业开发服务专业合作社文件编号有机产品管理手册版本号LZ-Y JSC-2017A/0332 配合认证机构的检查和认证；333 对追踪体系的全过程进行签字确认；3.3.4

12、 向认证机构提交内部检查报告。3.4 办公室3.4.1 负责文件管理和记录管理3.4.2 负责办公设备管理、提供后勤服务；3.4.3 负责编制各部门岗位责任制和人员的招聘。3.4.4 负责制定培训计划和培训的实施以及培训效果的验证；3.4.5 建立健全财务管理各项规章制度；3.4.6 做好资产财务管理和会计事务的处理；3.4.7 对合同的执行及采购计划的落实情况进行监督。3.4.8 负责产品销售和有机产品对外宣传和标识的管理；3.4.9 制定由本部门编制的销售记录格式，保管本部门的各类记录；3.4.10 负责市场的开发和销售的实施，评审顾客要求、交货期以及其他要求，按有 机管理的要求运输产品；

13、3.5 营销部3.5.1 负责产品销售；3.5.2 制定由本部门编制的质量记录格式，收集、整理、保管本部门的质量记录；3.5.3 负责市场的开发和销售的实施，评审顾客要求、交货期以及其他要求；3.5.4 负责顾客反馈意见的收集、整理和处理及顾客的申斥/投诉；3.5.5 负责产品的可追溯管理。3.6 生产部3.7.1 负责有机养殖技术的推广和应用，严格按照操作规程组织生产和加工；3.7.2 负责基地的疾病防治技术的推广；3.7.3 负责产品养殖基地饲料和栏舍管理，符合有机养殖规程的要求；3.7.4 负责有机地块的标识、防护，按有标识给予区别。3.7.5 负责各类米购物资的米购、进货检验和产品成品

14、验收。3.7.6 负责有机产品的运输和仓储。3.7.7 负责农场生产设备的管理、使用、维修、清洁等。昌江王下黎祖生态旅游农业开发服务专业合作社文件编号有机产品管理手册版本号LZ-Y JSC-2017A/05.0有机生产经营实施计划本单位以社会经济与环境相协调的可持续发展思想和原理为基础，通过有机种植 实现以下目标：1、生产优质产品，满足社会的需求；2、保持生产体系和周围环境的生物多样性；3、尽可能利用当地生产系统中的可再生资源并促进水资源和其它资源的合理利用和保护；4、促进耕作系统中生物循环和物质循环、保持和提高土壤的长效肥力；5、生产可完全生物降解的有机产品，使各种形式的污染最小化；6、保护

15、生产者和加工者的利益，满足生产者和加工者的基本需求，努力使整个生 产、加工和销售链都能向公正性、公平性和生态合理性的方向发展。本单位将过程管理的原则用于有机生产和有机产品加工经营活动，实现产品的一组 有序的主要过程与支持性过程，使单位获得有机产品并产生经济和社会效益。在这些过 程中，一个过程的输出将直接形成下一个过程的输入。我们认为这样的过程确定即生产 和经营的实施计划；而这些过程和子过程的相互影响可能是复杂的，下面提供了对这些 过程的框架的描述：首先是转换期的确认：在确认转换期的基础上确定场址，优化养殖基地环境，培 训人员，建立有机管理文件，实施监控。生产活动的策划由总经理在基地负责人和基地

16、生产管理人员协助下作出决定。具 体的种苗控制、生产管理、病虫害防治等活动将按照单位有机领导小组的实时指示精 神和有关文件规定执行。营销活动作为生产活动的延伸受到单位普遍的重视。本单位计划在有机转换期期 间加大宣传力度，具体做法是通过媒体的宣传、直接推销等手段，积极地将有机活动 及成果传达给现有顾客及潜在顾客。在未来，经营活动应在为有机体系服务的前提下 向广泛区域和深层次发展，为广大人民群众服务。昌江王下黎祖生态旅游农业开发服务专业合作社文件编号有机产品管理手册版本号LZ-Y JSC-2017A/06.0可追溯体系及产品召回的处理程序1、目的当交付后的产品可能有批量的不适合（包括存在安全危害）时

17、，能及时将有关信 息通知相关方，并或实施产品召回，并迅速完全地使有关产品得到控制，避免或降低 危害的影响。2、范围适用于本合作社任何已发出的不适合产品的信息传递和回收过程。3、职责3.1有机基地小组负责监视实施召回。3.2总经理负责召回计划的批准。3.3各成员参与和配合完成本程序的要求。4、活动4.1 召回的时机当本合作社存在受不合格产品影响的批次产品已经不在本合作社控制下时（如已经交付），应启动召回程序。包括但不限于如下情形都可能涉及待召回产品，触发召 回程序：a）顾客的投诉（见客户要求与沟通控制程序）；b）主管部门检查发现的不适合的产品；c）媒体报告报告的不适合的产品或事件；d）本合作社内

18、部检查发现受不合格产品影响的批次产品已经交付（见不合格和潜在 不安全品控制程序）；e）其他的改变（包括技术、法律行规和突发事件）影响到已交付的产品质量或安全。 4.2待召回产品的识别和评价a）产品召回小组，应监视与产品召回有关的信息。b）出现4.1于情形时，有机管理者应立即召开小组会议进行召回评审。必要时，应 要求最高管理者和法律顾问、各部门的其他主管参加。c）召回评审的内容包括：召回原因；信息的来源，可信度；以往的产品安全记录， 危害程度；待召回产品的范围（包括产品线和地理区域）；是否启动紧急召回；一 旦启动召回，还应制定召回计划明确召回的方法、途径和召回产品的处理等。昌江王下黎祖生态旅游农

19、业开发服务专业合作社文件编号有机产品管理手册版本号LZ-Y JSC-2017A/0d）只要可能，应对待召回产品对应的批次产品，甚至相邻批次的产品留样进行复查， 以证实是否不安全及其不安全的原因。其结果应作为召回评审的输入。留样应保持到 召回活动结束。c）在有确切的信息支持时，召回的评审不应超过半个工作日。4.3 召回的程序431 召回产品溯源，以识别召回活动的相关方。必须考虑客户（包括分销商及其顾客）、合作单位、本合作社内部单位（包括各部门、分支机构和所有员工）、供应商、 相关的政府主管部门和社会组织（包括媒体和消费者组织）。从产品销售、制作采购 的全流程各步骤追溯，寻找所有可能的相关方。43

20、2 根据相关方，选择合适的方式发布召回信息，召回信息应在作出决策后半个 工作日内发布。合适方式可以是电话、传真、电子邮件、媒体公告等，无论采用何种 方式，均应编制召回通知。召回信息应编制成文件，如产品召回公告，内容包 括：a）召回小组成员的信息，包括成员名单，24小时联系方式，代表的部门和所承担的 职责。b）召回产品的信息：召回产品名称，代号或批号，工厂名称，生产日期等；召回的 原因，召回产品分销的区域（包括地区、分销商名称和地址）c）产品召回的方法、途径和时间。d）受召回产品的不合格影响的其他信息，如已使用待召回产品的后果和对策，与召回有关的费用和赔偿。c）给批发商和零售商的召回计划范本，或

21、作为召回信息的附件，以便他们通知和协 助召回。433 产品召回的方法、途径和时间：a）应尽可能利用销售网络作为召回网络，由消费者将召回产品交加零售商，再由零售商交回批发商。应明确向合作社或批发商报告的方式如电话或传真等d）应保持从合作社到批发商的接受召回产品的通道，并在召回信息予以明确。c）每一批（或件）召回产品均应编制有机产品召回记录表予以记录。4.3.4 召回产品的处理a）召回产品在处理前应进行标识和隔离。b）召回产品应作为不合格品，按不合格昌江王下黎祖生态旅游农业开发服务专业合作社文件编号有机产品管理手册版本号LZ-Y JSC-2017A/0品控制程序规定处理。应建立不合格品处理单，并注

22、明为召回产品处理。C）当召回产品的处置方法为报废时，可由批发商在合作社的监督下进行。434 产品召回的结束和报告：a）召回计划要求的产品全部回收并妥善处理完毕，表示该次召回活动结束。b）召回活动结束后，召回小组应编制召回报告，作为管理评审的输入。召回报告应 包括召回的原因、范围和结果。4.4 召回的程序和要求应编制成召回计划，经总经理批准后可正式启动。4.5 召回的公关为了避免损害公信，合作社应对公众的报道作好准备，并指定专人（管理者代表 或合作社的公关人员）负责，以便恰当地向公众传达召回相关的信息。4.6 纠正和纠正措施4.6.1组织应通过使用验证试验、模拟召回或实际召回来验证召回程序（4.

23、3）的有效性，并记录结果，利用结果制定纠正和预防措施。4.6.2发生召回时，食品质量、安全小组应根据召回报告，对召回程序和管理体 系存在的问题米取必要的纠正和纠正措施。5、相关文件不合格和潜在不安全品控制程序纠正和预防措施控制程序6、记录有机产品召回申请表有机产品召回记录表有机产品召回处理记录表昌江王下黎祖生态旅游农业开发服务专业合作社文件编号有机产品管理手册版本号LZ-Y JSC-2017A/07.0内部检查程序1. 目的通过对有机品质管理体系的内部检查，合作社有机果品生产、销售等是否符合 GB/T19630.119630.4 2011标准要求，有机产品管理的有效性是否得到保持。2. 适用范

24、围适用于合作社有机产品管理体系覆盖的所有区域和所要求的内部检查。3. 职责3.1管理者代表负责组织内部检查，任命检查组长，审核并批准内检报告；3.2检查组长负责编制内部检查计划，并组织内部检查工作；完成内部检查报告；3.3各部门配合内检组完成内部检查工作。3.4内部检查员职责：3.4.1配合认证机构的检查和认证；3.4.2对照有机产品国标和合作社有机产品管理体系进行检查，并对违反本标准的内容 提出修改意见；3.4.3对合作社追踪体系的全过程确认和签字；3.4.4向认证机构提供内部检查报告。4. 程序4.1内部检查要求4.1.1内部检查由内部检查员负责，根据实际情况可成立检查小组，组员至少2人，

25、并设检查组长1名；检查员应接受过相关有机产品知识培训。2.1.2检查组长编制内部审核实施计划，内容包括：检查目的、范围、依据、方法、 受检查部门及检查时间。2.1.3检查员根据内部审核实施计划编写内部检查表，内部检查表详细列出 检查的项目、依据、方法，确保无遗漏，检查能够顺利进行。2.1.4正常情况下，内部检查每年一次，并覆盖有机管理体系所有要求，出现以下情况 时，管理者代表及时组织内部检查：a）组织结构、有机管理体系发生重大变化；b）出现重大质量事故或顾客对同一环节连续投诉等；c）基地环境发生了影响有机产品质量的变化；昌江王下黎祖生态旅游农业开发服务专业合作社文件编号有机产品管理手册版本号L

26、Z-Y JSC-2017A/0d）法律、法规、标准及其他要求发生变更；e）在有机产品证书到期换证前。2.2内部检查内容有机产品检查的内容主要围绕养殖基地、产品流通和合作社管理等几方面涉及的所 有部门或人员以及其所从事的活动。检查过程的依据是有机认证标准、合作社的有机产 品管理体系文件。221养殖基地a）养殖基地的整体情况及环境有无变化。检查生产过程中投入的各种外来物质的来 源、使用，限制或控制、禁止使用的物质是否符合有机产品的要求和标准；b）检查动物疾病的防治措施、基地的环境、水源、边界、缓冲带、栖息地等是否符 合要求；c）检查生产设备或设施的使用、管理是否能够满足有机产品的要求；d）检查收获

27、后的产品处理和储藏场所、设施情况，包括采收、包装、运输、储存、 出入库管理等过程是否有效防止被非有机成分污染等；e）检查是否建立和执行完整的文档记录系统，并对记录的有效性和适宜性评价f）进行风险评估。2.2.2产品流通a）产品销售流程；b）有机产品的运输和终端储藏及卫生管理情况；c）有机产品的销售情况，包括产品销售记录、收据、销售发票等；d）有机产品质量跟踪系统；e）有机产品销售标识。2.2.3合作社管理a）客户申投诉处理情况，档案记录是否完整，改进措施是否有效；b）员工福利和劳动保护是否能按照合作社要求执行，记录是否完整；c）合作社是否能够根据体系要求对员工进行培训和教育，记录是否完整；d）

28、各种持续改进的措施和防止有机产品被污染的措施能否根据体系要求执行，是否 留有记录表明。2.3检查程序昌江王下黎祖生态旅游农业开发服务专业合作社文件编号有机产品管理手册版本号LZ-Y JSC-2017A/02.3.1检查员检查前准备好检查计划、相关标准或规范、作业指导书、记录表格等；如 果是再次检查，应带上上次的检查报告，尤其是不合格项和改进要求。232检查员到现场后先与生产负责人及相关管理人员召开首次会议，介绍本次检查的 内容、任务、目的、依据和范围，与相关的管理人员了解各类人员、生产情况。233根据检查计划到现场检查，填写内部检查表；检查方法采取询问、查看、现 场观察操作等。2.3.4检查组

29、召开内部会议，总结检查发现，提出不符合项和观察项。2.3.5召开末次会议，通报现场检查发现的问题和事项，并签署相关文件。2.3.6不符合项，对检查中发现的不合格项，检查组向各相关部门发出不符合项报告， 经部门领导确认，由相关部门分析原因，制定纠正措施，经检查员确认后实施，检查员 负责对实施结果跟踪验证，报告验证结果。2.3.7内部检查报告，完成内部检查及对不合格项整改后，检查组长写出内部检查报 告，交管理者代表审核批准。检查报告内容包括：检查目的、方法、依据、检查部门 及检查组成员、检查计划实施情况、不合格分析、不合格数量及严重程度、对体系的有 效性、符合性结论及以后应改进的地方。内部检查报告

30、由管理者代表签名后，由办 公室部发放到相关部门。2.3.8内部检查报告经批准后，由内部检查员向认证机构通报。5、相关记录内部审核实施计划内部检查表不符合项报告内部检查报告昌江王下黎祖生态旅游农业开发服务专业合作社文件编号有机产品管理手册版本号LZ-Y JSC-2017A/08.0文件和记录控制程序1、目的通过对有机管理体系文件和记录进行控制，保证合作社有机生产符合有机认证要 求，确保各相关场所使用文件均为有效版本，以提供产品质量符合规定要求和有机管理 体系有效运行的证据。2、适用范围：适用于本合作社体系管理文件和有机管理体系记录的控制。3、职责：3.1办公室负责文件的分发、收集、归档保存。3.

31、2办公室作为质量记录主管部门，对质量记录做好标识、收集、归档、保存。3.3各相关部门按本程序实施，并对质量记录的正确性、完整性负责。4、控制要求4.1文件内容：管理手册、操作规程、记录；4.2文件审核：由管理者代表负责审核。4.3文件批准：由总经理负责批准。4.4文件的使用：4.4.1文件的编写根据各个部门工作职责的不同来编写；4.4.2文件的发放由办公室填写“文件发放记录”，经审核批准后，确定发放数量和发 放对象。4.4.3文件领用人须在“文件发放回收记录”上签收。4.4.4文件需要更改时，由文件起草人或文件提出部门的负责人填写“文件修改申请 单”，注明原因及更改内容后，经原审批人批准后执行

32、。4.4.5作废文件的原稿加盖“作废”印章。由文件编制和管理部门保存，不做销毁。其 余作废文件由办公室收集后统一销毁，并做好记录。4.2.6外来文件直接采用原文编号，任何部门不得擅自修改。外来文件有更改时，应通 过各种渠道及时获得，将最新版本及时更换，及时做好相应的记录。4.2.7所有文件至少保存5年。4.3文件的编号规则：昌江王下黎祖生态旅游农业开发服务专业合作社文件编号有机产品管理手册版本号LZ-YJSC-2017A/0431管理手册XX （合作社英文缩写）-YJSC （有机产品管理手册代码）-XXXX （编制的年份） 4.3.2操作规程XX （合作社英文缩写）-Y JGC （操作规程代码

33、）-XXXX （编制的年份）433记录YJJL （记录代码）一XX （流水号，01）-A/0 （版本号，0, 1, 2） 4.4记录的使用本合作社建立并保存了有机生产和经营活动的记录。记录要求清晰准确，并为有机 生产提供有效证据。记录至少保存 5年并应包括但不限于以下内容：a）生产历史记录及最后一次使用禁用物质的时间及使用量；b）仔苗的种类、来源、数量等信息；c）饲料的来源、比例、类型、施加方法和使用量；d）控制疾病而施用的物质的名称、成分、来源、使用方法和使用量；e）原料和产品的出入库记录，所有购货发票和销售发票；f）标签及批次号的管理。4.4.1各部门应按规定的期限要求保存记录，过期的记录

34、须经总经理批准后销毁。 4.4.2各部门要及时收集、汇总各类记录，保持日期、页码的连续，以便检索。4.4.3各部门每月对记录进行一次整理，装订成册，年底由办公室进行总的归档。 4.4.4所有记录及票据等至少保存5年。5. 相关记录文件发放回收记录文件修改申请单外来文件一览表记录表格一览表昌江王下黎祖生态旅游农业开发服务专业合作社文件编号有机产品管理手册版本号LZ-Y JSC-2017A/09.0客户申、投诉处理程序1. 目的及时处理不符合有机产品要求的情况和客户的申、投诉，增加客户的满意度。2. 适用范围适用于合作社销售产品所涉及的客户。3. 责任本规程由营销部归口管理。4. 内容4.1职责4

35、.1.1营销部负责收集、反馈客户的意见，处理客户投诉和质量异议；4.1.2总经理负责重大投诉的处理；4.1.3营销部负责保管客户意见、信息和投诉材料及相关的记录、证据；4.1.4相关部门负责分析原因，制定措施，防止客户对同一问题的连续投诉。4.2、处理程序4.2.1营销部接收到客户的申投诉后，进行登记；4.2.2营销部根据客户申投诉情况，进行调查，作出初步处置意见并落实责任部门；4.2.3责任部门及时查明原因，提出纠正/预防措施，必要时管理者代表负责召集相关 部门召开产品质量分析评审会，深入分析原因；将分析的原因及采取的措施反馈给营销 部；4.2.4营销部根据分析的原因与客户沟通，属于合作社产

36、品问题的，主动给客户换退货 或给予适当的赔偿，属于整批或严重的质量问题，报请总经理批准启动召回程序或进行 必要的处理；非产品本身或合作社责任，而是客户对产品认识不清引起的，应向客户耐 心的解释和说明，以求得客户的理解和支持；4.2.5营销部每季度收集、汇总客户意见及处理情况，报总经理；相关的原始记录、信 函、传真及对投诉的处理结果归档保存。5. 相关文件和记录客户申、投诉处理记录昌江王下黎祖生态旅游农业开发服务专业合作社文件编号有机产品管理手册版本号LZ-Y JSC-2017A/010.0持续改进体系1、目的：采取有效的改进、纠正/预防措施，实现有机管理体系的持续改进。2、 适用范围：适用于有

37、机管理体系的改进、纠正/预防措施的制定、实施和验证。3、职责3.1管理者代表负责改进/纠正措施或预防措施实施过程中的协调和监督；3.2办公室负责内部检查、有机方针、有机目标的执行过程中及产品在贮藏和销售过程 中出现的不合格或潜在不合格提出改进、纠正或预防措施；3.3生产部负责产品实现过程中顾客信息反馈、数据分析结果出现的不合格或潜在不合 格提出改进、纠正/预防措施；3.4办公室和生产部为管理体系持续改进的的管理部门。4、内容4.1纠正/预防措施的信息来源：4.1.1有机管理体系运行中出现的不符合或潜在不符合；4.1.2内部检查中发现的不符合；4.1.3有机方针、有机目标执行中出现的不符合或潜在不符合；4.1.4顾客信息反馈中发现的不符合或潜在不符合；4.1.5过程监视和测量中发现的不符合或