XX公司采购流程管理制度样本

1、 资料内容仅供您学习参考，如有不、|之处，请联系改正或者删除。 公司采购流程管理制度 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本, 满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与 各部门间的配合，特制订本制度。 、请购及其规定 1. 请购单的要素 完整的请购单应包括一下要素： (1) 请购的部门； (2) 请购物品所属项目； (3) 请购的用途； (4) 请购的物品名； (5) 请购的物品数量； (6) 请购的物品规格； (7) 请购物品的样品、图片或详细参数资料等； (8) 请购的物品的需求时间； (9) 请购如有特殊需要请备注； (10) 请购单填写人； (11) 请

2、购部门主管； (12) 请购单审核人； (13) 财务审核人； (14) 公司董事长。 3. 请购单及其提报规定 (1) 请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司董事长审核 批准后报行政部门； (2) 固定资产申购按照附表一(固定资产购置申请表)的格式进 行填写提报； (3) 其它材料及工程项目申购按照附表二(物资采购申请表) 的格式填写提报； (4) 日常零星采购按照公司印制的按照附表三(物资采购审批 单)的格式填写提报； (5) 请购部门在提报请购单时应要求采购部签字接收，请购部 门需备份请购单； (6) 涉及的请购数量过多时能够附件清单的形式进行提交，为 提高效率该清单的电子文档也需一并提

3、交； (7) 遇公司日常运营急需的物资，公司领导不在的情况，能够电 话或其它形式请示，征得同意后提报行政部门，签字确认手续后 补。 (8) 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购 部门必须作出书面说明。 (9) 请购单的更改和补充应以书形式由公司领导签字后报采 购部。 4. 公司物资请购单的提报部门 (1) 公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其它生活及 办公项目由行政部提报； (1) 公司各部门专用的物资由各部门自行提报。 资料内容仅供您学习参考，如有不、|之处，请联系改正或者删除。 二、请购单的接收及分发规定 1、请购的接收要点 (1) 采购部在接收请购单时应检查请购单的填写

4、是否按照规 定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批； (2) 接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整 清晰不采购，图片或详细参数资料不全不采购，库存已超储积压的 物资不采购的原则； (3) 通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存； (4) 对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。 2、请购单的分发规定 (1) 对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工 处理； (2) 对于紧急请购项目应优先处理； (3) 无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门； (4) 重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。 3. 采购周期的规定 (1)常规商品采购周期在7天15天

5、。 (2) 遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略, 紧急采购商品周期在3天时间； 三、询价及其规定 1. 询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了 解请购物品及其技术要求，遇到冋题应及时的与请购部门沟通; 2. 属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采 购； 3. 对于紧急请购项目应优先处理； 4. 所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能 不经过其代理或各种中介机构询价； 5对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品能够 推荐采购替代品； 6. 遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的 采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报

6、价或投标单位 的基本情况，按照附表四（拟报价/招标单位名单）的格式提报公司 领导批准方可询价或发放标书； 7. 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价； 8. 除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目能够自行采购； 单次采购金额预算金额在1万元以上的所有项目都应要求至少三家 上的供应商参与比价或招标采购，比价或招标项目应至少邀请四家 以上单位参与；单次采购金额预算价格在20万元以上的项目应由 采购部组织招标，公司相关领导参与监督；单次采购金额预算价格 在100万元以上的项目由公司董事长决定是否委托第三方机构代理 招标； 9 比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力, 具有

7、提供或完成我公司所需物资和项目的能力； 10. 比价采购或招标采购应按照附表五（材料或设备询价表） 的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价; 资料内容仅供您学习参考，如有不、|之处，请联系改正或者删除。 11. 在询价时遇到特殊情况应书廂报请公司董事长批示。 三、比价、议价 1. 对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认； 2. 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其它厂商的 价格最低，所报价格的综合条件更加突出； 3 .收到供应单位第一次报价或进行幵标后应向公司领导汇报情 况，设定议价目标或理想中标价格； 4. 重要项目应经过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行 验证和审查

8、，如经过进行实地考察了解供应商的各方直的实力等； 5参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价 格及条件的进一步谈判。 四、比价、议价结果汇总 1. 比价、议价结果汇总应按照附表六（比价/招标汇总表）的 格式完整列出报价、工期、付款方式及其它价格条件、列出拟选 用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核； 2. 如比价、议价结果未经过公司领导审核应进行修改或重新 处理。 五、合同的签订及其规定。 1合同 合同杲当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协 议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确 定权利、义务关系的协议。当前我们的采购工作主要涉及工矿产 品买卖合同。

9、 资料内容仅供您学习参考，如有不、|之处，请联系改正或者删除。 (1) 合同正文应包含的要素 1) 合同名称、编号、签订时间、签订地点； 2) 采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价.总 价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸等合同不可分 割的部分； 3) 包装要求； 4) 合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明； 5) 付款方式； 6) 工期； 7) 质量保证期； 8) 质量要求及规范； 9) 违约责任和解决纠纷的办法； 10) 双方的公司信息； 11) 其它约定。 (2) 合同签订及其规定 1)如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任； 2) 拟定合同条款时一定要将各

10、种风险降低到最低； 3) 为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货 方提供分项报价清单； 4) 遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请 厂商派代表来场协助清点； 5) 质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长 严品质保期; 6）详细约定发票的提供时间及要求； 7）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般 应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确 付款额度、付款时间和付款条件等 8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款； 9）违约责任一定要详细、具体； 10）比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作； 11）合同签定签应按照附表七（合同审查批准单）的格式对合同 初稿进行巡签审查； 12）合同巡签审查经过后应由公司领导签字，加盖公司合同章 方可生效； 13）签订的所有合同应及时报送财务部门。 六、付款及合同执行 1.付款规定 （1）所有已签订合同付款时