文件管理规定

1、文件管理规程【 V1.0 】本文档版权由XXXXXXXXXXXXXXX所有。未经书面许可，任何单位和个人不得以任何形式摘抄、复制本文档的部分或全部，并以任何形式传播。目录一、文档信息 2（ 一 ） 文档版本 2（ 二 ） 修改记录 2（ 三 ） 文档批准 2（四） 分发 2二、目的 2三、范围 3四、术语与定义 3（ 一 ） 文件 3（ 二 ） 记录 3五、文档的版本与修改 3（ 一） 版本管理 3（ 二 ） 修改管理 3六、记录 4（ 一 ） 非受控本文本 4（ 二） 技术手册 4（ 三 ） 文档内容 4（ 四） 文档管理员 5七、文档的更改 废止 5（一） 文档的修改 / 新建 5（二）

2、文档的废止 6八、文档的分类 6九、文档的保密 7十、 文档的保管与借阅 7（一） 文件的保管 7（二） 文件的查阅、借阅 8十一、 文件的发布 9十二、 文档的现场布置 9一、文档信息（一）文档版本使用本文档前，文档使用者有责任核实当前版本的有效性。（二）修改记录版本日期修改内容修改人V1.0新建（三）文档批准您本人或您本人指定的代表的签字表明您已经批准了 本文档内容。它也表明您已经仔细地阅读、审查和考虑到了 本文档对您的部门产生的影响以及它是否符合公司的指导 方向。批准签字批准人职务批准日期批准版本（四）分发该文发至。二、目的文件管理办法是确保所有用于公布、更改、审核、批准、发放、处置（例

3、如过时不用的）文件是按照系统的方 法管理，维护和处置。此文件描述文档和记录管理的程序 本文档适用于。三、范围本规定适用，涉及到的范围包括：管理规程、规定、细 贝y、手册、表格、表单、报告等。四、术语与定义（一）文件信息及其承载介质。（二）记录记录属于文件的一种所实施的各个管理体系中，作为对 标准的符合性和有效性的凭证，是提供活动的证据或达到一 定结果的说明文件。为了规范运维管理体系相关文件的管理、维护和处置， 确保运维管理体系运行时产生的记录能有效的控制，及体系 相关文件及时、准确、安全的传递，特制定本指南。五、文档的版本与修改（一）版本管理为体现文件持续改进过程，设立文件版本号及文件修改 码

4、。原始版本号为 1,称为第一版，升级后变为 2，称为第 二版，以此类推。（二）修改管理原始修改码为0,称为第0次修改，修改后变为 1,称 为第1次修改，以此类推。当满足下列条件之一时版本号自 动升级：（1）文件修改数大于总数 90%寸（2）某文件修改次数等于10次时。版本号升级后，各文件修改码归零。六、记录记录属于文件或者数据的一种，是IDC在其所实施的各个管理体系上面，作为对标准的符合性和有效性的凭证。IDC现在实施的管理体系，在标准的层面，必须保留记录作为凭 据。在实施的体系层面，记录是各个体系运作，例如步骤、 手册等是否确实执行的明证。记录可以用不同的可以读取的 形式储存，例如纸张或者电

5、子介质或者信息系统当中。（一）非受控本文本“非受控本”仅供参考，不需要升版控制。其用户必须 理解不能依靠该版本，如对文件的版次状态有疑问，应向各 自的“文件管理人员”查询。（二）技术手册IDC的员工直接访问制造商的网站查阅所需要的技术指 南。有一些硬件/软件供货商的手册/光盘，由技术/应用组 负责保存和控制，其它还包括参考材料。（三）文档内容文件应包含：1、管理程序，宏观角度描述程序。2、使用说明手册，逐步说明。3、制造商技术手册，由产品制造商提供，讲述如何使 用（如软件手册）或详细资料（如查找表格、清单）、参考资 料等（例如通讯录、资产表等）4、表格，标准表格 。5、文件模板，报告（RE）和

6、其他需要规范格式的文件的 模板。6、开始步骤条件。7、要求创建新的或更新现有的。&所需输入。9、修改经审核通过的，具备批准发布状态。同密级文档的（四） 文档管理员文件所有者负责起草/更新文件和发布有关的修订/请 求/处理表格。文件管理员负责：1、获取批准人对文件的授权认可。2、文件正本的存档，将旧文件加作废标志存放。3、在部门内部发布文件。七、文档的更改废止文件所有者或授权人起草/更新文件，填写文件更 改处理表，交由文件管理员按照规定获取批准人的批准。（一）文档的修改/新建文件的批准正本由文件管理员负责存档。电子版本发布到IDC文件服务器供IDC员工自由查阅。对于第一次创 建的文件，文件作者应

7、按照IDC的文档模版编写文件，IDC 负责人批准确认后，交由文档管理员统一编号收录。 文件电子版正本保存在IDC文件服务器上。对于需要修改的文件，需要按照以下步骤进行：1文件作者需向文件管理员提出申请，填写文件修 订处理表，详细填写对文件进行修改的地方；2从文件服务器上下载当前最新版本的文件，进行修改；3文件作者修改完成后，请IDC负责人批准确认，交由文档管理员统一编号收录；4更新后的文件电子版保存在IDC文件服务器上，旧版本文件要立即替换掉，并另为保存。（二）文档的废止不再适合继续使用时，文件所有者可提交文件修订/处理表，文件管理员将文件从IDC文件服务器有效目录上删掉，并另为保存。文件创建

8、 /修改/废除完成，文件管理 员负责更新文件和记录列表，发布文件，通知会引用该文档 的相关人员，以保证修改得到实行。文件管理员存档的文件 上要做出文件编号和版本号、修订号等，以免误用。八、文档的分类将文件和资料分5类：1、体系文件-包括质量手册、程序手册、说明手册、策略。2、流程和工作指引-规定日常工作涉及的流程。3、记录包括报告、会议记录、培训记录、物资记录、 介质记录等各项记录 。4、参考资料-包含IP资料、网络拓扑图等信息的文5、知识库-包括各种设备操作手册，技术手册。体系文件、流程和工作指引、记录、参考资料由各组负 责人定期检查及更新，修改不适用的部分；知识库中的文件 为各类操作手册、

9、使用手册，不需要更新。九、文档的保密文件的保密级别分为三类， 分别是绝密文件、内部文件、 普通文件。1. 绝密文件：指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司 权益受到重大损害的文件资料。2. 内部文件：指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权 益受到损害的文件资料。3. 普通文件：指一般性的，可以提供给所有的员工查考 利用的文件资料。十、文档的保管与借阅（一）文件的保管（1）各部门文件管理员负责本部门管理体系文件的保管，应建立文件保存清单；（2）文件管理员应在本部门工作环境内指定文件存放地点存放文件，文件不能存放在个人手中；（3）应确保文件便于查找；（4） 文件管理员需对本部门文件负责，需确认文件数

10、量及保管地点是否正确；（5）被借出的文件如未能按时归还， 文件管理员需负 责追回文件。（二）文件的查阅、借阅（1） 非该文件发布范围内的公司员工借阅时，应填写 文件借阅申请表提交给文件管理员，文件管理员根据文件的保密级别进行判断，内部公开和内部 使用可以直接提供借阅。当文件保密级别高于内部 公开和内部使用两个级别时，统一要由数据中心负 责人对借阅申请进行审批。（2）不提供外部借阅。外部人员如需了解文件内容， 借阅申请人需要提交 文件借阅申请表 经数据中 心负责人审批后，到数据中心文件管理员处现场查 阅。（3） 在借阅过程中如需要复制体系文件，需在文件 借阅申请表中写明复印用途及份数，数据中心管 理者审批后，由文件管理员将正版体系文件复印， 并标明复印件用途及使用人，提交借阅申请人。（4） 所有文件借阅必须保留相关记录，由文件管理员 负责管理和维护。十