外贸函电-第一章(商务信函的组成2014)

1、张燕张燕 合肥工业大学经济学院合肥工业大学经济学院 e-mail:外贸英语函电外贸英语函电Business English Correspondence外贸函电讲解内容组成u商务信函的组成商务信函的组成u建立业务联系建立业务联系u询盘和报盘询盘和报盘u还盘还盘u合同的订立合同的订立u支付条件支付条件u包装、运输与保险包装、运输与保险u抱怨与索赔抱怨与索赔学习目标学习目标l通过本章学习，了解英文商务信函的各组成部分通过本章学习，了解英文商务信函的各组成部分l熟悉英语商务信函的格式熟悉英语商务信函的格式l能够规范，正确，专业地写好商务信函的每一部分能够规范，正确，专业地写好商务信函的每一部分ANH

2、UI GARMENTS IMPORT & EXPORT CO., LTD. 436 Changjiang Road, HefeiAnhui, 230061China Tel.:3451672 Fax:5160388Your ref.:556 WG/lsOur ref.:PC/55May 29,2010Mr. J. LewisSuperplus Electrics Ltd.33 Bedford Square,London WC2 3QS,U.K.Dear Mr. J.Lewis, RE: We have got to know your name and address from the adv

3、ertisement of “China Foreign Trade”. As an import and export in Annatto Furniture we are keen to expand our foreign trade. As yet, we have no business contacts in London, and would be pleased to consider any business proposals you may have. Enclosed please find our latest illustrated catalogue, toge

4、ther with our latest price list and terms and conditions of sales for your information, and shall be pleased to deal with any specific enquiries you may have concerning any of our products.Should you require any further details about our company,please do not hesitate to contact us. We look forward

5、to hearing from you in the near future.Yours sincerely,(signature) Li Hong1.信头信头（ Letterhead ）2.发文编号（发文编号（Reference Number）3.日期（日期（Date） 4.信内名称和地址（信内名称和地址（Inside Address） 5.经办人（经办人（Attention Line）6.称呼（称呼（Salutation）7.事由（事由（Subject Line）8.正文（正文（Body)9.结尾敬语（结尾敬语（Complimentary Close）10.签名（签名（Signature）

6、11.内部代号（内部代号（Identification Marks）12.附件（附件（Enclosure）13.抄送（抄送（Carbon copy）14.附言（附言（Postscript） 1.1.信头，即信头，即“信笺抬头信笺抬头”、“发信人地址发信人地址”，一般都是，一般都是某一个公司或机构的基本信息。某一个公司或机构的基本信息。公司网址公司网址公司标志等公司标志等信头例子CIMC Container Co. Ltd. CIMC Industrial Area, Daao Town, Xinhui District, Jiangmen CityGuangdong Province, 529

7、144 P. R. China. Tel: 0086 -750-6245391; Fax: 0086 -750-6245555; 6245699E-mail: 2.发文编号（参考编号），发文编号便于来往书信的存盘和查阅，一发文编号（参考编号），发文编号便于来往书信的存盘和查阅，一般用般用Your ref.和和Our ref. 来表示。来表示。3.日期日期 ，可以是写信的那一天，也可以是预订发信的那，可以是写信的那一天，也可以是预订发信的那一天。日期一般不缩写。一天。日期一般不缩写。4.信内名称和地址，是指收信人的姓名和通讯地址。信内名称和地址，是指收信人的姓名和通讯地址。 收信人姓名(name

8、 of people addressed) 收信人职位、头衔 (title of people addressed) 公司名称(name of organization) 门牌号码、街道名称(number and name) 城市，州和邮编(city, state, postal code) 所在国名称 (country)信内名称和地址的例子信内名称和地址的例子例例1：Mr. Robert DixonSuperplus Electrics Ltd.District of Columbia Polytechnic 945 Park Avenue Washington DC 20025 Unite

9、d States例例2：Uni Walkers (Pvt ) Ltd,Softlogic Building,Level 4No 14 De Fonseka Place, Colombo 5.Sri Lanka. 5.经办人经办人,如果信函是写给一个群体的，但是希望由特定的人或部门如果信函是写给一个群体的，但是希望由特定的人或部门亲阅，那么写信人一般会在信件中添加经办人这项。亲阅，那么写信人一般会在信件中添加经办人这项。例：例：Attention: Mr. John Smith. Attention: Sales ManagerFor the attention of Ms. Jane Smit

10、h. The Sales ManagerAttn: Mr. John Smith. Attn.:6.称呼称呼,是信的开头对收件人表示的敬语，称呼后面一般要是信的开头对收件人表示的敬语，称呼后面一般要紧跟姓氏或者姓名的全称。称呼可以包括收信人的职务或紧跟姓氏或者姓名的全称。称呼可以包括收信人的职务或尊称。尊称。例如：例如：关系远近关系远近称呼称呼(例如)女性男性不认识MadamDear MadamDear MesdamesSirDear SirsGentlemen认识Ms. SmithDear Ms. SmithMr. SmithDear Mr. SmithDear Mr. John Smith

11、很熟悉Dear AliceDear John7.事由，是指信件内容的标题，事由一般加下划线或者大事由，是指信件内容的标题，事由一般加下划线或者大写来突出表示，事由可以使用几个概括性的词语，也可写来突出表示，事由可以使用几个概括性的词语，也可以直接使用对方的参考编号来表示。以直接使用对方的参考编号来表示。例如：Re:SC007Subject: New Product CatalogueRe: Hard Wood for Fine Furniture9.结尾敬语，正文结束后的客气话，第一个字母大写后面结尾敬语，正文结束后的客气话，第一个字母大写后面的都小写。的都小写。(例如例如)结尾敬语结尾敬语不

12、认识Yours faithfullyYours trulyFaithfully yoursTruly yours认识Yours sincerelySincerely yours很熟悉Yours everBest RegardsBest Wishes10.签名签名,信件写好后，需要负责人的签名才具有法律效力。如果是群信件写好后，需要负责人的签名才具有法律效力。如果是群发信件，可以用负责人的复制签名。签名一般包括三到四部分。四发信件，可以用负责人的复制签名。签名一般包括三到四部分。四部分签名包括：公司名称、手写签名、打印签名、签名人的职务。部分签名包括：公司名称、手写签名、打印签名、签名人的职务。

13、如果是三部分签名，就不用写公司的名称了。如果是三部分签名，就不用写公司的名称了。 例例1 1签名者代表公司或者单位时，一般首先打印出公司的名称，然后签名者代表公司或者单位时，一般首先打印出公司的名称，然后再签名。再签名。Agricultural Machinery Industry CompanyZhang HaijunZhang HaijunGeneral Manager 例例2 2女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打印的姓名前注女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打印的姓名前注明明Miss, Mrs，MsZhang HaiMs. Zhang Hai 例例3当负责人不在而以授权

14、书或者口头方式授权经办人员代签名时当负责人不在而以授权书或者口头方式授权经办人员代签名时p.p. Zhang MinJohn Smith11.其它可选部分（附件、抄送、附言、内部代号）内部代号: BO/js附件： Enclosures：1. Price List 2. Catalogue Encl.: Price List抄送： c.c.: After-sales Service Department附言： p.s.: Dont forget the delivery date.1.齐头式齐头式各行开头都左边顶格是是齐头式各行开头都左边顶格是是齐头式(Block style)，齐，齐头式在极度

15、尊重工作效率的美国很流行，是最易操头式在极度尊重工作效率的美国很流行，是最易操作现代的一种格式；作现代的一种格式；2.改良齐头式改良齐头式改良齐头式与齐头式的区别在于日期和客套结束语改良齐头式与齐头式的区别在于日期和客套结束语连同签字部分被移向右边。从视觉上感觉平衡些，连同签字部分被移向右边。从视觉上感觉平衡些，改变了齐头式一边倒的感觉。改变了齐头式一边倒的感觉。3.缩进式缩进式缩进式与改良齐头式的唯一区别在于采用缩进式的缩进式与改良齐头式的唯一区别在于采用缩进式的信件正文的每段第一个词缩进去信件正文的每段第一个词缩进去4-6个空格，英国个空格，英国常用此格式。常用此格式。齐头式Letter

16、head （居中）居中）March 21, 2011 Iside Address Attention: Purchasing Manager Dear Sir or Madam Re: Hard Wood for Fine Furniture I would like to take this opportunity to introduce ourselves.All our wood and products are 100% FSC certified. Please feel free to contact us with any questions or comments. Sinc

17、erely yours (签名签名)Pepper StebbinsMarketing Manager Encl. :CatalogueC.C.: Precious Woods Amazon, Hongkong OfficeP.S.: Please visit our web site: http:/ Letter headMarch 21, 2011 Inside Address Attention: Purchasing Manager Dear Sir or Madam， Re: Hard Wood for Fine Furniture I would like to take this

18、opportunity to introduce ourselves. All our wood and products are 100% FSC certified. Please feel free to contact us with any questions or comments. Thank you for your time. Sincerely yours, （签名）（签名） Pepper Stebbins Marketing Manager Encl.： CatalogueC.C.： Precious Woods Amazon, Hongkong OfficeP.S.:

19、Please visit our web site: http:/ headMarch 21, 2011 Inside Address Attention: Purchasing Manager Dear Sir or Madam, Re: Hard wood for fine furniture I would like to take this opportunity to introduce ourselves. .All our wood and products are 100% FSC certified. Please feel free to contact us with any questions or comments. Thank you for your time. Sincerely yours, （签名）签名） Pepper Stebbins Marketing Manager Encl. CatalogueCc. Precious Woods Amazon, Hongkong OfficePS: Please visi