会展概论第五章会议活动

1、会展概论 第五章 会展概论 第五章 5.1 会议的概念、类型和构成要素 5.1.1 会议的概念 会议是指三个或三个以上的人按一定的组织原则聚合在一起，围绕某些共同关心的内容而进行的多向沟通过程。作为一种管理工具，它已经成为现代社会的经常性活动之一。会议具有决策、协调、组织领导、资讯、联络感情等功能，它是提供信息、聚集信息、讨论与解决问题、宣传、培育训练的重要途径。会展概论 第五章 5.1 会议的概念、类型和构成要素 5.1.1 会议的概念据专家估算，我国每天召开的会议大约240万个，一个单位的领导80%的时间用于开会，开会能力已成为领导能力的必备课。会展概论 第五章 5.1 会议的概念、类型和

2、构成要素 5.1.1 会议的概念与会议有关的社会经济总量之和构成会议产业。在我国会议产业不是一个独立的产业。各地对会议行业的归口也不同，有将会议归在“会展业”，有的归在“旅游业”中。因为绝大多数会议都是在宾馆、饭店举办的，旅游业与会议有着紧密的相关性。世界上也有很多国家将会议归在旅游业中。 会展概论 第五章 5.1 会议的概念、类型和构成要素 会议市场会议市场 在一定的空间范围内，有供给、有需求就形成市场，会议也一样。由于我国绝大部分会议采取非市场化运作方式，会议产业作为一个“隐性”的产业一直未凸现出来，人们对会议市场的规律认识和研究较少，会议市场作为一种市场发展较为滞后。改革开发以后，随着我

3、国经济的高速增长和国际交流的增加，在我国举办的国际日益增多，会议市场开始逐步形成。会展概论 第五章 5.1 会议的概念、类型和构成要素 市场化运作的会议是会议产业的主体，是促进会议产业发展壮大的“发动机”，它对城市经济具有至关重要的带动作用，更是专业的会议经营企业赖以生存的前提。市场化运作的会议主办人有国际组织、民间团体、政府机构、企业和专业的会议服务商等。 会展概论 第五章 5.1 会议的概念、类型和构成要素 1、行业会议：一般由政府部门或行业协会主办，主要是研究讨论行业的发展，包括相应的参观、考察。按国家最新的行业分类标准，我国的行业分类是：行业门类20个，行业大类95个，行业中类396个

4、，行业小类913个，产品和服务品种34000个。各行各业每年都举办大小不一的行业会议。行业会议根据行业的发展情况，有的每年举办一次和二次，有的几年举办一次。全国性行业会议一般规模都在300人以上，上千规模的行业会议也是常有的。由于行业会议规模大、数量多，需要依托社会资源办会，全国性的行业会议经常是在全国范围进行会议选址。会展概论 第五章 5.1 会议的概念、类型和构成要素 2、学术会议：一般由科研机构、大专院校、学术团体等权威学术机构主办，主要就某个或某方面的学术问题进行研讨和信息交流。表现形式有按年举办的年会和根据需要随时举办的专业会议、专题会议等。该类会议学术性强，对参会人员有较高的资格要

5、求，会议规模相对较小，举办场所选择余地较大，一般选定在主办单位自有会议场所或者是宾馆、酒店。会展概论 第五章 5.1 会议的概念、类型和构成要素 3、企业会议：1）节庆会议，通常由全体员工参加，有些是会议、活动、表彰、抽奖和用餐一体化的“大拼盘”。如周年庆活动、年功大会、迎新团拜会等。2）客户大会、供应商大会及订货会，因参会人员来自企业外部，涉及企业形象、办会环境和参会人员食宿、交通问题，一般选择在企业外部的宾馆内举办。3）产品发布会、产品推介会、新闻发布会，因面向公众和新闻媒体，为了企业形象和保证会议的圆满，一般在企业外部选择专业的办会场所。会展概论 第五章 5.1 会议的概念、类型和构成要

6、素 3、企业会议：4）专家评审会、专家论证会、产品鉴定会，参会人员为外来专家，为了创造良好的会议环境和对参会人士的尊重，一般选择在企业外部的宾馆举行，特别是企业自身条件较差时。5）度假型会议，为奖励员工，企业结合员工集体短期度假旅游举办一些研讨会和拓展活动，一般选择异地旅游度假场所举行。企业股东大会、董事会会议及高层经营管理会议也常有结合旅游休闲在企业外部举行的。6）其它会议，包括商务会议、培训会议也有在企业外部举办的。特别是接待一些高级商务客人多在下榻的宾馆连接待与会议一并举行。会展概论 第五章 5.1 会议的概念、类型和构成要素 4、专业的会议服务商策划的会议：专业的会议服务商主要通过市场

7、调查研究、捕捉社会热点问题、寻求有关部门合作等方式自主“造会”。从事这个行业的机构大致可分有五类。一类是会议服务企业，第二类是咨询公司，这二者主要以会议策划见长；第三类是科研机构（特别是社科类的研究院所）和大专院校；第四类是专业的培训机构；第五类是媒体。这些机构举办的会议以盈利为目的，会议服务各环节实行市场化运作，财务上精打细算，会议的策划、嘉宾邀请、会议招商、会议服务完全由企业自行承担，会议的成功与否有一定的风险性，但也正是这种风险性造就了这类机构的专业性、竞争意识和职业精神。可以预见，职业化的会议服务商将逐渐发展成为未来会议市场的中坚力量。会展概论 第五章 5.1 会议的概念、类型和构成要

8、素 5、展会期间的会议：这类会议由展览、活动的主办商策划主办，主要是为展览与活动进行配套；这类会议借助办展期间有关专业的参展商和专业观众较多，办会资源和办会氛围较好，目的促进和加强来自各地的专业人士之间的沟通和交流，提高展览与活动的质量和效果。 展会期间的会议类型主要包括开幕式、研讨会、交流会、论坛、产品说明会、产品推介会、商务洽谈会、签约仪式、庆功会与答谢酒会等。会展概论 第五章 5.1 会议的概念、类型和构成要素 6、其它民间会议：除上述几类主要的市场化运作的会议外，社会各阶层专业的、业余的民间组织也举办大量的会议，会议类型多种多样，会议规模、档次高低大小不一；有在正规会议场所举办的，也有

9、在非正规场所举行的；有商业性的，也有公益性的。会展概论 第五章 5.1 会议的概念、类型和构成要素 会议的主要特点会议的主要特点 、集体性、集体性 、程序性、程序性 、公开性、公开性 4 4、规范性、规范性会展概论 第五章 5.1 会议的概念、类型和构成要素 会议的作用会议的作用 1 1、会议体现了民主。、会议体现了民主。 2 2、会议交流了信息、会议交流了信息 3 3、会议统一了集体认识和行为、会议统一了集体认识和行为 4 4、会议促进了和谐和团结、会议促进了和谐和团结 会展概论 第五章 5.1 会议的概念、类型和构成要素 5.1.2 会议的类型按照会议主办单位划分1、公司类会议 2、协会类

10、会议会议3、其它组织会议按照会议活动的特征划分1、商务型会2、度假型会议3、文化交流型会议4、专业学术型会议5、政治型会议6、培训型会议 会展概论 第五章 5.1 会议的概念、类型和构成要素 5.1.1 会议的类型按照会议的组织形式划分1.论坛2.研讨会3.报告会按照会议的规模划分1.小型会议 2.中型会议 3.大型会议 4.特大型会议 会展概论 第五章 5.1 会议的概念、类型和构成要素 5.1.1 会议的类型按照会议代表的类型划分1、会员会议2、内部成员会议3、业务关系人员会议 4、公众会议按照会议代表的范围划分1、国内会议 2、国际会议会展概论 第五章 5.1 会议的概念、类型和构成要素

11、 会议的要素会议的要素 形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。 内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、 会议决定的贯彻落实。会议决定的贯彻落实。 财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。 会展概论 第五章 5.1 会议的概念、类型和构成要素 会议是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通，使所有参会人员对

12、交流的信息能够做出更全面的理解，会议提供双向的交流机会，可以提问、回答、讨论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。会展概论 第五章 5.1 会议的概念、类型和构成要素 5.1.3 会议的架构要素1. 会议主题2. 主办者3. 承办者4. 与会者5. 会议时间6. 会议地点7. 会议保障等会展概论 第五章 5.2 会议的策划会议策划基本概念与作用会议策划基本概念与作用会议策划就是为了使会议取得预期的目的，对会议产品进行预测分析，从而构思、设计、拟定出合理可行的方案，使之发挥应有的效能的理性行为。会议的策划必须反映出会议目标及与会者的特点。会展概论 第五章

13、5.2 会议的策划会议策划的作用 1、促使会议有序性 2、促使会议创新 3、让与会者产生舒适感和安全感 4、促使会议产生超值服务 5、促进会议商业化运作 6、促使会议规范化会展概论 第五章 5.2 会议的策划会议策划要素： 会议策划有诸多要素：会议目标、人选和会议 的运作。 要使会议成功，就必须使这三个要素彼此一致。会展概论 第五章 5.2 会议的策划5.2.1 会议策划内容 会议策划的内容：包括主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公共关系、媒体报道等。 1、会议立项策划 2、会议项目品牌形成策划 3、会议项目实施方案策划 4、会议相关活动策划 5、招商宣传策划 会展概论 第五章 5.2

14、会议的策划5.2.1 会议目标策划 一、确定会议目标 1、明确切实 2、时机条件成熟 3、明确余个项目之间的关系，不能相互矛盾。会展概论 第五章 5.2 会议的策划5.2.2 会议议题策划o议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究，才容易取得共识或最后表决通过。o每次会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论，使与会者的注意力分散，不利于解决问题。会展概论 第五章 5.2 会议的策划5.2.2 会议议题策划 1.服从目标 2

15、.立意要高 3.处理好主题和议题关系 4.高效 5.表述准确 6.符合会议权限 会展概论 第五章 5.2 会议的策划5.2.3 会议类型和形式策划 会议类型策划解决的是开什么样的会。 会议形式策划是解决：座位、格局、装饰和技术等 问题会展概论 第五章 5.2 会议的策划5.2.4 会议对象和规模策划与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。不同的会议，确定对象的内容不同。1. 合法性2. 必要性3. 资格确定4. 代表性会展概论 第五章 5.2 会议的策划5.2.4 会议对象和规模策划会议规模必须考虑n 效果n 效率n 场地n 成本会展概论 第五章

16、5.2 会议的策划5.2.5 会议发言策划o发言类型：报告、论坛、自由发言、讨论o注意事项： 1. 符合主题 2. 尊重发言权 3. 选好发言内容 4. 发言人的素质 5. 代表性 6. 控制人数 7. 限制时间 8. 发言顺序会展概论 第五章 5.2 会议的策划5.2.6 会议时间和地点策划 1. 时间 会议时间有三种含义： A 一是指会议召开的时间； B 二是指整个会议所需要的时间、天数； C 三是指每次会议的时间限度。 时间策划原则： 1. 时机是否成熟、议题是否能完成、尽量压缩成本 2. 准备工作是否能完成，是否有时间提交相关材料 3. 符合当地风俗和宗教习惯会展概论 第五章 5.2

17、会议的策划5.2.6 会议时间和地点策划2. 地点o会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。o国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素；专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。 会展概论 第五章 5.2 会议的策划5.2.6 会议时间和地点策划 2. 地点 选择会址，还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。1.交通便利 2.会议的设施和服务 3.会议地点色彩 4.营造良好气氛会展概论 第五章 5.2 会议的策划5.2.6 会议时间和地点策划2. 地点 地理位置 历史 服务设施 住宿会议地点评估内容 会议地点的工作人员 公共区域及设施 费用 景点 安全 其他会展概论 第五章 5.2 会议的策划5.2.7 会议程序策划 会展概论 第五章 5.2 会议的策划5.2.8 会议的公关和宣传策划 宣传方式有三种： 一是宣传，将相关活动（会议）信息传递给大众； 目的是为了推销会议 二是推广，这是一种策略，用以增加报名人数； 影