如何成为优秀的文秘

1、LOGO1如何成为一位优秀的文秘如何成为一位优秀的文秘LOGO2您在工作中经常会犯什么错误？您在工作中经常会犯什么错误？我要投诉！我很生气！LOGO3 课程目标文秘培训纠正工作中常犯的错误做一名优雅、大方、得体的文秘掌握文秘应该具备的基本素质掌握各项人事制度以及表格的应用LOGO4课程介绍课程介绍优秀文秘必备的素质和基本能力要求优秀文秘必备的素质和基本能力要求优秀文秘必备的仪容、仪表、礼节礼貌优秀文秘必备的仪容、仪表、礼节礼貌优秀文秘必知的人事制度和必填的表格优秀文秘必知的人事制度和必填的表格目前在单据处理上出现的问题目前在单据处理上出现的问题优秀文秘必备的档案管理技巧优秀文秘必备的档案管理技

2、巧文秘的工作职责文秘的工作职责模拟测试模拟测试如何成为九段秘书如何成为九段秘书LOGO5文秘的工作职责文秘的工作职责1、协助部门领导做好行政工作。2、接听、转接电话；接待来访人员。 4、做好本部门的会议纪要。 办公室档案收集、整理工作。 3、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好6、负责本部门员工入职、离职、转正、调职等相关文件5、负责部门公文、传真、信件、邮件、报刊杂志的分发。 的传递与统计。LOGO6文秘的工作职责文秘的工作职责12、协助部门领导完成其它各项工作。11、确保信息的保密性与安全性。 效率，提倡节俭。10、管理部门办公室各种财产，合理使用并提高财产的使用 好的当月考勤表与

3、下月排班表及时上交人力资源部。9、 每月底统计部门当月考勤表与下月排班表；并将统计8、负责部门办公室办公用品的领用、保管工作，做好7、负责传真件的收发工作。 物品出入的登记。 LOGO7优秀文秘必备的素质和基本能力要求优秀文秘必备的素质和基本能力要求认识事物的能力认识事物的能力观察感知能力观察感知能力 具备较强的观察感知能力，时时、具备较强的观察感知能力，时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于事事、处处做有心人，善于观察，善于发现容易忽略的发现容易忽略的“死角死角”，工作中一切有，工作中一切有价值的信息，将被动服务为主动服务。价值的信息，将被动服务为主动服务。分析综合能力分析综合能力 善于透

4、过现象看本质，从个别的事物善于透过现象看本质，从个别的事物中找出事物的内在联系和规律性，以科学中找出事物的内在联系和规律性，以科学的理论来指导自己的工作，提高思维能力，的理论来指导自己的工作，提高思维能力，善于从多种思路，多种方法来探求同一种善于从多种思路，多种方法来探求同一种事物，尽量做到举一反三，触类旁通。事物，尽量做到举一反三，触类旁通。随机应变能力随机应变能力 遇事不慌、处事冷静，处理问题既要遇事不慌、处事冷静，处理问题既要符合原则，又要机动灵活。符合原则，又要机动灵活。LOGO8优秀文秘必备的素质和基本能力要求优秀文秘必备的素质和基本能力要求语言文字运用能力语言文字运用能力阅读能力阅

5、读能力 一是要会精读，对重要文件要逐句一是要会精读，对重要文件要逐句逐字研究，从字里行间领会其微言大义；逐字研究，从字里行间领会其微言大义；二是要能够快读和泛读，领会精神实质，二是要能够快读和泛读，领会精神实质，提炼浓缩，摘要主旨。提炼浓缩，摘要主旨。视听能力视听能力 善于耐心倾听和正解理解别人的发言，善于耐心倾听和正解理解别人的发言，并用清晰简明精练的语言加以复述。并用清晰简明精练的语言加以复述。写作能力写作能力 熟练掌握各种应用文体的写作要领和技熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧，迅速准确地撰写出观点正确、内容充巧，迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构严禁、表达流畅、格式规范、文实、

6、结构严禁、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类应用文。笔精练的各类应用文。语言能力语言能力 鲜明准确，简练明晰，口吃清楚，语鲜明准确，简练明晰，口吃清楚，语速适中，措辞得体，切合身份。速适中，措辞得体，切合身份。办公设备运用能力办公设备运用能力 熟练掌握先进办公设备能力（计算机操熟练掌握先进办公设备能力（计算机操作技术、复印技术、打字技术等）。作技术、复印技术、打字技术等）。LOGO9优秀文秘必备的素质和基本能力要求优秀文秘必备的素质和基本能力要求组织协调能力组织协调能力协调能力协调能力 善于与善于与部门和部门之间部门和部门之间的协调沟通，的协调沟通，善于与部门内之间的协调沟通。在协调善于与部门

7、内之间的协调沟通。在协调中要谦虚慎，摆正位置，搞好服务。中要谦虚慎，摆正位置，搞好服务。 埋头苦干埋头苦干、忠诚老实，但绝不能机械被动，、忠诚老实，但绝不能机械被动，要学会独立思考，独立完成工作，而不过分要学会独立思考，独立完成工作，而不过分依赖于其它人。依赖于其它人。办事能力办事能力LOGO10优秀文秘必备的仪容、仪表、礼节礼貌优秀文秘必备的仪容、仪表、礼节礼貌今天你化妆了吗？LOGOLOGOLOGOLOGOLOGOLOGO现代心理学家也总结过一个公式：感情的表达言语现代心理学家也总结过一个公式：感情的表达言语（7 7）声音（）声音（3838）表情（）表情（5555）。）。LOGO女员工每只

8、耳朵只能佩戴一个耳钉LOGOLOGOLOGOLOGOLOGOLOGO行礼距离：在距客人2-3米处。有目光交流时行礼。行礼时必须微笑，没有微笑的鞠躬礼是非常无礼。礼节礼貌LOGO礼节礼貌LOGO礼节礼貌LOGO礼节礼貌LOGO礼节礼貌LOGO情形二情形四情形一情形三礼节礼貌LOGO29办公室礼仪办公室礼仪端茶倒水礼仪7.添水时，如果是有盖的杯子，则用右手中指和无名指将杯盖夹住，轻轻抬起，大拇指、食指和小拇指将杯子取起，侧对客人，在客人右后侧方，用左手容器填满，再按照5摆放即可。 1.茶水要适量。先说茶叶，一般要适当。茶叶不宜过多，也不宜太少。茶叶过多，茶味过浓；茶叶太少，冲出的茶没啥味道；2.无

9、论是大杯小杯，都不宜倒得太满；3.双手给客人端茶；4.一两个客人可以用手直接端给客人，如果两杯以上就必须用托盘了，左手托盘，右手摆放，这样比较规范； 5.摆放前，一定要轻声示意，避免对方无意碰撞，摆放时右进右出，顺时针斟倒或摆放（添水也同样），摆放位置为饮水者右手上方510公分处，有柄的则将其转至右侧，便于取放；6.如果有茶壶的话则摆放在中间，便于大家取用；每隔半小时至四十分钟添次水；LOGO30办公室礼仪办公室礼仪您的办公桌是这样凌乱吗？LOGO31办公室礼仪办公室礼仪为什么要保持办公室、办公桌干净整洁？个人良好工作习惯的表现对外公众形象的体现清晰的工作思路公司管理水平的体现LOGO32人事

10、变动表的填写经常出错或不规范的地方人事变动表的填写经常出错或不规范的地方:目前在单据处理上出现的问题目前在单据处理上出现的问题1、变动类型不填，或填写不正确；2、填写姓名写错字（必须按身份证上姓名填写）；3、职位填写不规范，未按人事架构内职位填写；4、变动表内任何项目如需变更，未要相关职权人员变更并签名；假期申请表填写经常出错或不规范的地方假期申请表填写经常出错或不规范的地方:1、部门、姓名、工号、职位、入职日期、填表日期未填写完整；2、未用正确的代码填写假期类型；3、请假日期和请假天数未计算正确；呈报文呈报文/联络单经常出错或不规范的地方联络单经常出错或不规范的地方:1、文件内容的主题表述不

11、清楚，出现错字；2、字体、行间距、字体格式不够美观；3、文字表述罗嗦，不够专业，大白话；LOGO33转正转正优秀文秘必知的人事制度和相关表格优秀文秘必知的人事制度和相关表格原则上，每位员工都需经过自受聘之日起原则上，每位员工都需经过自受聘之日起2 2个月的试用期个月的试用期（经董事会批准免试用期除外），于试用期内双方均可提出（经董事会批准免试用期除外），于试用期内双方均可提出终止雇用。管理层有权延长试用期，但不超过一个月，若经终止雇用。管理层有权延长试用期，但不超过一个月，若经过延长试用期后仍达不到要求的员工将会被辞退。员工试用过延长试用期后仍达不到要求的员工将会被辞退。员工试用期期间被签期期

12、间被签员工过失处罚单员工过失处罚单一次，将被延长试用期一个一次，将被延长试用期一个月，被签月，被签员工犯规过失单员工犯规过失单3 3次者将被辞退。次者将被辞退。相关政策相关表格1.1.人事变动表人事变动表2.2.员工评估表员工评估表员工直接上司填写表现评估表，评估合格后交部门负责员工直接上司填写表现评估表，评估合格后交部门负责人签批确认。填写人事变动表。两表报到劳资专员处。人签批确认。填写人事变动表。两表报到劳资专员处。经人资经理经人资经理/ /财务经理财务经理/ /分管副总（总经理）签批确认后分管副总（总经理）签批确认后方可生效方可生效。相关程序注意事项1.1.上报日期不可晚于生效日期。上报

13、日期不可晚于生效日期。 2.2.员工本人要知晓生效日及变动后工资。员工本人要知晓生效日及变动后工资。LOGO34平级调岗平级调岗优秀文秘必知的人事制度和相关表格优秀文秘必知的人事制度和相关表格相关表格人事变动表人事变动表部门填写签批，报到劳资专员处。经人资经理部门填写签批，报到劳资专员处。经人资经理/ /财务经理财务经理/ /分管副总（总经理）签批确认后方可生效。分管副总（总经理）签批确认后方可生效。相关程序注意事项1.1.上报日期不可晚于生效日期。上报日期不可晚于生效日期。 2.2.员工本人要知晓生效日及变动后工资。员工本人要知晓生效日及变动后工资。LOGO35调部门调部门优秀文秘必知的人事

14、制度和相关表格优秀文秘必知的人事制度和相关表格相关表格人事变动表人事变动表转出部门填写原职位、工资。经转出部门负责人签字后，转出部门填写原职位、工资。经转出部门负责人签字后，到转入部门负责人处，填写变动后职位、工资、生效日。到转入部门负责人处，填写变动后职位、工资、生效日。报到劳资专员处。经人资经理报到劳资专员处。经人资经理/ /财务经理财务经理/ /分管副总（总分管副总（总经理）签批确认后方可生效。经理）签批确认后方可生效。相关程序注意事项1.1.上报日期不可晚于生效日期。上报日期不可晚于生效日期。 2.2.员工本人要知晓生效日及变动后工资。员工本人要知晓生效日及变动后工资。3.3.考勤需交

15、接考勤需交接LOGO36升职、降职升职、降职优秀文秘必知的人事制度和相关表格优秀文秘必知的人事制度和相关表格相关表格1.1.人事变动表人事变动表2.2.员工评估表员工评估表填写员工评估表（员工、鉴定人），填写人事变动表。填写员工评估表（员工、鉴定人），填写人事变动表。两表报到劳资专员处。经人资经理两表报到劳资专员处。经人资经理/ /财务经理财务经理/ /分管副总分管副总（总经理）签批确认后方可生效。（总经理）签批确认后方可生效。相关程序注意事项1.1.上报日期不可晚于生效日期。上报日期不可晚于生效日期。 2.2.员工本人要知晓生效日及变动后工资。员工本人要知晓生效日及变动后工资。LOGO37调

16、班、调休调班、调休优秀文秘必知的人事制度和相关表格优秀文秘必知的人事制度和相关表格相关表格调休单调休单补休，串休，更改班次等与排班不同的情况时需提前填补休，串休，更改班次等与排班不同的情况时需提前填写调休单经部门负责人签批，报到劳资专员处。私自调写调休单经部门负责人签批，报到劳资专员处。私自调休调整班次，不上报调休单。会导致打卡记录与排班不休调整班次，不上报调休单。会导致打卡记录与排班不符。考勤无法统计。符。考勤无法统计。相关程序假期申请假期申请相关表格请假单请假单1.1.各种假期规定及申请参照员工手册各种假期规定及申请参照员工手册P9P9。2.2.无打卡记录且无请假单视为旷工。无打卡记录且无

17、请假单视为旷工。3.3.未休完所申请假期提前上班，员工需先到劳资专员处未休完所申请假期提前上班，员工需先到劳资专员处 销假。销假。4.4.一周请假三天及以上者，取消当周公休。一周请假三天及以上者，取消当周公休。相关政策LOGO38考勤考勤优秀文秘必知的人事制度和相关表格优秀文秘必知的人事制度和相关表格相关表格考勤表考勤表1.1.部门每月部门每月2121日日12:0012:00前报上月度（上月前报上月度（上月21-21-当月当月2020）考）考 勤到劳资专员处。勤到劳资专员处。2.2.考勤表要用相关符号明确体现补休，各种假期，出差。考勤表要用相关符号明确体现补休，各种假期，出差。3.3.积假要在

18、考勤表体现，不体现视为无积假，不得补休。积假要在考勤表体现，不体现视为无积假，不得补休。 4.4.考勤要每天都记录，避免漏记考勤。不得虚报考勤。考勤要每天都记录，避免漏记考勤。不得虚报考勤。相关程序打卡异常打卡异常相关表格考勤说明单考勤说明单1.1.考勤卡的使用及考勤管理参照员工手册考勤卡的使用及考勤管理参照员工手册P13P13。2.2.员工工作日无打卡记录且无考勤说明单视为迟到早退员工工作日无打卡记录且无考勤说明单视为迟到早退或旷工。或旷工。3.3.每月度填报考勤说明单不得超过三次。每月度填报考勤说明单不得超过三次。相关程序LOGO39排排 班班优秀文秘必知的人事制度和相关表格优秀文秘必知的

19、人事制度和相关表格相关表格部门每月部门每月1818日前报下月度（当月日前报下月度（当月21-21-下月下月2020）排班到）排班到劳资专员处。新员工入职部门要做好其排班经部门负劳资专员处。新员工入职部门要做好其排班经部门负责人签字报到劳资专员处。各班次除去用餐时间不能责人签字报到劳资专员处。各班次除去用餐时间不能低于八小时。低于八小时。相关程序排班表排班表加班加班相关表格参照加班制度。用餐时间不属于加班。参照加班制度。用餐时间不属于加班。相关程序加班申请表加班申请表LOGO40过失过失/奖励奖励优秀文秘必知的人事制度和相关表格优秀文秘必知的人事制度和相关表格相关表格过失：参照员工手册过失：参照

20、员工手册P17-22P17-22。犯规过失单需员工本人。犯规过失单需员工本人签字（旷工开除除外）确认，部门负责人签批后报到签字（旷工开除除外）确认，部门负责人签批后报到劳资专员处，经人资经理劳资专员处，经人资经理/ /分管副总（总经理）签批确分管副总（总经理）签批确认后方可生效。认后方可生效。奖励：部门负责人签批后报到劳资专员处，经人资经奖励：部门负责人签批后报到劳资专员处，经人资经理理/ /分管副总（总经理）签批确认后方可生效。分管副总（总经理）签批确认后方可生效。相关程序1.1.员工犯规过失单员工犯规过失单2.2.员工奖励申请单员工奖励申请单LOGO41离职离职优秀文秘必知的人事制度和相关

21、表格优秀文秘必知的人事制度和相关表格相关表格1.1.参照离职程序。参照离职程序。2.2.辞职申请单经部门负责人签批后上报到劳资专员处，辞职申请单经部门负责人签批后上报到劳资专员处，经人资经理经人资经理/ /分管副总（总经理）签批确认后方可生效。分管副总（总经理）签批确认后方可生效。3.3.试用期员工需提前七天申请，转正员工需提前一个试用期员工需提前七天申请，转正员工需提前一个月申请。月申请。4.4.辞职申请单生效后，最后工作日后两天内办理离职辞职申请单生效后，最后工作日后两天内办理离职手续。部门填写离职手续清单交接工作及部门物品手续。部门填写离职手续清单交接工作及部门物品-制服房退工装制服房退

22、工装-财务部确认是否有账务关系财务部确认是否有账务关系-退寝退寝（住宿员工）（住宿员工）-人资部。人资部。5.5.离职员工工资及押金不可即离即领，与在职员工发离职员工工资及押金不可即离即领，与在职员工发薪日相同。薪日相同。相关程序1.1.辞职申请表辞职申请表2.2.离职手续清单离职手续清单LOGO42部门劝退部门劝退优秀文秘必知的人事制度和相关表格优秀文秘必知的人事制度和相关表格相关表格1.1.因公司政策等客观因素劝退员工或因试用期不合格、因公司政策等客观因素劝退员工或因试用期不合格、工作表现不佳等主观因素劝退员工需填员工评估表工作表现不佳等主观因素劝退员工需填员工评估表（综合），部门负责人签

23、批后报到劳资专员处，经人（综合），部门负责人签批后报到劳资专员处，经人资经理资经理/ /分管副总（总经理）签批确认后方可生效。分管副总（总经理）签批确认后方可生效。2.2.员工评估表生效后，可立即办理离职手续，办理离员工评估表生效后，可立即办理离职手续，办理离职手续流程同辞职流程。职手续流程同辞职流程。相关程序 1. 1.员工评估表员工评估表 2. 2.离职手续清单离职手续清单1.1.劝退员工填写员工评估表（综合），有工劝退员工填写员工评估表（综合），有工资，返押金。资，返押金。2.2.开除员工填写员工犯规过失单，无工资，开除员工填写员工犯规过失单，无工资，不返押金。不返押金。注意事项LOGO

24、43管理人员话费报销管理人员话费报销优秀文秘必知的人事制度和相关表格优秀文秘必知的人事制度和相关表格相关程序每月每月1515日前交上月话费发票联到劳资专员处，过期不日前交上月话费发票联到劳资专员处，过期不予报销。未超过标准，实报实销。超过标准，按标准予报销。未超过标准，实报实销。超过标准，按标准报销。报销。相关程序员工入职后需自行到营口银行办理工资卡，办理后员工入职后需自行到营口银行办理工资卡，办理后将卡号报到部门文员处，部门文员于每月将卡号报到部门文员处，部门文员于每月2121日汇总日汇总上月上月2121日日-本月本月2020日新入职已办卡员工名单及卡号，日新入职已办卡员工名单及卡号，同当月

25、考勤表一同报到劳资专员处。同当月考勤表一同报到劳资专员处。工资卡工资卡离职返押金离职返押金相关程序押金收据丢失，需员工本人到部门开具证明，经部押金收据丢失，需员工本人到部门开具证明，经部门负责人签批，人资经理签批，到财务部出纳处复门负责人签批，人资经理签批，到财务部出纳处复印押金收据。将复印件交到劳资专员处。印押金收据。将复印件交到劳资专员处。LOGO44模拟测试模拟测试如何成为九段秘如何成为九段秘书书1 1、问题：总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。、问题：总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。获得的回报获得的回报付出的努力付出的努力惊惊 喜喜满满 意意上司的满意同事的认可上司的满意同事的认可LOGO45模拟测