高效会议管理技巧(南京)

1、申俊喜申俊喜我们需要会议会议需要管理管理需要技巧聆听易于忘记；聆听易于忘记；目睹方能记忆；目睹方能记忆；行动才能了解。行动才能了解。要求：要求：l给团队命名给团队命名l确定队长确定队长l认识成员认识成员l5分钟完成分钟完成n会议现状分析会议现状分析; ;n成功会议的准备工作成功会议的准备工作; ;n高效会议的标准流程；高效会议的标准流程；n影响会议的个人因素影响会议的个人因素; ;n高效会议的沟通与反馈；高效会议的沟通与反馈；n会议的领导艺术。会议的领导艺术。 会议难道就是一群毫无准备的人被一个不情愿的人召集在一起办一些毫无必要的事？l经理级干部与专业人员每周约花1/4的时间在开会上，中上级经

2、理约1周2天，高级执行官则多达1周4天；l开会时有一半以上的时间是浪费掉的；l针对500多个中型企业所作的调查，每年因无效会议导致的损失约1.43亿美元。漠不关心漠不关心抱怨抱怨不认同不认同第二次会议主题：第二次会议主题：离题，闲聊无结论无会议目标或议案会议拖得太久低效率的会议主持人与会者心不在焉与会者无准备过多或无组织的开会资料一言堂内部或外部干扰1、会议是一个集思广益的渠道2、会议显示一个组织或一个部门的存在3、会议是一种群体沟通的方式会议目的会议内容占1周开会时间的百分比信息传布l向员工简报新资讯或公司的新决定l传达其他部门或个人的相关资讯l说服员工相信公司的新计划或决定l指导员工适应新

3、政策或步骤30-40%解决问题与达成决议l点明困难与问题所在l引导大家集思广益，寻找解决方法l选择最好的解决方法l制定行动计划，划分责任归属40-50%开发创意l让与会者发表意见与自由讨论l证明新点子或新观念的可行性5-8%激励士气l表扬个人或团队的特殊贡献l强化认同感8-10%迷失丛林迷失丛林 你们乘坐的飞机在飞越非洲丛林你们乘坐的飞机在飞越非洲丛林上空时飞机突然失事，这时你们必须跳上空时飞机突然失事，这时你们必须跳伞。跳伞前可以选择伞。跳伞前可以选择6样认为最重要的样认为最重要的物品，在非洲丛林中生存能够有用，这物品，在非洲丛林中生存能够有用，这时你们必须在时你们必须在10分钟内开会商议为

4、生分钟内开会商议为生存作出一些选择，并且推选一位队员来存作出一些选择，并且推选一位队员来宣布这个决定。宣布这个决定。1、2、打火机3、蜡烛4、5、一瓶驱虫剂6、药箱7、7个大的绿色垃圾袋大砍刀一张防水毛毯1、大砍刀2、打火机3、药箱4、5、7个大的绿色垃圾袋6、一张防水毛毯l 如何理清开会的目的与诉求；如何理清开会的目的与诉求；l 会议形式与领导风格；会议形式与领导风格；l 如何选择与会者；如何选择与会者；l 会议规模；会议规模；l 会议地点；会议地点； 开会的目的与诉求，应尽可能开会的目的与诉求，应尽可能以一句话清楚地陈述出来。清楚以一句话清楚地陈述出来。清楚的程度至少要包括：为何开会、的程

5、度至少要包括：为何开会、谁来开、及工作何时该完毕。谁来开、及工作何时该完毕。 要求：要求：每组派出一人上前书写，只能补充不能重复每组派出一人上前书写，只能补充不能重复l开展有效的沟通l传达资讯l监督员工、协调矛盾l达成协议与解决问题l资源共享l开发创意l激励士气l巩固主管地位形式形式进行方式进行方式会议领导者会议领导者决策者决策者咨商咨商要建议，其余免谈要建议，其余免谈 主管主管主管主管决议提交式决议提交式 决议提报主管复核决议提报主管复核 与会者与会者主管主管责任完全交责任完全交付式付式 员工自决员工自决 ，主管附议，主管附议 与会者与会者与会者与会者如何选择与会者 会议规模直接影响到互动会

6、议规模直接影响到互动的状况。对于减少阶层间的隔的状况。对于减少阶层间的隔阂，强调上级与部属沟通畅通阂，强调上级与部属沟通畅通的公司，控制会议规模（即与的公司，控制会议规模（即与会人数）更显得格外重要。会人数）更显得格外重要。 l一家工厂着火了，经调查，原因在于一名员工违反了操作条例，在车间内吸烟，所以导致火灾发生。 如果你是这家厂的经理，你要采取哪种如果你是这家厂的经理，你要采取哪种方式处理此事，一对一的批评，还是开方式处理此事，一对一的批评，还是开会当众批评？你为什么这么选择？会当众批评？你为什么这么选择？1、必须把信息同时传达给很多人2、有些事情需要当众表扬或批评3、要让别人参与决策以集思

7、广益4、听取部门汇报工作5、给小组委派任务l一家工厂职工小王，经考勤调查，平均每个月迟到11次。 如果你是这家厂的经理，你要采取哪种如果你是这家厂的经理，你要采取哪种方式处理此事，一对一的批评，还是开方式处理此事，一对一的批评，还是开会当众批评？你为什么这么选择？会当众批评？你为什么这么选择？1、已经按惯例每周聚会2、会议成本太大3、还有比会议更好的方法4、没有什么特别的事要讨论5、你是唯一作决策并且知道该怎么做的人会议地点应考虑的因素：会议地点应考虑的因素： 找一个肯定不会受到打扰的地方 会前应确定电话已被免打扰 注意使与会者有足够舒适以集中精 力开会，但不要让他们舒服得想瞌睡 关注音响效果

8、。你的办公室：优缺点？你的办公室：优缺点？优点：你的全部参考资料在手边；你的权威性可能得到加强。缺点：可能会有电话干扰，或者有人打扰。 下级的办公室下级的办公室：优缺点？：优缺点？优点：可能提高一位下级的地位和士气。优点：可能提高一位下级的地位和士气。缺点：如果工作处狭小，可能会使双方感到不适缺点：如果工作处狭小，可能会使双方感到不适单位会议室：优缺点？单位会议室：优缺点？优点：避免由于使用个人办公优点：避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题。室而引起的公司等级问题。缺点：外人可能同与会者接触缺点：外人可能同与会者接触而打扰会议。而打扰会议。 外面的会议室：优缺点？外面的会议室：优缺点？优

9、点：保证没有任何一方占地主优势；如果保密优点：保证没有任何一方占地主优势；如果保密是重要的，这类会议室很有用。是重要的，这类会议室很有用。缺点：可能昂贵，并且每个人都不熟悉。缺点：可能昂贵，并且每个人都不熟悉。 会议中心会议中心：优缺点？：优缺点？优点：具有开大会的设备；需要时能够提供技优点：具有开大会的设备；需要时能够提供技术支持和安全保卫。术支持和安全保卫。缺点：可能缺少非正式的小规模聚会的机会。缺点：可能缺少非正式的小规模聚会的机会。 l会议时间l传达开会通知l座位安排l议程设计l会议记录l会议规范的制定 根据行为学家的研究，同样目的的会议在不同时段召开，会有不同的结果，所以“因时制宜”

10、来开会有其必要性。20% 80% 20% 80% 20% 80% 20% 80% 努力努力效果效果原因原因结果结果日本企业日本企业50 - 60年代运用这一原则在众多领域达到世界领先水平年代运用这一原则在众多领域达到世界领先水平质量革命质量革命80 / 20思维思维50 / 50思维思维1. 超常的创造力超常的创造力2. 寻找解决问题的捷径寻找解决问题的捷径3. 有选择地做有选择地做4. 在少数领域卓越在少数领域卓越5. 尽量多放权尽量多放权6. 只做能做得最好，最有兴趣做的只做能做得最好，最有兴趣做的7. 在每个重要领域问：做哪些在每个重要领域问：做哪些20% 导致导致80%8. 少工作，多

11、思考少工作，多思考 1. 超出平均水平的努力超出平均水平的努力 2. 走完全程走完全程 3. 全面，找尽一切可能全面，找尽一切可能 4. 在许多领域良好在许多领域良好 5. 尽量自己做一切事情尽量自己做一切事情 6. 做一切必须做的做一切必须做的 7. 一份辛勤，一份收获一份辛勤，一份收获 8. 抓着每一个机会抓着每一个机会 要求：要求：1、各队长汇总小组讨论结果、各队长汇总小组讨论结果 2、队长碰头会得出一个结果并公布、队长碰头会得出一个结果并公布 3、10分钟之内完成分钟之内完成注意事项： 1、 不能多，不能频繁，否则容易形成 拖沓的不良习惯，造成沉重负担； 2、不能过少，那只会让公司陷入

12、工作无序的可怕境地 ； 3、会议长度最好不要超过一小时。 4、将会议时间记录在笔记本上，以防疏忽造成工作上的被动； l每次开会时，总是把一个醒目的会议成本分每次开会时，总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。配表贴在黑板上。成本的算法是：会议成本成本的算法是：会议成本= =每每小时平均工资的小时平均工资的3 3倍倍2 2开开会人数会人数会议时间会议时间( (小时小时) )。 开会通知应包括请他与会的理由、该准备哪些资料及会议召集人所期望的会议目标。 日日期期时间时间地点地点会议内容会议内容出席对象出席对象主办主办部门部门备注备注4.1114:0015:00304室全校教学资源管理职能划分协调

13、会后勤办研究生部、成教学院、后勤中心人事处 带上各自建议4.128:309:004楼教育高地项目申报另行通知教务处请准备报告4.1310:0011:00304室各学院进人进展汇报会6学院院长及联系人，人事处负责人潘迎捷4.1318:3020:00H楼校报读者座谈暨新闻写作经验交流会另行通知宣传部请准备相关资料4.1413:3015:00H楼思想与教育管理工作会议宣传部、学生处学生处负责人黄晞建4.158:309:30304室维稳安全会议总支书记机关处负责人校办公室请做好记录 与会者座位安排对会议的成功有很大的影响。预先考虑座位安排，如果必要，设一个座位安排方案，给会议创造一个良好的机会来达到目

14、的。 主席坐在团队 成员之间 面对面就座主席坐在长桌的项端资历最浅者坐在离主席最远处 显示等级主席可坐在任何一个座位 自由讨论意见未定者可清楚地看到和听到与会者全部观点动议的支持者坐在其他支持者的斜对面，可以直接看到其他支持者动议的反对者、被支持者的座位隔开支持者在此位置有利于把情况传给意见未定的出席者主席与大部分与会者尤其是意见未定者保持目光接触反对者坐在主席旁边以“平衡”会议桌意见未定者看着主席寻求引导反对者坐在主席对面，在讨论中起很大作用支持者可以影响那些反对者分散对抗分散对抗 好的议程设计有助于讨论上轨道，避免讨论离题，有系统地帮助与会者一步步达到目标。 中国互联网政策与发展研讨会中国

15、互联网政策与发展研讨会 会议议程会议议程8:30 - 8:55 来宾签到来宾签到9:00 - 10:10 主题发言主题发言 主持人：主持人：海闻海闻，北京大学中国经济研究中心副主任，北京大学中国经济研究中心副主任 致辞：致辞：林毅夫林毅夫, 北京大学中国经济研究中心主任北京大学中国经济研究中心主任9:10 - 9:40 中国互联网的未来中国互联网的未来 凯瑟琳凯瑟琳 曼曼美国国际经济研究所高级研究员美国国际经济研究所高级研究员9:40 - 10:10 数字经济发展政策：美国的经验数字经济发展政策：美国的经验 罗伯特罗伯特 佩珀佩珀美国联邦通讯委员会主任美国联邦通讯委员会主任10:10 - 10

16、:30 休息休息10:30 - 12:00 专题讨论一专题讨论一: 互联网发展与政府管理互联网发展与政府管理 刘鹤，国家信息中心副主任刘鹤，国家信息中心副主任12:00-1:30 午餐午餐(勺园勺园)(午餐为自助餐，在勺园一层大厅举行，请您佩戴胸卡就餐。午餐为自助餐，在勺园一层大厅举行，请您佩戴胸卡就餐。)1:30 - 2:00 主题发言主题发言1:30 2:00 中国互联网的现状和政策中国互联网的现状和政策周其仁周其仁, 北京大学中国经济研究中心教授北京大学中国经济研究中心教授2:00 - 3:30 专题讨论二专题讨论二: 互联网的投资政策互联网的投资政策 主持人：林毅夫，中国经济研究中心主

17、任主持人：林毅夫，中国经济研究中心主任3:30 - 3:50 休息休息3:50 - 5:30 专题讨论三专题讨论三: 互联网的商务应用互联网的商务应用 主持人：马云，阿里巴巴主持人：马云，阿里巴巴 创始人创始人5:30-6:30 酒会酒会(您所领取的同声传译接收设备及耳机请在会后归还。您所领取的同声传译接收设备及耳机请在会后归还。)案例案例交互作用法的角色分配能保证会议的秩序顺畅l会议主席会议主席/经理（经理（M/C）l会议主持人（会议主持人（F）l记录员（记录员（R）l小组记忆人员（小组记忆人员（GM）l记时员（记时员（TK）l会议纪要员（会议纪要员（MT） 与会者的重要发言及决议都应正确地

18、记录下来，并在会后发给与会者。 l反应快l写字快l知识面广l记忆力强l组织能力强l倾听能力强l总结能力强 会议规范指的是大家达到共识的会议守则，每次开会就照此守则来进行。p了解会议的目的p是否一定要开会p确定会议的形式p安排会议的议程p决定会议的时间p确定会议的主持人p决定会议的地点p研究会场如何布置p确定出席人数p安排出席者座位p 是否准备会议名签p 是否安排交通工具p 是否安排与会者住宿p 是否发出了会议通知p 确定视听教材p 确定辅助教材p 准备会场周边的位置图p 是否要求与会者准备资料p 确定自己人的相关资料p 是否安排会后娱乐项目并做 好事先通知 l会议流程要固定l会议流程要公开l开

19、始： 欢迎 会议目的 议程 具体时间安排 规章制度l议程： 分享话题及目标 交换信息 产生注意/作决定/确认行动 总结l会议结束： 总结 安排下次会议l跟踪： 备忘录 跟踪计划l事先了解所有与会者的工作时间，以找出最适宜的开会时间；l超过一小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料；l所有与会者都要准备会上发言；l准时开始，准时结束；l维护他人的尊严；l各单位负责人对决议能否达成负直接责任；l存同求异，存异求同；l会议结束3天内与会者能够得到会议记录；l所有与会者具有对会议质量进行反馈的职责；l必要时请第三方监控，保证会议质量。l性格因素 l能力因素l会议中的个性对策1234l人以群分l见人说人

20、话l知己知彼开会是为参加者做些开会是为参加者做些他们所需要的事。他们所需要的事。 柳传志柳传志直面与会者直面与会者 ，一切尽在掌握！，一切尽在掌握！l蝉的症状：讲无关的故事；讲很长时间不进入主题；讲得模糊没有具体事例；拒绝倾听别人的观点。VSl对策：非语言性暗示；探询、总结、测试其理解程度；善意提醒关于程序及时间限制；带入别人发言。l症状：有攻击别人的倾向；总是给与消极的、否定的意见。VSl对策：l理解对方的想法和情绪；l重申什么意见都可以提，但正面的建议会更受欢迎；l非语言性打断。l症状：过于敏感；防卫性很强，心中有“墙”;不能站在别人的立场看问题。VSl对策：l突出他的贡献；l重复问题；l

21、短暂沉默。l症状：质疑正在使用的程序；总是提议不同的程序或建议。VSl对策：l肯定他的贡献；l重申可以使用现在的程序，如不奏效，则马上按他的方法实施。l症状：开会的同时亦并做别的工作；私自进入小团体讨论；时常接电话；瞌睡；以笔敲桌、背对发言者，故意看别处等。VSl对策：l主持人停止说话或示意发言者暂停，让会场突然静下来；l问是否该分组讨论等；l休息五分钟；l把会议进程加快；l短暂沉默。沟通的定义沟通的定义l沟通的双向性l沟通的双语性l沟通的问听说l发出信息要反复确认发出信息要反复确认l少说多听，少说多问少说多听，少说多问l多书面，少口头多书面，少口头l只解决，不争论只解决，不争论l先解决心情，

22、再解决事情先解决心情，再解决事情l多赞美，少批评多赞美，少批评l只对事，不对人只对事，不对人l态度比技巧更重要态度比技巧更重要l春秋战国时期，耕柱是一代宗师墨子的得意门生，不过，他老是挨墨子的责骂。有一次，墨子又当着众门生的面责备了耕柱，耕柱觉得自己真是非常委屈，便愤愤不平地问墨子：“老师，难道在这么多学生当中，我竟是如此的差劲，以致于要时常遭您老人家责骂吗？”墨子听后，毫不动肝火：“假设我现在要上太行山，依你看，我应该要用良马来拉车，还是用老牛来拖车？”耕柱回答说：“用良马。”墨子又问：“为什么不用老牛呢？”耕柱回答说：“因为良马足以担负重任，值得驱遣。”墨子说：“你答得一点也没有错，我之所

23、以时常责骂你，也只因为你能够担负重任，值得我一再地教导与匡正你。” l耕柱为什么会感到愤愤不平？l墨子是如何解决的？l在工作中给我们带来什么启示？要求：每组讨论推选代表发言要求：每组讨论推选代表发言l启示一：员工应该主动与管理者沟通启示一：员工应该主动与管理者沟通 l启示二：沟通要讲究场合和技巧启示二：沟通要讲究场合和技巧 l启示三：企业忽视沟通管理就会造就无启示三：企业忽视沟通管理就会造就无所谓的企业文化所谓的企业文化 l发出准备聆听的信息发出准备聆听的信息l在沟通过程中采取积极的行动在沟通过程中采取积极的行动l准确理解对方全部的信息准确理解对方全部的信息1.下面的倾听误区，你是否经常涉入？

24、(1)别人说话时，你在想自己的事是否(2)边听边与自己的不同观点对照是否(3)经常打断别人的谈话是否(4)为演讲者结束他的演讲是否(5)忽略过程只要结果是否(6)仅听自己想听或愿听的东西是否(7)精力不集中，易被其它东西干扰是否2.建议改进的内容A点头且微笑是否B眼神接触是否C身子前倾是否D重复/总结是否E做记录是否l问对问题问对问题l问好问题问好问题探询是决定你能否听到探询是决定你能否听到l正面的反馈（表彰鼓励）正面的反馈（表彰鼓励）l建设性的反馈（改进建议）建设性的反馈（改进建议）（一）（一）反馈的类型反馈的类型1、指出对错不是反馈；2、对于他人的言行的解释，也不是反馈；3、对于将来的希望

25、和建议，也不是反馈。 目的：目的：反馈是你给对方目前行为的鼓励反馈是你给对方目前行为的鼓励和建议，为了使他做得更好。和建议，为了使他做得更好。（二）（二）反馈的运用反馈的运用1、会中反馈要简短，会后反馈要及时2、首先要肯定，肯定要充分3、观察要仔细，重点要重复4、提建议先启发，探询要积极5、建议后要让对方复述，确定对方理解6、最后落实在行动（三）（三）管理者反馈原则管理者反馈原则1.对事不对人对事不对人2. 更多地采取建议的方式更多地采取建议的方式3.采取采取“三明治三明治”式的批式的批评方式评方式验证“汉堡原则”指导表操作步骤操作内容步骤1先表扬特定的成就，给予真心的肯定步骤2然后提出需要改

26、进的“特定”的行为表现步骤3最后予以肯定和支持结束 步骤1 步骤2 步骤3 改进方案1_改进方案2_改进方案3_定义问题定义问题收集相关信息收集相关信息分析症状分析症状/原因原因/目标目标/条件条件开发解决方案开发解决方案选择最佳解决方案选择最佳解决方案实施解决方案并衡量结果实施解决方案并衡量结果日本狩野博士的“深耕法”即中国的“打破沙锅问到底” 问题的层次 相对应的改善层次车间有一滩油为什么因为机器漏油因为垫圈劣化了因为所购的垫圈原料为次货因为它的价码不错因为采购人员的绩效是依其与正常价的节余而定把它清理掉换垫圈买更好的垫圈改变采购政策为什么为什么为什么为什么头脑风暴（BRAINSTORMING）：头脑风暴又称头脑激荡或各抒己见，是目前运用十分广泛的集思广益的方法。其特点是能在很短的时间内产生大量的主意与方法，重量而不重质。头脑风暴规则头脑风暴规则w 不断鼓励与会者提出意见和新的想法不断鼓励与会者提出意见和新的想法w 对产生的意见和想法不加评判对产生的意见和想法不加评判w 不要受逻辑，经验与现实束缚不要受逻辑，经验与现实束缚w 由记录员记录下所有的想法由记录员记录下所有的想法旁观者清（OBS