财务签字工作规范

1、财务签字工作规范（适用于副总、分公司经理、部长）为了保证记账凭证的及时传递，保证总公司汇总数据及时与准确，保证费用开支、款项支付合理地 进行，使分公司经理（以下如非特别说明，均指分公司经理、超市店长及采购部长）对采购付款、费用报 销、财务调账等进行有效的监控，规范财务管理，按照财务管理基本制度的相关条款，特对分公司经 理在记账凭证上签字及相关事项作出如下规范：一、哪些记账凭证、原始单据需要分公司经理签字？（一）营业外收入：分公司经理必须在记账凭证上签字、审核，其中涉及到盘盈盘亏的，在申请报告 及原始单据上也必须有分公司经理签字。（二）支票换现金：必须有分公司经理签字；（三）库存成本结转：记账凭

2、证上必须有分公司经理签字；（四）内部应收、应付转条：记账凭证上必须有分公司经理签字；（五）应付账款： 分公司经理须在付款单上签字审核。 如有调账或少付款的， 须在其它应付单上签字， 同时也要在记账凭证上签字、审核。一进一出的商品须由分公司经理在入库单上签字审核进 价、卖价，而后在付款单上签字，审核（超过 5 天报账的，报财务部批准） 。（六）预收账款：在还预收账款时，预收条上必须有经手人、分公司经理签字审核。当天支票返现金 的，须有分公司经理或业务经理在预收条上审核、签字。（七）预付账款：分公司经理须在预付条上签字、审核。冲预付账款也要在付款单上签字审核。（八）其它应收款： 记账凭证下所附借款

3、单上必须有总经理签字和分公司经理签字方可。 分公司经理 的签字意味着为借款人提供担保。（九）其它应付款：在其它应付单上必须有分公司经理签字。（十） 短期借款：必须有总经理签字审核及分公司经理签字审核。（十一） 经营费用：公司经理要逐笔在原始票据上签字， 而后在付款凭证上签字审核。 （300 元以 上的固定资产、在建工程、特批费用等须有总公司批复） 。（十二） 所有涉及调账的、凭证回冲的、费用回冲的必须有分公司经理签字。二、分公司经理签字时需注意些什么？（一）分公司经理签字时不应签在凭证、单据的左上角，以免装订时被遮盖；（二）分公司经理签字时对相关事项不清楚的，应立即找相关人员进行调查、确认；（

4、三）分公司经理对记账凭证签字的目的是对本分公司财务收支情况有个全面的认识，同时签字代 表本人对该财务行为是同意的。因此要特别关注是否存在违规、违纪行为，是否存在潜在隐 患等，必要时提出改进财务管理的建议。三、其它事项：一）会计主管将装订好的记账凭证复核后，应及时交分公司经理签字审核；二）分公司经理签完字以后，会计主管需对经理签字是否有遗漏进行检查，并在记账凭证封底内 右下侧签字；三）分公司经理除了因请假回家、去外地出差或总公司特批等情况外，应在规定的时间内对记账 凭证进行签字；四）分公司经理到审计室进行补签字的，需凭出差单或请假条（复印件） ，方可允许补签；补签字 如有遗漏的，会计主管不承担责

5、任；五）分公司经理应及时在记账凭证上签字，及时将凭证返给会计主管。金融票据填写规范（适用于所有与业务有关的人员）填写的各种票据和结算凭证是办理支付结算和现金收付的重要依据，直接关系到支付结算的准确、及时和安全。票据和结算凭证是银行、单位和个人凭以记载账务的会计凭证，是记载经济业务和明确经济责 任的一种书面证明。因此，填写票据和结算凭证，必须做到标准化、规范化，要素齐全、数字正确、字迹 清晰、不错漏、不潦草，防止涂改。一、中文大写金额数字应用正楷或行书填写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、 仟、万、亿、元、角、分、零、整（正）等字样。不得用一、二（两） 、三、四、五、六、七、 八、

6、九、十、毛、另（或 0）填写，不得自造简化字。二、中文大写金额数字到“元”为止的，在“元”之后，应写“整”（或“正”）字，在“角”之 后可以不写“整”（或“正”）字。大写金额数字有“分”的，“分”后面不写“整”（或 “正”）字。三、中文大写金额数字前应标明“人民币”字样， 大写金额数字应紧接“人民币”字样填写， 不得留有空白。大写金额数字前未印“人民币”字样的，应加填“人民币”三字。四、阿拉伯小写金额数字中有“ 0”时，中文大写应按照汉语语言规律、金额数字构成和防止涂改的要求进行书写。举例如下：五、阿拉伯数字中间有“ O'时，中文大写金额要写“零”字。如Y1, 409 . 50,应写成

7、人民币壹仟肆佰零玖元伍角。六、阿拉伯数字中间连续有几个“ 0”时，中文大写金额中间可以只写一个“零”字。如Y6,00714,应写成人民币陆仟零柒元壹角肆分。七、阿拉伯金额数字万位或元位是“ 0”,或者数字中间连续有几个“ 0”,万位、元位也是“ 0',但千位、角位不是“ 0”时，中文大写金额中可以只写一个零字，也可以不写“零”字。 如Y 1 ,68032,应写成人民币壹仟陆佰捌拾元零叁角贰分,或者写成人民币壹仟陆佰捌拾元叁角贰 分；又如Y 107, 000 . 53,应写成人民币壹拾万柒仟元零伍角叁分，或者写成人民币壹拾万零 柒仟元伍角叁分。八、阿拉伯金额数字角位是“ 0”,而分位不是

8、“ 0”时,中文大写金额“元”后面应写“零”字。如Y 16, 409.02，应写成人民币壹万陆仟肆佰零玖元零贰分；又如Y325 . 04,应写成人民币叁佰贰拾伍元零肆分。九、阿拉伯小写金额数字前面，均应填写入民币符号“Y” （或草写：）。阿拉伯小写金额数字要认真填写,不得连写分辨不清。十、 票据的出票日期必须使用中文大写。为防止变造票据的出票日期,在填写月、日时,月为壹、 贰和壹拾的,日为壹至玖和壹拾、贰拾和叁抬的,应在其前加“零”；日为拾壹至拾玖的,应 在其前加“壹”。如 1 月15日,应写成零壹月壹拾伍日。再如 10月 20日,应写成零壹拾月 零贰拾日。十一、 票据出票日期使用小写填写的,

9、银行不予受理。附：支票注意事项一、支票分为现金支票、转账支票 2 种。现金支票只能用于支取现金；转账支票只能用于办理转账, 它适用于存款人给同一城市范围内的收款单位划转款项,仅限于同城或指定票据交换地区使用。二、支票金额起点为 100元,付款有效期为十天, 从签发的次日算起, 遇节假日顺延, 过期支票作废, 银行不予受理。三、签发支票要用墨汁或碳素墨水（或使用支票打印机）认真填写；支票大小写金额和收款人三处绝 对不得涂改。 签发缺印鉴或错账号的支票及签发的支票印鉴不符、 账号户名不符、 密码号不符的, 银行处以百分之五但不低于 1000元的罚款。四、没有签名盖章的支票不能收。签名盖章要盖在支票

10、上出票人栏的位置,盖在其它地方,就不发生签名盖章的效力,属于不合格支票。签章空白的支票是“不完整票据”,这种票据无法律效力,必须请出票人补盖印鉴方可接收。五、出票签名或盖章模糊不清的支票不能收，这种鉴章不清楚或不明的支票经常被银行退票。六、图章颠倒的支票是有效的，可以收。盖错印章涂销后，再加盖正确印鉴的支票，可以收。出票人 在盖错的印鉴上两斜对角打“X”涂销，这枚印鉴视为没有记载，只要第二次所盖的印鉴和银行预留的印鉴相同，而且户头内有足够存款，这张支票是安全的。七、票面大写金额栏内漏写“元”字的支票，不能收。大写金额经涂改的支票是无效支票，绝对不能 接收。八、票面金额填写“拾元整”的支票，不能

11、收。银行实务对有关支票金额的写法有特别的要求，10元应写为“壹拾元整” ；支票上大写金额写“廿”绝对不能接收， 20 元的正确写法是“贰拾元” ， 如果写成“廿” ，银行会以退票方式处理。九、收支票时须注意：票面是否干净，须无污损、无死折；支票收款单位是否为本单位；支票大小写金额填写是否正确，两者是否相符；支票是否在付款期内；背书转让的支票其背书是否正确， 是否连续。会计工作规范（日常业务操作）为了更有效地加强总公司对各分 （子）公司的资金、费用等方面的合理使用和有效监控，规范各财务相 关岗位的基础业务工作，特制定本规范。一、各分公司财务人员要按照财务审批手续认真办理好每笔经济业务，如收银员转

12、来的款项、银行 的存取款、销售人员及其它人员的借款和报账等。二、各项费用开支要符合公司规定，不得超出公司规定的范围。按公司核定的预算标准核销费用。 在总公司下达的费用开支预算外开支费用，必须向总公司报告并说明充足的理由，否则不予报销。三、当有关人员报账时，会计（主管） 、出纳要随手编制记账凭证，正确填写各项内容，如日期、编 号、摘要、制单人等须填写清楚。四、编制记账凭证时，取得或填制的票据要真实、完整、合规、有效，内容要全面、规范。如日期、 附单据张数、制单人等，摘要要简明扼要，文字、金额大小写要规范、清楚。五、记账要规范、清楚，记错账时要使用正确的更正方法更正，不得刮、擦、挖、补、涂。须做到

13、 账账相符（明细账与总账） 、账证（明细账与会计凭证）相符、账实（明细账与实物、资金）相符、 明细账与口袋相符。六、总公司对各分公司实行流动资金定额管理。 各分公司当天收支相抵后，以 “内部往来”（需详细 列明“内部往来”各明细项目）形式进行会计核算，以决定各分公司是划款给总公司还是由总公司 补充流动资金。不得以任何形式截留资金。七、记账凭证装订实行分层的方式：第一层：与销售日报表相关的账务处理；第二层：内部转条、 存取现金、采购入库及结算、转账；第三层：经营费用、还预收及内部往来等。层与层之间用凭证 封面或封底纸进行分隔。凭证装订位置在左上角，装订方法采取“斜三角法” ，必要时应进行分册 装

14、订。凭证封面应加盖各分公司小方章（红色） 。八、各单位的记账凭证，在规定的时间内必须传递至总公司审计室，由审计人员进行审计检查及汇总。九、会计人员每月 22-25 号之间应将应收账款明细表提交给分公司经理，销售人员须及时催收 应收账款。十、 按规定须有总公司批复的开支，必须要有总公司批复才能入账，同时也必须在五天内报账（特 殊情况除外） 。十一、 对于大的项目费用 （1 万元及以上的项目） ，先由总经理审批后 ,财务方可开始支付款项。 此类项 目费用均在 “在建工程” 科目中进行全面核算， 各单位应根据实际情况， 与业务负责人一起拟定 “工 程项目”明细。如涉及分期付款的，账务处理时先挂“预付

15、账款-XXX单位”（在口袋中除了应装相应的单据外，还应将载有相关预付条款的合同复印件也装在口袋中） ，待款项付完后再转入相应“在建工程”明细项目。对于不涉及分期付款的项目费用，直接入“在建工程”相关明细项目。所 有工程完工后，由“在建工程”各明细项目转入“固定资产”或其它相关科目。十二、 所有记账凭证，制单人须签字，涉及资金收支的，出纳须签字，会计主管须对每一张记账凭证 仔细审核并签字。不论会计主管，还是会计、出纳，一旦发现凭证中存在错误或疑问的，应立即向 有关人员指出，并可要求其解释或更正。日常工作中， 会计主管应对上述事项进行检查并逐步规范财务人员的操作。如若在审计人员进行检查时，发现以上

16、各项中有问题的，财务部须对相关人员作出相应的处理。会计工作规范（K3操作及账务处理）企业的财务管理工作，从表面上看千头万绪，其实内部都有一定的规律。我们就按商品从采购、入库K3系统中的操作逐一进行说明。到销售、收款的全过程，对其中涉及到的账务处理及财务人员在金蝶5、 采购发票“库存商品”科目下设除“库存商品”子目外，另设四个子目，即：运输费、包装费、镀锌费、 加工费。这些进货时发生的运输费、包装费、镀锌费、加工费等，要按金额分摊到库存商品的进货成 本当中。账务处理为：借：库存商品 - 库存商品（运费、包装费、镀锌费、加工费） 贷：现金（银行存款、应付账款）1、采购进货A、涉及到供应厂商的采购发

17、票。在进行账务处理之前，我们要将发票进行简单整理，并对下列几项进行检查：a、是否有收货人及库长签字；b、是否有入库章；c、是否有标价人签字。对上述事项检查完毕后，可对发票 按供应商名称进行整理，以避免装口袋时的重复劳动，然后便可生成凭证：操作：进入 k3 系统 物流管理存货核算凭证处理 按单生成凭证采购发 票生成汇总凭证， 会计分录如下：借：库存商品 库存商品贷：应付账款一般*供应商III注：如果涉及到厂家保证金时用会计科目 “应付账款保证金” ，一般情况下都是用 “应付账款 般”如果在进货过程中涉及到费用分摊的，生成以下会计分录：借：库存商品 - 库存商品- 运费分摊- 加工费分摊- 镀锌费

18、分摊- 包装费分摊贷：应付账款一般*供应商B、涉及到内部调货的采购发票。除对“ A”中所提到的几项进行检查外，要对票据进行整理：a、按分公司名称分开；b、同一分公司按日期分开 （根据收款章的颜色）；c、计算出合计数并在摘要中写明对方票据日期， 生成会计分录：借：库存商品 库存商品2、采购结算A、当时进货，当时结账。须生成两个分录：1）根据采购发票，生成分录 （ 具体步骤前面已述 ）：借：库存商品库存商品贷：应付账款一般*供应商2）根据付款单，生成分录（付款单要先进行核销后再生成凭证）操作：进入 k3 系统 财务会计应付款管理凭证处理凭证生成 付款单 （如是退款则选择退款单）借：应付账款一般*供

19、应商贷：现金（银行存款）贷：营业外收入一一少付及少收（抹零头时用）B、除当时结账以外的其他结账方式。在应付款系统中，已经挂了该供应商的应付款项，需要采购主办到会计处取欠条，生成付款单。按付款单生成凭证，会计分录如下（操作同上） ：借：应付账款一般 * 供应商贷：现金 / 银行存款3、价格标错时的处理为保证公司库存商品成本的准确性， 并基于 K3 软件内部数据计算的要求， 在采购人员标 错进货价格时，业务、财务须做如下处理：1）结算员给厂家结账时，凡是涉及到单价调整的（少量折扣除外），须及时制作“其它应付单” ，以调整应付账款金额（可能是正数，也可能是负数） ；另外须根据调价的商品明细规格及时制

20、作 “成本调整单” ，调整商品的入库成本，单据上须标明上调或下调的原因。这两张单据均由结算 员打印、签字后转财务人员作账务处理；2）财务人员接到单据后，根据“其它应付单” 、“成本调整单”分别进行账务处理：a）根据“其它应付单”进行的账务处理（单价下调时红数，上调时蓝数）：操作：进入 k3 系统财务会计应付款管理凭证处理凭证生成 其他应 付单， 分录如下：借:分公司往来 *分公司贷：应付账款一般 * 供应商b）根据“成本调整单”进行的账务处理：操作：进入 k3 系统 物流管理存货核算凭证处理按单生成凭证 成本调整 单生成凭证， 分录如下：借：库存商品其它7贷：分公司往来* 分公司3）如供应厂商

21、对我公司库存进行下调时的账务处理，做“付款单” ，生成会计分录（操作步骤同付 款）：借：应付账款一般 * 供应商贷：应收返利 *供应商借：应收返利 *供应商贷：营业外收入 厂家返利4）如价格并没有标错的只是抹去零头的，无须做其它应付单及成本调整单，直接在付款单上做折 扣处理，入“营业外收入”的“少付及少收”明细科目。根据付款单生成凭证，会计分录为（操 作步骤同付款） ：借：应付账款 -* 供应商贷：营业外收入 少付及少收二、日报表的账务处理（收账）1、分公司日报表的账务处理：其实，从某种意义上说，我们财务一天的工作是从收账开始的，总公司对各分公司的结账时间实行统一管理（次日早上 5 点），按照

22、工作流程，早上 8 点上班，收银员便会交来前天的销售日报表，我们便开 始了一天的工作。销售日报表是具有鑫方盛特色的“原始凭证” ，既简单、明了，又清晰、直观，由收银员负责汇总填写，对票员核对，财务监督复核，做为当天销售相关账务处理的原始凭证。日报表审核完毕后，按日报表的先后顺序进行账务处理。第一、首先生成总的销售部分。操作：进入 K3 系统存货核算凭证处理按单生成凭证 销售发票（分别按客户代 码或销售部门进行过滤） 生成凭证会计分录如下：一组销售：借：应收账款一一一般（部门）*客户III贷：商品销售收入注：市场拓展部及钢材区的销售用会计科目： “应收账款部门” ，分公司自己的销售都是用“一般”

23、 二级科目。贷：内部调货收入见条付货：（账务处理同已收款配送）联营（轴承） ：无论联营厂家对客户是否为赊欠，我公司均视同现销处理，不挂应收。钢材区：（账务处理同配送流程）市场部销售： （账务处理同一组销售）需要说明的是， K3 系统默认的销售方式是“赊销” ，所以销售发票都必须通过“应收账款（或内部或 配送）”进行过渡。第二、当天现金和支票收入操作：进入 k3 系统财务会计应收款管理凭证处理凭证生成 选择单据类型 选择结算方式生成凭证 ，分录如下：借：现金 / 银行存款贷：应收账款（内部应收账款）*客户（分公司）III第三、收应收现金、支票。在过滤条件中选择结算方式为“收应收现金或收应收支票”

24、 ，生成分录： 借：现金（银行存款）贷：应收账款 * 客户III收内部应收账款及配送应收款与上述步骤相同。第四、预收现金、支票。单据类型选择“预收单” ，生成分录： 借：现金（银行存款）贷：预收账款 * 客户III配送预收账款与上述步骤相同。第五、支票返现金。支票返现金需生成两条分录，用“预收账款”科目进行过渡。选择过滤条件“收款单”，结算方式选择“返现金” ，生成分录：借：银行存款贷：预收账款 * 客户III选择“退款单” ，结算方式选择“返现金” ，生成分录：借：预收账款 * 客户9贷：现金第六、日报表多收、少收。在总账系统中直接录入，分录如下：借：现金（多收蓝数，少收红数）贷：营业外收入

25、少收或少付（多收蓝数，少收红数）第七、如有向外出租柜台和厂商联营的，要在“应付款管理”中新增“其他应付单” ，根据其他应付单生成凭证，分录如下：借：现金 / 银行存款贷：应付账款 * 供应商2、配送中心日报表的账务处理第一、与分公司日报表相同，收入合计部分按销售部门进行过滤，分别作账：借：配送内部应收账款分公司应收*客户贷：配送商品销售收入同时，分公司已收款部分，须转销至分公司：操作：进入 K3 系统 财务会计应收款管理结算应收款转销选择过滤条件 ，进行转销操作（转销后系统会自动生成一个其他应收单，将其他应收单审核，生成分录）：借：配送内部应收账款一一分公司已 收一一*分公司贷：配送内部应收账

26、款分公司应收-*客户配送中心本公司的销售则按照分公司日报表账务处理程序进行处理。第二、当天的现金或支票收入 :操作同分公司日报表 , 但分录有所不同 , 为:借:现金 /银行账款贷:配送内部应收账款分公司已收* 客户配送中心本公司的现销则按照分公司日报表账务处理程序进行处理。 第三、收应收现金、支票： 账务处理方式同分公司日报表 , 但分录有所不同 , 为:借:现金 /银行账款贷:配送内部应收账款分公司应收 * 客户或：配送内部应收账款分公司已收 *分公司配送中心本公司的收应收则按照分公司日报表账务处理程序进行处理。第四、内部调货及少收多收部分同分公司日报表账务处理方式。3 、配送转条时配送中

27、心和分公司的相关操作：A、 应收款配送： 配送中心： 如需要将客户配送应收单转到分公司时，作转销处理（方法同上） ：借：配送内部应收账款一一分公司应收一一*分公司贷：配送内部应收账款分公司应收*客户注：如涉及到客户退货则单独写转条或注明转条中含退货金额是多少。分公司： 收银台根据客户所交的 配送销售清单 制作“其他应收单” ，金额与配送销售清单 一致，会计根据收银台所制作的“其他应收单”作账务处理，会计分录如下：借：应收账款一般* 客户贷：分公司往来* 分公司配送中心转回应收单时，会计分录如下：借：分公司往来* 分公司贷：配送内部应付账款*分公司如果转回退货应收单，则由会计同时作一张其他应收单

28、负数及一张其他应付单负数，会计 分录如下借：应收账款一般 * 客户（负数）贷：分公司往来 * 分公司（负数）借：分公司往来 * 分公司（负数）贷：配送内部应付账款 * 分公司（负数）B、已收款配送：配送中心： 配送中心发生已收款配送业务时，会计人员根据配送日报表的已收款部分，直接作账 即可（账务处理方法在前面部分已述） 。如发生退货，在配送中心退款与在分公司退款账务处理又有所区别：配送中心退款，直接冲减分公司配送收入即可：借：配送内部应收账款*客户（负数）贷：配送销售收入（负数）借：现金 （负数）贷：配送内部应收账款 *客户（负数）分公司退款：配送中心会计需将客户的配送退货清单及时传递至分公司

29、会计，此时的账务处理方式同应收款配送，会计分录如下：根据配送日报表作：借：配送内部应收账款 * 客户（负数）贷：配送商品销售收入 （负数）收到分公司转条确认联时，作转销至分公司：借：配送内部应收账款* 分公司（负数）贷：配送内部应收账款* 客户（负数）分公司：配送时： 根据收银台所作的预收单，作会计分录如下：借：现金（银行存款）贷：配送预收账款*分公司发生退货，从分公司取款时：借：配送预收账款*分公司贷：分公司往来*分公司贷：分公司往来*分公司（负数）贷：现金三、内部转条由于我们的客户资源是共享的，所以有可能这个客户既在本公司购货又到其他分公司购货，但月底 结账时，客户要求将其他分公司的欠款一

30、块转过来，集中起来结账。这就涉及到我们的内部转账。我们可 以按转账的类型把它分为三类：1、应收账款的转账 2、应付账款的转账 3、其他转账（如因人员调动产生的合同违约金、工作服押金、其他应收款的转账、固定资产转移等），下面就这三种类型分别进行说明。1、应收账款的转账。A、从本公司转到其他分公司（转出）操作：进入 K3 系统财务会计应收账款管理结算应收账款转销选择过滤条 件，进行转销操作（转销后系统会自动生成一个其他应收单，将其他应收单审核，生成分录）借：内部应收账款 * 分公司III贷：应收账款一一*客户B 、由其他分公司转到本公司（转进）需要在两个模块中核算： 1、应收款管理模块 2、应付款

31、管理模块操作： 1） 进入 K3 系统财务会计应收账款管理其他应收单新增生成凭证），分录如下：借：应收账款 * 客户III贷：分公司往来 * 分公司2）进入K3系统-财务会计-应付款管理-其他应付单-新增：分录：贷：分公司往来（红数）贷：内部应付账款一*分公司III2、应付账款的转条A、从本公司转到其他分公司（转出）操作：进入 K3 系统 财务会计应付账款管理结算应付账款转销件，进行转销操作（转销后系统会自动生成一个其他应付单，将其他应付单审核，生成分录） 贷：应付账款 * 供应商（红数）III 贷：内部应付账款 -* 分公司B 、由其他分公司转到本公司（转进）需要在两个模块中核算：1、应收款

32、管理模块 2、应付款管理模块操作：1）进入 K3 系统财务会计应收账款管理其他应收单新增成凭证），分录如下：，（根据其他应收单根据其他应付单生成选择过滤条，（根据其他应收单生借：内部应收账款 * 分公司贷：分公司往来* 分公司2）进入K3系统一财务会计一应付款管理一其他应付单一新增，根据其他应付单生成分录：贷：分公司往来一一*分公司（红数）贷：应付账款一*供应商III3、其他转账（像固定资产、合同违约金等）比如本公司员工因工作需要调离本公司， 调到其他分公司工作， 那么， 我们要将该员工的合同违约金、 工作服押金等转到现工作单位去，如果该员工在调离时还有其他应收账款，那么，连同其他应收账款也要

33、 一块转过去。a. 、转出分公司操作：进入K3系统一财务会计一应付款管理一其他应付单一新增 ，（核算项目名称选择转入 分公司，根据其他应付单） ，生成凭证，分录如下：借：其他应付款 * 员工贷：内部应付账款 * 分公司b、 转入分公司操作：进入K3系统一财务会计一应收款管理一其他应收单一新增（核算项目名称选择转出分公司），根据“其他应收单“，生成凭证，分录如下：借：内部应收账款 * 分公司贷：其他应付款 -* 员工如果调离的员工有其他应收款的，那么，转出分公司做“其他应收单” ，分录如下：借：内部应收账款 * 分公司贷：其他应收款 * 员工转入分公司做“其他应付单” ，分录如下：借：其他应收款

34、员工贷：内部应付账款分公司四、还预收账款操作：进入 K3 系统 财务会计应收款管理退款单新增 ，（根据退款单生成凭证）借: 分公司往来 * 分公司贷：现金（银行存款）生成凭证后，到应收系统 -结算 - “预收款冲应收款”中进行核销操作：进入 K3 系统财务会计应收款管理凭证处理凭证生成选择单据类型 ：借：预收账款 * 客户贷：分公司往来 * 分公司五、应收冲应付无论是分公司之间还是我们的客户，都会发生彼此互欠款现象，在结账时都只结余款即可，此 时可进行应收冲应付处理：操作：进入K3系统-财务会计-应收款管理-结算-应收冲应付-选择过滤条件，进行核 销操作（核销后在凭证处理中选择“应收冲应付”进

35、行账务处理，会计分录如下： 借：应付账款（内部应付账款） -* 供应商贷：应收账款（内部应收账款） -* 客户 应付款管理中的“应付冲应收”与应收款管理中的“应收冲应付”的作用及操作方法相同。 须注意的是，在系统中作“应收冲应付”操作时，先查一下所冲销的供应商和客户哪个的单据较多， 如果客户的单据多，那么则从“应付款管理”中的“应付冲应收”进行处理，反之，则从“应收冲应付” 中处理，以免影响操作速度。六、经营费用经营费用下设 13 个二级科目，实行三级核算，直接在总账系统中录入。会计分录为： 借：经营费用 - 各明细贷：现金（银行存款）七、营业外收入营业外收入下设 12 个子目，下面逐一说明：

36、1) 废品收入 : 直接在总账系统中录入，不得核算报废商品变卖收入；2) 银行利息 : 直接在总账系统中录入；3) 少收及少付 : 日报表少收及多收在总账中录入，其他的在进货结算中生成；4) 柜台费 : 主要指收联营厂家的柜台费(包括税额) ，在总账系统中直接录入；5) 厂家返利 : 如返的是现金，直接在总账中录入，如返的是商品，需走正常的入库手续，制作付款 单，结算方式选择“其他” ，生成凭证，在摘要中注明“返利” ，分录如下：借：应付账款 -* 供应商贷：营业外收入 - 厂家返利( * 供应商)6) 员工罚款 : 直接在总账系统中录入；7) 盘盈盘亏 : 库房在对库存商品进行盘点时，对盘点

37、结果制出盘盈、盘亏单，报总公司审批后，即可进行账务处理 :操作：进入 K3 系统- 物流管理 存货核算凭证处理按单生成凭证 选择“盘盈、盘亏单，生成凭证 ，分录如下：借：库存商品(盘盈蓝数，盘亏红数)贷：营业外收入 - 盘盈盘亏8) 赠亏收入 : 核算赠品收入、实进虚出(如亏吨)收入；软件操作同上，只不过选择的单据是“其 它出库单”或“其它入库单” 。9) 配件维修 ：核算配件维修专用；A、业务手续a) 维修配件采购及入库手续与一般商品相同，由库房统一管理；b) 维修员领用时，到开票处开内部自用票，客户名称开“维修自用” ，交收银员盖章后，到库房领取配件；c）客户领货时，到开票处开销售小票，客

38、户名称开“ * 客户”或“批发客户” ，商品开“维修 费”；d）其中如果由于产品质量问题，免费维修的，在开维修自用票时必须现金交款， 然后按照正常手续到财务室报账。B、账务处理a）维修员开的自用票在日报表上内部应收账款中体现。借：内部应收账款 - 维修自用 贷：内部商品收入b）如我公司委托第三方维修的，报销劳务费时的账务处理为：借：营业外收入 - 配件维修贷：现金（银行存款）c）给客户开的销售小票，以销售收入体现：借：现金（银行存款） 贷：商品销售收入 （维修）d）月底时，财务将维修自用做收款单，结算方式选“其他” ，摘要中注明“ * 月份配件维修转 营业外收入”字样，将“内部应收账款”转入“

39、营业外收入”借：内部应收账款 - 维修自用（红数）贷：营业外收入 - 维修自用（红数）e）月底将维修费从“商品销售收入”转入“营业外收入”借：商品销售收入 维修费贷：营业外收入 配件维修10）未退押金 ：指员工离司时未退的各种押金，直接在总账系统中录入；11）厂家索赔及罚款 ：包括因质量不合格向厂家索赔及厂家在公司发名片罚款等；12）其他 ：除上述 11 项之外的非正常业务收入，主要包括(1)收联营厂家营业员的住宿费(2)顾客退货时收取的折旧费(3)顾客损坏商品的赔款(4)收取厂家的花篮款(5)抓到小偷收取的罚款(6)捡拾到的现金(7)员工购买考勤卡款(8)卖赔商品之后的赔款(9)因刷卡错误的

40、赔款(10)客户不要的退货款八、期末处理 在一个期间结束转向下一个期间时，首先需要对本期间未处理完的单据进行处理，然后进行应收、应 付、总账系统的结账，并进行成本结转。在结账时须注意，先查询一下本期间有无未处理完的单据，查明原因，及时进行处理，并核对一下应 收、应付系统的明细账余额是否与总账明细账余额相符，如不符及时查明原因，进行处理，然后才能进行 应收、应付、总账系统的期末结账。在生成库存结转的凭证之前，先要在仓存管理中打印出“收发单据汇总表” ，作为结转成本的依据。操作：1、 进入 K3 系统物流管理仓存管理报表分析收发单据汇总表选择过滤条件（单据类型选择“销售出库单” 、“销售退回入库单

41、” ）。2、 进入 K3 系统物流管理存货核算凭证处理按单生成凭证 选择“销售 出库单”，生成凭证，分录如下：借：商品销售成本贷：库存商品 - 库存商品选择“销售出库单”，生成凭证，分录如下：借：商品销售成本（红数） 贷：库存商品 - 库存商品 （ 红数 ）九、其它操作说明：1、在总账系统中可进行费用、营业外收入、固定资产增加与减少、在建工程、内部往来、应付 返利、应付工资、其它应付款等凭证的直接录入工作；2、注意区别财务做账时，什么时候须录入单据，凭单据生成凭证；3、分公司往来科目的应用 :1） “分公司往来”科目只是一个过渡性科目没有实际意义；2）在配送流程中， “分公司往来” 科目余额必

42、须与 “应收款配送” 中客户联未返回分公司的 配 送销售清单金额相加为“ 0”；3）“分公司往来”可以在下列情况下使用：a. 配送转条中作为连接作用使用： 应收款配送：分公司在产生配送时，根据收银台所作的“其他应收单” ，作：借：应收账款 * 客户 贷：分公司往来 * 分公司 配送中心将客户应收联转回时，作：借：分公司往来 * 分公司 贷：配送内部应付款 * 分公司 货款已付（已收款）配送：分公司在产生配送时，根据收银台所作的“其他应收单” 作：借：应收账款 * 客户贷：分公司往来 * 分公司配送部将“配送销售清单”款转回时：借：应收账款 * 客户（负数） 贷：分公司往来 * 分公司（负数）b

43、. 应收、应付转条接收方使用： 在收到分公司转入的应收或应付转条时 , 必须在 K3 系统中录入相应的“其它应收单” 和“其它应付单” ，作分录如下：应收转条：据“其它应收单”作： 借：应收账款 * 客户贷：分公司往来 * 分公司据“其它应付单”作： 借：分公司往来 * 分公司贷：内部应付账款 * 分公司 应付转条：据“其它应收单”作： 借：内部应收账款 * 分公司贷：分公司往来 * 分公司据“其它应付单”作： 借：分公司往来 * 分公司贷：应付账款 * 供应商c. 因采购员单价标错，在调整成本时使用：根据“成本调整单”作： 借：库存商品 贷：分公司往来 * 分公司 根据“其它应付单”作： 借

44、：分公司往来 * 分公司 贷：应付账款 * 供应商d. 还预收和预付款时使用：还预收款：根据“退款单”作： 借：分公司往来 * 分公司 贷：现金（银行存款） 根据“预收冲应收”作： 借：预收账款 * 客户 贷：分公司往来 * 分公司冲预付款：根据“应付退款单”作： 借：现金（银行存款） 贷：分公司往来 * 分公司 根据“预付冲应付”作： 借：分公司往来*分公司贷：预付账款*供应商e. 分公司对账凭证录入时使用：因分公司对账单据量较大，故“应收冲应付”凭证可以改为分别制作“收款单”和付款单”，以避免造成生成凭证时间过长的现象，如如下分录：根据“付款单”作：借：（配送）内部应付账款 *分公司贷：分

45、公司往来 *分公司根据“收款单”作：借：分公司往来 *客户贷：内部应收账款 *分公司30会计工作规范（重要会计科目说明）一、“经营费用”科目：1. 工资福利（员工工资、员工福利、绩效奖金、其它奖金） 工资的发放必须有分公司经理的签字和行政人事部的审核， 工资表未经总经理签字，出纳人员不 得办理工资发放手续（特殊情况除外） 。期间如有临时辞退员工或合同到期员工，工资的发放与否，按公 司制度规定办理；“职工福利”包括 : 手套、洗衣粉、雨衣、雨鞋、棉大衣、防护面具、工伤医疗费、节日活动费（元 旦、五一、中秋、国庆，每个节日当月另补5元/人/ 个）、员工生日费（ 20元/ 人/年）、员工结婚送礼、娱

46、乐活动费（每月 5 元 / 人）等；“其它奖金”用于发放除绩效奖金外的各种奖金（如制度中已有明确标准的，不用报批） 。涉及公里 油耗超标罚款的，在“营业外收入员工罚款”中处理。2. 通讯费（移动通讯费、固定市话费、固定长途费、上网费） “移动通讯费”包括手机、小灵通（含改装的） ，按公司规定标准执行。“上网费”仅指ADSL上网费用。3. 伙食费（食堂伙食费、市内外出餐费）煤气费、购买碗筷、餐巾纸等费用包括在“食堂伙食费”当中； 按公司规定标准执行，市内外出餐费按人均7元/ 餐核算（市场拓展部、配送部按包干费用执行）。4. 房租水电费（各明细） 办公类房租、水电费指的是集体租赁的，包括前厅、仓库

47、、宿舍，按公司规定标准执行，如数额有较大出入，要查明原因并拿出整改措施。“宿舍房租” 、“宿舍水费” 、“宿舍电费” 、“宿舍取暖费”等指的是为解决员工住宿问题而单独在外租 房所花的费用。清洁员工资包括在“卫生费”当中。5. 业务招待费（客户餐费、烟茶费用）按公司规定标准执行。报客户餐费时，一般情况下应有客户用餐申请单 ，原则上不得超过 30 元/ 人，要写明对方参加人 数、姓名、职务，本公司有人员陪同的，要有陪同人员签字；送礼费用要注明对方单位、姓名、职务。会 议费列入此费用当中，须有会议纪要 。“烟茶费用”不包括向客户送的烟、茶礼品等，仅指招待用的烟茶。6. 维修维护费（电脑耗材及维修、网

48、站维护费用、传真耗材及维修、其它维修）电脑耗材及维修”包括：电脑维修、墨盒、碳粉、色带以及更换电脑上部分配件（未购成固定资产 的）、打印机维修、相关插卡器维修等。“网站维护费用”包括：网站空间费、域名服务费、邮箱服务费、光纤租赁费、网站翻译费、网站设 计费、网站推广费等。“传真耗材及维修”包括传真机维修、配件及传真纸等。“其它维修”包括：自行车维修、三轮车维修、手推车维修以及构不上在建工程的建筑维修。7. 办公费（ K3 单据、打印纸、复印费用、书报费、邮寄费、名片费、办公用品）“ K3单据”指的K3软件所使用的相关票据（包括财务使用的记账凭证打印纸）；“打印纸”包括：打印纸、复印纸、价签纸等

49、；“复印费用”包括：复印机维修、租复印机费用、在外复印费用等；“邮寄费”包括：特快专递费用、平邮费、电报费等；“办公用品”包括：本子、各种笔、笔芯、直尺、橡皮、橡皮筋、订书钉、订书器、曲别针、大头针、 剪刀、胶水、裁纸刀、文件夹、文件袋、档案盒、笔筒、修正液、双面胶、复写纸、起钉器、铁夹、收据、 会计账簿、记账凭证封面封底、计算器、刻章费用、支票夹、口取纸、支票登记簿、发票登记簿、透明胶、 非 K3 软件用的单据、凭证等。领取、发放时均需逐项进行登记；8. 低值易耗品（生活用品、包装材料、工具耗材）“生活用品”包括：电池、灯泡、塑料桶、扫帚、拖把、一次性水杯、烟灰缸等；“包装材料”包括：包装绳

50、、塑料袋、纸盒等；“工具耗材”包括：彩条布、切割片、断线钳、电话机、桌椅板凳、测线器、网线钳、主板测试卡、 购货框、商品指示牌、乙炔、氧气等（达不到固定资产条件的）。9. 差旅费（长途交通费、业务差旅包干、司机送货包干、市内公交费、的士费） 按公司差旅费相关管理制度执行。10. 车辆费用（路桥费、停车费、司机被罚、加油费、汽车维修、车辆保险、车船使用税、养路费、 营运费、二保年检费） 按公司统一标准执行。每月具体数据编入车辆油耗表当中。平时报销时可不从预算角度考虑，月底时需详细审查车辆油耗表 。司机被罚，公司给予报销的，必须有执法部门的处罚通知单、银行的罚款收据。1000 元超过 1000 元

51、（含）以上的大额汽车维修费用，要有配送部指定审核人签字后报财务部审批， 以下的，由分公司自己酌情审批报销。11. 经理专用款（各明细略）“特殊销售”指的是加价返利、提成等；“广告宣传”中包括：价目表、照相、POP纸及支架、购买合同、印刷费用等。“客户送礼”仅指向“客户”送的各种礼品的费用（包括过年过节向客户送礼），不包括向其它单位或个人送礼。“业务公关费”包括：开发新客户特批费用、返给电工费用、经特批的与国家有关部门往来的费用。 “促销费用”指的各种促销活动特批的费用。“律师诉讼费” ：官司打赢后由败诉方退回诉讼费时，在本子目作回冲处理，如有多余部分，做“营 业外收入”处理。“奖励”包括：在以

52、上各项不能包括的费用。“银行手续费”等。“发票及清单”发票认证服务费、12. 财务税费（各明细略） 包括：购买支票、汇款费用、结汇费用、刷卡手续费、账户查询卡、网上银行服务费包括：购买普通发票和增值税发票、发票清单、发票装订封面封底、资金往来发票、IC 卡服务费及向有国家有关部门购买的表格。“其它税费”包括：城建税、教育费附加、私营协会会费、验照费等各种杂费。13. 其它费用（各明细略） 各分公司运杂费的报销，要注明送货的起止地点，送货金额，送货单位的地址电话，并有车主及派车主管的签字，并留取车主的车牌号及联系方式。说明：1、会计须按以上顺序建立费用账，不得颠倒。2、交各种保险时所收到的返利，应冲减保险费，如属员工保险，入到“员工保险”项下，如属财 产保险，入到“财产保险”项下，如属车辆保险，入到“车辆保险”项下。对于保险费和返利， 分别编制记账凭证，冲减时用红字。3、凡是不明确的费用，各分公司（部）财务室须请示财务部后方可入账。配送账务处理分公司已收货款的配送工作流程：客户在分公司交款需要配送的。首先客 户到销售处开销售订单，开完销售订单后，收款台核对销售订单收款，并且在 销售订单上签字