行政单位财务管理的问题及合理化建议

1、行政单位财务管理的问题及合理化建议作者廖桂k摘要随着我国财政体制改革的推进和新的公共财政体制的逐步建立，行政单位的财务管理也暴露出诸多不足，因而迫切需要加强行政单位的财务管理改 革，以适应新财政体制的需要。关键词行政单位；财务管理；问题行政单位财务是各级行政单位在行使政府职能过程中客观存在的财政资金 运动及其所体现的经济利益关系。财务管理是行政单位基于行使职能的过程中客 观存在的财务活动和财务关系而产生的， 是行政单位组织财务活动、处理与各方 面财务关系的一项经济管理工作， 是公共管理的重要组成部分。因此，探讨新财 政体制下行政单位财务管理存在的问题和改进的对策， 对于提高财政资金的使用 效益

2、、防止腐败等有着很强的现实意义。一、新财政体制下行政单位财务管理存在的问题（一）财务体制不顺在现行会计管理体制下，行政单位的财务人员在业务上受财政部门领导，在行政上受本单位领导，产生不少弊端。会计人员有的随领导意志而变换， 导致财 会队伍不稳定和会计人员业务水平不高。 会计人员在行政权力的压力和一些经济 利益的驱使下，往往会做出一些增加不必要费用支出等违反财经纪律的事。财政部门对会计人员不能进行有效的考核和监督，致使有些会计人员没有压力，没有 责任心。（二）财务管理制度不健全长期以来，行政单位习惯于基数递增的预算， 预算观念不强，即使在近几年 新财政体制不断深入的情况下，大部分行政单位的预算编

3、制和执行还是粗放型 的，行政单位的理财意识普遍缺乏，财务管理制度的建设较为薄弱。 行政单位财 务管理制度操作性不强。行政单位的财务管理制度一般都过于笼统、定义较为模 糊，执行制度的人员往往无所适从。比如行政单位往来款清理时，有一些确实不 能收回的坏账如何确认，无法办理产权证的房子入账问题，等等。随着财政体制 的改革，职能分工的细化，财务管理制度的可操作性直接影响到管理目标的实现、 财政资金使用效果的提高，应当引起足够的重视。（三）财务公开度不够统计表明， 新财政体制推行后， 财政对行政单位的监控加强了， 行政单位的 公用经费预算使用定额标准，下属单位、专项经费支出成了新的 “挖掘点 ”。一些

4、行政单位专项经费支出随意性较大， 经常有行政单位将正常的公用经费放在专项 经费中开支， 核算中心由于不熟悉单位业务， 区分不了哪些是专项经费， 哪些是 正常经费，也无法达到监督的目的。（四）财务分析缺乏新财政体制要求行政单位加强本单位的财务分析， 通过分析发现行政单位财 务管理中的一些问题， 衡量现在的财务状况， 预测未来的发展趋势， 为管理者提 供有用的决策信息。 调查表明， 目前行政单位普遍缺乏适合本单位的财务分析制 度，财务人员往往用会计报表和年终决算的编报说明来代替行政单位的财务分析 报告。有的单位的编报说明也就只有寥寥几百字， 不能客观、 深入地反映单位的 财务收支状况及存在的问题，

5、 导致财政部门和单位决策者不能全面了解单位的财 务运行状况。二、存在问题的原因分析（一）人力资源方面的缺陷 由于行政事业单位财务管理在人事上缺乏真正有效的监督制约机制， 财会人 员既要听从部门领导的指挥， 又要接受单位领导的任免， 这就决定了财会人员无 法有效实行其对领导进行财务监督的职权， 从而造成单位领导在财务管理上往往 出现“以权代法 ”等问题。（二）管理职能的缺陷由于存在着 “路径依赖 ”，传统的计划经济体制的影响无法彻底消除，一些行 政单位的领导及财会人员尚未摆脱资金供给制下 “记账、算账、报账 ”的圈子，在 实际工作中， 财务管理观念淡薄， 财务管理工作涣散， 财务管理的职能远远没

6、有 发挥出来。 财务管理制度松散、 固定资产管理混乱的奇怪现象依然普遍存在。 财 务部门对经费的管理常常是在事后核算的基础上进行， 这样就忽视了资金使用前 的预测控制， 导致了行政单位支出管理普遍不规范的现象。 由于行政单位的经费 来源一般都由财政部门直接补助，并且行政单位的财务人员往往是被动地报账、 做报表，对本单位的业务流程和发展趋势了解不够， 这些导致了行政单位的财务 重会计核算、轻财务分析。（三）管理基础信息的缺乏 长期以来，行政单位的会计信息工作基础薄弱、技术落后、效率低下，导致 会计信息失真、 管理信息价值失效。 财务管理信息化程度不高， 难以适应现代电 子政务和新财政体制的要求。

7、三、新财政体制下行政单位财务管理的职能及影响（一）新财政体制下行政单位财务管理的职能 主要有：贯彻执行财政系统、 国有资产管理系统等有关财务规章制度； 编制 本单位行政经费的预算、 决算，如实反映单位预算执行情况； 报销单位的各项经 费支出，统筹安排， 节约资金，以保障单位正常运转； 负责单位内部人员的工资、 福利费和其他补助费用的发放工作；负责单位的会议、出差、邮电、印刷、购置 办公用品等费用的借款和审核报销工作； 负责单位现金、 支票的管理和汇款， 促 进内控制度的完善； 负责单位职工医疗费用的借款和报销工作； 负责单位离退休 人员经费的管理； 建立健全单位内部财务管理制度， 对单位的经济

8、活动进行财务 控制和监督；负责单位固定资产的账实核对、报废管理，防止国有资产流失；负 责单位的财务分析， 为决策提供依据。 与企业相比行政单位财务管理的特点： 由 于各级行政单位财务管理部门是我国各级政体的组成部分， 因此，它们受国家政 府体制特别是财政体制改革影响很大， 具有特殊性和特权性。 企业的财务管理以 权责发生制为基础， 需要进行成本核算； 而行政单位财务管理是以收付实现制为 基础，缺乏成本、效益和效率意识。企业单位的固定资产需要计提折旧、保值增 值；而行政单位固定资产财政拨款，不计提折旧。企业单位强调资金的筹集、增 值，而行政单位更多地强调预算资金的计划、 控制与决算。 企业的财务

9、管理目标 是追求利润的最大化； 行政单位财务管理目标是追求财政资金效用的最大化， 为 信息的使用者提供信息。（二）新财政体制对行政单位财务管理的影响 行政单位财务管理活动作为一种对财政资金投入与产出活动的管理， 在新财 政体制下， 呈现出与以前有许多不同的新特点： 财务管理的内容更加复杂。 部门 预算的实行、政府采购的深入、 国库集中支付的推行使行政单位的财务管理工作 更加复杂化、多样化，行政单位的资金来源于财政资金，花的是纳税人的钱，使 行政单位的财务管理不仅需要满足于行政单位的内部管理， 还需要满足于财政和 社会。财务管理的方式更加多样化。新财政体制实行后，部门预算软件的使用， 政府采购网

10、上申报和审批的实行， 会计核算中心财务软件的使用、 会计信息的共 享，国库集中支付后行政单位、核算中心、银行网络信息的互通等，使行政单位 财务管理的方式发生了变化。 信息技术的发展， 使行政单位内部， 行政单位与财 政、银行之间的通讯变得更加快捷、高效，使信息的生成、传送、处理变得更加 容易。四、解决目前行政单位财务管理存在问题的对策（一）健全财务管理程序健全程序是主要方式。 规范的财务管理程序贯穿于制度之中， 存在于部门预 算的整个过程。其中包括：合理设置岗位，明确职责分工，建立相互制约机制； 严格各项费用开支标准和审批权限； 合法合理的原始凭证的审核、 及时制单以及 实物保管措施； 建立预

11、算监督和专项经费检查制度； 加强内部审计和经常复核的 制度。通过完善的财务管理制度，形成既相互分离同时又相互牵制的管理流程， 以保证财产的安全和会计信息的真实，达到不做假账的要求，保证单位钱、物、 账的真实完整。（二）实行财务公开财务公开， 就是行政单位办理与群众密切相关的财务开支， 在不涉及党和国 家机密的前提下， 向干部群众和社会公开， 置人民群众监督下。 财务公开的主要 内容有：财务收入与支出情况；预算外资金的收入、上缴、开支、下拨情况；上 级专项收支、下拨情况；固定资产的购置、使用和变卖情况；基建投资来源、所 办经济实体及所有门店出租的管理费、 利润及使用情况； 招待费开支情况； 医药

12、 费、差旅费、会议费使用情况等等。公开形式：在机关公开场合或单位电子政务 内网上设立财务公开墙，接受群众监督。（三）规范公用经费的使用为了提高可操作性， 避免不必要的支出， 可以参照企业的做法， 资金支付通 过不同部门来加以内控， 加强资金运转过程中的控制。 在承诺阶段进行控制： 确 认支出的资金建议已经得到了批准； 资金已经按预算的意图被拨付使用， 并且在 预算确定的各个支出类别都保留有充足的资金； 支出资金的建议是按预算中确定 的类别提出来的。在取得服务或实物时进行核实：核实实物是否已经抵达，服务 是否按合同规定完成，并且取得相关凭据。付款前的控制：确认付款义务已经发 生，有适当的人可以证

13、明商品已经交付、服务已经提供，相关凭据是否正确，适 当的收款人。付款后的审计：详细审查支出和报告任何可能的违规行为。 在行政 单位内控制度的设计中，负责付款的人与控制上面这些活动的人应该是分开的， 用这种制衡性制度来控制财务的合规性，同时通过国库集中支付来负责实施，使 公用经费的支出得到控制。（四）完善行政单位的财务分析行政单位的财务分析是以行政单位财务报告及其相关资料为主要依据，利用财务报表、统计数据及相关资料，对单位的经费支出及其结果进行评价和剖析， 反映行政单位财务在运行过程中的利弊得失、 发展趋势，为改进单位财务管理工 作和优化经济决策提供重要的财务活动总结。财务分析是行政单位财务管理

14、的重 点及最终成果，是财政部门、单位内部及其他报告使用者了解行政单位发展状况、 制定政策、指导单位预算执行的重要会计信息资料，也是编制下年度财务收支计 划的基础。随着新财政体制的推行，收支两条线”部门预算、会计集中核算、国库集中支付、政府采购等一系列财政体制的改革，这些全新的财政管理模式要 求行政单位的管理者和财务人员及时转变观念、 提高认识，从单纯的核算向核算 与管理并重，更好地发挥财务分析的管理作用和参谋作用。 客观、真实的财务分 析报告，不但能够对提高财政资金使用效率、 防止日常工作中的漏洞、建立健全 内部控制制度起到积极的作用，而且为新财政体制提供了重要的参考依据。办公室卫生管理制度一

15、、主要内容与适用范围1 本制度规定了办公室卫生管理的工作内容和要求及检查与考核。二、定义 1 公共区域：包括办公室走道、会议室、卫生间，每天由行政文员进行清扫；2个人区域：包括个人办公桌及办公区域由各部门工作人员每天自行清扫。1. 公共区域环境卫生应做到以下几点：1) 保持公共区域及个人区域地面干净清洁、无污物、污水、浮土，无死角。2) 保持门窗干净、无尘土、玻璃清洁、诱明一_3) 保持墙壁清洁，表面无灰尘、污迹。4 )保持挂件、画框及其他装饰品表面干净整洁。5) 保持卫生间、洗手池内无污垢，经常保持清洁，毛巾放在固定(或隐蔽)的地方。6) 保持卫生工具用后及时清洁整理，保持清洁、摆放整齐。7

16、)垃圾篓摆放紧靠卫生间并及时清理，无溢满现象。2. 办公用品的卫生管理应做到以下几点：1) 办公桌面：办公桌面只能摆放必需物品，其它物品应放在个人抽屉，暂不需要的物品就摆回柜子里，不用的物品要及时清理掉。2) 办公文件、票据：办公文件、票据等应分类放进文件夹、文件盒中，并整齐的摆放至办公桌左上角上。3)办公小用品如笔、尺、橡皮檫、订书机、启丁器等，应放在办公桌一侧，要从哪取使用完后放到原位。4)电脑：电脑键盘要保持干净，下班或是离开公司前电脑要关机。5)报刊：报刊应摆放到报刊架上，要定时清理过期报刊。6)饮食水机、灯具、打印机、传真机、文具柜等摆放要整齐，保持表面无污垢，无灰尘，蜘蛛网等，办公室内电器线走向要美观，规范，并用护钉固定不可乱搭接临时线。7)新进设备的包装和报废设备以及不用的杂物应按规定的程序及时予以清除。3.个人卫生应注意以下几点：1) 不随地吐痰，不随地乱扔垃圾。2) 下班后要整理