电子校务平台的研制、实践与思考

1、    电子校务平台的研制、实践与思考     摘要：电子校务建设是学校信息化建设工作中的重中之重。本文就电子校务建设中的问题、思路、方法做了详细的论述，并对今后电子校务建设的设想进行了展望。关键词：电子校务，信息化校园，业务流程一、引言南京师范大学是一所具有百年办学历史的江苏省属重点高校、是一所多学科的综合性大学。多年来学校一直非常重视信息化建设，校园网络基础设施面貌得到了根本改变，正在实现“万兆主干、千兆接入”的目标。学校从2000年开始电子校务子系统建设，经过近十年的努力，现已完成电子校务平台的一期建设任务。但由于信息化建设的特点，到今天

2、我们面临的任务仍是如何从实际出发逐步建成一个符合学校发展需要的、具有鲜明特色的、能够为提升学校综合竞争力作贡献的、完善的新一代信息化平台。二、电子校务建设的关键电子校务平台实际上是多个应用系统的集合体，建设的最终目标是建成在此平台上实现多个职能部门网上协同办公、处理各种事务，以提高管理、学习、工作效率等的管理系统。要实现这样一个目标，关键在于：1.认清特点电子校务平台建设具有如下特点：一是系统建设的长期性。这种长期性首先表现在建设过程的长期性，随着学校的事业不断发展，所有的管理过程、工作流程、学习方式等都会有较大的变化，不可能墨守成规，这就使得系统一直处于建设之中。其次是信息积累的长期性，一个

3、系统如果没有具体数据、信息，这个系统就没有存在的价值。信息的积累不是一蹴而就，而是一个长期共同努力的过程，只有通过几年、十几年的逐步积累，信息充分完善后其参考价值才能充分体现，信息建设是一个厚积薄发的过程。这就是我们经常说的电子校务建设只有起点，没有终点，只能是越来越完善，永远也没法说已完成。二是系统业务的复杂性。电子校务平台是一个学校多种业务系统的组合体，同时学校又是一个多目标的、组织结构相对松散的、各部门之间的牵制较小的、且各部门间能独立开展业务活动的组织，在这样的前提下来建立系统，其复杂程度是不言而喻的。三是系统推广应用的艰巨性。电子校务涉及学校的方方面面，在当今学校的管理体制下本身就是

4、一个复杂的过程，加上系统的形成不是一朝一日，而是在各业务部门非常繁忙的正常工作开展的间隙来进行建设。如果在各部门人员繁忙的工作中去调研各种业务需求、完善业务流程而建立起来的系统又不可能很快帮助其开展工作，这种建设将很难得到他们的支持。另外，电子校务本身是改变现有的工作方式、管理模式、精简人员、提高效率的高效的管理工具，系统推广使用，必然带来人们那种既渴望提高效率、同时又不愿改变现有工作模式的矛盾心理，使得推广应用有很大的阻碍。四是系统技术的快速更新。技术更新快是电子校务建设的又一个特点。技术进步是推动电子校务建设的外在动力，如何使技术成果能为电子校务建设提供更好的帮助是电子校务建设中必须考虑的

5、又一个关键问题。2.全面规划正是上述特点，为做好系统的建设，全面而仔细地做好电子校务的规划则是又一个关键问题。在规划中，应充分考虑的问题是：一是规划的前瞻性。就电子校务系统建设的长期性而言，设计一个具有一定前瞻性的规划是做好电子校务系统的前提。所谓电子校务的前瞻性是指结合学校的规划、针对学校的办学特点、理解学校的办学理念、充分认识学校管理工作的特色而制订的电子校务规划。二是规划的灵活性。规划的灵活性是指规划能及时地适应学校的发展需求，不断满足新的变化带来的新的需求，不是一成不变的产物。规划不是对学校现有管理模式的计算机复制，而是对现有管理模式的提炼，是用信息化建设的理念对当代大学管理思想的一种

6、描述。三是规划的重点。规划中如何反应学校电子校务工作的重点，是顺利实施电子校务的保证。电子校务的建设，需要从横向和纵向进行交叉分析，来对整个学校的建设需求进行摸底分析，才能在规划中突出重点、保证规划得以实施。电子校务规划的重点是涉及学校主业务流的重点工作（如教学、科研、人事等）和具有学校办学特色和管理特色的部分，这些均应在电子校务的规划中得到体现。3.理清流程在做好规划的基础上，要更好地实施电子校务，理清学校的业务流程又是关键。一是必须准确梳理出电子校务的流程。由于办学特点不同，学校各具特色，要较好地完成电子校务建设，必须对学校的业务流程进行深入分析，结合学校特点按功能或管理条块梳理出电子校务

7、的流程。二是业务流程必须以为用户服务为目标。在电子校务建设从强调整体建设到为个体用户服务转化的关键时刻，搭建符合“人本主义”潮流的新一代电子校务平台、理清业务流程、充分体现为用户服务就更显重要。三是业务流程的梳理着重以功能为主线条进行。在新一代电子校务平台构建之时，业务流的梳理着重以功能为主线条进行，这样能保证后续系统突显为个人服务的目标。4.信息共事电子校务建设中一个最关键的元素是信息。一是必须确立信息共享是电子校务建设的基础。电子校务建设是以信息建设为基础的，信息的集成度和拥有量及其开放程度是决定系统成败的关键。因此在确定以信息共享为基础的前提下，认真做好信息的建立、积累、集成，继而进行开

8、发、开放、分析，最终实施信息服务是电子校务建设的一个重中之重的任务。二是必须坚持信息共享的层次性。信息共享的层次性表现在技术方面为：最底层的数据集成，提供基于数据层的交互与共享；功能级的构建集成，提供接口层的交互与共享；流程整合，提供基于业务流程的交互与共享；最后是内容聚合，提供了基于用户界面的内容整合与共享。对应的表现在业务流程方面则为：分析决策层的共享（为领导服务）、业务协同的共享（协同事务处理）、系统间的共享（独立系统间的相互提供）、系统内的共享（本部门的）。分清这些层次，信息的建设就相对方便了。三、电子校务建设的原则1.信息的标准化信息标准化是电子校务建设的基础，信息标准化应包括信息的

9、统一标准和信息交换的统一标准。信息标准化为以后的系统建设提供了一套完整的参考体系，各部门在建设信息管理系统时，只有遵循统一的信息标准和交换标准，才能使各自建设的应用系统之间的数据相互流通共享，使得数据交互与交流更方便、更简单。信息标准化同时对信息质量提出了新要求。通过标准化的定义，使得数据说明更加统一、规范，保障数据质量的稳定与一致。2.资源的数字化（应用系统建设问题）在各个层次系统的建设中，始终贯穿着资源的数字化。资源数字化的程度反映了各个系统的应用水平，也代表了电子校务的建设程度。因此需强化应用系统的建设并建立起长期的资源数字化的体制和机制，使在各个层次系统的建设中，始终贯穿着资源数字化指

10、导思想。3.系统架构的统一化（技术问题）为了便于在电子校务平台内进行应用系统的集成和建立应用系统合理的分布和构架，需要制定应用系统的标准、采用统一的数据库平台、技术架构、开发环境和运行环境、建立全局的数据字典等，并实行统一归口管理。4.数字资源的集成化（数据中心建立）来自于校园方方面面的各种数字资源（由各个应用系统生成）必须经过信息平台的全面加工和整合而集成于数据仓库之中，建立起全校的数据中心，这样数据才能成为权威源，才能利用数据挖掘技术为学校领导管理和决策提供依据，为师生员工提供服务。5.用户需求动力化（后续系统建设问题）用户需求永远是推动电子校务平台建设的源动力。电子校务平台建设至今，大家

11、一致性的认识是技术问题已不是障碍，问题是使用者的认识和积极性，离开了他们的支持和配合，领导再重视、系统再先进、流程再完美，也不可能使之发挥作用。因此只有当用户有需求，加上各种条件保障后，系统建设才可能完善。应用的需求是推动其进一步发展的源动力。四、电子校务实施（兼谈南师实施方法）1.总体规划电子校务的建设不是孤立的，其应是学校信息化总体规划中的一个重要部分，是构成学校信息化的一个重要方面，也是学校信息化建设的重中之重。因此做好学校信息化建设的总体规划，用总体规划指导电子校务的实施是我们实施电子校务的首要任务。南京师范大学经这些年的探索、建设、实践总结出了“一平台二体系”的信息化建设总体规划模式

12、（如图1）。一平台指的是网络硬件平台，包含弱电系统、网络硬件、机房环境建设以及网络出口等方面，以及在此之上的机房管理、设备运行监控等。二体系指的是信息应用与服务体系以及管理与安全体系，信息应用服务体系是为各类用户提供管理手段与服务，而管理与安全体系是作为运行管理的手段与保障，维护整个架构的良好运行。信息应用与服务体系包括基础平台、信息仓库、管理系统、应用系统、基础信息服务等，电子校务的所有内容均被覆盖。信息应用与服务体系的展示点在信息门户，通过门户给各类用户和人群提供教学服务、科研服务、管理服务、决策服务以及用户的个性服务等。管理与安全体系包括硬件（如防火墙、流控设备、认证设备、远程监控设备等

13、）、软件（管理软件、杀毒软件、认证软件等）、文档（标准、规范、制度等）等。“一平台二体系”的信息化总体架构体现了学校信息化校园的基本特征和特色。2.电子校务实施保障一是定位明确。电子校务是学校信息化建设中的重点，是属于应用与服务体系建设的重要部分。这样使得电子校务在学校信息化建设中地位明确，领导能足够重视、经费能够得以保证。二是明确电子校务建设分工。基础平台建设由信息化建设管理部门负责，应用系统由职能部门负责，跨部门系统由主要职能部门牵头，信息化建设管理部门负责协调。三是成立专门的信息化建设领导小组，分管校领导为组长，领导学校的信息化建设方向。同时明确信息化建设管理部门是学校信息化建设的直接责

14、任单位，负责完成具体的建设任务。四是建立联合办公体制，先在实际工作中进行电子校务系统的演练。五是保证经费投入，每年将建设经费作为学校财务年度计划给予重点保证。六是实行信息责任制，明确分工，责任到人。3.电子校务的分步实施电子校务建设只能按部就班进行，这是由其特点决定的。南师大总结了一个分四步走的实施方案：第一步平台基础建设。在电子校务建设中先建基础平台，实际上是完成电子校务平台的上层框架，诸如统一身份认证、共享数据库、信息门户及各种标准等，为系统建设打好基础。第二步是系统建设与完善。这一步是关键，重点是在现有平台的基础上建立和完善各种服务和应用系统，没有各种应用系统的支持，电子校务系统是不可能

15、建成的。第三步是信息互动与个性服务。只有在系统建设比较完备、信息量比较大的前提下，才能实施信息的互动和个性化服务。到了第三步实际上已是在所有应用系统基础上，实施全校性的跨平台、跨系统之间的组合，实现以功能为业务流程的系统开发与应用，同时对信息可以进行分析，提供一些针对个体应用的简单服务。第四步是数据分析与服务。经过多年的建设，信息量已非常丰富，系统开发也已比较完全，个性化的服务也比较充分，电子校务平台建设将为学校的决策、管理、科研、教学提供丰富的信息资源和分析结论。此时是电子校务的较高阶段。五、电子校务展望高等学校的电子校务已开始步入新的发展时期，一个以用户为核心组织信息资源与服务、实现资源共建共享、彰显个性化的以人为本构建新一代数字校园的建设阶段已经来临。面对这一现实我们如何应对：一是更新电子校务设计理念，将实现“促进教学、促进科研、促进管理、促进服务”作为最终设计目标。为此在电子校务的建设中要做到：树立“以人为本”的管理理念、确立以学校中心工作为指导的系统业务流程的建设与开发理念、突显以服务为目标的设计理念。二是尽快出台、完善各种标准、法规、政策，规范信息化的建设，确保电子校务建设的健康、稳步、可持续发展。三是积极推行电子校务系统的产品化，尽量减少重复交叉的开发，使电子校务建设的成本最低。四是大力宣传电子校务建设的重要性和建设成果，让学校师生员工充分认识