文书档案接收检查细节

1、文书档案接收检查细节1、检查文件是否齐全齐全：就是将应归档的文件都收集进来。完整：收到文件材料内容完整、正确，不能缺张短页。 例：发文是否同时具有文件正本和定稿，会议纪要是否齐全。注意纸张规格和字迹材料：纸张规格用国际标准a4型, 书写字迹材料不使用圆珠笔、红墨水笔、铅笔，可用碳素签 字笔、碳素钢笔、蓝黑墨水钢笔。2、检查文件归档的范围不属于本部门归档范围的应该剔出。不属于本年度的应 转入相应年度。文件年度：一般文件放在文件材料形成的那 一年组卷，文件的形成时间以文件的签发、批准通过时间为 准；文件的形成时间的年度和文件内容的年度不一致时，应 该以文件内容针对的年度立卷，如工作计划、总结、年度

2、计 划、报表、表彰等；跨年度的请示和批复，来问与复文不能 分开立卷；本单位的请示可以放到批复的年度归档，本机关 的批复可按复文时间立卷归档，请示与批复时间跨度太大无 法同时立卷的可在备考表中相互注明；跨年度的计划放在内 容针对的第一年立卷；跨年度的总结放在其内容针对的最后 一年立卷；跨年度的会议材料放在会议开幕年立卷；跨年度 的案件材料放在案件结束年度立卷。3、检查卷内文件是否有一定联系有联系的归到一起，没有联系的剔出另组卷。4、文书转化为档案的条件办理完毕；具有查考和利用价值；按照一定的规律整理 和保存起来。所谓“办理完毕”，并不是说文书内容所涉及 的事情全部办完，而是指在文书处理程序上已经

3、办理完毕） 文件所言事项，确已办理完毕；文件所言事项需长期办 理或执行，但只要经过签收、传阅、研究和部署，即属办理 完毕。对内对外发文，只要经过签发，且由定稿成为正本、 发出或部署，即属处理完毕。不需要具体承办的文件，只 要收发登记和传阅等办理程序了结，同样属处理完毕。5、档案整理内容收集、整理、鉴定、保管、统计、利用六项6、保管期限。分为永久和定期；定期一般30和10年。7、归档文件的整理单位是“件”以“件”为单位是指内容大致相同的一份文件或一组文 件一般以每份文件为一件（自然件）；文件正本与定稿为一 件；正文与附件为一件；正文与文件处理单等为一件；原件 与复制件为一件；转发文与被转发文为一

4、件；报表、名册、 图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一件。8、不需要归档的文件上级单位普发、不需要办理、参考性文件以及征求意 见未定稿的文件；重份、无参考利用价值的临时性、事务 性文件以及未正式讨论通过的文件；单位内部互相抄送的 文件；本单位负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关 的文件材料；从各方面收集来为工作参考的文件材料。9、装订排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前, 复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文 在后；其他文字的文件，中文本在前，其他文本在后；有文 件处理单的，可放在文件之前作为首页。10、用纸规格归档文件用纸规格为国际标准a4型;纸张幅面尺寸 超过标准a4型的，应按a4型规格折叠;对已破损的应予 以修复;对小于16k的文件如合格证、证明书、介绍信等， 应使用a4纸进行托裱；两面均有文字的可采用贴角方法来 处理。11、编制移交目录依据移交目录，经本单位档案室检查、清点，核对无误 后，移交