档案管理数字化管理论文

1、档案管理数字化管理论文一、档案数字化管理的特征档案管理方法更加先进档案内容的变革直接影响了档案管理的方法，在传统 的档案管理中，档案管理工作人员只需要按照纸质档案的归 档和保存方式进行档案管理即对，可以说管理方法是不变 的，但是在档案数字化管理的过程中，与档案存储、档案安 全维护相关的管理行为需要工作人员能够熟练操作并解决 与计算机使用相关的问题，而这些技术又是完全不同的，例 如归档和调取在计算机上的路径截然不同，音频、视频与文 档形式的档案资料整合所需要用到的软件工具也完全不同。 数字化的档案管理办法完全是基于计算机和网络使用的，这 是档案管理方法与现代社会主流文化接轨的象征。档案管理目的更

2、加多元化数字化档案管理的第二个特征就是档案管理目的更加 多元化。以往的档案管理主要目的在于通过提供以往工作记 录，协助单位预测发展口标，为单位多种决策提供帮助和建 议，但不能为普通职员提供相应的档案服务，也不能通过档 案管理工作体现单位在同等社会组织中的地位，这主要是由 于档案资料共享和调取步骤繁琐造成的档案管理目的单一。 而数字化档案管理能够实现档案异地调取，从网络平台上实 现档案共享亦非难事，这使得“方便个人调用档案”、“实 现服务性档案管理”也成为档案管理的目的，国家相关部门 亦可通过对各单位档案的综合分析得出社会发展的基本面 貌。二、档案数字化管理中容易产生的问题档案数字化管理的多种工

3、作特点使得档案管理工作而 临着种种问题，致使数字化档案管理的进程发展受到阻碍， 数字化档案管理的实际效用的发挥不佳。要使数字化档案管 理工作在组织中发挥作用，就必须从发现管理问题入手进行 分析，笔者根据多年工作经验，总结目前数字化档案管理工 作主要的问题包括以下三个方面。档案工作人员的职业能力与数字化管理需求不匹配现代档案管理工作要求档案管理人员拥有较高的信息 技术知识，能够妥善处理一些常见的信息文件问题，如及时 处理电脑突然死机、硬盘突然崩溃的情况、对与公司机密相 关的文件进行多重加密、定期、高效的对档案文件进行检查 和整理等。而目前大多数单位的档案管理工作人员都存在职 业能力不足的问题，很

4、多档案管理工作人员年龄偏人，常年 工作在传统档案管理的模式下，习惯于纸质档案的管理规则 和办法，在传统的档案管理工作屮能够出色的完成工作，但 对数字化档案管理工作的职业能力水平相当低，这导致大多 数档案管理工作人员对数字化档案管理的接受度较低，有些 甚至不熟悉计算机操作，十分容易造成档案的丢失；并且工 作人员在管理思想方面还停留在传统的档案管理模式中，认 为数字化档案管理是“没必要”的，这直接导阻碍了数字化 档案管理的发展。档案资料的保管过程中的科技风险难以避免在现代化管理手段下，使用信息技术是档案管理工作 中必须的一个环节，而档案管理中的信息技术漏洞十分容易 导致档案安全问题。首先，在档案管

5、理现代化过程山选用的 档案管理软件本身有可能是开发不完善的，毕竟应用于档案 管理的软件是近几年才开发出来的，软件的稳定性、对病毒 甄别的能力都还在研究当中，软件自身的程序问题造成档案 丢失的状况有可能发生；其次，员工在调用档案的过程中， 由于对档案软件操作的不熟悉以及对信息类档案保密的忽 视，经常有对档案资料保管不利的情况，例如于对档案的随 意存放很可能导致档案信息泄露，在档案网络传输的过程中 可能被盗取等；最后，由于互联网网络本身的漏洞和计算机 编码技术的高速发展，在不具备高级防护系统和专业的信息 科技人才的情况下，档案存储和管理系统很容易被黑客入侵 或者遭受网络病毒的危害，恶意的网络攻击轻

6、则导致档案信 息丢失，重则导致整个档案管理系统的瘫痪，这对档案保管 来说是重大的威胁。档案管理工作的复杂性容易导致程序问题档案管理工作包括收集资料、整理资料、归档和存储 多个步骤，而数字化档案管理是基于电子信息科技的，收集 资料、整理并且归档往往是在一个程序平台上完成的，如果 档案资料的格式多样，就必要进行二次加工，而再次录入很 容易引起人为的误差，档案的真实性也因此不能保障，这就 要求档案资料在文件格式和存储形式上的统一；另外，由于 档案管理内容繁复，工作人员比较多，不同工作人员对档案 归档和整理的次序如果不能协调统，则很容易造成同一个 档案被重复录入的情况，而档案文件格式问题和系统中档案

7、重复录入的问题很容易导致作为档案管理工作必要支撑的 管理软件的崩溃。三、完善档案数字化管理的方法提高档案管理工作人员的职业能力要提高档案管理工作人员的职业能力，首先要改变档 案管理工作人员的管理理念，这就要求档案管理工作人员对 工作形成科学的、先进的工作意识，即认识到在信息科技的 条件下档案管理工作的创新之处，认识到档案管理工作的服 务性特点，认识到职业能力对档案管理工作的促进作用。首 先应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职 业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理 和文件传输，以提高工作效率；其次，应重视优秀的人才的 引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行；最后，

8、应 根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管 理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。档案 管理工作人员还必须提高保密意识，维护档案的安全稳定。 优化档案管理工作人员的年龄结构和专业素质是提高档案 管理工作人员职业能力的必要措施，重视到对档案管理工作 人员的职业技能培训和职业道德教育，如举行“档案服务大 赛”等，使档案管理工作人员对自己的工作充满信心，从工 作意识上形成正确的、积极的态度是提高他们职业能力的根 本方法。完善档案安全维护体系应建立健全安全技术防范系统，积极应用各种先进的 计算机加密、防入侵、防病毒等技术，照片修复技术，电子 信息恢复技术，计算机处理录音录像技术

9、等，为档案安全提 供技术支撑。另外，切实落实异地备份制度，对所有多套档 案或档案复制件，一定要异地存放至少一套，以防重大灾害 对档案造成毁灭性损失。对重要的电子档案，不但要同质备 份，而且要异质备份，及时转换成缩微品或纸质档案，以确 保它们长久可读。另外，档案安全维护体系的建立还必须有 财力和人力的支持，因此各单位需要在档案安全维护上拨放 一定的资金，用以专门更新档案保密系统，或聘请计算机技 术人员对单位档案安全系统进行检查和漏洞修补；有条件的 单位可以自主培养或外聘计算机技术人才，专门负责数字化 档案管理11'的档案信息安全维护，以增强自身的档案安全管 理能力，除此之外，单位还应该重

10、视对员工的档案安全维护 教育，使调用档案的员工在享受档案服务的同时为档案安全 负起责任，从档案使用和保管的细节方面入手，尽量降低档 案安全管理的风险。制肚标准化档案管理工作规则目前现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决 原由手工操作的各项文件管理工作，各单位档案部门应用的 文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同， 造成数字化档案信息共享困难，通用性、开发性差，导致档 案资源利用率不高，制约了档案数字化建设的发展。有的单 位在投资使用一种档案软件不长时间，就发现一些问题，或 重新编制，或干脆弃之不用，导致档案建设资源的浪费，影 响单位对档案数字化建设的信心，也影响了档案工作人员对 数字化档案管理工作的效率。为了保证数字档案的兼容性和 规范性，必须根据单位的实际情况，制订统一的格式标准和 档案管理业务规范，使档案数字化管理在实际应用过程中少 走弯路，如制定档案管理工作的标准化程序，要求档案管理 工作人员将每日的工作内容进行公示和集体检查等，以保证 档案管理软件的有效运行。结合行业、地域环境等实际制定 并认真落实好档案管理标准、档案馆工作标准和档 案库房管理制度、档案保管保密制度、档案查阅利用制 度、档案管理人员岗位职责等各种档案管理制度，也是 保证档案管理工作标准化的基本方法。四、结语综上所述，数字化档案管理为档案管理工作的开展提 供了新