Excel学习教程

1、Excel表格制作一、进入Excel的世界1、标签菜单更直观 Excel2007彻底抛弃了以往的下拉式菜单，做成了更加直观的标签式菜单，大大方便了用户的操作。尤其是对新手来说，完全能够在“零”时间内上手操作。 对于一些设置比较多的菜单项，点击右下角的级联按钮就能够展开后续对话框。 双击某个菜单标签(如“开始”)，即能够将相对应的菜单标签向上隐藏起来，扩大编辑区；再次单击某个菜单标签，即可展开相对应的菜单标签。2、任务窗格取消好 大家知道，自Ofice2002版本开始，各组件都增加了一个“任务窗格”功能。因为展开“任务窗格”后，占区了近三分之一的编辑区，于是，大家都通过“选项”设置，取消这个自启

2、动的“任务窗格”功能。现在好了，在Office2007版本中，“任务窗格”的功能被取消了。3、折叠编辑人性化 在以前的版本中，但我们向某个单元格中输入大量的字符后，再选中该单元格，则编辑栏中显示出的内容，遮盖住了下面的某些单元格中的内容。在 2007中，编辑栏具有了折叠功能。通常情况下，只显示出1行的内容，如果要在编辑栏中查看整个内容，只要单击一下右侧的折叠按钮即可。编辑栏全部展开后，整个表格自动下移，不会遮盖掉表格中的任何内容。4、合并居中更科学 大家知道，Excel有一个“合并居中”功能能够将多个单元格合并成一个单元格。如果我们想将每行的多个(如6个)单元格合并成一个单元格，在以前的版本中

3、，只能一行一行的操作。在Excel2007中，能够一次性操作完成： 选中需要合并的多行单元格区域，展开“开始”标签菜单，单击“合并与居中”按钮右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“跨越合并”选项即可。5、智能定位对话框 Excel2007对相对应格式设置对话框的定位更加智能化：例如，我们选中某个单元格(区域)，在“开始”标签菜单中，单击“字体”标签右下角的级联按钮，即可打开“单元格格式”对话框，并定位到“字体”标签中。6、即选即显设字号 我们选中某个单元格(区域)，在“开始”标签菜单中，单击“字号”右侧的下拉按钮，在随后弹出的字号列表中，当我们将鼠标停留在某个字号是时，单元格中的字符即

4、刻以相对应的字号显示出来，并通知化的调整行高以适合字号的大小。 这个功能，对设置“字体”同样有效。7、页眉页脚快添加 除了能够用传统的方法为工作表设置页眉(脚)外，增加了快速设置页眉(脚)的方法：单击状态栏右侧的“页面”视图按钮，切换到页面设置视图下，即可将相对应的字符输入到页眉(脚)的位置上。 在“页面”视图下，系统自动添加“页眉和页脚”菜单。8、函数跟随真方便 当我们输入函数式的前导符“=”号及函数名称前面部分字母时，系统自动列出类似的函数，供操作者直接选择输入，既提升了函数式的输入速度，又保证了函数式输入的准确性。9、查找功能更强大 在“开始”标签菜单中，单击“查找和选择”右侧的下拉按钮

5、，在随后弹出的下拉列表中，选择相对应的选项(如“公式”)，即可完成相对应查找及选择操作。10、颜色筛选有妙法 可能因某种需要，我们给某列的单元格(或其中的字符)设置了不同的颜色，现在需要将相同颜色的数据筛选出来。这在以前的版本中是很难实现的，在 2007版本中，能够轻松实现：选中相对应列的某个单元格，切换到“数据”标签菜单下，单击一下其中的“筛选”按钮，进入“自动筛选”状态，单击列标题右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，展开“按颜色筛选”下面的级联菜单，根据需要选定一种“填充颜色”或者“字符颜色”即可。11、颜色排序更自由 可能因某种需要，我们给某列的单元格(或其中的字符)设置了不同的颜色

6、，现在需要按颜色对数据实行排序。这在以前的版本中也是很难实现的，在 2007版本中，能够轻松排序：选中相对应列的某个单元格，切换到“数据”标签菜单下，单击一下其中的“排序”按钮，打开“排序”对话框，在“列”下面设置排序的列标题(如“序号”)，将“排序方式”设置为“单元格颜色”或“字体颜色”，在“次序”下面选中作为第一排序对象的颜色(如“蓝色”)，并设置排序方式为“在顶端”或“在底端”。 上面的设置完成后，单击其中的“添加层次”按钮，再仿照上面的操作设置好第二、三排序对象的颜色。全部设置完成后，单击“确定”按钮返回，数据即刻按设置的颜色实行了排序。12、快速添加工作表 在2007版本中，我们发现

7、在下端工作表标签名称右侧新增了一个按钮插入工作表。单击此按钮，即可在最后添加一个空白工作表。 要添加工作表，说明现有的工作表不够用，通常情况下，我们希望添加的工作表排在最后，这个按钮就是为此而设置的。而在以前的版本中，插入的工作表位于选定工作表前面，不符合人们的思维习惯。13、一个按钮真轻松随着使用者Excel水平的不断提高，使用“宏”功能的机会越来越多，于是，在2007版本中，在状态栏中增加了一个“录制新宏”按钮，单击这个按钮，即可快速打开“录制新宏”对话框。14、状态统计项目多当我们选中多个单元格时，在状态栏中即刻显示出所选中数据的行数(计数)；如果选中的是数值单元格区域，则同时显示出数值

8、的“和”和“平均值”等统计数据。15、快捷工具速定义在Excel2007界面的标题栏处，有一个快捷工具条，默认情况下其中包含了“保存、撤消、打印”等快捷按钮，通过简单的设置，可以向其中添加我们常用的操作按钮：右击标题栏左侧Office图标，在随后出现的快捷菜单中，选择“自定义快速访问工具栏”选项，打开“选项”对话框，此时，系统自动定位到“自定义”标签中，选中需要添加的按钮选项(如“打印预览”，单击一下“添加”按钮，将其添加到右侧的工具条框中，确定返回即可。 Excel文字和数据的输入方法现在我们来看怎么向单元格里输入东西：单击左上角的A1单元格，按Ctrl+空格键打开输入法，输入“晓宇”，单元

9、格中就出现了“晓宇”两个字。这时单元格中多了一个一闪一闪的竖线，就是光标，刚才我们没有进入输入状态，所以光标没有出现，现在进入了输入状态，所以光标也就出现在了输入文字的地方，光标所在的地方就叫做插入点，我们输入的文字会从这里插入到工作表中去。那怎么才能进入输入状态呢？选中单元格以后直接输入文字就自动进入了输入状态，当然还有其它的方法：双击它下面的A2单元格，光标出现在这个单元格中，表示现在也进入了输入状态，输入“Excel”。你会发现上面的编辑栏是也显示出刚才所写的文字，编辑栏中可以显示选中的单元格中的内容；把鼠标移动到它上面，鼠标就变成了这样的一个“I”形，单击左键，光标就移动到这个单元格中

10、了，输入“教学”，单元格的内容也随之改变。这里有一个问题需要注意，我们单击选中A1单元格，直接输入“学习”，原来的 “晓宇”就被覆盖掉了，因此，在往已经有内容的单元格中添加内容时，如果不想把原来的内容覆盖掉，就一定要双击这个单元格再输入，或者在选中单元格后使用编辑栏来输入。 Excel简单的计算方式 后面还空着两列，我们可以利用Excel的数据计算功能把这两列的结果自动填上。我们知道销售额等于零售单价乘以销售量，现在单击F7单元格，从表中来看，这个单元格的数值应该是D7单元格和E7单元格数值的乘积，于是我们这样来做：单击编辑栏前面的等号，也就是“编辑公式”按钮，单击D7单元格，编辑栏中就出现了

11、“D7”，从键盘上输入一个“*”号，这在Excel中代表一个乘号，然后再用鼠标单击E7单元格，单击“确定”按钮，在F7单元格中就出现了D7单元格和E7单元格的数值的乘积。你也许会问，为什么用单元格相乘，而不用单元格里的数相乘呢？这是因为在Excel中用公式进行自动运算时，公式中所调用的单元格名称，都会被替换成相应的单元格中的数值进行计算，而且即使单元格中的数据发生变化，公式也仍然适用，而不用随之调整。所以在使用公式进行计算时，一般都是直接调用单元格名称的。接下来我们对公式进行自动填充。把鼠标放到F7单元格的右下角，鼠标变成黑色的十字时按下左键拖动到“矿泉水”一行上，松开左键，Excel就自动用

12、我们在开始那行设定的公式把下边这些数值都计算了出来； 而且如果你调整物品的单价或销售数量的话，销售额会自动进行调整。 二、巧妙处理Excel工作表格当新建或打开一个已有的Excel工作表时，都不可避免地会遇到表格表头的创建或修改，并且在表格编辑过程中和表格输出时也涉及表头的处理问题，我们可以利用一些技巧来更好地处理Excel表头。1 让表头自动填写当前月份和日期比如表格标题为“某公司6月份电费统计表”（如图），其中“6”为进行电费统计的当月月份，第二行为制表日期。假如该单位电费每月公布一次，那么每月打开此表修改编辑时，都要对标题中的月份和制表日期进行修改，万一只改动了表内数据，而忘记以上两个时

13、间的改动，会出现表头时间与表内数据的矛盾。我们采取一个一劳永逸的措施，随时打开此工作表，让表头自动填写当前月份和日期。这要借助Excel三个函数来实现，在标题单元格输入“="实验中学"& amp;& MONTH(TODAY()&&"月份电费统计表"”，函数“MONTH(TODAY()”表示当前月份，在第二行制表时间单元格输入“=TODAY()”。函数“TODAY()”表示当前日期，就出现图中结果。完成上述设置，任何时候打开该表，我们大可放心地去做表内数据的处理工作了，不必担心表头时间会出现什么差错，无需对表头做任何改动。2

14、 锁定表头当我们编辑过长或过宽的Excel工作表时，需要向下或向上滚动屏幕，而表头也相应滚动，不能在屏幕上显示，这样我们搞不清要编辑的数据对应于表头的那一个信息。按下列方法可将表头锁定，使表头始终位于屏幕可视区域。首先选定要锁定的表头，如果我们要将图中表头（13行）锁定，那么单击A4单元格，然后单击“窗口”菜单中的“冻结拆分窗口”命令，即可完成表头的冻结。假如还需锁定表格左侧第一列，那么单击第一列和第三行交叉处的右下方单元格B4，以下操作步骤同上。如果要取消表头锁定，则单击“窗口”菜单中的“撤消窗口冻结”命令。3 为表格多页输出自动加表头如果我们要输出一个工作表，而此表需要输出多页，如何让第一

15、页以后的每一页都自动加上与第一页相同的表头呢？可以这么做：单击“文件”菜单下的“页面设置”命令，弹出“页面设置”对话框；单击“工作表”选项卡，在“打印标题”下“顶端标题行”右边文本框中单击鼠标左键，出现闪烁光标后，在Excel 表用鼠标左键选择表头所在行，最后选择“确定”即可。 Excel表格巧操作方法默认状况下，一个Excel文件里面包含有三个工作表，分别为Sheet1、Seet2和Sheet3，可对于一些高级用户或有特殊需要的用户，往往还有更多更高的要求。1、建立多张工作表通过单击“插入/工作表”，或在工作表底部右击鼠标在弹出菜单中进行选择，均可以插入一张新的工作表，但这只能应付少量的需求

16、，一次操作只能建立一张工作表，如果在一个文件里需要上十张的工作表，可以单击“工具/选项”，选择“常规”，在“新工作簿内的工具表数”一项即可进行调节。这里有两点要注意：(1)在建立所需的文件后，记得将更改的地方改回系统默认值，否则下次新建的每一个Excel文件都会包含多个工作表；(2)一个Excel文件可包含的工作表数有个上限，为255张。2、对多张工作表进行操作在选定多张工作表时，分两种情况，一种是全部工作表，一种是部分工作表。前一种情况，在工作表底部右击鼠标，在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”；后一种情况，通过按住“Shift”键再用鼠标选定相邻的多个工作表或者按住“Ctrl”键再用鼠标选

17、定不相邻的多个工作表来实现。选定之后，就可以对页面设置、格式等统一操作，而不必逐张逐张进行，也可以在多张工作表内执行查找和替换操作。 Excel工作表复制与移动技巧在使用Excel时，经常会需要在工作表间复制或移动数据，或者干脆复制整个工作表。复制一个工作表中所有单元格的内容和复制整个工作表是有区别的，下面分别介绍复制或移动的方法。1.复制与粘贴工作表中的所有单元格这是大多数人经常会用到的一种方法，也比较方便易行。具体操作步骤如下。(1)按Ctrl+A键选中所有单元格(在Excel 2003中，如果要选中工作表中所有单元格，需要在按Ctrl+A之前先选中空白区域中的一个单元格；如果事先选中的是

18、数据区域的一个单元格，则按 Ctrl+A选中的是整个包含数据的区域，而不是工作表中的所有单元格，在实际操作时请注意这种区别)。也可以单击工作表左上角的行与列交点，从而选中所有单元格。小技巧：其实如果事先选中了数据区域的单元格，可以按Ctrl+A+A键来选中所有单元格。(2)按Ctrl+C复制。(3)按Ctrl+Page Down跳转到另一个工作表，然后单击A1单元格。(4)按回车键。这样就将前一工作表中的所有单元格复制到了当前工作表中了。2.复制整个工作表复制整个工作表不只意味着要复制工作表中的所有单元格，还包括该工作表的页面设置参数，以及自定义的区域名称等。方法一(1)移动鼠标指针到工作表标

19、签上方。(2)按住Ctrl键的同时拖动工作表到另一位置。(3)松开Ctrl键和鼠标左键，这样就完成了同一工作簿整个工作表的移动并复制。方法二(1)在工作表标签上单击右键。(2)从弹出菜单中选择“移动或复制工作表”。这时会出现如图1所示的“移动或复制工作表”对话框，我们可以看到，可以将选定的工作表移动到同一工作表的不同位置，也可以选择移动到其它工作簿的指定位置。如果选中对话框下方的复选框“建立副本”，就会在目标位置复制一个相同的工作表。方法三(1)选择菜单命令“窗口|重排窗口”。(2)在“重排窗口”对话框中选择“排列方式”为“平铺”，如图2所示。单击“确定”按钮。(3)按方法一所介绍的方法按Ct

20、rl键拖放工作表，将工作表从一个工作簿复制到另一个工作簿。三、Excel单元格内容、行列、工作表的隐藏方法 要隐藏Excel表格的内容有很多方法，现在我们给大家介绍Excel单元格内容、行列、工作表的隐藏方法。 隐藏单元格内容 选中要隐藏内容的单元格区域，右击选择“设置单元格格式”，在“数值”选项卡的“分类”列表中选择“自定义”，在“类型”输入框中输入三个半角的分号“;”（如图1），再切换到“保护”选项卡下，单击选中“隐藏”复选项，确定后单元格内容就被隐藏了。 再单击菜单“保护/保护工作表”，设置密码保护工作表，即可彻底隐藏单元格内容。要取消隐藏得先单击菜单“保护/撤消保护工作表”。然后再从“

21、设置单元格格式”中选择相应数值格式，或者选中单元格区域单击菜单“编辑/清除/格式”即可恢复显示。 值得大家注意的是，保护工作表后单元格是无法修改的。若希望保护后仍可修改单元格内容，可先选中需要输入的单元格，右击选择“设置单元格格式”，从“保护”选项卡中单击取消“锁定”复选项前的“”，再进行保护工作表设置。这样被隐藏的单元格照样可以输入或修改，但是输入后单元格内容会被隐藏。 隐藏行列 有一些特殊表格像“工资单”、“人员记录”等可能就经常需要在打印前隐藏工作表中“等级”、“出生年月”、“扣费标准”等行列，在编辑时又要显示出，这样重复切换是比较麻烦的。对此有一个简单的方法可快速隐藏、显示指定行列。以

22、隐藏“C:D”、“G”、“J”列为例： 选中 “C:D”列，单击菜单“数据/组及分级显示/组合”，此时工作表上会显示分级的1、2按钮（如图2）。重复这一步，分别选中G列、J列进行组合。现在只要单击1按钮即可隐藏“C:D”、“G”、“J”列，单击2按钮则恢复显示。对于行的设置也是一样，只是行的1、2按钮是左侧。 隐藏的行或列在通过拖动选择或按Shift键选中时会同时被选中，复制粘贴后会发现隐藏内容也同时被复制过来了。对此可在拖动或按Shift键选中区域后，再按下“Alt+;”键，这样就会只选中可见单元格，而不包括那些被隐藏的行或列。 提示：一般对象或图形默认会随所在的行列一起被隐藏，若不想同时隐

23、藏图形，可双击图形打开“设置图片格式”窗口，在“属性”选项卡中选中“大小、位置固定”选项。 隐藏工作表 单击“工具/宏/Visual Basic编辑器”，在弹出窗口左侧选中要隐藏的工作表名，如：“Sheet4”，在属性窗口中把“Visible”项的值设置为“2- xlsheetveryHidden”（如图3），若没有属性窗口可按F4显示。然后右击“VBAProject(XXXX.xls)”选择 “VBAProject 属性”，在“保护”选项卡中选中“查看时锁定工程”，并输入密码，保存文档退出。以后想展开VBAProject(XXXX.xls)时会弹出一个要求输入密码的对话框，没密码就别想查看或

24、修改了。用这方法隐藏的工作表，不能通过单击“格式/工作表/取消隐藏”取消隐藏，也不会影响其它工作表操作。 EXCEL工作表中对单元格操作的技巧插入单元格     在对工作表的输入或者编辑过程中，可能会发生错误，例如将单元格“C5”的数据输入到了单元格“C4”中；或者在编辑过程中，发现要在某一单元格的位置插入一个单元格等类似操作。这时候，就需要在工作表中插入单元格。插入单元格的操作步骤如下：(1) 将单元格指针指向要插入的单元格，使该单元格成为活动单元。执行“插入”菜单中的“单元格”命令，这时屏幕上出现如图5-12的对话框。 (2) 在对话框中的

25、选项框中有四组选择，分别是：活动单元格右移、活动单元格下移、整行、整列，在本例中我们选择向下移动，单击“活动单元格下移”单选按钮。最后按下“确定”按钮，就会看到单元格“C4”中的内容向下移动到“C5”单元格中，如图5-13所示。     删除单元格的操作和插入单元格的操作类似。在对工作表的编辑过程中，例如将单元格“C4”的数据输入到了单元格“C5”中；只要将“C4”单元格删除掉即可，而不必在“C4”单元格重新输入一遍单元格“C5”的内容。删除单元格的操作步骤如下： (1) 首先将单元格指针指向要删除的单元格，使该单元格成为活动单元格。例如，我们

26、选定单元格“C5”。执行“编辑”菜单中的“删除”命令，这时屏幕上出现如图5-14的对话框。 (2) 在对话框中的选项框中有四组选择，分别是：右侧单元格左移、下方单元格上移、整行、整列，在本例中我们选择向上移动，单击“下方单元格上移”框。按下“确定”按钮，我们就会看到“C5”的内容向上移动到“C4”单元格，其以下的单元格均会上移一个单元格。5.4.2 插入或删除行、列    对于一个已编辑好的表格，可能要在表中增加一行或者一列来容纳新的数据。例如，我们保存了一份周统计报表的模板，在本周的销售中我们针对一些特殊用户销售了产品，在填写报表时，就需要增加一列“特

27、殊用户”栏。    插入列     我们以上面提到的统计表格（图5-10）来说明在工作表中增加一列的操作过程。将鼠标指向产品“小计”列上的列编号“E”，单击列编号“E”；执行“插入”菜单中的“列”命令。之后，我们会看到在“合计”栏前插入了新的一列，如图5-15所示。     插入行和插入列的操作类似，即先选定要插入的位置，然后执行“插入”菜单中的“行”命令，就可以完成“行”的插入。    删除行、列   &

28、#160; 删除行和列的操作一样，即先选定要删除的“行”或“列”编号，然后执行“编辑”菜单中的“删除”命令，就可以删除选定的“行”或“列”。     提示：当插入行和列时，后面的行和列会自动向下或右移动；删除行和列时，后面的行和列会自动向上或向左移动。 Excel 2007中更改列宽和行高的方法在Excel工作表中，您可以将列宽指定为 0(零)到 255。此值表示可在用标准字体 (标准字体：工作表的默认文本字体。标准字体决定了“常规”单元格样式的默认字体。)进行格式设置的单元格中显示的字符数。默认列宽为 8.43 个字符。如果列宽设置为 0，则隐藏该列。

29、您可以将行高指定为 0(零)到 409。此值以点数(1 点约等于 1/72 英寸)表示高度测量值。默认行高为 12.75 点。如果行高设置为 0，则隐藏该行。将列设置为特定宽度1、选择要更改的列。2、在“开始”选项卡上的“单元格”组中，单击“格式”。3、在“单元格大小”下单击“列宽”。4、在“列宽”框中，键入所需的值。更改列宽以适合内容1、选择要更改的列。2、在“开始”选项卡上的“单元格”组中，单击“格式”。 3、在“单元格大小”下单击“自动调整列宽”。提示 若要快速自动调整工作表中的所有列，请单击“全选” 按钮，然后双击两个列标题之间的任意边界。 将列宽与另一列匹配1、在该列中选择

30、一个单元格。2、在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”，然后选择目标列。3、在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“粘贴”旁边的箭头，然后单击“选择性粘贴”。4、在“粘贴”下，选择“列宽”。更改工作表或工作簿中所有列的默认宽度默认列宽的值指示适合单元格的标准字体的平均字符数。您可以为工作表或工作簿的默认列宽指定其他数字。1、请执行下列操作之一：·若要更改工作表的默认列宽，请单击其工作表标签。·若要更改整个工作簿的默认列宽，请右键单击工作表标签，然后单击快捷菜单 (快捷菜单：显示与特定项目相关的一列命令的菜单。要显示快捷菜单，请用右键单击某一项目或按下 Shift

31、+F10。)上的“选定全部工作表”。2、在“开始”选项卡上的“单元格”组中，单击“格式”。3、在“单元格大小”下单击“默认宽度”。4、在“默认列宽” 框中，键入新的度量值。提示 如果要为所有新的工作簿和工作表定义默认列宽，可以创建一个工作簿模板或工作表模板，然后基于这些模板创建新的工作簿或工作表。有关详细信息，请参阅创建模板。 四、让你的Excel数据表格更具生命力   制作一份Excel数据表格，似乎是一件很简单的事，不知你发现了没有，一份单纯的数据表格很难给人留下深刻的印象，如果我们在制作表格的时候适当地添加一些图形，不但会使我们的表格更具生命力，而且也会让别人感到一目

32、了然、印象深刻。     下面就让我们通过一个实例来说明：在如图1所示的表格中，单元格C9中的数据是最为重要的销售总额，从某种程度上说也是别人最为关注的数据，我们可以把这个数据显示在一个自选图形中，从而使其更加醒目。图1     1、首先在工具栏上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“绘图”，接下来在Excel窗口的下方将会出现“绘图”栏，单击“自选图形”按钮，在弹出的菜单中选择“星与旗帜”项，然后选择一个爆炸的图形。     2、单击鼠标选中该图形，这时在图形的四周将会出现八个

33、小圆圈，把鼠标移到小圆圈上即可调整图形的大小，然后拖动图形至合适的位置。图2     3、接下来在Excel顶部的编辑栏中输入“=$C$9”，按下回车键，即可看到单元格C9中的数据已经显示在我们选中的图形中了（如图2），如果所引用的存储单元格内容有变动，图形上的数据也会跟着变动。     4、如果想要让自选图形更加醒目的话，您可以用鼠标双击图形，打开“设置自选图形格式”对话框，在这个对话框中，您可以改变目前所使用的格式，例如设置图形边框颜色和样式、文字水平或垂直的位置、文字的字体颜色等。 Excel表格:用填充柄数

34、据填充更轻松Excel应该是大家日常使用最多的软件之一了，不仅仅是因为其制作表格方便，更主要是它在数据统计、核对方面的超强功能，并且还可以完全替代Word的工作。如果在日常的工作当中，Excel也是你的亲密伙伴，那么下面的这几招一定是少不了的。 数据填充更轻松在Excel中，填充柄差不多是应用最频繁的工具之一了，也是因为有了填充柄，很多时候可以给我们减轻很多工作量，不过在表格中数据多的情况下，填充柄拖不“准”也是让人烦心的事，特别是跨页填充的情况。如果某些情况下，需要填充的序列，边上有“参考”的序列，则我们可以只用点点鼠标就可以实现数据的填充，比拖动的方法绝对快、准、狠。假设A列有100行数据

35、，B列的第一行有某一数据或公式，并且整个B列的数据或公式都跟第B列的第一个单元格相同，这时填充柄就派上用场了，而用传统的拖动的方法则是费时费力。将鼠标指针移至B列第一个单元格的填充柄上，双击（图 6），再看一下，是不是数据都直接填充好了，并且同A列齐平。 轻松搞定Excel数据表中的空格一、提前预埋设置，做到事半功倍1 提醒用户输入的数据中是否含有空格在数据录入过程中，如果想让系统自动提醒用户输入的数据中是否含有空格，可通过设置数据的有效性来实现。以验证姓名数据在输入的过程中是否含有空格为例（如图1），选中第一个姓名向下的单元格区域，单击“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出“数据有效性” 对话

36、框，在“设置”选项卡中将允许的有效性条件设为“自定义”，在其下方的“公式”框中输入公式“= (LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2)," ","")=0”。图1切换到“出错警告”选项卡，在“标题”框中输入“出错警告！”，在“错误信息”框中输入“输入的文本含有空格，请确认后重新输入！”（如图2），设置完成后，单击“确定”按钮退出。图2接下来在输入姓名的过程中，系统会自动验证当前单元格中是否含有空格，如果有，则弹出如图3所示的警告信息。图3cico提示：在图3出现时，直接按回车可以重新输入姓名。如果输入字数较多的数据（类似于“家庭地址”这类字段

37、）时，不适合直接按回车键，否则原有的数据会自动被删除，此时单击“是”按钮可以忽略空格的存在。五、整理电子表格中的数据（1）Excel 电子表格快速输入技巧我们在用Excel XP处理庞大的数据信息时，不注意讲究技巧和方法的话，很可能会花费很大的精力。因此如何巧用Excel XP，来快速输入信息就成为各个Excel XP用户非常关心的话题，现在向大家介绍几则这方面的小技巧。 1、快速输入大量含小数点的数字 如果我们需要在Excel XP工作表中输入大量的带有小数位的数字时，按照普通的输入方法，我们可能按照数字原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入0.05这个数字时，我们会把“0.05”原样输

38、入到表格中。不过如果需要输入若干个带有小数点的数字时，我们再按照上面的方法输入的话，每次输入数字时都需要重复输入小数点，这样工作量会变大，输入效率会降低。其实，我们可以使用Excel XP中的小数点自动定位功能，让所有数字的小数点自动定位，从而快速提高输入速度。在使用小数点自动定位功能时，我们可以先在Excel XP的编辑界面中，用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。例如，我们要在某单元格中键

39、入 0.06的话，可以在上面的设置中，让“位数”选项为2，然后直接在指定单元格中输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为“0.06”，怎么样简单吧？ 2、快速录入文本文件中的内容 现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需要将这些数据制作成 Excel XP的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样做；将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。没关系！您只要在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能时，您只要在Excel XP编辑区中，依次用鼠标单击菜单栏

40、中的“数据/获取外部数据/导入文本文件”命令，然后在导入文本会话窗口选择要导入的文本文件，再按下“导入”钮以后，程序会弹出一个文本导入向导对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。 3、快速输入大量相同数据 如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。你可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：首先同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据。按住Ct

41、rl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。 4、快速进行中英文输入法切换 一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实现自动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中文输入法；接着打开“有效数据”对话框，选中“IME模式”标签，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区域，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭（英文模式）；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在

42、刚才设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。 5、快速删除工作表中空行 删除Excel XP工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法来进行删除：首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中用鼠标单击菜单栏中的“ 插入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而插入一新的列，在列中顺序填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中列的数据，以列重新排序，然后删去列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以

43、很快地删除了。（2）创建或删除工作表中的 Excel 表格在 Microsoft Office Excel 工作表 （工作表：在 Excel 中用于存储和处理数据的主要文档。也称为电子表格。工作表由排列成行或列的单元格组成。工作表总是存储在工作簿中。）中创建表格（以前称为列表）后，即可独立于该表格外部的数据对该表格中的数据进行管理和分析。例如，可以筛选表格列、添加汇总行、应用表格格式以及将表格发布到正在运行 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 的服务器上。如果不想在表格中处理数据，则可以将表格转换为常规区域，同时保留所应用的任何表格样式

44、。当不再需要表格时，可以删除表格。创建表格您可以使用以下两种方式中的一种创建表格：以默认表格样式插入表格，或者以所选的样式将数据的格式设置为表格。插入表格1. 在工作表上，选择要包括在表格中的单元格区域。这些单元格可以为空，也可以包含数据。 2. 在“插入”选项卡上的“表”组中，单击“表”。 键盘快捷方式  还可以按 Ctrl+L 或 Ctrl+T。3. 如果选择的区域包含要显示为表格标题的数据，请选中“表包含标题”复选框。 如果未选中“表包含标题”复选框，则表格标题将显示默认名称。可以通过键入所需文本来更改默认名称。 注释   如果不想显示表

45、格标题，可以稍后将其关闭。有关如何关闭表格标题的详细信息，请参阅打开或关闭 Excel 表格标题。提示· 创建表格后，“表工具”将变得可用，同时会显示“设计”选项卡。您可以使用“设计”选项卡上的工具自定义或编辑该表格。 · 与 Office Excel 2003 中的列表不同，表格不包含用于快速添加新行的特殊行（带 * 号）。有关如何在表格中添加或插入行的详细信息，请参阅添加或删除 Excel 表格中的行和列。将数据格式设置为表格1. 在工作表中，选择空单元格区域或包含要快速将其格式设置为表格的数据的单元格区域。 2. 在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“套用表格式”。

46、  注释   当使用“套用表格格式”时，Office Excel 会自动插入一个表。3. 在“浅色”、“中等深浅”或“深色”下，单击要使用的表样式。  注释   创建一个或多个自定义表格样式后，这些自定义表格样式将显示在“自定义”下。有关如何创建自定义表格样式的信息，请参阅设置 Excel 表的格式。提示· 创建表格后，“表工具”将变得可用，同时会显示“设计”选项卡。您可以使用“设计”选项卡上的工具自定义或编辑该表格。 · 与 Office Excel 2003 中的列表不同，表格不包含用于快速

47、添加新行的特殊行（带 * 号）。有关如何在表格中添加或插入行的详细信息，请参阅添加或删除 Excel 表格中的行和列。 返回页首将表格转换为数据区域1. 单击表格中的任意位置。  提示   这将显示“表工具”，以及“设计”选项卡。2. 在“设计”选项卡上的“工具”组中，单击“转换为区域”。  注释   将表格转换回区域后，表格功能将不再可用。例如，行标题不再包括排序和筛选箭头，而在公式中使用的结构化引用（使用表格名称的引用）将变成常规单元格引用。提示· 还可以右键单击表格，指向“表格”，然后单击

48、“转换为区域”。 · 还可以在创建表格后立即单击“快速访问工具栏”上的“撤消”，将该表格转换回区域。 返回页首删除表格1. 在工作表上，选择一个表格。 2. 按 Delete。 提示   还可以单击“快速访问工具栏”上的“撤消” 来删除您刚创建的表格。 用格式和函数实现Excel表格自动隔行着色我们在Excel中浏览一个非常大的工作簿中的数据时，有时会出现看错行的现象发生。如果能隔行填充上不同的颜色，这种现象就应该不会发生了。我们利用条件格式和函数来实现这一需求。1、启动Excel，打开相应的工作簿文档。2、选中数据区域(或用Ctrl

49、+A组合键选中整个工作表)。3、执行“格式条件格式”命令，打开“条件格式”对话框(如图1)。图1 条件格式对话框4、单击“条件1”下面左侧方框右边的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“公式”选项，并在右侧的方框中输入公式：=MOD(ROW(),2)=0。5、单击其中的“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框(如图2)。图2 单元格格式6、切换到“图案”标签下，选中一种颜色，确定返回到“条件格式”对话框，按下“确定”按钮退出。7、隔行填充不同颜色的效果得以实现(如图3)。图3 实现的效果 轻松将Excel表格完美转换成Word文档excel强大的制表功能令很多办公一族都感受到过它的方便与实用。

50、可是在一些情况下,却需要我们将excel表格转换成word文档。对于用惯了excel的人来说,直接用word制表调整起来很不方便,当前普遍的做法是：先用excel把表格做出来，然后再粘到word里。可是粘过去后格式全变了，还得重新进行调试，到最后还不一定能调整好，费时又费力。其实，完全可以按下述方法进行转换。 首先，用excel编辑好一个表格，然后点“文件”-“另存为web页”。web页就是网页文件，在“保存选项”处把“保存整个工作簿”调整成“选择：工作表”，把默认文件名“page.htm”根据实际情况改成你所需要的名字，如：“工作表.htm”，点“保存”。注意，在改名时绝对不可以把后面的.h

51、tm去掉，只要改“.”前面的部分就可以了。找到刚才保存好的“工作表.htm”，如果所安装的操作系统是windows xp或windows 2000,你可以在文件上面直接点鼠标右键，选择“打开方式”最下面的-“打开程序”选项，在列表中找到“word”，选中并确定。如果你所使用的操作系统是windows 98，则操作方法略有不同，需要在“工作表.htm”上按住shift键的同时点鼠标右键，之后再进行上述操作。用word程序打开该文件后，不要做任何编辑操作，直接点“文件”-“另存为”，把文件名改成“工作表word版”，把保存类型选成“word文档”，点“保存”即可。 现在再打开刚才保存的“工作表wo

52、rd版”这个文件看一看,是不是近乎于完美的转换呢？以上所介绍的是已经形成的excel文件如何转换成word文档的方法。对于正在构思的表格，还有一种更简便的方法，那就是直接在word中插入“excel表格”（注意：不是插入“表格”），功能与在excel中进行编辑几乎没有任何差别。六、格式化工作表虽然在Word中有稿纸功能，但是这个稿纸功能是受限的，比如说不能在一个文件中制作空白稿纸，因为只要使用了稿纸功能，那么该文件中所有的文字都被圈进了稿纸中，即使最新Word2003也实现不了。那么我们如何来做呢？下面我们以制作一个资产负债表来说明我们来自定义表格实现空白稿纸的功能。具体操作步骤如下：单击“表

53、格/插入/表格”命令，出现插入表格对话框，在“列数”中输入“3”，行数中输入可根据需要来填上一个数字，如 “4”，在“宽度”项选择“固定宽度”，其中中间一列的宽度较小，比如数值为6.0，用来分割中英文的，其余两单元格宽度可以相等，单击“确定”按钮。再鼠标右击，在弹出的对话框中选中“表格属性”弹出“表格属性”对话框，在弹出的对话框中选择“表格”选项卡下的“选项”按钮，在弹出的对话框中取消“自动调整尺寸以适应内容”选项，再单击“边框与底纹”按钮，设置表格为“无边框”。然后设置第一、三列为左对齐，至于行数的多与少，可根据内容来决定增加行或删除行。 插入一个两行的表格单击“表格/插入/表格”命令，出现

54、插入表格对话框，在“列数”中输入“20”，行数中输入“2”，在“宽度”项选择“固定宽度”，数值为 6.0，单击“确定”按钮，即可在文档中插入一个20列×2行的表格。选择第二行所有单元格，在右键菜单中选择“合并单元格”，即可将第二行所有单元格合并。选中第一行，鼠标右击，在弹出的对话框中选中“表格属性”弹出“表格属性”对话框，选中“行”选项卡，将“行”的高度设置为6.0，行高值由最小值设为“固定值”。再将光标置于第二行，按照上面的操作将第二行设置行高为4.0，单击“确定”退出。 复制、粘贴表格单击左上方的四个箭头的图标，选中整个表格，按下“Ctrl+c”进行复制。然后把光标放到表格下方的

55、硬回车标记前，按下“Ctrl+v”进行粘贴，连续按下“Ctrl+v”，即可得到需要的作文稿纸了。对于完整16开稿纸的制作，就用上面的方法复制到右半部分就可以了。 快速对Excel2007工作表做统一编辑修改在用Excel2007进行报表数据处理时，如果你的工作簿中包含大量的工作表，需要对每个工作表的同一个单元格进行相同编辑处理(比如单元格数据修改)，一一切换到对应工作表下修改显然就很浪费时间了，其实有一个方便的办法。在某一个工作表标签上右击，在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”，然后在某一张工作表完成修改，则所进行的操作对所有的工作表有效，其他工作表就会自动地完成对应修改七、建立图表和图形

56、（1）如何使用Excel打印大幅面的拼接图文 如打印“居民住房公约”，需打印成宽1米，长1.2米幅面，用普通宽行纸，横排3张，竖排5张，总计15张。 首先用Word输入所需的文字，排入一页，字大小无妨，该版面就是你预定图文的缩小版。注意文中横行排入的字数及总体长宽比。选中全文，单击“复制”按钮或者按“Ctrl+C”键。 再打开Excel，在新文件上选取显示比例，如25%或连击显示比例数字，修改比例，例如改为10%，以便显示出更多的页。在空白处，单击鼠标右键，在弹出菜单上选中“选择性粘贴”，在弹出对话框中，选“粘贴链接”方式，然后确定。 粘贴在Excel新文件中的图像较小，选中它，然后拖动放大，

57、可拉长或拉宽，而其中的字体也随之变长或变宽。也可在选中的图像上，单击鼠标右键，在弹出菜单上选中“设置对象格式”，然后在“设置对象格式”对话框中，对颜色与线条、大小、图像等方面都可用数字来精确设置。如果需要编辑其中的文字，就在Word中的原文处修改即可，这就是用“粘贴链接”的原因。 如有图片或需组合的文字可在原文中加入，组合成一体后再复制，在Excel文件上作“选择性粘贴”。也可各自做好，分别在Excel文件上作“选择性粘贴”，再粘贴到Excel文件上，放在合适位置上。总之，可先组合，后粘贴，也可先粘贴，后组合。在Excel上粘贴图文后，可看到分页的虚线，用预览看一下每页状况，以便知道需要打印哪

58、些页，用“分页预览”则可以预览全文。如文字超出了打印范围，还可以在“页面设置”中设置打印范围。 如果没有问题就可以进行打印了。（2）让文本随Excel图形一起旋转 我们在使用Excel的自选图形时，经常会需要在自选图形上面加上一些文本。在使用时有没有发现这样的问题呢？当为自选图形添加文本后，文本不能随自选图形一起旋转。本文将介绍如何解决这一问题。 图1 文本不能随自选图形一起旋转解决方法之一1.创建出如图1左图所示的自选图形和文本。2.按住Ctrl键的同时单击自选图形将其选中。按住Ctrl键可以让我们只选中自选图形而不选中图形中的文本。3.按住Shift键的同时，选择菜单命令“编辑>复制图片”。这里一定要按住Shift键，否则不会看到“复制图片”命令。4.在“复制图片”对话框中，选中“如屏幕所示”和“位图”单选钮 5.选择菜单命令“编辑>粘贴”。以上步骤可以将自选图形和文本生成为位图图片，这时自然就可以使文本随图形自由旋转了，因为它们已经是一个整体， 这种方法的缺点是不能再修改文本与自选图形的格式。解决方法之二另一种方法是从自选图形中删除