努力构建“模拟办公室” 大力加强文秘专业学生实训教学

1、努力构建“模拟办公室” 大力加强文秘专业学生实训教学【摘要】：p :文秘专业人才的培养需要特别注重实践性。构建文秘专业“模拟办公室”,不仅可以进一步加强文秘专业实训、实践环节的教学力度,培养学生对文秘工作实际操作能力,大力推动课程、实训和实践教学一体化建设,还可以培养学生的秘书角色意识,帮助学生树立正确的秘书职业理念,切实提高文秘专业的教学质量,真正做到服务当地经济。【关键词】：p :文秘专业;模拟办公室;实训教学随着我国经济的迅速发展,文秘人员的需求量越来越大,文秘工作也越来越专业化,而文秘专业人才的培养却出现了困境。我们培养出来的学生,参加工作后在很长一段时间内都难以较好地适应文秘工作,这

2、主要就是他们的实际操作能力较差,在学校所学的理论知识很难与文秘的具体实践工作有效地结合起来,缺乏灵活性。文秘专业人才的培养需要特别注重实践性,文秘专业的学生除了学习和掌握必要的理论知识以外,如何培养对文秘工作的实际操作能力,是培养高素质文秘人才的关键。然而,我们很多院校的文秘教育工作者,都没有找到解决这一问题的有效途径。笔者认为,可以通过增加实训教学来弥补毕业实习的不足。为此,设想了一个文秘专业实训教学的方法构建“模拟办公室”。经过几年的探索和实践证明,构建文秘专业“模拟办公室”,不仅可以加强实训教学环节,还可以大力推动文秘专业课程、实训和实践教学一体化建设。一、“模拟办公室”的机构设置根据秘

3、书的职能要求、社会发展的需要和高职院校文秘专业的教学实际,“模拟办公室”设办公室主任1名,副主任2名,下设7个科室,具体设置如下:1.办公室主任。1名,为大二学生,是领导和老师身边的参谋和助手,是“模拟办公室”的学生负责人。其职责主要有:全面管理“模拟办公室”日常事务,组织和指挥办公室成员办文、办会、办事以及完成领导和老师交办事项。办公室主任要在领导、老师和办公室成员之间、各科室之间、办公室与内外公众之间发挥综合协调作用。2.办公室副主任。2名,均为大二学生,其职责主要是协助办公室主任管理“模拟办公室”日常事务。3.文书科。科长1名,为大二学生,成员从文秘专业大一、大二学生中挑选若干名。文书科

4、是帮助学生全面掌握文书工作的有关知识和培养学生文件撰拟、修改、印制、校对、装订、寄发、登记、拟办、传阅、办理等文书处理技能的机构。科长的职责主要是协助老师进行“文书工作”的课程教学、实训教学和实践教学;向校内外相关单位、部门推荐文秘专业的学生,并为其提供“文书处理”等相关服务。4.文员科。科长1名,为大二学生,成员从文秘专业大一、大二学生中挑选若干名。文员科是帮助学生全面掌握“办公自动化”的有关知识和培养学生打字、打印、复印、传真等办公自动化熟练操作技能的机构。科长的职责主要是协助老师进行“办公自动化”的课程教学、实训教学和实践教学;向校内外相关单位、部门推荐文秘专业的学生,并为其提供操作“办

5、公自动化”等相关服务。5.档案科。科长1名,为大二学生,成员从文秘专业大一、大二学生中挑选若干名。档案科是帮助学生全面掌握文书档案与人事档案工作的有关知识和培养学生文件整理、立卷、归档、保管、利用等档案管理技能的机构。科长的职责主要是协助老师进行“文书档案管理和人事档案管理”的课程教学、实训教学和实践教学;向校内外相关单位、部门推荐文秘专业的学生,并为其提供“档案管理”的服务。6.会务科。科长1名,为大二学生,成员从文秘专业大一、大二学生中挑选若干名。会务科是帮助学生全面掌握“会务操办”有关知识和培养学生会务操办技能的机构。科长的职责主要是协助老师进行“会务操办”的课程教学、实训教学和实践教学

6、;向校内外有关单位、部门推荐文秘专业的学生,并为其提供“会务操办”的服务7.礼仪科。科长1名,为大二学生,成员为文秘专业所有身高1.6米以上的女学生。礼仪科是培养“礼仪小姐”的机构。科长的职责主要是联系校内外专业老师并协助其进行“礼仪小姐”的课程教学、实训教学和实践教学;向校内外有关单位、部门推荐文秘专业的礼仪小姐,并为其提供相关服务。8.仪表科。科长1名,为大二学生,成员从文秘专业大一、大二学生中挑选若干名。仪表科是帮助学生全面掌握“仪容仪表”有关知识和培养学生化妆、规范着装等技能的机构。科长的职责主要是联系校内外专业老师并协助其进行“仪容仪表”的课程教学、实训教学和实践教学;为广大师生提供

7、“仪容仪表”的指导服务。9.社交科。科长1名,为大二学生,成员从文秘专业大一、大二学生中挑选若干名。社交科是帮助学生全面掌握社交礼仪的有关知识和培养学生接待、应对电话、问候、介绍、握手、迎来送往、演讲等技能的机构。科长的职责主要是协助老师进行“社交礼仪”的课程教学、实训教学和实践教学;为文秘专业学生提供“联系实习和就业单位”等服务。二、构建“模拟办公室”的具体操作文秘专业人才的培养需要特别注重实践性。“模拟办公室”的构建,不仅可以帮助学生学习和掌握必要的理论知识,大力加强学生对秘书工作的实际操作能力,还可以避免课程教学和实训实践教学相脱节的现象,推动课程、实训和实践教学一体化的建设,更重要的是

8、可以培养学生的秘书角色意识,增强学生的责任感,帮助学生树立正确的秘书职业理念,让学生参加工作后在较短的时间内就可以很好地适应秘书工作。具体操作如下:1.在学校设置一个固定教室作为文秘专业专用的“模拟办公室”。“模拟办公室”的成员主要由文秘专业的学生组成,每个科室必须安排一个指导教师,指导教师可以是与科室的设置相关课程的老师担任,也可以是具有这方面专长的老师担任。2.在文秘专业的课程教学中,任课教师要结合秘书工作的实践和“模拟办公室”的实训、实践教学来开展教学。这样的教学要更加注重秘书专业的实践性,可以形成“学以致用,用以促学”的良好教育格局。3.在文秘专业的实训教学中,指导教师主要是模拟秘书部

9、门的工作来开展实训教学活动。指导教师应制定学期实训计划和阶段实施方案,参加并予以指导。利用“模拟办公室”进行实训还应结合课程教学内容,就处理某一事件而开展模拟活动。例如,学到“文书处理”这一章时,可进行“模拟处理公文活动”。指导教师先让学生做好预习工作,在课堂上简短地讲一下要求,然后由“模拟办公室”中的文书科、文员科和档案科合作完成活动。为了让学生熟悉文书处理活动的全过程,要配备两套班子,每套班子都要设相关领导和部门负责人,设收发、登记、传递的秘书以及文员若干名。一套班子搞发文模拟,弄清拟稿核稿签发缮印校对盖印封发注发各环节。拟定的公文结构、格式、附加标记应正确,文字、内容符合要求。结束后,由

10、另外一套班子模拟签收登记分发拟办批办承办注办归档过程。指导教师在各环节上指出错误或注意点。4.文秘专业的实践教学,其目的除了培养学生对秘书工作的实际操作能力外,更重要的是服务学校,服务当地经济。“模拟办公室”不仅仅是实训基地,而且是实践基地;“模拟办公室”不仅仅是模拟性机构,而且是组织性机构。学校本身就是一个庞大的实践基地,蕴含着丰富的教学资,有很多可以为文秘专业教学实践提供实践机会,如果能够充分利用本学校的资,既可以延伸课堂,丰富教学内容,又可以为学生提供多种专业技能训练的平台,符合文秘专业发展的需要。例如,“模拟办公室”的学生可以联系本学校有关部门,让文秘专业的学生在学校各部门担任秘书,学习处理办公室各种事务,而学生又对校园办公环境比较熟悉,能够很快进入角色,在实际岗位上的锻炼,可以获得更多的对办公室工作和秘书职业的感性认识;学校举办各种大型会议活动时,可以让“模拟办公室”中会务科的学生参与其中,从最初的旁观学习观摩到真正的参与会议筹备,学生可以发挥专业特长,逐步了解熟悉秘书工作的具体流程,在实践中学会组织、策划、协调等方面的技能;学校举办各种庆典活动时,可以聘用“模拟办公室”中礼仪科的礼仪小姐为其提供迎宾、剪彩、倒茶等服务;学校有关接待宾客的任务也可以交给“模拟办公室”中社交科的学生来完成,让他们将课堂上所学到的秘书礼仪