文件控制程序

1、文件控制程序 1 目的 对环境管理、职业健康安全管理体系和安全标准化文件的编制、审批、更改、发放、识别、处置和归档进行控制，确保文件的充分性和适宜性，使与管理体系运行的有关场所得到和使用相应文件的有效版本。 2 适用范围 本程序适用于环境、职业健康安全管理体系和安全标准化有关的各类文件。 3 职责 3.1 安环部负责本程序的编制、更改和组织实施，并负责控制环境、职业健康安全管理手册、程序文件等管理体系文件和安全标准化相关文件的编制、审批、更改，确保文件的充分性和适宜性。 3.2 行政办负责各类文件的发放，确保有关场所得到和使用相应文件的有效版本。同时负责体系文件的处置和归档，外来文件的管理。

2、4 工作程序 4.1 文件的编写、审核、批准及发放 我公司文件的编写和更改、审核、批准及发放按下列规定执行： 序号 文件类别 编写、更改 审 核 批 准 发 放 1 管理手册 安环部 管理者代表 总经理 行政办 2 程序文件 安环部 管理者代表 总经理 行政办 3 作业文件 相关部门 管理者代表 总经理 行政办 4 外来文件 按原编号管理 行政办负责人 管理者代表 行政办 4.2 文件的编号 序号 文件名称 文件编号 编号含义 1 环境、职业健康安全管理手册 HS/ESM-A HS：马龙县金成建筑有限责任公司 E：环境 S：职业健康安全 M：管理手册 P：程序文件 W：作业文件 2 程序(环境

3、、安全)文件 HS/ESP-A-*-XX 3 程序(安全)文件 HS/SP-A-*-XX 4 程序(环境)文件 HS/EP-A-*-XX 5 作业(安全)文件 HS/SW-A-*-XX 6 作业(环境)文件 HS/EW-A-*-XX R：记录 A：版本（随版本的变化调整） *：标准条款号 XX：序列号 7 安全记录 HS/SR*-XX 8 环境记录 HS/ER*-XX 4.3 文件的标识 4.3.1 文件的标识包括受控状态、版本、发放号等标识。 4.3.2 文件根据受控状态可分为受控文件和非受控文件，公司内使用的文件均为受控文件，非受控文件一般是为某种需要提供给我公司以外的人员使用。受控文件在

4、文件的首页需加盖红色“受控”章。 4.3.3 为确保文件能够得到有效控制，用版本号、发放号、修订状态进行标识。版本号采用大写英文字母A、B表示第一版、第二版；发放号用阿拉伯数字01、02、表示；修订状态通过文件修更改记录表进行记录。 4.4 文件发放 4.4.1 行政办进行文件发放，发放范围应确保文件使用的各场所都能获得适用的有效版本，并填写文件发放/回收记录，由文件领用人签字确认。 4.4.2 若文件使用人因文件破损，严重影响使用时，应交回破损文件，换发新文件，新文件的发放号仍沿用原文件的发放号。行政办负责将破损文件销毁。 4.4.3 若文件使用人将文件丢失，须经部门负责人批准后，到行政办办

5、理申请领用手续。补发文件应给予新的发放号，原发放号作废，由文件管理人员在文件发放/回收记录上注明。 4.4.4 外来文件由行政办根据需要发放至各相关部门，并填写文件发放/回收记录。 4.5 文件的评审与修订 4.5.1 文件的评审 4.5.1.1 评审的频次：正常情况下，每年组织评审一次；当出现以下情况时，可随时组织评审。 A 法律、法规发生变化； B 生产装置和工艺技术发生重大变化； C 安全生产相关的组织机构发生重大变化； D 管理机构的管理职责发生重大变化时； 4.5.1.2 评审组织：文件的评审，本着制订部门组织相评审的原则。 4.5.1.3 评审内容 A 与法律、法规符合性； B 与

6、企业发展总体水平的相适应性； C 与工艺流程和装置变化的相适应性； D 文件之间的相容性和匹配性； 4.5.1.4 评审输出 4.5.1.4.1 评审结果作为安全生产制度修订的主要依据之一。 4.5.1.4.2 评审结果要形成书面材料，反馈给参加评审的人员和审批人。 4.5.2 文件的修订 4.5.2.1 正常情况下，文件的修订每两年组织修订一次。当出现以下情况，可随时组织修订。 A 法律、法规发生变化，现行文件与之出现冲突，或不能充分满足法律、法规要求； B 生产装置和工艺技术发生重大变化； C 新装置、新产品投产，现行文件不能覆盖其管理要求； D 组织机构发生重大变化，需重新分配职责； E

7、 各级人员素质发生较大变化，文件的要求已经充分转变员工的自觉行动； 4.5.2.2 修订组织：文件的修订，本着制订部门组织修订的原则，当制订部门发生职能变化时，由该职能的后续承接部门组织。必要时，需了解该文件的制订的原始背景。 4.5.2.3 当文件需要更改时，由相关部门填写文件更改申请单并按4.1条规定进行审批。行政办将文件更改申请单下发至各相关部门，当文件换版或更改时，原版文件及改前内容自动作废。 4.5.2.4 领用文件的部门在收到文件更改申请单后，各相关部门采用换页或局部（双线划改）等方式更改，并在文件更改记录表上做好记录。 4.5.2.5 文件更改申请单由行政办保存，其他部门在文件更

8、改后可销毁。 4.6 文件的管理 4.6.1 文件使用者应妥善保管所使用的文件，不得随意涂改。 4.6.2 行政办利用文件发放/回收记录对文件的有效性进行控制。 4.6.3 各部门应对各使用者持有的文件进行日常检查，发现问题及时处理。 4.6.4 对于电子版的文件、E-mail等由行政办专人负责，拷盘或打印出一份书面稿。 4.7 外来文件的控制 外来文件或传真由行政办负责进行登记并发放至有关部门，并将文件登记在外来文件清单上，每年跟踪一次有效版本，并在外来文件清单中作好登记。 4.8 文件的作废 4.8.1作废文件应及时由行政办从使用部门收回，并做出“作废”标识；如有需要保留的作废文件须由文件管理人员做出“参考”标识以示区别，并在文件发放/回收记录上注明。 4.8.2 无需保留的作废文件，由行政部填写文件（记录）销毁记录并经主管领导审批后，集中统一销毁。 5 相关记录 序号 名称 编号 保存期 备注 1 文件发放/回收记录 HS/ESR445-01 三年