分公司文档管理制度

1、分公司 文档管理制度15、 1 总则15、1、1 本制度所称文档管理，指公司外界与本公司业务往来的函、电、文；事业部内部上报下发的各种文件、资料；本公司上报下发的各种文件、资料。自收（发）文至归档全过程的办理与控制。15、1、2 文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限、要求完成。以本公司名义所发的文件必须抄报事业部人事行政部备案。15、1、3 文件处理必须做好保密工作，防止泄露企业的秘密。15、 1、4 本公司的文档管理归口由行政人事部进行管理。15、 2 发文的管理15、 2、1 发文的规定本公司要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，由公司行政人事部提出发文申请

2、，经厂长签署意见后，报事业部总部批示后发文。公司内部行文，可按问题的种类和性质，用公司或部门名义行文，不要用发文的形式解决一般性问题。请示的文件，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位； 向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位，不得滥发。红头文件，只适用于需要遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、通知、通告、任命等，其他文件一般用普通打印纸印发。各类上报文件资料视其实际情况尽量采用电子邮件的形式，但其传送必须按发文流程操作。所发电子邮件必须遵循保密的原则，并严格做好登记工作，必要时需征得厂长同意方可发送。公司内部文件的发放统一由行政人事部草拟，并报经厂长同意后发放。部门内部的一般

3、性通知由部门主管草拟发放，规定性通知需抄报厂办，有必要时需经厂长同意后发放，一般性告知性通知一律采取口头形式，不得以书面形式发放。15、 2、2 发文的范围公布规章制度；转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；公布体制机构变动或干部任免事项；公布重大生产、技术、经营管理、业务工作、生活福利等工作的决定；发布有关奖惩决定和通报；本公司与外界发生一般业务联系，可用公司的名义对外发函，但需编号备查。15、 3 发文格式15、 3、1 发文格式一般包括：密级、紧急程度、发文字号、标题、正文、附件、发文单位名称、印章、发文时间、主送机关、抄报（送）机关等部分组成。15、3、2 文号一般包括单位代号、年

4、号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的发文编号。15、3、3 发文如有附件文， 应当在正文之后、 单位名称之前。注明附件名称和件数。15、3、4 发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。15、3、5 收、发文单位应注明单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。15、3、6 本公司对外、对内各类文件的编号及文件格式由行政人事部给出。各部门不得自行编号或自行采取发文格式。15、 4 文件的发放15、 4、1 文件发放流程公司内部发文主办部行政人事上级主管行政人事门部草稿打核稿部打印行政人事部门行政人事行政人事部备案签收部发文部盖章、重要文件需经厂长署名

5、，并进行发文登记。15、 5 文件的保密15、5、1 公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种。 绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘进行拷贝。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅文数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。必要时可采取口头传达。15、 5、 2 文件机密等级，由发文部门的主管领导根据文件内容确定。15、 6 收文的管理15、6、1 凡事业部外来文件均由厂办或由厂长指定专人登记签收，保密文件需查验封口和邮戳，损坏件可拒收。15、6、2 收文部门签收文件时，要进行文号、内容、份数的核对，如果其中一项不对口，应及时反馈主办部门。一般文件的收

6、文，收文单位主管离开办公地点时可由本部门办公人员代签；重要、紧急文件不能代签收。15、 7 文件的阅办与催办15、7、1 为避免文件积压误事，收文部门阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责；紧急文件要即阅即办。关系到两个以上业务部门，应按批示次序传阅，最迟不得超过三天（特殊情况例外） 。发文单位应负责催办，收文单位应负责文件精神的落实与检查工作。15、7、2 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将密级文件带回家、 宿舍和公共场所， 也不得转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。15、7、3 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，需办理借阅手

7、续，以防止丢失泄密。15、 8 文件的借阅和清退15、8、1 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地查看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。15、 8、2 各部门指定责任心强的同事负责文件收交、保管、保密等工作。定期对已处理完毕的文件进行收缴清退工作。如发现文件丢失，必须及时查明原因及责任者，并如实向领导报告。15、 9 立卷与归档15、9、1 本公司档案采取部门立卷保管的归档方法。各部门应将本部门处理完毕的文件、材料及时整理归档，并将档案保管分类目录输入电脑系统供各部门共享（专指目录共享），各部门应于每年1 月份将本部门上年所保管档案造清册两份，一份自留、一

8、份报厂长。15、9、2 行政人事部负责公司全部档案的管理工作，并负责指导、协调各部门的档案管理工作；各部门平时应指定专人兼任本部门的档案管理员，负责本部门的档案管理工作。15、 9、3 各部门的归档范围：A厂办：经营管理文书。B行政人事部：B 1 上级下发的各类正式文件及与有关部门来往的文书。B 2 本公司上报下发、对外联系的各类正式文件、资料。B 3 本公司各类证件，证书，奖状，产品检测报告、证书，已作废部门印章等原件、影印件。B 4 年度、月度工作计划、总结、规划。B 5 各类行政人事资料。B 6 厂级会议记录。B 7 各类基建资料、图纸等。C财务部：C 1 各类财务合同；财务政策、法规、

9、制度。C 2 财务凭证、帐册、报表。C 3 产品成本及利润等统计、核算资料。D生产部：D 1 生产工艺、流程图、生产调度资料；D 2 生产、技术规章制度、技术标准；D 3 生产技术改造资料；D 4 各类生产设备图纸、操作规程等；D 5 各类生产运行记录；D 6 生产会议记录等；D 7 计量器具及设备管理台帐。E品控部：E 1 各类产品检测、化验记录、报告、标准；E 2 科研活动资料；E 3 化学试剂台帐；E 4 产品革新与开发项目的试验报告；E 5 产品配方、产品技术资料；E 6 原辅材料检测、控制材料；E 7 产品质量控制规章制度等。15、 9、4 档案立卷要求：文件资料立卷应按照类别、时间

10、、名称、内容等顺序，分门别类地进行整理归档。要将文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。公司员工外出开会、工作和学习带回的各种文件资料，须送行政人事部门登记入册，统一交流使用，不得据为己有，涉及本部门的文件资料经登记后交本部门档案管理员登记入册，图书一律归行政人事部登记入册送入图书室供大家阅读。外出开会、学习所带回资料，外购图书一律需经行政人事部登记入册，并在发票上予以注明：“已入册登记”字样，财务部门不得予以报销。15、 9、5 保存期限A永久保存：A1 凡针对本公司或本公司形成的规定或重大决定、决策性的文件资料皆应永久保存。A 2 财务报表。A 3 其他核定须永久保存的文书。B 10 年保存：B 1 预算、决算类，会计凭证，事业计划资料。B 2 其他经核定须保存10 年的文件资料。C 5 年保存：C 1 期满或解除之合约；C 2 其他经核定须保存5 年的文件。D 1 年保存：D 1 结案后无长期保存必须者。15、 10 文件的销毁15、 10、1 对于多余、重复、过时和无