收发文管理制度

1、第1页共5页 收发文管理制度 资源开发事业总部收发文管理制度 一. 公文的起草 （一） 草拟的公文， 内容要符合党的路线.方针.政策和国家 的法律.法规，内容真实，观点明确，条理清晰，言词精炼。 （二） 文种.格式使用正确， 人名.地名.时间.数字.引文准 确。 （三） 专业性的公文按业务范围由分管的业务部门起草； 综 合性的公文由有关部门与办公室共同起草。 （四） 重要公文应当由部门经理 （主任） 亲自起草或主持.指 导起草，并征求有关部门意见。 二. 公文的审签 （一） 公文起草后，拟稿人签名，拟文部门领导审核签名。 （二） 公文内容若涉及公司其他部门， 主办部门应当主动与 有关部门协商，

2、会签后交办公室秘书核稿，办公室主任把关，然 后送实业公司领导审批.签发。 （三） 各部（室）开展工作，进行正常业务联系的事务性公 文由各部（室）经理.主任签发；以实业公司名义发出的公文必须 经实业公司办公室审核，送公司领导审批后方可发出。 （四） 上报实业公司董事会的文件，应填写地铁总公司签报 纸，由实业公司办公室秘书核稿，办公室主任把关，实业公司总 经理直接批报董事长。董事长审批后，由实业公司办公室转发董 事会各成第2页共5页 员。 （五） 呈报总公司领导的文件，应填写地铁总公司签报纸， 呈实业公司总经理签发后，送总公司办公室核办。 （六） 审签公文，主批人应签署明确意见.姓名.日期。其他

3、审批人圈阅，应视为同意。 （七） 除领导直接交办的事项外， 请示等文件不得直接送领 导者个人。领导同志接到抄报文件，一般也不要批办。 （八） “请示”.“汇报 ”是两种不同的文种。“请示”原则上一文一事，主送一个 单位，不得越级请示。 （九） 上报的公文如不符合有关规定， 办公室有权纠正或退 回呈报部门。 （）收到不属于本部职权范围或者不适宜由本部办理的文 件，应当迅速退回办公室并说明理由。 三. 公文的印制 （一） 实业公司文件由实业公司总经理签发后， 交付办公室 编号.打印。 （二） 发文顺序号根据各字号及成文日期先后分别按流水号 编制。 （三） 各部门的文件打印.呈报，由部门指定的保密员

4、执行。 （四）实业公司办公室内部文件的打印.呈报，由办公室保密 员.秘书执行。 第3页共5页 四. 收文.发文和催办.查办 （一） 实业公司办公室呈办文件，由保密员和秘书负责处 理。各职能部呈报文件，交实业公司办公室秘书签收；各事业部 呈报文件，交实业公司办公室保密员签收，其他人员不得代签 收。 （二） 秘书收到文件后， 立即分类.登记， 按照办公室主任的 拟办意见，转部门签收办理或呈公司领导阅批。 （三） 领导阅批后的文件，秘书先登记并记录批示，依照批 示挞有关部门办理，并及时了解.记载和反馈执行情况。 （四） 办公室秘书对紧急公文跟踪催办.查办，重要公文重点 催办.查办，一般公文定期催办.

5、查办。 （五） 利用计算机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝 密级公文不得利用计算机传输。 五. 公文的立卷.归档和销毁 （一） 各部在工作活动屮产生的文件材料，处理完毕后，由 本部门保密员将应归档的文件分类整理成16开纸的格式，于次年 三月份前向实业公司档案室移交。个人不得保存应当归档的公 文。 （二） 上级下发的文件和以实业公司名义上报下发的文件由 办公室收集.整理.立卷；以各部名义上报的文件.资料，由产生文 件.资料的部门收集整理.立卷；联合发文的上报下发文件，由主 办部门收集.整理立卷。 （三）对于没有归档和存查价值的公文，可作销毁处理。凡 需销毁的文件资料，必须编制填写“档案销毁清

6、册”，由本部门 领导批第4页共5页 准同意后，报请实业公司办公室主任审批，实业公司档案 室根据领导批准的销毁清册，统一销毁文件。 六. 办文时限要求 （一） 直接送领导审批的请示文件，应在12个工作日内呈 批； 修改后送领导审批的发文代拟稿， 应在23个工作日内改好 呈批。 （二） 需会签的文件， 应在12个工作日内转出， 受理部门 应在2个工作日内退回。急件视情况限时退回。对不能按时退回 的，有关人员应即行催办。 （三） 部门意见全部回复后一般应在2个工作日内呈批。 （四） 领导批示后， 一般应在12个工作日内将文件转岀； 需发文的，应在23个工作日内发出公文（普发性文件在611 个工作日内

7、发出）。 （五） 急件应即到即办，在规定时间内办完；难以按时办完 的应向领导报告。各部门要注意办文的严肃性，对于确实需急办 的才加注“急件”，签收时要注明具体时间。 （六） 总公司领导批示要求代拟发文稿或反馈办理结果的， 承办部门一般应在5个工作日内完成。 （七） 外来公文传阅应在10个工作日内完成。 （八） 会议纪要应在会后3个工作日内拟纪要文稿呈批； 特 殊情况可在45个工作日内拟文稿呈批。 （九） 呈领导同志审批的文件有时限要求的应作出说明， 并 注明“急件”或“特急件”。紧急文件的呈批，可直接送领导阅 示。领第5页共5页 导批示后秘书应及时把文件退回经办人。如遇分管领导不 在办公室，应改送其他领导审批。按领导意见作暂缓处理的，经 办人应适时提岀续办意见。 （）信访文件由业务部门处理，实业公司办公室督办，办理 完成情况应当及时回复。 （一） 请示件从收文之日算起一般1