市政工程档案管理工作探讨

1、    市政工程档案管理工作探讨    刘春娟摘 要：对一些有价值，能对其他市政工程建设提供参考建议的市政工程资料，相关人员是有义务对其进行收集整理、储存的，最终使其以档案的形式存储在档案库。市政工程关系到城市的建设，所以其可供挖掘的价值还有很多，在用到之前，市政工程资料不容有失，相关人员要做好相关的档案管理工作。关键词：市政工程；档案管理；措施；一、市政工程档案管理中存在的问题（一）从市政工程档案管理方面国内很多行业对档案管理工作方面做的不是很到位，有的行业直接将档案管理当做表面工作，这是因为其没有认识到档案管理的重要性，更没有长远的眼光看清档案管理对

2、行业发展的促进作用，对于市政工程档案管理来说，亦是如此。参与市政工程建设的各方单位主要注重的是将资料内容落实到实际中，而不是将资料有效保存起来。资料保存工作在各单位中还是存在的，只不过很少有人知道其真实的保存价值，所以当档案出现漏洞时，相关人员并没有做出特别处理。再加上国内对于档案管理工作方面的法律法规不健全，业内人士对相关的法律方面了解也不是很透彻，所以各方单位各方人员对工程资料归档过程不是很重视，在档案管理工作方面的投资也是有限1。档案资料缺乏有效管理，档案资料内容没有深度，没有参考价值，多数情况下，真的使其流于形式了。（二）市政工程档案质量方面的问题档案管理效果会影响档案质量，所以当管理

3、流于形式时，档案质量得不到保证是必然的，这和提供档案资料的单位有关，也和档案编制人员以及管理人员的工作态度和能力有关。市政工程档案的原始资料以及竣工资料全部来源于参与工程建设的各方单位，工程资料一般都是和工程建设同步的，如此才能保护工程资料和工程建设的实际情况全面相符，所收集编制的资料才健全，不会有遗漏2。但在实际中，各方单位忽略了这一点，所以资料出现遗漏，信息数据不正确，编制不规范问题，进而直接对工程档案质量造成影响。二、做好市政工程档案管理工作的措施（一）重视档案知识宣传教育和系统培训首先国家有关部门要对档案管理方面的法律法规进行完善，弥补漏洞，使其真正成为档案管理的重要依据，还要加强对其

4、的宣传，使市政工程参与建设各方的领导人员能将加强对档案管理的重视，能真正认识到档案管理的作用，如此领导人员才能加大对档案管理方面的投资，引进信息技术和相关的设备，使档案管理效果得到提高。另外，领导人员会对档案编制内容以及深度等方面做出高要求，并对最后的档案资料进行审核，下属人员才会和工程建设同步，积极收集原始资料，还会深入现场，收集过程资料以及最后的竣工资料，并且事无巨细，将有关建设的所有形式的资料进行收集、整理。当然要做到这些，除了领导人员的重视，还要让每个参与编制档案的人员通过多渠道的宣传教育了解档案知识，并能通过系统培训，掌握档案编制技巧，能使最后的档案资料符合质量要求3。（二）建立健全

5、档案管理机制管理机制是管理效率得到提高，管理有效的必要条件，所以一定要建立健全的档案管理机制。档案质量要得到保证，就要使提供工程资料的所有单位在档案收集方面接受管辖，针对其建立承包责任制，使其能根据自己的工作性质，负起相应的责任，提供有价值的资料。最后交由专门的管理人员，由其对各单位提供的資料进行审核，看资料是否齐全，内容是否有深度，相关的数据是否正确，是否和实际工程相符等。审核完毕，才能对其整理，移交档案室。建立健全档案管理机制的目的也是为了使档案整理工作与工程建设同步，所以在管理机制的约束下，所有单位的相关人员要在规定时间内将相关资料进行收集、整理，如此，才能保证档案管理顺利，使档案管理水

6、平显著提高。（三）对档案整理过程进行监控进行档案管理，就是保证其档案质量，使其能在后期使用时提供参考价值，所以档案整理工作做好是十分有必要的。档案整理按照先后顺序有五个环节，其一是工程资料编制，档案资料是用来作为参考用的，所以档案资料的标准除了具有参考价值外，其本身还要有一定的权威性，使其真实可靠不会受到参考者质疑。所以档案室管理人员务必要对工程资料进行审核，看其是否为原件。如果不是原件，也要保证复印件以及相关文件资料上面有相关的签字盖章证明，证明其上面的信息是真实可靠的，避免这些资料在后期使用时，发生人为改动，在某些方面，不能成为有力的凭证。除此之外，还要审核资料是否齐全，各个方面的工作内容

7、是否事无巨细得到详细记录。比如施工材料质检文件，文件中要表明质检材料名称，取样方法，质检方法，质检数据以及质检结论，在最后还要有质检人员、取样人员以及监督人员的签字证明。质检文件就反映了施工材料质量，可以成为材料是否以次充好的判断依据。再如施工技术文件，直接反映了施工质量，所以文件内容一定要齐全，不仅要包括各种施工工序、工艺以及技术，还要有监理人员的意见和建议。最后，审核变更资料以及隐蔽工程资料是否和实际工程一致，是否有签字盖章。其二是工程资料组卷。按照市政工程建设先后顺序，以及分部分项工程的施工工序，将相关文件进行排序，以便生成目录，使整个工程文件看起来比较有次序。一般将图纸以及附件放在卷的

8、最后面，相关人员要做的就是保证图号准确4。其三是工程资料归档。工程资料包括很多方面，每个方面的资料都要按照一定的顺序组合好，将同种类型的资料组合在一起，使其阅读以及审核起来更加方便。然后将所有整理好的资料放在特定的档案袋中，进行归档。其四是工程档案验收。进行工程档案验收，主要是保证其真实可靠以及权威性。要对所有的资料进行审核验收，验收其编制质量是否符合验收标准，另外，工程档案验收有好几种方法，在实际的验收中，要将预验收、阶段验收以及档案、工程验收同步进行结合一起，以保证最后的验收效果。其五是工程资料保管。工程资料保管是档案整理的最后一步，也是最重要的一步，对于一些纸质资料，如果在储存的过程中，

9、档案室遭遇火灾、水灾、虫灾等，都会使工程资料毁于一旦，所以还要做好相关方面的防范。（四）在档案管理中应用信息技术现在有很多档案室应用了计算机和相关的信息技术，将市政工程资料以数据的方式储存到计算机中，既节约了空间，又使其免于各种灾害，保存效果要比纸质版好多了。但是档案室相关人员要保证这些信息资料不会遭到篡改，因为资料篡改后，就不能恢复，所以还要做好备份5。信息技术的应用，使档案管理水平得到提高，但全部是电子版存储资料目前还实现不了，所以要将纸质储存与电子版储存结合在一起，统一管理。三、结语市政工程资料档案管理工作如此重要，相关人员要负起责任。各单位人员要遵循管理机制，做好资料的收集整理工作，档案室管理人员要做好归档工作。只有做好档案管理工作，档案才能发挥作用。参考文献：1史瑞.浅谈市政工程档案管理工作的几点思考j.门窗，2014（06）：285-286.2褚君君.浅谈市政工程档案管理工作的几点思考j.中小企业管理与科技（下旬