时间管理及团队管理PPT课件

1、为什么需要时间管理 信息爆炸； 竞争的压力； 对品质的追求； 寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要；第1页/共45页时间是什么？有什么特点？ 时间是一种特殊的稀缺资源 无法伸缩； 无法停滞； 无法逆转； 无法积蓄； 无法取代； 无法再生； 最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。第2页/共45页时间管理概念 狭义时间管理时间管理就是个人管理，把握自己才能把握时间；如果你不能管理时间，那么你什么也不能管理；如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标； 广义时间管理战略层面：制定有效的发展战略规划，是最大的时间节约；流程层面：不断检讨和优化业务流程，可

2、避免各种低质量的成本损耗；组织层面：优化和改善组织结构，能够避免组织内部内耗；沟通层面：健全沟通渠道、完善沟通文化、降低沟通成本，可避免企业内外矛盾；授权层面：建立有效的授权模式，能够避免企业内部责、权、利不清的问题；资源层面：在战略导向下合理分配和利用资源，能够避免企业资源浪费的问题；会议层面：建立有效的会议文化，能够避免企业内部文山会海的问题；学习层面：建立学习型组织，能够避免员工素质低下而造成的资源浪费；习惯层面：建立良好的习惯，能帮助个人走向成功；情感层面：正确对待和处理情感问题，能帮助个人走向成功；正确管理的基础是良好的时间管理。第3页/共45页“勤奋”是否足够问题：问题： 今天的企

3、业是否靠勤奋就能成功？今天的企业是否靠勤奋就能成功？ 今天的员工是否当老黄牛就可以？今天的员工是否当老黄牛就可以？ 劳动本身就是美德？多劳就多得劳动本身就是美德？多劳就多得？对企业的战略目标对企业的战略目标贡献大的多得！贡献大的多得！第4页/共45页“本末倒置”现象：现象： 缺乏缺乏信心，就故意装出非常忙碌；信心，就故意装出非常忙碌； 在目标不清晰时经常会特别卖力；在目标不清晰时经常会特别卖力； 我们往往对行动不赋与任何目的；我们往往对行动不赋与任何目的； 我们往往变成盲无目的的我们往往变成盲无目的的工作狂；工作狂；结果：结果： 只会低头拉车，不去抬头看路；只会低头拉车，不去抬头看路； 狗摇尾

4、巴，却变成了尾巴摇狗！狗摇尾巴，却变成了尾巴摇狗！第5页/共45页时间管理的目的在单位时间内比以前做更多的事？在单位时间内比以前做更多的事？ 学习判断那些是对你最重要的事； 充分的利用时间产生最大的价值； 获得更大的获得更大的“效益效益”和更加和更加“舒适舒适”；第6页/共45页时间管理的五个误区 工作缺乏计划； 组织工作不当； 时间控制不够； 整理整顿不足； 进取意识不强；第7页/共45页时间管理的发展 第一代 公鸡型 第二代 仓鼠型 第三代 北极熊型 第四代 群狼型 第五代 熊猫型第8页/共45页第一代：“公鸡型” 利用便条和备忘录利用便条和备忘录，当日事当日毕。，当日事当日毕。好处：好处

5、：知道自己做了那些工作；知道自己做了那些工作；坏处：坏处：你被各种你被各种“事件事件”所控制。所控制。结果：结果： 逢山开路、遇水架桥；逢山开路、遇水架桥； 后知后觉，忙而无效！后知后觉，忙而无效！第9页/共45页“公鸡型”的问题注重注重“事件事件”： 定义：所做之事均有记录。定义：所做之事均有记录。问题：问题： 是否真正需要做这些事情？是否真正需要做这些事情？关键词：关键词： 你可能成为时间的你可能成为时间的“奴隶奴隶”！第10页/共45页第二代：“仓鼠型” 强调日历与日程表强调日历与日程表,事先制定工作计划；事先制定工作计划；好处好处：事先事先有准备，效率明显提高；有准备，效率明显提高；坏

6、处：坏处：你会更忙碌，可能迷失方向。你会更忙碌，可能迷失方向。关键词：关键词： 你可能会成为一个忙碌的你可能会成为一个忙碌的“工兵工兵”！第11页/共45页“仓鼠型”的问题追求追求“效率效率”： 定义：少用时间，做更多的事情。定义：少用时间，做更多的事情。问题：问题： 你真正需要和追求的是你真正需要和追求的是“效率效率”吗？吗？关键词：关键词： 你会成为一架不停工作的你会成为一架不停工作的“机器机器”！第12页/共45页第三代：“北极熊型” 先明确个人价值观与目标的先明确个人价值观与目标的关系关系,强调优先级，强调优先级，提倡对每一天进行合理规划提倡对每一天进行合理规划；好处：好处：确立了个人

7、价值观及与目标；确立了个人价值观及与目标；坏处：坏处：可能会缺乏整体的团队观念。可能会缺乏整体的团队观念。结果：结果： 对事件的判断取决于个人价值观。对事件的判断取决于个人价值观。第13页/共45页“北极熊型”的问题追求追求自身利益：自身利益： 定义：个人价值观和利益至上。定义：个人价值观和利益至上。问题：问题： 个人英雄主义时代已经过去了！个人英雄主义时代已经过去了！关键词：关键词： 你可能会成为一个你可能会成为一个“孤家寡人孤家寡人”！第14页/共45页第四代：“群狼型” 关注的重点不应该是如何管理时间，而是如何有效的管理自己关注的重点不应该是如何管理时间，而是如何有效的管理自己;追求追求

8、集体利益：集体利益： 定义：先做对的事，再把事做对！定义：先做对的事，再把事做对！强调：强调： 以原则为重心，强调效果和效率齐头并进以原则为重心，强调效果和效率齐头并进; 选择选择和确定最重要的事情先去做；和确定最重要的事情先去做； 强调企业、团队、个人的均衡性；强调企业、团队、个人的均衡性； 通过改变思想来改变团队的行为。通过改变思想来改变团队的行为。第15页/共45页“群狼型”的基本观念要素：要素： 先做重要的事情，而非紧急的事；先做重要的事情，而非紧急的事； 要求个人利益必须符合团队利益。要求个人利益必须符合团队利益。关键词：关键词： 学会判断重要性与紧急性的区别。学会判断重要性与紧急性

9、的区别。第16页/共45页“群狼型”的问题追求集体利益：追求集体利益： 定义：团队和集体价值利益至上。定义：团队和集体价值利益至上。问题：问题： 为什么英雄和伟人往往不得好死？为什么英雄和伟人往往不得好死？ 做人难，做人做给别人看就更难！做人难，做人做给别人看就更难！关键词：关键词： 集团的利益与自身幸福往往冲突！集团的利益与自身幸福往往冲突！第17页/共45页第五代：“熊猫型”追求社会公益与人生价值：追求社会公益与人生价值： 定义：服务群体，同时追求人生价值！定义：服务群体，同时追求人生价值！强调：强调： 认真工作、幸福生活、劳逸结合；认真工作、幸福生活、劳逸结合； 服务社会、享受人生、二者

10、均衡；服务社会、享受人生、二者均衡； 社会进步、人生幸福、社会进步、人生幸福、世界大同；世界大同；第18页/共45页“熊猫型”的基本观念要素：要素： 工作即是享受、消费即是创造；工作即是享受、消费即是创造； 追求个人利益与团队利益共存；追求个人利益与团队利益共存； 强调：均衡、辩证、对立统一。强调：均衡、辩证、对立统一。关键词：关键词： 学会思考怎样达到这样的境界。学会思考怎样达到这样的境界。第19页/共45页五代时间管理间的关系第一代：第一代：有了一个备忘录，但缺少一个计划！有了一个备忘录，但缺少一个计划！第二代：第二代：你有了一个计划，但缺少一个目标！你有了一个计划，但缺少一个目标！第三代

11、：第三代：你有了一个目标，但缺少团队精神！你有了一个目标，但缺少团队精神！第四代：第四代：你有了团队意识，但缺少人生规划！你有了团队意识，但缺少人生规划！第五代：第五代：你即有人生规划，又有社会公德心！你即有人生规划，又有社会公德心！关键词：关键词：循序渐进、逐步完善、不断进取、把握人生！循序渐进、逐步完善、不断进取、把握人生！第20页/共45页时间管理的六项基本原则 明确目标 有计划、有组织地进行工作 分清工作的轻重缓急 合理地分配时间 与别人的时间取得协作 制定规则、遵守纪律第21页/共45页SMART目标 具体的（specific） 可衡量的（measurable） 可达到的（attai

12、nable） 相关的（relevant） 基于时间的（time-based）第22页/共45页时间四象限分清工作的轻重缓急 第23页/共45页时间四象限分清工作的轻重缓急 愿景价值观的澄清计划、准备、预防学习、培训、休闲陪客户逛大街战略的！重大项目的谈判 紧急问题的处理重要会议或工作陪女朋友逛大街必须的！各种琐碎的闲杂事无用的广告、函件发呆、上网、闲聊游荡、逃避性活动陪老婆逛大街多余的!笨死了！ 无谓的电话、信件、 报告、会议、应酬 符合别人期望的事 打麻将三缺一 陪岳母逛大街 无奈的！第24页/共45页时间四象限分清工作的轻重缓急 第25页/共45页时间四象限分清工作的轻重缓急 第26页/共

13、45页帕累托原理（80/20原则）合理分配时间 其它领域的80/20原则 80%的财富集中在20%的人手中； 80%的销售额是源自20%的顾客； 80%的电话是来自20%的朋友； 80%的总产量来自20%的产品； 时间管理的 80/20原则 80%最佳效果的工作来自20%的时间； 20%较为次要的工作花费80%的时间； 对我们的启示 去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域； 集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题； 在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作；第27页/共45页更有效地利用时间 “创造”更多的时间； 减少会议对时间的浪费； 有效地利用等待时间； 很好地利

14、用旅行时间； 与上司沟通时如何更有效利用时间； 对付电话所引起的时间的浪费； 避免不速之客带来的时间的浪费；第28页/共45页创造更多的时间有两种方法可以创造工作时间：早起晚睡通过授权的技能第29页/共45页减少会议对时间的浪费 会议前 发问有必要以会议形式进行商讨吗？ 尽量减少与会人数； 当关键人物无法与会时，原则上不应开会； 为避免会议冗长，可将会议安排在午餐前或下班前； 要有明确的会议议程； 计算会议成本； 会议中 会议中等候迟到者，则等于惩罚准时者； 不要令与会者太舒服； 避免受电话或访客之干扰； 可让部分与会者参加会议的一部分； 会议后 整理会议记录发给有关人士； 跟进会议中决定的事

15、项；第30页/共45页与上司沟通时如何更有效利用时间 “听而不闻”的上司 应开门见山，单刀直入； 技巧性地指明你与他谈论的事端对他所可能产生的利害关系； 见异思迁的上司 当他指派工作时，多作询问的工夫； 如你的工作繁多，请他为你决定完成工作的优先次序； 询问他完成工作的限时； 以你为听众的上司 尽量避免发问或对他的话语作出评论；第31页/共45页如何避免电话引起的时间的浪费 事后回复电话的办法值得采用； 尽量将须打出去的电话集中在一起 避免电话捉迷藏的两个原则： 如果是对方的助理、秘书接的电话，务必打听何时可以联络到此人； 留话时别忘了请对方在某个时刻或期间回话；第32页/共45页如何避免干扰

16、 最难控制的干扰 来自上司的干扰 让上司清楚知道你的工作目标； 主动约见你的上司以减少干扰； 尽量给上司香蕉，而不是猴子； 最难推却的干扰 来自同事的干扰 如果有人找你，站起来接待他； 公司设立人人安静一小时制度； 学会拒绝； 最容易忽视的干扰 来自下属的干扰 安排固定时间供属下工作汇报； 保留固定时间供属下提出问题； 安排其他时间处理非紧急事件； 最难察觉的干扰 来自自己的干扰 学习管理和控制自己；第33页/共45页如何与别人的时间取得协作 认清并适应组织的节奏性与周期性； 站在对方的角度考虑问题； 提前做好计划与安排；第34页/共45页制定规则、遵守纪律 在进行工作的时候，一定要念念不忘这

17、个工作应于何时截止； 即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标； 由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内；第35页/共45页计划分类 按广度分 战略性计划、作业性计划 按时间框架分 短期计划、长期计划 按明确性分 具体性计划、指导性计划第36页/共45页制定计划的步骤1.确立目标； 2.探寻完成目标的各种途径； 3.选定最佳的完成方式； 4.将最佳途径转化成月/周/日的工作事项； 5.编排月/周/日的工作次序并加以执行； 6.定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性；第37页/共45页制定计划的注意事项 事先的了解 所在

18、部门的业务定位 所在岗位的业务定位 上级主管的业务目标 上级主管对你的期望和要求 与其它相关岗位的业务接口关系 遵循5W2H原则 Why、What、When、Where、Who； How to、 How mach； 设置控制点（里程碑） 设置阶段性的里程碑，按时检查，及时发现问题，对自己难以解决的，需寻求外部支持； 坚持工作记录，对计划执行情况进行总结，发现和纠正偏差；第38页/共45页计划管理WBS定义创建WBS是把项目可交付成果和项目工作分解成较小的，更易于管理的组成部分的过程；分解方式按产品的物理结构分解；按产品或项目的功能分解； 按照实施过程分解；衡量标准是否全部分解完毕 WBS分解的所有活动是否全部定义了项目的工作 所分解的活动是否可行 是否包含临时的里程碑和监控点 WBS的分