酒店物料采购工作程序

1、酒店物料采购工作程序酒店经营成本的掌握方法诸多,其中最主要的莫过于掌握进货的成本价,怎样才能把好物料的选购关,在选购程序上有很多方面值得研究,本文就此阐述酒店物料选购程序的一些见解。 一、物料申购单形式与种类: 酒店通常使用的物料申购单中应有具体的物料相关资料,如:序(代)号、物料名称、物料规格、记数单位、目前库存申购数量、要求到货时间、上次进货时间和数量单价及本次申购供应商的报价、供应商资料等并有财务结算方式和仓务或使用部门、选购部门、财务总监和详细分管领导及总经理的签批。 酒店的经营物料可分成四类: 一)补仓室的申购: 当一个酒店通过试运行调整后,各部门的经营状况基本趋于稳定,在各使用部门

2、或酒店财务总仓,任何一类酒店经营物料都需要有一个存量,存量额怎样制定呢必需从五个方面考虑:流淌资金状况、固定资产的配备状况、本期估计的客流量、物料的选购周期、物料的保存期 部门小仓库和财务总仓应依据上述五个方面来制定物料的最低存量数和最高限量数。一旦有了这些规定,财务在会计运作中可合理利用流淌资金、削减库存量,并能保证使用部门的正常经营的使用和物料的质量;同样仓管人员在见到库存量以达到物量存量的最低数值线时,这便是提出该物料申购的最佳时期,由选购部门专职选购。 二)集中式的申购 一家酒店的办公用品及文化用品涉及到一个酒店对形状象,由于要考虑到下述几个因素,所以可由酒店的行政办公室来进行统一管理

3、,统一提出申购。 1、酒店管理之需的前台见客文具与后台操作作用文具的区分 2、酒店管理人员的级别区分 3、酒店视觉形象设计效果的统一。 行政办公室可以统计各方面的数据每月统一提出文具用品申购单,并由行政办公室、选购部门、财务总监和总经理签批,由选购部门专职进行日常采访 三)紧急需求的选购: 紧急选购一般只限于紧急需求的状况下,价格并不是很大并在事先酒店政策允许的规定范围中进行如: 1、工程急修门开关零配件等 2、经营中不常备的经营物料或常备物料,但某一时使用量超出常规的库存范围。遇到上述状况可以随时出单而不受常规的限定,单此类状况的选购首先可由选购部进行优先选购或在政策规定的范围中经部门经理同

4、意后由使用部门进行紧急选购。 四)部门所需物料的日常申购: 酒店各部门在日常的经营管理中,需要大量物料,为了不占仓位,通常进货是直接存放在使用部门中的,所以这批物料的短缺,均由使用部门直接提出物料的申购单,这些物料申购单的数量较大,涉及面较广,几乎全部酒店部门都有,因此在申购与审批过程中均需严格掌握,考虑因素有下面两个方面: 1、部门在提出物料申购单的时候,应具体了解该物料的现存数、每日用量、选购和审批期、目前物料的价格和涉及的成本因素、物料的质量状况有无需请选购部门查找新的替代品种的建议等等。 2、选购部门在接到使用部门的物料申购单后,应充分审读并明确其内容,依据内容来查找物料的供应商,并且

5、在多家供应商之间进行寻价和询价工作。要了解物料的性能、用途、价格等等,使选购人员完全将使用部门物料选购意图落实在供应商的物料之中,使供应商了解酒店使用部门的物料的真正用途,同时选购部门也将与供应商的谈判中,得到价格、质量等方面的信息,以便与其他供应商比较。 二、物料选购程序 1、使用部门经理签发的物料申购单 2、选购部门依据物料申购单内容查找供应商和报 3、财务总监依据酒店的实际状况审核申购数量和供应商状况 4、饭店分管领导审定圈价并经总经理签署 5、供应商依据酒店选购部门的书面通知或合同向酒店供货 6、酒店验收部门依据审定状况验收并处书面凭据给供应商 7、供应商依据酒店物料验收状况向酒店财务

6、部门索取物料货 三、物料的选购 物料的选购并非单是物料的购置,所以物料的选购过程中须考虑更多方面的状况,除名称外产地、规格、报价、批号、生产日期、有效期限、运输、包装和装运规格、存放、冰冻品含冰率、物料的净重、物料的生产季节、合同的签订方式、付款内容等等、这些因素在物料的选购中应随时考虑到,要由2-3家同类供应商的选择并寻价,在供应商背靠背的寻价中得到启发并照实向上级报考。有些重要的物料货长期供应的物料,还需签订供货合同,合同的条款须请专家和上级主管的确认方可。 在选购过程中,为使自己处于主动地位,应尽可能在事先取得经使用部门认可的物料样品和支付供应商最少量订金,待符合样品物料的全部到货后,再

7、支付一定比例的货款,并有一定数额的尾款,以防物料中有不符合样品的物料夹带。 选购部门在落实使用部门的申购任务时,应严格遵守申购单上的规定,在选购中由于时间、价格、质量、等因素的变化而定购不到某一物料时,应急时通知申购部门。假如需要进行物料调整或查找代用品时,需由申购使用部门主管、财务总监和高级管理人员签署的物料样品确认书同意后方可。 选购部门若发觉申购单上的物料,属于新近增加而以往是未曾选购过的物料,选购部门应将新选购物料样品确认书一起保送财务总监,物料申购部门主管及有关专业人员验证签署后方可履行下一步的选购程。 四、通过物料的验收给申购部门把关 物料验收部门是代表酒店监督选购程序时是正确与否

8、的一个重要部门,常用物料是由验收部直接验收,而有些专业性较强的物料,通常须请使用部门的专业人员共同参与验收。在验收工作中可能会发觉很多选购中存在的问题并可以在验收现场予以准时制止,从而削减酒店的损失。若发觉有不符合酒店政策与程序,甚至有违法交易的行为,即可指出,同时准时上报有关领导恳求给与帮助。 验收人员需有较高的物料识别能力和质量确定能力,同时应具备公正、公正、公开、的工作态度,在验收过程中,选购人员应积极协作验收部门对物料的验收,在验收中须具体核对物料申购单,对照申购单中每一项内容是否与物料相符合,其中包括物料名称、规格、审定价格、审定数量、物料质量等等。 在填写验收单时要具体说明实际验收的状况,表明验收时间、申购单的编号、发票及供应商名称,并在验收单上由验收人员和使用部门参与验收人员的签署,将验收单交与酒店成本部稽核成本;交与使用