浅析人事档案管理中存在的问题及对策

1、浅析人事档案管理中存在的问题及对策摘要：人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主 要信息源，是选拔人才的重要工具。管好用好人事档案， 对人才资源开发起着重要作用。本文着重探讨人事档案管 理工作中存在的问题与对策。关键词：人事档案管理对策0引言人事档案是个人经历和实践的历史记录，是个人思想 品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照，人事 档案既能反映出人们经历、学历和技术职称，同时又能反 映个人的社会关系和奖惩等情况。在为个人求职、单位求 才提供动态、真实、有效的原始资料和数据方面，人事档 案起着举足轻重的作用。因此，人事档案必须保管好，管 好、用好人事档案，对人力资源开发起着重要作用。1当

2、前人事档案管理中存在的不足部分单位领导对人事档案管理工作不够重视。这种情 况由来已久，这些领导总是将人事档案管理工作看成是保 管的事务性工作，对人事档案管理的重要性认识不够，在 他们看来，人事档案管理是附属性工作而不是单位的主要 工作，人事档案管理工作只要做到不丢失，不泄密，同时 又能应付外调、查档就可以了。在这种错误意识影响下, 相当一部分单位忽视人事档案管理工作，具体表现在实际 工作中，就会出现档案工作没计划，档案工作没安排，与 此同时还会岀现在场所、经费、人员上没有保障的现象。部分单位在档案硬件设施上投入不足。档案室本来应 是管理规范、环境良好的地方，然而在实际工作中，部分 用人单位宁肯

3、在其他工作中完善硬件设施，也不愿在档案 室添置新设备，导致大部分档案室设备简陋，更有甚者， 在个别单位还会出现没有专用档案室的现象，人事档案管 理不规范、不标准，引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有 发生，从而对档案利用产生了不利影响。档案管理人员管理水平不高，管理手段落后。在实际 工作中，由于对档案管理这项工作没有引起足够重视，在 档案管理人员配备上从不配备专职人员，而是采取人员兼 职这种办法来应付，兼职管档人员工作变动频繁，业务不 熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、 归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作, 严重影响了档案管理水平。在管理手段方面，就会体现管 理手

4、段较陈旧，由于不懂得人事档案管理，往往在调阅档 案时都是采用原始的手工操作方式反复调用原件，这样做 的后果就会导致纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影 响到档案的完整与安全。人事档案收集工作力度不够。要想管理好人事档案, 就要有一套完整的收集归档工作管理制度。然而部分单位 根本就没有这样的制度。从而导致档案管理人员执行不严 格，收集归档工作被动、不及时的现象出现。体现在收集 归档的材料方面。就会发现要么材料不全面，要么有些材 料在内容和形式上是雷同的，如大部分单位搞的鉴定、考 核和评价材料，套话多，费话多，不能准确反映每个人的 真实情况，人事档案管理形同虚设。人事档案管理的信息化程度不高。在科

5、学技术飞速发 展的今天，计算机得到了普遍应用，在现代化办公中起到 了重要作用。然而体现在人事档案管理上，我们就会发现 有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术 还没有在人事档案管理中广泛运用，这些不利于人事管理 效率的提咼，并且造成一定的资源浪费。2人事档案管理的对策与思考收集材料是基础。干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不 断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。管档人 员必须将职工年度考核、学历变化、聘任、晋升等各种材 料及时收集齐并及时归档。遇有聘任、晋升需要查档、调 档时要及时将抽岀的材料归回原位，并按档案工作有关规 定，实行全

6、国统一标准整理装订。加强档案工作的基础建设。要将档案工作当做一件大 事来抓，高度重视这项工作，并在档案工作中严格按照 干部档案工作条例第二十七条规定去做，一方面要建 立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案 柜、库房面积每千卷需20至25平方米，另一方面还要在库 房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房设施要做到 “六防”，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温，做 到“三室分开”，即库房、阅档室、办公室三室分开。加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档 案管理人员素质。各级组织人事部门要严格按照干部档 案工作条例三十八条之规定，加强干部档案工作队伍建 设，选择政治上可靠、作风正

7、派、责任心强的共产党员从 事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、 生活、充分发挥他们的积极性和创造性。每2-3年对档案 管理人员进行组织培训，重点培训档案管理业务知识，通 过系统培训，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。建立人事档案信息系统，提高科学管理水平。在信息 化建设的今天，要想真正搞好人事档案管理工作，就必须 充分利用先进技术和手段管理人事档案和人事档案信息， 全方位建立适合水文工作特点、统一开发的人事档案信息 管理系统，进而实现人事档案管理工作的电子化、科学 化，与此同时还要在提高人事档案工作的科学管理水平上 下功夫，从而为水文工作的顺利开展奠定良好基础。3加快现有

8、人事档案目录数据库的建设水文事业发展至今，各个单位都有着几十年的历史， 这期间各单位变化都很大，体现在人事档案管理工作方面 尤为明显。一方面表现为人事变动大而且复杂，另一方面 表现为现存的档案材料数量大、占据空间大，在管理和使 用方面都很不便，这一现状要求我们必须加快信息化建设, 将其逐渐转化为数据加以整理和规范，全面提高工作效率。 人事档案信息化建设将对人事、组织工作产生重大影响， 主要表现在：有利于组织人事部门“选人用人”和为领导决策提供 服务人事档案信息化的最大好处就是能让组织人事部门和 领导方便快捷地了解各级干部队伍状况，迅速掌握干部在“德、能、勤、绩、廉，方面的最新信息。有利于提高人

9、事档案管理人员的工作效率和服务质量 传统的人事档案管理侧重于档案实体管理，管理人员手工 收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低, 费时费力。人事档案数据库实现信息化后，档案管理更多 地体现自动化、实时化和网络化，数据只需一次录入就可 以多次反复利用，在局域网内部进行数据共享，从而使库 房查找变为网络即时检索查询，大大提高了管理人员的工 作效率。在日后有关干部职务聘任及技术晋升时，都要用 到个人相关时期的考核表及评审表，需要查找、撤出、复 印，然后和其他相关材料装订成册。这无形之间都造成了 大量人力、物力、财力的浪费。如果实施了人事档案数据 共享，上级人事、组织部门只需调用实时数据，而无需再 重复的复印、装订，对档案的保护起到了重要的作用。有利于信息的完整、准确和及时更新人事档案信息化 后，档案管理人员就会降低劳动强度，大大提高工作效率。 一方面档案管理人员会第一时间保证人事档案信息的准确 和完整，另一方面会及时更新档案信息，方便领导调阅， 为组织人事部门科学决策提供准确信息。有利于档案管理员业务水平的提高人事档案信息化 后，将档案管理人员从繁琐的手工劳动中解脱出来。节约 大量的手工工作时间，管理人员有充足的时间钻研业务开 拓创新，学习各种管理知识，不断提高管理水平。同时， 减少了管理