浅谈国有企业印章（电子印章）的管理与使用

1、    浅谈国有企业印章（电子印章）的管理与使用    国有企业印章（电子印章）是国有企业行使职权的重要工具和凭证，具有一定的法定效力，而印章（电子印章）的合法性和权威性则代表了企业的责任与权益。因此，必须加强和规范国有企业印章（电子印章）的管理和使用。一、国有企业印章（电子印章）的保管与使用应给予足够的重视保管要安全有序。印章是组织身份的象征。不管是对内还是对外，都象征本单位的名称，印章就代表着本单位这个名称。印章象征着其合法性、权威性。国有企业法人单位的印章都必须指定专人保管使用，明确保管人和责任部门，不能“齐抓共管”更不能随便交给他人代管。印章保管

2、人如有事外出，无论时间长短，交由他人代管的都必须经过主管领导批准。印章应避免出现无人监督、任人使用的现象，必须存放在有一定安全措施的保险柜或明柜内，以防撬盗偷盖。用印手续必须齐全。印章的使用必须在指定的场所进行，保管人员使用时要认真负责。特殊情况保管人员使用要带出办公室时，应经过主管领导批准，保管人员作到人不离章。文书材料一经加盖印章，就必须承担法定义务和法律责任。公务往来的文书文件和各类技术资料具有法定效力。另外保管人员应亲自盖章，电子文档套印时，做到到场监督。印章使用要办理必要的审批程序，审批程序是印章使用要办理过程中不可省略的。根据印章效力明确印章使用审批权限办理用印手续，以备查考。电子

3、印章与实物印章一样具有同等法律效力。电子印章是科技与印章结合的新品种印章。随着科技的进步发展和国有企业业务量的扩大，电子印章开始普遍推广使用。电子印章的推广应用，有利于加强公安机关对印章的统一管理和监控，有效地打击由印章引起的刑事犯罪活动，推进国家信息化建设。电子印章从审批制作开始，便具有从源头杜绝造假的优势。电子公章的审批制作，必须严格按照有关规定，同时进入全程监控的计算机管理系统，加强监管。二、国有企业印章（电子印章）在保管与使用过程中应注意的主要问题国有企业印章（电子印章），特别是公章、负责人名章、财务专用章、合同专用章等重要印章，是企业从事经营和管理过程中最常用的工具之一，可以在一定范

4、围内直接代表企业，具有严肃性和一定的法律效力。如果保管使用不当，会造成诸多问题，必须引起足够重视。印章（电子印章）刻制不规范。印章（电子印章）的刻制必须在公安部门指定的单位进行。如果不在公安机关备案，随便找一家单位刻制公章，刻完就用，就会埋下风险和隐患。印章刻制的业务流程必须清晰，不能没有审批程序，只有业务需要，刻制印章后必须下发正式启用文件，明确印章使用时间和使用范围。印章（电子印章）管理规章制度不健全。很多企业的领导和职工，没有从思想上意识到印章对企业的重要性，盖章时毫无原则可言，致使盖印章成为一件很随意的事。印章（电子印章）管理必制定严格的规章制度，印章管理人员必须严格执行规章制度，对需

5、要用印的材料必须严格审查，不能违返印章（电子印章）管理制度。印章管理人员不能让印章离开视线，在没有监管人的情况下携带印章外出。不能在没有审批的情况下在空白介绍信或空白纸张上用印。印章管理人员必须使用印章登记表，经审批用印后妥善保存。印章丢失或被盗后要及时报告，印章作废必须及时回收销毁，如不及时回收销毁，导致新章、老章并存，甚至混乱使用，就会存在用印风险，甚至给企业带来负面影响，甚至造成不可挽回的损失。三、应对国有企业印章（电子印章）管理与使用过程中存在问题的措施印章的严肃性和有效性决定了从事印章管理人员必须责任意识，敢于坚持原则，履行岗位职责。但是随着社会的发展与进步，印章（电子印章）管理的难

6、度逐渐加大，所以必须以印章（电子印章）管理制度为基础，以印章（电子印章）管理业务流程为主线，保证国有企业和谐稳定持续健康发展。要制定印章（电子印章）使用管理制度。印章管理工作原则性极强，必须建立一套完整的制度规范。制定规范的印章专用管理流程，建立印章专人保管制度，建立印章专用登记、审批制度，到坚持按专项原则和政策盖章，每一项工作都是至关重要的。要指定管理部门，明确工作职责，做到有规可依、有章可循。按印章管理规定申请使用印章部门必须履行审批程序，经过批准方可用印。要使用台账制度，印制印章使用申请表，在用印过程中，印章管理人员须对用印文件认真审查，用印时必须亲自用印，审核用印内容、用印次数及用印范

7、围。要加强对印章部门及印章管理人员的管理。要加强对印章管理部门的监管，加强对印章保管人员的管理，加强印章保管人员对印章的保管。印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书，明确印章管理岗位的法律风险防控职责。印章保管人员不得随意将携带印章外出，特殊情况下需携带印章外出時，必须按照印章管理制度规定，经单位主要领导批准两人随同。外出用印如遇特殊情况，印章遗失等问题，必须在第一时间向公安机关报案，同时刊登遗失声明。国有企业所属部门变更或撤销后，印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录；所属法人公司注销时，在工商注销手续完成后，印章统一管理部门必须收缴法人公司包括公司公章、负责人名章、财务专用章、合同专用章等在内的全部印章及用印记录。如所属部门如有项目正进行，须在项目关闭后，项目部印章及用印记录必须全部上缴企业印章管理部门。要加强对项目专用印章的监管，项目专用印章必须限定其用途和使用审批程序，要严格限定使用范围，不能用于对外签订合同，不能在对外承诺、证明等材料上使用。印章管理部门须会同法律部门将收缴的专用印章统一销毁，用印记录由印章管理部门按档案