费用报销制度

1、费用审批制度第一章 总则第一条、 为规范公司管理，明确费用申请及审批人员的权利、责任和义务，清晰费用审批流程，特制订费用审批制度（以下简称本制度）。本制度适用于集团内部所有分公司、控股公司、附属公司、各营利中心及后勤部门。所有因集团经营管理需要而发生的费用和事项审批适用本制度。第二条、 费用及事项审批按不同授权执行。审批授权和审批流程请参照本制度第二章和第三章执行。第三条、 各部门负责人的责任：承担部门文员或秘书的审核工作安排；审核费用的真实性、合理性，市场价格的适当性；审核事项的合理性；是否在授权范围内。授权范围内审核发现的问题，责任由各部门负责人承担。第四条、 财务部的责任：审核单据整体的

2、合理性；是否按照流程和授权执行相关加签，发票或相关单据是否符合财务要求（详见本制度第四章单据及审批事项的管理规范）；报销内容与相关附件是否匹配；单据填写的规范、金额的正确、粘贴是否符合要求，有否重复付款，复核资产情况等。出纳有义务对按照公司费用审批流程批准的合理款项予以按时支付。第五条、 总经办的责任：总经办代表董事长审核费用和事项的真实合理性；是否按流程和授权执行；平衡公司整体尺度；市场采买价格的对比；特殊问题抽查并交由董事长最终处理。总经办代表公司对所有费用及事项进行了解、调查、监督及问责，相关部门有配合监督及调查的义务。鉴于以上责任，所有提交董事长审批的单据，各部门须先交至总经办秘书审核

3、后，由秘书交董事长最终审批。第六条、 董事长有权对公司所有授权部门产生的费用和审批的事项进行评估，并作为各相关部门的绩效考核指标。第二章 审批授权分类第七条、 公司根据公司业务需要，审批授权分为：资产、项目、费用三大类，各类别划分及授权细则见本章。在每类项目授权范围内，审批责任人有权利先行处理或发生费用，对相关费用负责，无需事前提交董事长审批；需相关部门加签审核的，由申请人将相关文件交至加签环节审核后予以付款。授权范围外的费用需提交董事长最终审批后方可付款第八条、 资产类主要包括存货、固定资产、实物资产和其他资产。8. 1、存货类：包含生产加工费、生产加工原材料、辅料、库存商品（用于销售或赠送

4、的成衣、鞋、包、饰品等）授权额度审批责任人10000元以下部门经理 或 部门负责人10001元-30000元部门总监3万元以上董事长以上授权适用范围：经公司评估为合格供应商，并有与公司订立长期采购合同。非此授权范围内的单据仍需经董事长审批。8.2、固定资产类：单位价值在2000元以上，使用年限在一年以上且长期保持原有实物形态的物品。授权额度审批责任人3000元以下部门经理 或 部门负责人3001元-6000元部门总监6000元以上董事长8.3、实物资产：原始价值较小，但使用期限较长且仍保持原有实物形态的物品（板衣兼饰品等外购版、道具、U盘或其他存储类设备、图书、硬盘等），如属公共使用的实物资产

5、请于行政或电脑部领用。授权额度审批责任人3000元以下部门经理 或 部门负责人3001元-6000元部门总监6000元以上董事长第九条、 项目类：9.1、 主要包括：订货会、招商会、旅游、春茗、中秋、体检、专项会议（员工大会、年会等）及专项培训、管理层大会、装修、搭配&陈列手册制作、画册制作、员工俱乐部、相关软件、商标注册9.2、 在授权额度内，由董事长授权和指定的项目负责人可先行发生费用；授权额度外的费用，项目负责人在控制总预算不超标的情况下，可先行发生行为，但费用仍由董事长最终审批后方可付款。超预算总额度的10%且在授权额度内的费用，项目负责人可先行发生，需于项目实施完成的报告中详

6、细说明原因。授权额度审批责任人6000元以下项目负责人6000元及以上董事长9.3、 项目实施完的一个月内项目负责人需提交预决对比表和费用汇总表至财务和总经办。第十条、 费用类：公司各部门运作需要而产生的日常费用，授权额度及责任人如下：授权额度审批责任人3000元以下部门经理 < 部门负责人3001元-6000元部门总监6000元以上董事长10.1、 每月仅可汇总一次报销的费用：推广、宣传类物品、工程维修维护类费用、运杂费、包装费、办公费、电话传真费、网络费、邮电费、改衫费、暂住证、清洁费、差旅费、市内交通费、设备维修类、车辆相关费用、办公用品、办各类证照费用、常规药品、日常维修、劳保费

7、、顾问费、挂牌费、服务器托管和租用费、花卉租用费等费用。10.1.1、    按月度报销且需各部门分摊费用的，申请人需填制费用分摊表作为报销附件，涉及各营利中心分摊费用的，需各营利中心负责人签名确认。对费用确认出现争议的，营利中心负责人协商解决，或由报销人提交董事长复议，并由董事长确认最终分摊结果。10.1.2、 原则上部门应酬费以不高于2000元/月，由财务每月报表反映。总经办有权对于超限应酬费进行了解，相关部门有配合调查的义务。10.1.3、 以上每月汇总一次报销的费用应当签订购销或服务合作合同的有：运输费、清洁费、办公用品采购、快递费、服务器托管和租用费、花

8、卉租用费、办公耗材费、饮用水、POP推广、车辆维修等10.2、 每月不定期报销的费用：保险费、培训费、董事会费、招聘费、福利费、POS机申请、工伤、人事代理费用付款、手续费等办公费用。10.3、 公关费用不在授权范围内。无论部门及级别，一律经董事长授权方可执行公关事项，并于执行后二日内根据实际发生的费用填制公关费用审批表，经董事长审批生效后方可予以报销。（详情请参照公关费用审批授权的通知）第十一条、 以下项目，需经董事长审核签署后，方可生效执行，交付财务部审核付款或帐务处理。11.1、 写字楼、仓库等办公场所的申请。11.2、 新开店铺费用和续约及装修单。11.3、 新开店铺租金、转让费及相关

9、费用。11.4、货品丢失处理报告、公司盘点报告或其它资产损失报告，损失成本3000元以下由总经办主任审批，超过3000元或处理有异议时由申请人向董事长申请复议，并做最终审批。11.5、 经财务复核的加盟、经销商解约退款。11.6、 写字楼员工的薪金、奖金和离职结算。11.7、 各部门负责人的费用单据。11.7、 其它非常规事项或费用的申请。第十二条、相关部门加签要求： 12.1、 原则上涉及到营利中心分摊的费用，需由相关营利中心加签确认，营利中心确认不需加签的除外。12.2、 参照以上授权额度执行，但需经相关部门加签后，方可交至财务部审核付款。制单部门内容加签部门责任其它营利中心店铺

10、福利、激励、店铺人力资源审核、统计相关部门1、货品丢失报告、其它损失报告；2、店铺理赔、店铺意外伤害等店铺商业保险、板衣、图书、公用性质的实物资产等；其中1由总经办主任跟进；2由行政部跟进审核、知悉、跟进、总经办跟进店铺货品丢失与商业保险理赔处理，报告抄送店铺人资店铺人力资源社保、工伤理赔营利中心审核店铺人资跟进，抄送总经办店铺人力资源店铺员工的离职、薪金、佣金营销中心经理审核、知悉店铺、总部人力资源内部推荐奖励录用部门审核、知悉、通路和工程店铺租金营利中心审核、知悉、工程预、决算抄送部门经理或部门负责人报销人、需求人手机费、临时工工资、部门活动经费、俱乐部活动、办事处网络费、培训申请总部人力

11、资源审核、知悉、统计总部人力资源对公司部门活动经费每年应有预算和总结申请人个人笔记本补贴报销电脑部审核抄送总部人力资源、财务部跟进后续相关工作相关报销部门属于项目的费用项目负责人审核大型项目如春茗、员工大会、订货会、体检、旅游等，需在此项目完成后提交费用汇总，预决对比及总结上报到董事长，同时抄送一份总经办申请人软件类、电脑类（电脑及配件和外设）、服务器类、网络类、监控类、固定电话类、外部IT服务类新增项目及费用的申请电脑部审核，知悉，管理，统计软件类、电脑类、服务器类、网络类、监控类、固定电话类、外部IT服务类设备的维修、报废需抄送12.3、 加签部门对被审核单据审核结果有异议的时候，申请人可

12、向董事长申请复议，由董事长与审核及被审核方协商，并最终确定处理结果。第三章 事项和费用的审批流程第十三条、审批流程：13.1、 授权范围内的审批流程：申请部门提出书面详细申请或填制单据部门相关人员审批及相关联部门审批（详见本制度第二章审批授权分类）财务部审核付款或帐务处理。13.2、 授权范围外的审批流程：申请部门提出书面详细申请或填制单据部门相关人员审批及相关联部门审批（详见本制度第二章审批授权分类）财务部审核董事长审批财务部付款或帐务处理。13.4、 借款单据可直接交于总经办秘书室签批。13.3、 部门负责人、部门经理或总监的所有个人费用单据，由董事长审批后，方可交出纳付款。13.4、 财

13、务部单据，由总经办经理审批后，方可交出纳付款。13.5、 申请人对被审核单据审核结果有异议的时候，可向董事长申请复议，由董事长与审核及被审核方协商，并最终确定处理结果。第四章 单据及审批事项的管理规范第十四条、所有事项的申请需遵照授权分类和审批流程执行。补贴类申请不予追溯。第十五条、单据及附件票据的粘贴注意事项：15.1、 借、付、冲、报销的单据，用A5纸张打印，单据内容应填写清楚完整，金额大小写不得涂改，否则不予受理；15.2、 票据需对准左上角，用胶水粘牢（只粘贴左上角大约边长2-3CM的三角区，以不遮住金额为佳），附于单据后，如原始票据较多，请分开用阶梯式粘贴，不得用钉书针装订。票据需按

14、所提交单据附件的填报顺序粘贴，粘贴大小以不超出单据大小为准，超出部分请折叠成单据大小为准。15.3、 所附票据需有“税局监制章”的正规发票，因特殊情况不能提供发票的，必须要有填写清楚完整的收款收据。第十六条、单据附件管理规定16.1、 对资产类项目的费用支出（如存货、固定资产、实物资产、原辅料等）必须有保管人开发的验收入库单。16.2、 涉及跨部门的物资/费用需有实际使用部门主管/经理签字。16.3、 单据所附的月结单、结算单、费用汇总表及其它表格，需按日期先后顺序、费用类型进行汇总，多项目的需小计再进行汇总合计，汇总表上须填制单人姓名、部门，并有部门主管/经理的签字。第十七条、报销的管理规定

15、17.1、 费用报销时限：所有当月发生的费用应于次月报销，到达财务付款的时间最迟不得超过次月的最后1 日。17.2、 营销区域督导/调货员在报销费用时，须在部门后附上所属的大区（分区），如：营销一部（东莞大区）或（东莞二区），不能只写营销一部；调货员须附工作日记表作为报销必要附件，并注明每日金额小计及每页金额小计，如有交通费需分摊的要注明由*区至*区平均分摊。第十八条、付款的管理规定18.1、 有合同或协议约定的款项应遵照约定的时间进行款项的申请和安排。18.2、 预付加工费、货款或订金的付款必须附有合同或协议，且相关合同或协议上应有规律的编上合同或协议号，以方便查找付款资料、核对帐目。第十九

16、条、借款的管理规定： 19.1、  借款人必须清楚写明借款事由，预算借款额度的评估依据，冲帐时间（请参照财务的公务借款规定）等。19.2、 如一次性预付货款的单据，原则人跟进人应先以借款来支款，待取得入库单后再进行冲帐。19.3、 原则上借款处需有借款当事人的亲笔签名，如由文员代为办理的借款申请，文员只能在制单人处签名。19.4、 原则上除差旅外，一般不予私人借款。如若特殊原因产生私人借款，冲帐时尽量提供付款证明，如收据和存单。19.5、 备用金借款：备用金借款期限最长为一年有效，年底如有需要须办理续借手续，逾期不办理手续又不返还者，从工资中扣回。第二十条、冲帐的管理规定：20.1、

17、 冲帐内容必须与借款内容相符，原始票据齐全。20.2、 借款人如因特殊情况不能按期冲帐者，必须书写延期冲帐申请说明，交由主管/经理签字认可后交到财务部会计处，逾期不冲帐又不能提供延期申请说明的，由财务会计通知出纳缓发当月工资，并按延期天数分别向主管及个人收取滞纳金。（滞纳金=借款金额*0.0005*过期天数，主管承担30%,个人承担70%）20.3、 审批好的冲帐单应及时到财务部会计处冲帐。会计核实后，超过借款金额需补付款的，会计盖章确认将冲帐单交出纳处补付款；冲帐金额需补还公司的，会计则开出收据，冲帐人持开出的收据到出纳处交还剩余款项。第二十一条、单据的相关环节审批流程、时限及权责：第五章：

18、费用报销细则第一节：交通费及差旅费第二十二条、所有因公司业务需要产生的合理交通费及差旅费，公司予以报销。为方便管理，长期出差或短期外派的，差旅费按月报销；短期出差的，差旅费按次报销。当月多次出差的，每月汇总报销一次。22.1、 报销差旅费需填写公干旅费表(见附件)，行程明细需与差旅相一致，如二者不一致，审核人员有权不予受理或直接扣除。22.2、 出差人员有保管公干票据的义务，非特殊情况下票据丢失且有人证明此行程真实性的情况下，可予扣除丢失票据面值的20%（最高扣除100元）的行政费用以杂支凭单形式报销。22.3、 单据出现联号需于报销时注明原因。联票而未事先注明联票原因的，审核人员有权不予受理

19、或直接将联票金额扣除，并处以一定金额罚款。第二十三条、交通费及相关手续费23.1、 出租车费：如遇紧急情况或加班至晚上10：00早上6：00，由部门主管批准后，可以乘出租车，公司可根据有效报销凭证报销交通费，报销时需注明起始地点、乘车时间、乘的士原因或加班原因。23.2、 公司委派性质的培训，车费由公司承担。23.3、 订票手续费：报销订票手续费请与车票同时报销。23.4、 员工出差顺路休假期间不报销任何交通费及补贴，其差旅费报销标准如下；23.4.1、 出差地即是所在休假目的地时，常驻地(公司或办事处)至出差地交通费全额报销,出差地至常驻地交通费按50%报销。例：甲员工 鄂州，3天完成出差工

20、作，休假5天。此工作的3天可享受相应出差补贴及费用报销，但此期限之外休假的5天产生的一切费用不予报销。23.4.2、 出差地与休假所在地不是同一地点时：23.4.2.1、常驻地 出差乙地 休假甲地公司承担员工由常驻地至出差地路费，由出差地至休假地往返路费公司不予报销。员工由休假地回常驻地路费公司承担50%（出差地或休假地至常驻地路费，两者取其低）。例:某写字楼员工甲地人，因公出差至乙地后，由乙地回甲地探亲，深圳至乙地路费由公司报销，并可享受相应出差补贴及费用报销。乙地至甲地往返车费员工个人承担。乙地或甲地至深圳路费两者取其低，公司承担50%。23.4.2.2、常驻地 休假甲地 出差乙地员工由常

21、驻地直接前往甲地，再前往乙地公干，常驻地至甲地公司承担50%，由甲地至乙地公司予以全额报销。由乙地途经甲地未停留且直接返回常驻地，乙地至甲地回常驻地的费用全额报销。由乙地途经甲地并停留，不论停留几日，乙地或甲地至深圳路费两者取其低，公司承担50%。第二十四条、住宿费。所有因公司业务需要产生的合理住宿费公司在标准内给予报销，住宿费标准参照本制度表一至表五标准执行，超过标准公司不予报销。表一:营销类出差住宿标准（按双人房计元/天）出差补贴（每人每天）级别序列省会直辖市非省会城市县镇国内香港及国外营销总监3330240200110180营销总监1/2资深营销经理3300220180100180资深营

22、销经理1/2营销经理326020016590180营销经理1/2资深督导322018015080180资深督导1/2督导320017014070150督导1/219016013060150组长18515512555150职员18015012050150表二：设计类出差住宿标准（按双人房计元/天）出差补贴（每人每天）级别序列省会直辖市非省会城市县镇国内香港及国外设计总监3300220180100180设计总监1/2设计主管326020016590180设计主管1/2资深设计师322018015080180资深设计师1/2设计师320017014070180设计师1/2助理设计师319016013

23、060150助理设计师1/218515512555150设计助理1/2/318015012050150表三：技术研发类出差住宿标准（按双人房计元/天）出差补贴（每人每天）级别序列省会直辖市非省会城市县镇国内香港及国外技术经理326020016590180技术经理1/2资深纸样322018015080180资深纸样1/2纸样/车板主管320017014070150纸样/车板主管1/219016013060150纸样助理/放码工艺/算料车裁指导1/2/318515512555150车裁1/2/318015012050150表四：后勤序列出差住宿标准（按双人房计元/天）出差补贴（每人每天）职务级别省

24、会直辖市非省会城市县镇国内香港及国外总监3330240200110180总监1/2资深经理3300220180100180资深经理1/2经理326020016590180经理1/2高级主任322018015080180高级主任1/2主任320017014070150主任1/219016013060150组长18515512555150职员18015012050150表五软件开发序列出差住宿标准（按双人房计元/天）出差补贴（每人每天）职务级别省会直辖市非省会城市县镇国内香港及国外系统架构师326020016590180系统架构师1/222018015080180系统分析师3系统分析师1/2200

25件设计师3软件设计师1/219016013060150程序员1801501205015024.1、 两人（同性）同时在同一地点出差，住宿费标准按一人报销。不同级别员工同住可按高级别住宿标准报销。24.2、 出差若单日住宿费超标，但该次出差住宿费日均费用未超标亦可予以报销，督导巡铺住宿费按月平均金额计算。24.3、 返程车票或机票在22：00之前的，应在12：00之前退房。返程车票或机票在22：00之后的应在18：00前退房。24.4、 因工作需要长期外驻且公司有提供办事处的写字楼员工，因公司安排回深公干，在公司规定的时间段内入住指定场所，公司报销60%住宿费；24.5、

26、 于同城（同城范围按行政区域划分）出差原则上不得报销住宿费，如遇加班至晚上10点之后或早上7点之前，由部门主管批准后可住宿并报销相关费用，但不能享受出差补贴。第二十五条 办事处相关费用，根据办事处管理规范与指导细则中所列的合理费用，公司予以报销，每月汇总一次，由入住办事处主管申请报销。第二十六条、补贴：该补贴用于补助员工出差期间的三餐伙食，不再另行报销员工在途餐费。差旅补贴按实际出差天数计算，详情见本制度“表一至表五”。26.1、 出差至深圳市及关外不享受出差补贴。以车票始发、返回时间为准（票据如无时间，需补充说明）。26.2、 长期驻外人员薪资中已含驻外或出差津贴的（包括至非“常驻地”出差的

27、），不再享受本制度所列补贴。26.3、 无论住宿与否：出差未满8小时不计补贴，满8小时未满12小时计半天补贴，满12小时未满24小时计一天补贴，满24小时按1天计算补贴，超过24小时按超过小时数计另一天补贴。 26.4、 出差因公产生应酬费或酒店住宿费含早午餐的，须按比例扣除当日差旅补贴。早午晚三餐补贴比例为1：2：2。例：出差补贴标准为40元，则早午晚分别为 8、16、16元。26.5、 工程人员因公出差，差旅补贴根据每个工程项目的完成时间计算，12天以内（含12天）补贴标准按表四执行，12天以后补贴标准：不分级别，全部按40 元/天计算。从一个工程地点转往另一个工程地点的交通时间

28、计算在下一个工程项目时间以内。同一城市多个工程同时或依次施工属按一个项目计算。26.6、 其他部门员工出差，不论级别，差旅补贴根据每个地点停留时间计算，7天以内（含7天）补贴标准按“表一至表五”执行，7天以后不含补贴标准：不分级别，全部按20元/天计算。短期驻外培训不适用本条补贴计算方式。26.7、 司机广东省内出差：补贴60元/天；司机广东省外出差：若公司聘请两名司机同时出差，补贴标准按60元/天执行；若仅一名司机出差广东省外，因劳动强度较大，公司给予补贴100元/天。第二十七条 不同性质出差的补贴计算方法27.1、不同出差性质的界定：27.1.1、长期驻外：因工作需要，需长期在外出差的，公

29、司定义其出差性持为长期驻外，如区域督导、神秘顾客、销售支持小组等；27.1.2、短期驻外：因单次工作任务需要，需驻守于出差地停留一段时间的，公司定义其出差性质为短期驻外，如：终端技能培训人员，流动培训队培训人员；27.1.3、短期出差：其他写字楼员工因工作需要偶尔出差，公司定义期出差性质为短期出差。27.2、不同出差性质的补贴计算方法入职地岗位出差性质住宿补贴出差地住宿费深圳住宿费餐费补贴合计其他深圳或区域督导、销售支持小组、神秘顾客长期驻外无标准内实报个人承担40%300-700/月300-700/月深圳无任何补贴短期出差无标准内实报无标准内实报,参考上述26.2条深圳流动队、终端技能辅导中

30、心短期驻外1、培训前，需求方应先确认能否提供合格住宿场所,如自行入住酒店须需方确认；2、需求方不能提住宿场所，员工自行解决住宿场所情况下600/月，不足月按比率计算1、需求方提供酒店作为住宿场所，标准内实报；2、需求方提供的其他住宿场所，可申请实报租金；3、培训人员住酒店须需求方确认无1）、出差前7天按级别标准享受餐费补贴，7天后按20元/日计算补贴，上限700元/月；2）、如果出差跨月，次月的头7天仍可按标准享受餐费补贴，但累计该月不得超700元/月。700-1300/月未领住宿补贴且非入住酒店情况下，夏季可报销最高100/次住宿用品，其它季节可报销最高200/次住宿用品第二节、其他费用第二

31、十八条、文具/日常办公用品/办公设备/板衣/配饰品、图书、培训道具、福利物品及其他零星小额办公用物品，由行政统一登记入库，以便于行政统一管理。入库单须作为报销的必要附件， 粘贴于报销或付款单后。第二十九条、相关物品申领或事项申请参考:申领物品或事项申请审核部门保管部门备注面、辅、毛纱物流面料仓加工厂生产成品设计、买手签批物流成品仓外购销售成品外购部门负责人物流成品仓软件类、电脑类（电脑及配件和外设）、服务器类、网络类、监控类、固定电话类、外部IT服务类电脑部电脑部，但属于公用性质的如U盘、投影仪等由行政保管未经许可公司所有电脑不得对软件或硬件设备做任何更改文具、电话、速递、邮寄、办公设备、车辆调度、公用性质的实物资产总经办行政总经办行政店铺常规向仓库领用物品除外POP推广牌、促销海报、画册、与品牌形象有关的所有宣传类产品、名片制作需求部门物流发放，由物流入库保管；非物流发放，由品牌部制作费用分摊明细表，相关分摊部门加签品牌部审核设计稿及价格（公司有设计稿店铺自行打印除外）所有维修的项目报价及维修费用工程科负责深圳地区的日常工程维护29.1、公司人员因为工作需要需外购之物品购买前请先向专业部门申请购买（见上表），同意申请可由部门代购或自行购买。29.2、 申请人与审核部门意见存在分歧的，由申请人向董事长申