高效会议的操作技巧

1、高效会议的操作技巧高效会议的操作技巧目录目录第一部分第一部分 会议前的准备会议前的准备第二部分第二部分 会议进行的流程会议进行的流程第三部分第三部分 会议后的记录及跟进会议后的记录及跟进第四部分第四部分 团队解决问题的技巧团队解决问题的技巧1讨论讨论1 1： 为何有效的会议技巧对职业人士至关重要？随着事为何有效的会议技巧对职业人士至关重要？随着事业的发展，你认为你的工作中花在会议上的时间比例业的发展，你认为你的工作中花在会议上的时间比例将会增加还是减少，原因是什么？将会增加还是减少，原因是什么？讨论讨论2 2： 你平均每周开多少个会议？你平均每周开多少个会议？ 平均每个会议的时间是多少？平均每

2、个会议的时间是多少？ 会议的时间占了你整体工作时间的比例为多少呢？会议的时间占了你整体工作时间的比例为多少呢？ 你参加的会议是否每一个都是有效的？会议怎么样才你参加的会议是否每一个都是有效的？会议怎么样才算有效？算有效？ 2会议通常什么地方会出错会议通常什么地方会出错l会议前：会议前： 通知未能及时发出，无流程、无准备通知未能及时发出，无流程、无准备 会议目标及目的不明确会议目标及目的不明确 召集不好，后勤不好召集不好，后勤不好 来错人来错人l会议中会议中 “ “三三走走”： 开小会开小会 没有阶段性总结没有阶段性总结 会议时间过长会议时间过长 没有会议记录没有会议记录l会议后：会议后：走题、

3、走人、走神走题、走人、走神3会议通常什么地方会出错会议通常什么地方会出错l会议后：会议后： 没有跟踪行动要点没有跟踪行动要点 根本无行动计划根本无行动计划 没有执行已达成的共识没有执行已达成的共识4l请评价一下大家以往主持或参加过的会议。请评价一下大家以往主持或参加过的会议。8080分以上：恭喜你，你参加了一个高质量的会议分以上：恭喜你，你参加了一个高质量的会议6060分以上：会议效果不错分以上：会议效果不错5050分以上：会议效果尚可分以上：会议效果尚可5050分一下：会议质量不尽如人意，需要作出努力分一下：会议质量不尽如人意，需要作出努力5何为有效的会议何为有效的会议l会议前：会议前： 明

4、确会议目的明确会议目的 制定并发放会议议程制定并发放会议议程 确定并检查会议的时间、地点以及设备确定并检查会议的时间、地点以及设备 邀请适当与会者，给予与会者足够的时间评价邀请适当与会者，给予与会者足够的时间评价 及建议会议议程及建议会议议程6何为有效的会议何为有效的会议l会议中：会议中： 与会者清楚会议目标与会者清楚会议目标 有效的会议领导有效的会议领导 与会者充分沟通、表达意见与会者充分沟通、表达意见 会议有建设性、气氛良好会议有建设性、气氛良好 有效总结与会者的意见、决定、提出的问题有效总结与会者的意见、决定、提出的问题 及行动要点及行动要点 有效记录会议有效记录会议 有效控制时间有效控

5、制时间 确定如何跟进、追踪行动要点确定如何跟进、追踪行动要点 决定下次会议日期决定下次会议日期7何为有效的会议何为有效的会议l会议后：会议后： 与会者执行并追踪行动要点与会者执行并追踪行动要点8会议流程图会议流程图l 计计 划划l 开开 始始l 执执 行行l 结结 束束l 跟跟 进进9会议计划会议计划1.1 1.1 明确会议的目标与收获明确会议的目标与收获1.2 1.2 清晰会议的与会者清晰会议的与会者1.3 1.3 选择用以下方法达到会议目的选择用以下方法达到会议目的 头脑风暴头脑风暴 报告报告 分析信息何数据分析信息何数据 表决、决策表决、决策1.4 1.4 设计会议议程，对每一项议题设计

6、会议议程，对每一项议题 设置起始时间设置起始时间1.5 1.5 把会议议程提前发给与会者把会议议程提前发给与会者1.6 1.6 安排会议室和设备安排会议室和设备10会议议程会议议程定义：议程是会议的计划和流程定义：议程是会议的计划和流程目的：提高会议效率、使会议的收益有所改善目的：提高会议效率、使会议的收益有所改善内容包括：内容包括： 目目 的的 预计时间预计时间 议议 题题 会议角色会议角色 方方 法法 收收 益益会议开始前回顾议程并调整议程会议开始前回顾议程并调整议程11会议议程会议议程会议议程样本会议议程样本练习一练习一12目录目录第一部分第一部分 会议前的准备会议前的准备第二部分第二部

7、分 会议进行的流程会议进行的流程第三部分第三部分 会议后的记录及跟进会议后的记录及跟进第四部分第四部分 团队解决问题的技巧团队解决问题的技巧13会议开始会议开始2.1 2.1 热身热身2.2 2.2 回顾议程回顾议程 会议目的会议目的 预期结果预期结果 讨论议题讨论议题 采用方法采用方法 时间安排时间安排2.3 2.3 制定、回顾会议的基本规则制定、回顾会议的基本规则2.4 2.4 明确与会者的角色：明确与会者的角色： 主持人主持人/ /协调员协调员 书写员书写员 计时员计时员 记录员记录员14热身热身定义：在会议刚开始时将与会者很快的分成小组，定义：在会议刚开始时将与会者很快的分成小组， 大

8、家分享主意、问题或信息。大家分享主意、问题或信息。例如：例如： 本次会议我想到的一些问题和疑虑本次会议我想到的一些问题和疑虑 为此次会议我事先准备了为此次会议我事先准备了 我对此次会议的期望我对此次会议的期望 15会议基本规则会议基本规则l定义：统一与会人员的行为规则，使会议进展得更定义：统一与会人员的行为规则，使会议进展得更 为有效。但并不用来扼杀创造力和自然力。为有效。但并不用来扼杀创造力和自然力。l例如：例如： 会议中不接任何电话会议中不接任何电话 不随便打断别人的发言和意见不随便打断别人的发言和意见 发言机会均等发言机会均等 保密性要求保密性要求 16会议的角色会议的角色会议角色会议角

9、色职责职责主持人主持人/ /协调员协调员会议的主持、沟通与指引会议的主持、沟通与指引书写员书写员把把会议中的讨论建议写到纸板上会议中的讨论建议写到纸板上以引导讨论以引导讨论记录员记录员将将会议中达成的共识予以记录会议中达成的共识予以记录计时员计时员控制会议时间控制会议时间17会议执行会议执行3.1 3.1 每次讨论议程中的一个议题每次讨论议程中的一个议题3.2 3.2 制定一个恰当的会议进展速度制定一个恰当的会议进展速度3.3 3.3 用合适的方法展开讨论用合适的方法展开讨论3.4 3.4 保证讨论不偏题保证讨论不偏题3.5 3.5 管理与会者的参与度管理与会者的参与度3.7 3.7 阶段性总

10、结及结束讨论阶段性总结及结束讨论3.6 3.6 检测决策检测决策18不受欢迎的会议不受欢迎的会议l请请列出你参加过的会议中令你烦恼的列出你参加过的会议中令你烦恼的5 5件事情。件事情。会议特征会议特征离题离题准备不足准备不足值得怀疑的效率值得怀疑的效率注意力分散注意力分散与会者发言罗嗦与会者发言罗嗦会议持续时间长会议持续时间长缺乏参与缺乏参与令人烦恼程度令人烦恼程度8383777774746868626260605151l一组数据：一组数据：19处理困难的会议处理困难的会议l 如何激发讨论如何激发讨论l 如何处理困境如何处理困境l 如何协调冲突如何协调冲突v详细信息请参见教材详细信息请参见教材

11、20会议结束会议结束4.1 4.1 对作出的决策进行总结对作出的决策进行总结4.2 4.2 在行动计划上达成一致在行动计划上达成一致 需要作些什么事？需要作些什么事？ 由谁来做？由谁来做？ 什么时候完成？什么时候完成？4.3 4.3 起草下次会议的议程起草下次会议的议程4.4 4.4 评估会议的有效性：评估会议的有效性： 哪些方面做得好哪些方面做得好 哪些方面可以改进哪些方面可以改进4.5 4.5 感谢每个人的贡献与参与感谢每个人的贡献与参与21如何评价会议如何评价会议1 1、会议目标清晰、会议目标清晰2 2、选择适合的设备和房间布置、选择适合的设备和房间布置3 3、采用适当的领导方式、采用适

12、当的领导方式4 4、保证与会小组在会议议程、时间、目标和基本、保证与会小组在会议议程、时间、目标和基本 规则上达成一致规则上达成一致5 5、不允许小组匆忙得出结论，推出作出判断并寻找、不允许小组匆忙得出结论，推出作出判断并寻找 替代方案替代方案22如何评价会议如何评价会议6 6、在把各种观点和看法统一前，先通过头脑风暴展开讨论；、在把各种观点和看法统一前，先通过头脑风暴展开讨论；7 7、当信息较分散、决策缺乏支持时，应寻求与会小组的一致意见；、当信息较分散、决策缺乏支持时，应寻求与会小组的一致意见；8 8、当看法和行为不一致、提不出意见或会议看来没有什么成效时，、当看法和行为不一致、提不出意见

13、或会议看来没有什么成效时， 就要检查与会人员之间的相互作用；就要检查与会人员之间的相互作用；9 9、坚持作出行动的承诺，而这些行为在应做什么、如何跟进、坚持作出行动的承诺，而这些行为在应做什么、如何跟进、 谁负责任等方面都是很具体的；谁负责任等方面都是很具体的；1010、评价每次会议，以寻求日后会议的改进步骤。、评价每次会议，以寻求日后会议的改进步骤。23目录目录第一部分第一部分 会议前的准备会议前的准备第二部分第二部分 会议进行的流程会议进行的流程第三部分第三部分 会议后的记录及跟进会议后的记录及跟进第四部分第四部分 团队解决问题的技巧团队解决问题的技巧24会议跟进会议跟进5.1 5.1 迅

14、速派发会议记录迅速派发会议记录5.2 5.2 把会议议程、会议记录和把会议议程、会议记录和 其他重要文件归档其他重要文件归档5.3 5.3 执行会议中达成的共识执行会议中达成的共识5.4 5.4 安排时间做下次会议的安排时间做下次会议的 会前计划会前计划25会议记录会议记录l示示 例例u 标准格式标准格式u 包含内容（包含内容（Action Points） 262728目录目录第一部分第一部分 会议前的准备会议前的准备第二部分第二部分 会议进行的流程会议进行的流程第三部分第三部分 会议后的记录及跟进会议后的记录及跟进第四部分第四部分 团队解决问题的技巧团队解决问题的技巧29问题哪里来问题哪里来

15、l目标没有达成问题就出现了。目标没有达成问题就出现了。事情的现状事情的现状事情应该出现的状况事情应该出现的状况解决问题解决问题消除屏障消除屏障30问题陈述问题陈述/ /确定屏障确定屏障信息信息事实、观点、见解、预感、传闻事实、观点、见解、预感、传闻屏障的一边：屏障的一边：“问题问题”事情目前的状况事情目前的状况屏障的另一边：屏障的另一边：“解决解决”事情应该出现的状况事情应该出现的状况S S症状症状O O目标目标C C原因原因C C条件条件SCOCSCOC31计划计划行动结果行动结果问题问题问题解决问题解决计划的核心问题是目标计划的核心问题是目标. .决策的核心因素同样也是目标决策的核心因素同

16、样也是目标. .想要解决想要解决某个问题的时候，某个问题的时候，通常这样开始：通常这样开始：我们的目的是什么？我们的目的是什么？32Important(重要)NotImportant(不重要)Urgent (紧急)Not Urgent (不紧急)Crisis 危机Urgent problems 急迫的问题Increase volume 增进产量Plan with deadlines 有时间限期的计划Sudden visitors 不速之客Some telephone call 某些电话Some letters and reports 某些信件与报告Necessary but not impor

17、tant meetings 必要而不重要的会议Routines 烦琐的工作Some phone calls 某些电话Some letters 某些信件Time wasters 浪费时间之事Interesting activities 有趣的活动Hobby Magazines 看消闲杂志Preventive 预防Improve productivity 改进产能Build relationship 建立人际关系Develop opportunity 发掘新机会Planning, rest 规划、休闲Family 与家人一起Sports 运动ABCD对对问题进行划分问题进行划分33区分事实信息与评

18、价区分事实信息与评价客观性客观性科学性科学性34头脑风暴法头脑风暴法l定义：是一种快速的收集各方面建议的方法定义：是一种快速的收集各方面建议的方法l目的：目的： 激励创造力激励创造力 使每个人都投入使每个人都投入 聚集能量和激昂的气氛聚集能量和激昂的气氛 把所有的建议与具体的人员分开把所有的建议与具体的人员分开35头脑风暴法头脑风暴法l使用建议：使用建议： 聆听聆听、不需争执、不需争执 从从“思考思考”开始开始 把所有的事宜都记下来把所有的事宜都记下来 不进行评价不进行评价 在建议的基础上提出越多的想法越好在建议的基础上提出越多的想法越好 把所有的想法都能及时展示出来把所有的想法都能及时展示出

19、来 可以按顺序每个人每一轮提出一点可以按顺序每个人每一轮提出一点3637扩散性思维与收敛性思维扩散性思维与收敛性思维第一阶段软扩散第二阶段硬集中求新求新做事做事What if？Why not？What associations can we find？What rules can we break？What assumptions are at work？What is this like？What analogy could we use？What metaphor suggests itself？Suppose the problem were a solution？Will it wor

20、k？Can we do it？Has it been tried before？Does it fit in？Have we got the resources？Is the timing right？Who can help？How much will it cost？Suppose it fails？38开发一个模型开发一个模型l对模型的要求：对模型的要求：简单，最多只有五、六个步骤简单，最多只有五、六个步骤用明白实用的语言来表达用明白实用的语言来表达一旦你建立了模型，你必须坚持使用它直到它成一旦你建立了模型，你必须坚持使用它直到它成为你思维中天然的一部分为你思维中天然的一部分39期望安装

21、同时进行导致软件测试导致软件测试和分配安装和分配安装需要很长时间需要很长时间安装指引安装指引重要级低重要级低安装指引安装指引没有准备没有准备安装指引安装指引作用缺乏作用缺乏精细部份没有精细部份没有在停产时安排在停产时安排人员安装人员安装相同的员工做相同的员工做测试和安装测试和安装工作没有被认知工作没有被认知或得到肯定或得到肯定相同的员工做测试和安装工作没有被认知或得到肯定安装指引安装指引重要极低重要极低仅项目负责人检查更新安排表理解有困难简洁的安排表简洁的安排表难于理解难于理解安装指引安装指引重要级低重要级低没有及时跟进安装没有及时跟进安装跟进有困难由加班人员完成在精细部份结构复杂在精细部份结

22、构复杂国内范围协调国内范围协调安排有困难安排有困难办事处职权有限更新变化输出模式维修与补充在停时优先安排旧软件能正常运行不理解收益安装非重要领域安装非重要领域延误安装软件的原因延误安装软件的原因结果图结果图鱼骨图鱼骨图40问题树问题树增加增加销售销售改善销改善销售策略售策略改善营改善营销策略销策略降低单降低单位成本位成本销售队伍组织销售队伍组织销售队伍组织技术基础销售队伍组织技术基础促销策略促销策略产品质量产品质量包装包装消费者广告策略消费者广告策略原材料的获得原材料的获得生产程序生产程序分销分销系统系统41MIND MAPPING练练 习习l请各请各小组挑选一个目前遇到的问题并用小组挑选一个

23、目前遇到的问题并用鱼骨图或问题树进行分析。鱼骨图或问题树进行分析。43“施乐施乐”问题解决六步问题解决六步曲曲找出和挑选问题找出和挑选问题分析问题分析问题制定解决方案制定解决方案挑选和计划解决方案挑选和计划解决方案实施方案实施方案评价方案评价方案我们要解决什么问题？我们要解决什么问题？是是什么阻碍了我们达什么阻碍了我们达到所期望的状态？到所期望的状态？我们怎样改变？我们怎样改变？哪个方案最好？哪个方案最好？我们有没有根据计划去做我们有没有根据计划去做我们完成得怎么样？我们完成得怎么样？44六顶六顶思考帽子思考帽子白色思考帽子：白色显得中立而客观。白色思考帽白色思考帽子：白色显得中立而客观。白色思考帽代表客观的事实与数字。我们有什么信息？我们需代表客观的事实与数字。我们有什么信息？我们需要得到什么信息？要得到什么信息？红色思考帽：红色暗示着愤怒、狂暴与情感。红色红色思考帽：红色暗