商务沟通(第五章)商务书面沟通

1、学习目标：学习目标： 有效书面沟通的特征、作用及技巧 商务写作的一般过程及要点 提升商务写作能力的方法 商务信函、商务报告及 其他常见商务文书的书写方法 第一节第一节 商务书面沟通概述商务书面沟通概述一、商务书面沟通的意义 1令人头疼的书面沟通问题 (1)秘书或专职写作者会替我写(2)非写不可时，我可以借助于标准格式文件(3)我的工作是会计师而不是作家(4)干脆打电话好了二、商务书面沟通的内涵和类型 商务活动中的书面沟通种类有很多。商务活动中的书面沟通种类有很多。 按其内容不同，可分为：信函、备忘录、报按其内容不同，可分为：信函、备忘录、报告、提议、记录、合约、指示、议程、通知、规告、提议、记

2、录、合约、指示、议程、通知、规章、笔记、计划、讨论文件等。每一个类型可能章、笔记、计划、讨论文件等。每一个类型可能有多种形式，如报告可以是市场调查报告、财务有多种形式，如报告可以是市场调查报告、财务报告，计划可以是年度计划、月计划等。报告，计划可以是年度计划、月计划等。 按其信息载体不同，可分为纸张沟通按其信息载体不同，可分为纸张沟通(包括信包括信件、备忘录等件、备忘录等)、传真沟通、电子邮件沟通和电、传真沟通、电子邮件沟通和电子会议系统沟通四种。子会议系统沟通四种。 三、有效商务书面沟通的特征 国外的一些专家指出，有效的书面沟通应具备“ABC”三个特征，即：准确(accurate)、 简洁(

3、brief)、清晰(clear)。还有另一种提法称为“4C”，即：正确(correct)、清晰(clear)、完整(complete)、简洁(concise)。本书将有效书面沟通的特征归纳为以下三点： 1内容正确、完整 2语言清晰、简洁 3较强的时效性第二节第二节 商务书面沟通的基本策略商务书面沟通的基本策略一、从沟通者出发的基本策略 1写作目的 2主要内容 3搜集材料二、从读者出发的基本策略 1读者的特征 2读者需要什么信息 3读者的反应 (1)读者对你的信息感兴趣程度如何 (2)你的要求对读者来说是否容易做到 4如何激发读者 三、信息组织和写作方式策略 一、商务写作的一般过程 1准备阶段

4、(1)构思 (2)选材 2初稿阶段 3修改成稿阶段 (1)修改 (2)编辑 二、商务写作的注意要点 1积极 2清晰 3简洁 4礼貌三、商务写作的技巧 1改变写作任务 (1)先写其他部分 (2)先写出你的标题 (3)做一做非文本工作 2.改变自己的行动 (1)休息一下 (2)与你的读者“交谈” (3)谈谈你的观点3改变自己的固有观念 (1)放松“规则”对自己的束缚 (2)对计划进行修改 (3)在每页的顶部打上“草稿”字样(4)降低对自己的期望 (5)不要沉溺于文笔 (6)预料到写作的复杂性 第四节第四节 商务信函的写作商务信函的写作一、商务信函概述 1商务信函的重要性 2商务信函的分类 3商务信

5、函的基本特征 二、如何撰写商务信函 1.商务信函的格式 (1)信头 (2)标题 (3)称谓 (4)正文 (5)签署 (6)附记2商务信函的写作要点 (1)书写字体 (2)信函礼貌 (3)信封书写 三、积极性信函的写作 1.报告好消息 2.列出细节 3.论述其中可能出现的消极因素 4.列举出读者的收益处并解释 5表达出良好祝愿的结束 四、消极性信函的写作 1以缓冲语言开头 2说明理由 3清楚、简洁地表达负面信息 4积极肯定的结尾 五、劝说性信函的写作 1吸引消费者的注意 2让消费者产生兴趣 3减少购买的阻力 4激发消费者的购买行动第五节第五节 商务报告的写作商务报告的写作 一、商务报告概述 1商务报告的内涵和分类 2.有效商务报告的特征 (1)清晰的结构 (2)易于阅读 (3)良好的视觉提示 (4)良好的写作和编辑 (5)简短的格式 二、正式商务报告的书写 1正式商务报告的书写格式 (1)报告前页 (2)报告主页 (3)报告附页 2正式商务报告的修改 (1)总体修改 (2)逻辑修改 (3)细节修改 (4)视觉辅助材料修改三、其他几种