烟草企业信息化档案创新管理研究

1、    烟草企业信息化档案创新管理研究    顾娟摘 要：随着市场经济体制改革的不断深入，烟草的档案管理工作也进入了新的发展时期，不仅按照时代发展的规律和要求转变了传统的管理理念和管理模式，也在信息技术的推动下逐渐实现了档案信息化管理的建设，不仅有助于丰富档案管理内容、拓展档案管理的途径，也有助于实现档案管理服务功能的纵深发展。但由于各种原因的影响，档案管理信息化创新工作并不顺利。文章着重阐明了信息化档案创新管理对烟草产生的积极影响，分析了管理过程中出现的问题和新要求，并提出了对应的解决对策作为参考。关键词：档案信息化建设;重要作用;存在问题;新形势;新

2、策略1 引言在信息化大数据的环境下，档案管理工作运用计算机和信息技术，将档案资源予以长久的保存，同时还可以更好、更多的保证资源及其完整性和真实性，并以其便捷性不断的延伸档案发展空间、查阅方式，拓展其发展方向。只有实现档案管理的信息化建设，才能最大限度的满足新时代下烟草档案管理工作的需求，才能让档案资料的价值得到充分的挖掘与利用，不仅是企业整体管理水平提高的具体表现，也是企业发展的必然趋势。尤其是在烟草行业改革的关键时期，信息化档案管理工作更能将企业发展过程中产生的最原始、最真实、最全面的资料和信息提供给企业，让各项企业资源都得到合理的配置，帮助企业做出最正确、最科学的决策和部署，实现稳定发展。

3、2 加强档案管理创新在烟草企业的重要意义档案在烟草企业的发展过程中起到了至关重要的作用，它不仅见证了企业的发展，也引导着企业的发展，是企业创新科研成果、指导改革升级的延续依据。它所记录着的经济、行政管理、资本运行的详细信息也在改革环境下愈加丰富和多样，传统的人工操作并不能确保档案资料的完整性，而通过信息化管理模式的创新，档案资源的来源渠道、收集渠道、整理方法也愈加宽阔和便捷，各类档案信息也都能得到深入的挖掘、开发和整合，从而建立起完善的信息存储系统，档案数据库也会因此而更加完善和丰富，不仅能让各个信息数据之间的联系一目了然，也极大的避免了重复作业的情况，一定程度上提高了档案管理的效率，节约了单

4、位资源和管理成本，进而档案的利用价值也得到了充分的体现，也只有实现信息化建设，才能更加全面、系统的收集资料，深入的挖掘档案资料的价值，让整个档案管理体系更具安全性和完整性，从而更好的借助档案记录所形成的自有经验体系来指导企业发展，帮助企业做出正确的决策和部署，并能最大限度的提高国有资产的稳定性和利用率，为企业的可持续发展奠定良好的基础。3 烟草企业档案管理创新中存在的问题1）信息技术应用不足。在管理工作中对信息技术及设备的利用率较低。多数情况下管理人員还是依赖于传统的工作模式，对信息设备也仅仅是利用了其基本的输出和输入功能，另外，计算机硬件存储空间也相对较小，无法满足更多档案的存储，意味着现代

5、化设备的运行较低。2）队伍能力不够。一般在开展管理工作时都忽视了档案管理工作的全面性和整体性，加之档案人员一般身兼数职，造成对档案管理滞后的现象;其次档案管理人员都对网络化信息技术的接触较少，对设备的熟练程度也不高，无法推动档案管理工作的信息化建设，基本还是沿用传统的管理方法，管理起来较为困难。4 档案管理创新在烟草企业发展中面临的新要求1）要加强组织管理。目前国家对档案的保管期限已经从“永久”“长期”“短期”变更成了“永久”和“定期”，并将以往的期限划分予以了具化，目的是更好的实现档案规范化管理。对此，企业的档案管理部门也必须要严格按照这些既定的规定行事，规范管理档案，从组织到落实进一步提高

6、管理成效。2）要严格规范管理。对于烟草企业而言，当前环境下的档案管理要对档案的归属和流向予以明确的规定，并按照档案的类型、属性以及价值的大小等进行分类，做好档案的清点工作，比如档案是实物还是其他、是文字资料还是声像等;对于那些已经到期且已经没有任何利用价值的文献资料要及时予以销毁。每份档案要知道它的流向，以免在出现档案资料丢失或者其他异常情况时能及时落实到位、做出补救。3）要拓展服务渠道。任何档案资料都是为了应用和服务于企业的发展，同时也需要注意档案资料的安全与保密。对此，烟草企业在开展档案管理工作时要根据档案是开放的还是不开放的这两种类型采用不同的手段进行调取和应用。5 烟草企业档案管理创新

7、的实施策略1）强化网络管理。企业要顺应时代的发展特点，将网络技术充分的利用起来，建立信息开放服务中心，对资源信息开发利用，实现信息资源的安全共享，并在进行合理的合作数据库选择上，应保证对基本建设成本的供应保障促进，通过其相应的时间调整，从而确保对信息传递的精确性保障。对于数字档案的规格管理，其实际的数据目录，服务体验，也有了较大的成本规划处理。最重要的是利用信息技术来规范档案管理。比如一些具有重要价值的文献、资料、视频、图像等资料、凭证可以应使用不可擦除型光盘，以免计算机系统及网络系统出现故障时导致信息的丢失。最后，可以根据工作需求、自身发展需求来自行研发、向社会团体、研究院等购买相对应的软件

8、，构建用户多元、界面优质及功能完善的管理体统，以此满足信息化建设的需求，并定期对使用中的各种软硬件设施进行维护、更新和升级，以此增加档案系统的安全性和系统保障。2）强化队伍建设。烟草企业要意识到档案管理创新工作对企业发展的重要性，每个部门都要积极配合和支持档案管理工作，从而为档案管理工作的创新培育良好的环境。另外，做好档案管理工作必须要有合格的队伍。企业必须要加大对人才的培养力度，为档案管理储备更加专业的人才。比如利用组织集中学习的形式让管理人员学习新的管理知识和技能，尤其是关于信息技术方面的内容，企业可以聘请或邀请专业领域的人才来现场讲课、现场指导，提高管理人员的信息技术使用能力，从而构建出

9、全新的信息化管理队伍。3）完善管理模式。当前企业管理活动要实现精细化、标准化管理。档案管理工作也不例外。对此，企业要在数据管理、存储等方面要建立统一的标准。任何管理人员都必须要严格按照规定的流程进行文档领取、拆分、分类扫描、图文处理、数据检索、归档。文档领取要有记录，并根据排档的顺序上架安置;不同的档案要进行不同的分类;针对烟草进行分类扫描，针对幅面类型确定与之相适应的扫描设备，做好规范的扫描记录，若是同卷档案利用不同扫描仪器来完成的，也要做好最终档案文件的归卷工作。6 结语新时代的档案管理工作必须要与时俱进，并结合企业的实际发展情况和档案管理的新特点，利用信息技术来创新工作模式，利用各种教育培训平台来组建合格的管理队伍，利用创新思维来完善管理体系，让档案管理规范化、制度化、标准化，全面提升档案管理的高效