高校办公室秘书工作者服务能力失衡分析

1、    高校办公室秘书工作者服务能力失衡分析    刘婷+王丽【摘要】高校秘书工作者是高校管理队伍中的特殊人员，在当今社会发挥着越来越重要的作用。本文依据秘书工作的特点将秘书工作总结为“文书员”“会务员”“服务员”“保密员”四项基本角色定位，并就高校办公室秘书的服务能力失衡作出了分析，认为角色认知的结构性失衡、服务对象的结构性失衡、服务事项的结构性失衡是造成秘书服务能力失衡的主要因素，秘书工作者应该通过树立正确的秘书观，回归本职工作，树立大局意识，平等对待工作任务等途径来提升秘书工作水平。【关键词】高校 秘书工作服务g642.3 a 2095-3089（

2、2016）02-0038-02一、高校秘书工作概况与内涵1.高校秘书内涵和类型高校秘书是特指在高校组织机构中辅助领导决策、服务领导并从事撰写文书、处理会务等日常工作的人员，是高校管理中不可或缺的部分。一般来说，高校设有校、院系两级秘书部门。即在学校层面一般设置党委办公室、学校办公室或校长办公室，在院系设置党政办公室、院系部办公室。两级秘书因工作范围和地域的差异，工作职权有所不同，但是秘书的本质是一样的。两处的秘书部门都存在着承上启下的枢纽作用。本文中，侧重探讨学校办公室的秘书工作者。2.高校秘书的角色定位高校办公室秘书按照工作职责划分，大致有文字秘书、机要秘书和行政秘书三大类，各司其职，各守其

3、位。文书员。文书工作是高校秘书的一项主要工作，是最基本、最基础的一项工作，是指秘书人员按照高校相关规定，运用个人经验并结合学校实际起草、校对、签发公文；传阅、处理、反馈公文的签阅情况；归档公文、保管公文等。会务员。高校办公室承办的会议种类繁多，或直接参与，或间接参与学校各级各类会议。秘书人员一般全程参与会务筹备和会务现场的各项工作，从会场布置、通知参会人员再到会议结束后的会场清理和会议总结材料编写都离不开秘书人员的统筹布置。服务员。服务领导、辅助决策是秘书人员的重要职能。高校办公室秘书人员是领导背后默默无闻的身影，想领导之所想，虑领导之所虑，为领导撰写演说稿、讲话稿、致辞等，更是领导的参谋、助

4、手，为其出谋划策。这要求秘书人员对全局工作把握精准，对领导想法了解透彻，唯有如此才能更好的做好秘书工作。保密员。高校办公室秘书与省委、省政府、教育厅等上级职能部门联系密切，时常有文件来往，其中不乏有涉密文件。对于密级文件，高校办公室秘书要尤其注重其保密性，充当好“保密员”的角色。二、秘书工作服务能力失衡分析1.角色认知的结构性失衡。学校办公室秘书，是学校层面的秘书人员，与领导接触频繁，有人常用“领导身边的红人”来形容秘书工作者，系、部工作人员为走捷径，也时常通过秘书打听大小事务。由此，有些秘书心中油然而生一种一人之下，万人之上的微妙优越感，这份优越感使得秘书对自己的工作角色认知出现了偏差，由一

5、个服务者的角色错误的转化成了一个被服务者。久而久之，这些秘书工作者热衷于受人追捧，沉溺于权利攀升，而对自己的本职工作疏远懈怠、敷衍了事。2.服务对象的结构性失衡。服务领导是秘书的本职，服务师生也是高校秘书的本职。但是，有些秘书身先士卒、鞍前马后服务领导，却对服务师生淡然对待，造成服务对象的结构性失衡。服务领导，容易取得立竿见影之效，对提干晋升颇具作用；服务师生却收效甚微，对仕途无明显作用。所以，秘书工作者潜意识中倾向于优先服务领导，滞后服务师生；优先满足领导需求，次而满足师生需求。热衷跟着领导走，为领导解决难题，而不愿意为师生解决问题。3.服务事项的结构性失衡。高校办公室事务多如牛毛、种类繁多

6、，不同类型的事务由办公室主任分配给不同职能的秘书。有些秘书面对各种工作，打着自己的“如意算盘”，具有自己的行事准则。有些立竿见影见效的工作先干，而需要长效、长期抓的工作便怠慢推诿，造成服务事项的结构性偏差。三、秘书工作提升途径探究1.树立正确的秘书观，回归本职工作。秘书观，是一定社会的人们认识、评价秘书这一工作的基本看法和观点。在别人如何看待秘书之前，秘书工作人员自己应该先树立好正确的秘书观。从自己的工作性质、工作要求、为人处世要求等方面树立自己的行事准则。秘书工作的本职就是服务的工作，应该回归到做好文书员、会务员、服务员、保密员。在日常工作中，要不断提升自己的政治素养，自觉摒弃走后门、托关系

7、的不正之风；要牢固树立科学的人生观、价值观、金钱观，不为蝇头小利而摧眉折腰，不为阿谀奉承而罔顾规则。2.树立服务大局的意识。服务大局是高校秘书的重要职能，并不能将服务大局与服务领导混为一谈。有些时候，大局是领导，有些时候大局是师生，有些时候大局既是领导也是师生。秘书工作者，不能因为曲意逢迎服务领导就忘记了大局意识，关键时刻，大局为重才是秘书的正确选择；不能因为一己私欲而影响大局发展，不能因为要在领导跟前大展身手就搞“金鸡独立”，不顾团队合作。在日常工作中，要多以“大局意识”武装自己的头脑，学会与各类人群打交道，处理好各类人际关系以辅助为大局服务。3.平等对待工作任务，不偏不倚。秘书工作者看待工作任务，不应戴着有色眼睛，能邀功行赏的任务就主动承接，默默无闻的任务就推诿阻挠，这是严重不负责任的工作态度。殊不知，立竿见影的任务易如反掌，长期潜伏的任务才更能考验心智。对本职工作要恪守规则，树立“秘书无小事”的道理，要耐得住寂寞、守得住清贫，对任何工作任务都一视同仁，不求尽善尽美，但求问心无愧。参考文献：1章葵.高校秘书队伍建设研究d.武汉：华中师范大学，20022张