集团公司文书管理制度

1、集团公司文书管理制度一、目的为使公司的文书处理建立科学、合理、规范的程序，使文书处理准确、及时，提高文书处理的工作效率和文书的质量，特制订本规定。二、组织管理2.1 公司各部门与外界来往文书的收发由各办公室指定专人负责。2.2 管理部门应指定专人负责来往文书的核稿、收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印以及档案管理等事宜。三、文书类别3.1 公司通用公文分类（ 1）请示：向上级部门或领导请求请示、批准时使用。（ 2）报告：向上级部门汇报工作、反映情况或提出建议时使用。（ 3）决定：对公司重要事项或重大活动做出执行答复时使用。（ 4）通知：传达、批转上级、同级或不相属部门的公文，以及传达要求下

2、级部门协助或共同执行任务时使用。（ 5）通报：表彰先进、批评错误、传达重要情况时使用。（ 6）函：对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题或请有关部门批准时使用。（ 7）会议纪要（决议）：记载和表达会议重要精神或是针对会议最终形成的决定或者督办事项时使用。（ 8）表格式公文：政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。（ 9）公司专用公文：主要包括备忘录、意向书、协议书、合同书、调查报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等。3.2 公司行政文件分类（ 1）A 类文件：制度、规定、规范、细则、补充规定、规章制度的解释说明等；（ 2） B 类文

3、件：请示、报告、决定、通告、通报、通知、复函、会议纪要等；（ 3） C 类文件：公司签呈、文件会签单、收发文确认单等表格单据类。（ 4） D 类文件：红头文件例如：公司任命书、重大事件的公文或递交政府机关公文等表格式公文。四、文书编码规则4.1A 类文件编号规则： AA/BB( 类别码 ) CCCC DD AA ：编文单位；1/10BB：编文部门；类别码： A 类文件的类别码即为 “A”；CCCC：文件编制的年份，例如2011；DD： 顺序号，例如 01、02,例如：文书管理规定编号为 “HQ（环球集团） /XZ （行政部） (A)2011- 01”。 4.2 B、C 类文件编号规则： AA/

4、BB( 类别码 ) CCCC/DD EEAA ：编文单位；BB：编文部门；类别码： B 类文件的类别码即为 “B”；CCCC：文件编制的年份，例如2011；DD：文件编制的月份；EE：顺序号，例如01。例如：浙江某某科技有限公司行政部于 20XX 年 3 月 1 日召开会议， 其编写的会议纪要正式编号为 “MM（某某） /XZ （行政部） (B) 2011/0301”。4.3 D 类文件编号规则： ABB 字CCCCDD 号。A：代表单位省份的简称如浙江省的为 “浙”。BB：代表公司简称如某某科技有限公司为 “某某 ”公司具体简称详见附件1。字：代表 D 类文件类别码。CCCC：文件编制的年份

5、，例如2011、2012, 。DD：顺序号，例如01、02、03, 。例如：集团有限公司于 20XX 年 5 月 1 日发布的人事任命通知，顺序统计编号为 03，则该文件正式编号为 “浙（浙江省）字 2011（年份） 03（顺序号）号 ”。4.4 编文单位及部门的缩写编码具体详见附件1。4.5 公司制度相关表格单据类码：制度项下表单直接在制度编号项下表格编号。例如：财务中心现金报销单 ，编码为： “HQ/CW(A)2011-01-01”。4.6 关于各类文件的保密等级和具体保密操作程序详见保密制度。五、文书处理权限5.1 A、B、D 类文件只有公司职能部门有权签发，签发人必须为公司负责人，核发

6、人必须为职能部门负责人。 涉及多个部门配合执行的文件通过涉及人签字的方式完成会签后，方可正式发文；其中文件会签审批表 （详见附件 1）附于正式文件之前，存于发文部门，同时提交档案室备案。 C 类文件由各相关职能部门或人员签发即可。5.2 内部行文可以用分公司或职能部门名义行文， 分公司或职能中心不得联合行文，各职能中心之间不要用发文形式解决一般性问题。5.3 各行文单位一般不能越级行文， 特殊情况必须越级行文的，应当抄报越过的单位。2/105.4 向上级请示的公文应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导人（除直接交办外） ；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。六、

7、文书制作流程6.1 对外行文操作流程拟稿 :（ 1）由承办人员起草，并由部门负责人审核。（ 2）对外发文一般以公司名义发文。在各分、子公司有必要发文时，在公司后加属企业全称。（ 3）发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。核稿 :（ 1）拟稿完毕后填写发文拟稿单，一并送各级领导审核。（ 2）审核有问题时与有关当事人沟通，统一意见后进行修改。签发 :有关领导审核签发，明确签署意见、姓名、日期。编号 :由行政部统一编排发文字号。盖章、校对：（ 1）急件应先行处理；（ 2）保密件应由专人打印；（ 3）打印后的校样、废纸等应妥善处理；（ 4）校对专人处理，以原稿为准，重要文件多人校对；（ 5）打印、校对

8、责任人签名。在校对完毕，确认无误的文件上统一盖印。填写登记簿。封发 :（ 1）发文工作由行政部负责。（ 2）查验无误后，信件封口，填写准确，注明急件、密级。6.2 对内行文处理程序对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。特殊情况下，各级部门、下属企业对公司行文可不必经盖章程序。对内行文由职能部门负责人、公司领导签发。七、文书格式规定7.1 对内文书格式7.1.1公司内部文书，均应用标准的页眉及页脚格式，页眉为1.5 厘米、页脚为1.4 厘米详见附件 2对内版本。7.1.2除固定的表格外， 整篇文章的上下页边距为 2 厘米，左右页边距为 2 厘米，连续数页的文章，应于页脚右下角连续编号（例如共5

9、 页的第 2 页标为 “2/5）”7.1.3密级：保密文书注明密级，保密等级字体：用五号黑体，放于文书首3/10页顶部右上角。7.1.4字体一律采用简体宋体，主标题采用加粗的二号字体，主标题行间距为固定值 35 磅，副标题采用加粗的三号字体；正文采用小四号字体，每段的首行缩进为 2 个汉字，两端对齐，正文行间距设定为固定值18 磅；文书标题之下均需注明文书编号，文书编号采用加粗的五号Times New Roman 字体。7.1.5正文编码可按 “章”、“条”、“款 ”、“项”等顺序进行多层次的结构划分，具体如下：（ 1）章：是文书正文层次中的一级标题，用四号字、宋体、加粗、左对齐，间距设定为固

10、定值 22 磅，用 “一”、“二 ”“三”,等表示章号。章号应依次连续，附件不编章号。（ 2）条：是章的有编号的细分单元，也是文书正文层次中的二级标题，用小四号字、宋体 ,每条的首行缩进为 2 个汉字，两端对齐；条号应与章号联系进行编号，如： 1.1、1.2, 、 2.1、 2.2, 。（ 3） 款：是条的有编号的细分内容，也是文书正文层次中的三级标题，用小四号字、宋体，每款的首行缩进为 2 个汉字，两端对齐；其款号应根据条的编号规律及形式进行编号，如：、。（ 4）项：是款中一个更细化的具体内容，用小四号字、宋体，每项的首行缩进为 2 个汉字，两端对齐；可编号或不编号， 如编号则用（1）、（2

11、）, 等表示项号。7.2 对外文书格式7.2.1公司外部文书，均应用标准的页眉及页脚格式，页眉为1.5 厘米、页脚为1.75 厘米详见附件 3-对外版本。7.2.2除固定的表格外，整篇文书的上下页边距为3 厘米，左右页边距为2.5 厘米，连续数页的文书，应于页脚右下角连续编号（例如共5页的第 2页标为 “2/5）”7.2.3密级：对外文书可不在文书上标注保密等级。7.2.4主标题用黑体、二号字体，主标题行间距为固定值35 磅，副标题用黑体、三号字体；正文用四号字、仿宋体，每段的首行缩进为 2 个汉字，两端对齐，正文行间距设定为固定值 20 磅；文件标题之下均需注明文件编号，文件编号用加粗的黑体

12、、五号字体。正文编码可按 “章”、“条”、“款 ”、“项”等顺序进行多层次的结构划分，具体如下：（ 1）章：是制度正文层次中的一级标题，用小三号字、黑体、左对齐，间距设定为固定值 25 磅，用 “一 ”、“二”“三”,等表示章号。章号应依次连续，附件不编章号。（ 2）条：是章的有编号的细分单元，也是制度正文层次中的二级标题，用四号字、仿宋体 ,每条的首行缩进为 2 个汉字，两端对齐；条号应与章号联系进行编号，如： 1.1、1.2, 、 2.1、 2.2, 。4/10（ 3） 款：是条的有编号的细分文书日期：包括年、月、日，写在文书末尾，一般以印制日期为准，重要文书以签发日期为准。7.4 文书印

13、章：印章加盖在发文日期处（齐年盖月） 。7.5 附件：表格编码位于文书正文之后，印章之前，注明附件的序号、标题。7.6 文书纸一般用 A4 纸，中文直写文书以右方装订为原则，中文横写或外文文书则以左方装订为原则。八、文书的收发管理8.1 对外文书的收发统一由行政部指定专人负责。各部门及人员的对外邮寄文书，必须统一由公司指定专人负责发送，并在发送前填写 “发信登记本 ”与“邮资明细账 ”；所有使用快递及邮寄的文书统一由指定专人保留回执。8.2 对内文书的收发统一由行政部指定专人负责。公司下发给各部门的文书，经签收登记后直接分发给各部门负责人；重要文书直接送交文书接收人并登记签字。九、 文书的保管9.1 文书如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。9.2 文书结案后，原稿由各文书管理部门整理后关统一提交集团档案室归档，经办部门根据实际需要留存复印件。9.3 文书的保存年限详见档案管理制度 。十、 注意事项10.1 保存期限满以及没必要继续保存的文书，经主管决定，填写销毁的理由和日期之后，予以