电算化实操笔记

1、初级电算化实操课程2015年,实现广东电算化，手工账将不能用.财务软件最基本的要求:替代手工账常见的财务软件:金碟、用友、安易、速达、金算盘、管家婆等等。用友的操作流程：1、建立操作员（即建立财务人员）2、建立账套（以便存放会计数据）3、授权（不同人员授予不同的权限）4、初始化（将手工账的基本数据录入到财务软件，实现人 机转换，达到会计数据录连续性的目的）部门设置职员设置往来单位（包括客户和供应商）币别设置结算方式（收款、付款、包括现金和支票）会计科目设置（账本扉页后的一页）录入余额试算平衡以上这些操作一套账一辈子只做一次。5、日常处理：录入凭证（即填制凭证）审核凭证签字记账（反记账反审核反签

2、字）结账（总账放到最后结，结完其他模块的账再结总账）。用友操作：一、建立人员：1、打开系统管理 系统下的注册admin2、权限操作员增加二、建立账套：1、打开“系统管理”2、“系统”菜单注册ADMIN3、账套与建立账套号001999，但不能与已存账套重复，账套名称就是公司名，实际工作中一定要选择。三、授权主管不用授权已拥有全部权限。1、打开系统管理2、系统注册ADMIN3、权限权限选定账和人（账和人一定要对号）增加（双击）四、初始化（主管完成）打开会计电算化通用教学软件，输入主管代号和密码1、部门档案：“基础设置”菜单机构设置部门档案2、职员档案：“基础设置”菜单机构设置职员档案A、 职员编号

3、B、 职员名称C、 所属部门（双击）注：做完最后一行后一定要空一行，鼠标任点上面一个部位，也可在最后一行处按回车键。3、往来单位：“基础设置”菜单往来单位（客户供应商）客户档案注：不能直接点增加，要选择末级再增加4、币别设置“基础设置”菜单财务外币种类注：一定要输入币符和币名，点增加后选定美元再输入汇率5、结算方式“基础设置”菜单收付结算结算方式6、设置会计科目“基础设置”菜单财务会计科目不预置（实际工作中选预置）一级科目代码是国家规定的。1、资产 2、负债 3、所有者权益 4、成本5、损益7、指定会计科目：目的为了让财务软件自动完成出纳工作。出纳的职责：只管现金和银行存款，指定会计科目就是指

4、定现金和银行存款。“基础设置”菜单财务会计科目“编辑”菜单指定科目（现金总账：指定现金科目 银行总账：指定银行存款科目 注：要分开指定，不能一起指定）8、凭证类别设置：通用凭证：就是记账凭证，业务量少才用。专用凭证：收款凭证、付款凭证、转账凭证。借方有现金或者银行存款叫收款凭证贷方有现金或银行存款的叫付款凭证借方或贷方都有现金或银行存款的以贷方为准，即为付款凭证借方或贷方都没有现金或银行存款的叫转账凭证。“基础设置”菜单财务凭证类别双击限制类型再选择。9、期初余额录入注:凡是在操作过程中出现互斥现象,只需打开文件菜单重新注册即可.也可以在状态栏上双击操作员,重新注册即可.“总账”菜单设置期初余

5、额录入注:输期初余额时输下一条时,黄色输不进,可以在绿色底纹处双击“增加”部门、个人、摘要输入10、试算平衡：期初余额录入试算（如果试算不平衡，一定要查找原因，直到平衡，才可以做下面的操作）注：以上所有操作在无变动的情况下一般只需做一次。五、日常处理：1、凭证录入，（也叫填制凭证由会计完成）填制凭证时红线后面的是小数位数。记账规则：有借必有贷，借贷必相等。输借贷方数据时，贷方可不输，直接按，等于号可以自动补平。空格键可以切换前后金额方向。会计里面：红字代表负数，“-”号切换红/蓝字。 更换操作员：“文件”菜单重新注册 录入凭证：注意：保存时填准日期总账模块填制凭证增加 删除凭证（谁做谁删）a、

6、 先作废凭证：点击“填制凭证”找到要删除的凭证“制单”菜单作废（注：点二次作废时即可还原）b、再删除：点“制单”菜单整理凭证2、审核凭证：更换操作员审核：点“总账”模块审核凭证确定双击未审核的凭证核对无误后点“审核”按纽。3、出纳签字：（由出纳完成）更换操作员：签字：“总账”菜单凭证出纳签字注：出纳与会计不能为同一人，主管和出纳可以，因为出纳只管现金或银行存款。4、记账：可由会计或主管完成点“总账”模块记账可选记账范围（不选就是全部）下一步完成5、反记账:理论上,凭证一经修改审核,签字记账后不允许做任何更改。 调出反记账命令：“总账”菜单期末对账按“CTRL+H” 确定退出 反记账：“总账”菜

7、单凭证恢复记账前状态（主管才可反记账） 反审核（谁审核谁反）：“总账”菜单审核凭证确认双击已审核的凭证取消 反签字（谁签字谁反）：“总账”菜单凭证出纳签名确认双击已签字凭证取消6、期间损益结转：“总账”模块月末转账期间损益结转输入本年利润科目（3131）确定全选确定跳出“转账生成”对话框选择“转账凭证”修改日期本月月末保存换一个操作员审核审核完毕再记账7、自定义转账：总账模块月末转账自定义转账单击自定义转账后面的放大镜增加“转账目录产”对话框中输入转账序号转账说明中输入本题目中的摘要凭证类别选择转账凭证在科目编码中输入本年利润3131借方后面输入公式单击公式后面的放大镜公式向导左边公式名称中选

8、择期末余额下一步完成增行科目编码输入未分配利润（314115）在方向中选贷方点公式后面的放大镜在公式向导中选择“取对方科目计算结果” 下一步完成保存退出全选确定转账生成对话框中改制单日期为本月月末保存换一个操作员审核刚生成的凭证记账注：总账现在不能结账，要结完其它模块的账后最后结总账。凡生成的凭证都要审核、记账。账务报表一、 模板报表：1、 点击“财务报表”模块账套号选择本账套号会计年度选择本年本月确定关闭2、 “文件”菜单新建确定选定行业和报表类型确定3、 报表初始：“数据”菜单账套初始输入自己的账套号4、 “切换到数据状态“数据”菜单关键字录入5、 “数据”菜单表页重算（点否的情况下）6、

9、 保存注：打开已存在或已保存的报表，必须进入财务软件的报表模块，用“文件”菜单打开。二、 自定义报表1、 新建：点击工具栏上的“新建”2、 表尺寸定义（定义行列数）：格式表尺寸输入行列数3、 报表初始：“数据”菜单账套初始选定账套和日期确定在格式状态下完成以下操作：4、 输入文字5、 设置关键字（单位名称）选定单元格“数据”菜单关键字设置注：不可一次性设置6、 格式设置:选定单元格（或区域）“格式”菜单区域画线单元属性：可以加底纹等组合单元：合并单元7、 设置公式：选定单元格点Fx函数向导账务函数选定函数名参照选定科目、期间确定。需要相加的在公式编辑器栏输入+再输入公式确定。货币资金现金+银行

10、存款+其他货币资金资产总计流动资产合计+固定资产净值固定资产净值固定资产原值累计折旧存货产成品+原材料+库存商品+低值易耗品+包装物年初：每年的一月一日期初：每月的一号年末：每年的十二月31号期末：每月的最后一天期初资产总计期初负债+所有者权益合计期末资产总计期末负债+所有者权益合计编完公式后，切换到数据状态，完成以下工作：8、 录入关键字：“数据”菜单关键字录入9、 表页重算： “数据”菜单表页重算10、 偏移关键字：格式状态下“数据”菜单关键字偏移（输正值往后移，输负值往前移）取消（删除）关键字：格式状态下“数据”菜单关键字取消11、 保存12、 自动生成报表选择报表模版，点击“账套初始”

11、，选定账套，在点击“年”，录入关键字，就是指定哪个月的数据，点“确定”重算,自动报表即可生成.固定资产1、 启用固定资产：打开系统管理，用主管的身份注册进入账套启用固定资产前面勾选定启用日期退出打开会计电算化通用教学软件用主管身份注册进入Admin：建人、建账、授权、备份、引入主管：初始化、启用模块、修改账套、签字、记账、反记账会计：填制凭证、修改凭证、删除凭证注明：如出现“本功能必须在退出部分程序后方可执行”等对话框，可打开系统管理用ADMIN身份注册进入“视图”菜单清除异常任务如出现“互斥状态”可以在文件菜单下重新注册即可2、补充参数的设置：“固定资产”菜单设置选项“与账务系统接口业务发生

12、后立即制单（一定要勾上意思是即固定资产一旦有资产业务电脑将自动生成总账凭证）注：固定资产模块所有操作都是在模块下操作，如果找不到工具就在固定资产菜单下找。三、 基础设置：1、 部门对应折旧科目：固定资产菜单设置部门对应折旧科目先选择左边的部门点菜单上的修改折旧科目后面的放大镜选择折旧科目保存2、 资产类别设置：“固定资产” 菜单设置资产类别单张视图增加输入类别名称或净残值率等保存3、 增减方式设置：“固定资产”菜单设置增减方式左边框中单击增加方式修改输入对应入账科目保存。“固定资产”菜单设置增减方式左边框中单击减少方式修改输入对应入账科目保存。注：输入对应入账科目时没有的会计科目，直接点编辑“

13、会计科目”对话框中点增加输入会计科目代码和名称确定四、 输入固定资产卡片：“固定资产”模块原始卡片录入选择固定资产类别确认进入固定资产卡片录入窗口输入固定资产名称选择部门等保存注：企业已有的固定资产又称原始的固定资产，固定资产卡片一张只能填一个，一个固定资产必须填一张卡片。修改、查询、删除卡片卡片管理卡片复制：固定资产模块卡片管理双击要复制的卡片点“编辑”菜单复制复制成功后刷新才可显示出来。对账：录入完卡片后固定资产菜单处理对账（对账平衡说明固定资产初始化完毕）注:以上四步属固定资产初始化，原始卡片一套账一辈子只需填一次。五、 日常处理1、资产增加：固定资产模块资产增加资产类别参照选择资产类别

14、确认进固定资产卡片新增窗口输入名称、部门、增加方式、使用状况、原值、可使用年限、开始使用日期保存跳出总账“填制凭证”窗口注：新卡片第一个月不提折旧，累计折旧为空或者0.2、资产变动：固定资产模块资产变动原值增加进入固定资产变动单窗口输入卡片编号、增加金额、变动原因等保存注：变动单不能修改，所以一定要检查清楚后再保存。3、折旧处理固定资产模块计提本月折旧本操作将计提本月折旧并花费一定时间，是否要继续是是否要查看折掉清单是折旧清单窗口退出折旧分配表窗口退出计提折旧完成生成折旧凭证：固定资产菜单处理折旧分配表凭证凭证填制窗口转账凭证保存4、资产减少：固定资产模块资产减少选择卡片编号增加选择减少方式确

15、定5、对账：“固定资产”菜单处理对账对账平衡后，再结账6、月末结账：固定资产月末结账工资1、启用工资模块：打开系统管理用主管身份注册进入“账套”菜单启用工资管理前面打勾是2、系统参数设置：用主管身份注册进入会计电算化通用教学软件左边选工资模块建立工资套对话框里参数设置工资类别：多个，币别：人民币，人员编码长度：3启用日期：2006.1.1未建立工资类别选确定新建工资类别选取消3、基础信息设置：部门设置：“基础设置”菜单部门设置（参照总账）人员类别设置：“工资”菜单设置人员类别在类别框中输入经理人员增加输入普通员工增加工资项目设置：“工资”菜单设置工资项目设置增加单击参照名称下拉列表框双击类型选

16、择数字选项设置长度、小数、增项等。银行名称设置：“工资”菜单设置银行名称设置增加在银行名称框中输入银行名称账号长度为11单击工商银行在列表框中选删除是工资类别设置：注：在建立了第一个工资类别后，默认为打开状态，要先将其关闭才能建第二个工资类别“工资”菜单工资类别新建工资类别（全选）B、人员档案设置:“工资”菜单设置人员档案增加输入基本信息（书上表的信息）确认设置工资项目和计算公式：设置工资项目：工资菜单设置工资项目设置增加名称参照从下拉列表框中选择“基本工资”设置完所有项目后确定计算公式：工资菜单设置工资项目设置公式设置增加左边框中选择要设置的公式名称单击工资项目列表中的选项公式定义文本框中输

17、入运算符及数据公式确认四、日常处理1、 基本工资数据录入：“工资”菜单业务处理工资变动（也可以直接在工资模块上选择工资变动）输入基本工资数据退出否2、 变动工资数据输入：工资模块工资变动输入考勤情况；输入增加奖励工资：工资菜单业务处理工资变动工具栏上选择数据替换工资项目下拉列表框奖励工资在“替换成”文本框中输入“奖励工资+400” 在替换条件处选择部门=销售部确认是是3、 个人所得税的计算与申报：“工资“菜单业务处理扣缴所得税栏目选择确定个人所得税窗口税率修改所得税基数为1600确认是4、 工资分摊：工资模块工资分摊工资分摊设置分摊类型设置增加分摊计提比例设置输入名称“应付工资”分摊计提比例1

18、00%下一步分摊构成设置输入部门名称、人员类别、项目、借贷方金额完成，同理，输入应付福利费的分摊类型设置5、 分摊工资费用：在工资分摊对话框中选择计提费用类型为应付工资单击所有的部门明细到工资项目一定要勾上确定分摊福利费同上6、 生成凭证：应付工资一lan表中制单填制凭证转账凭证保存同理生成分摊福利费的凭证。7、 打开总账审核记账8、 月末结转：（主管身份）只能在会计年度的1月至11月进行，且只能在当月工资数据处理完毕后才可以进行，月末结转前应先进行工资数据汇总。9、 年末结转：在每年的12月31日结转。做题中产生的问题解答：如何在总账中删除固定资产中生成的凭证?如果该凭证在总账系统经过了相应的处理，比如审核、记账等，那么首先应该在总账系统进行取消操作，包括取消记账、取消审核，让这张凭证处于未审核、未记账、未出纳签字的状态。然后在固定资产管理系统中，删除该凭证，具体操作方法如下：进入【固定资产】-【处理】-【凭证查询】找