竣工文件编制与整理(金向军课件)

1、 建设期间工作 交工验收后工作 文件形成-规范性、原始性和真实性 文件的收集和分类-完整性和系统性 文件的保管-安全有序、便于利用 文件的预整理-分卷合理、排架有序 鉴定-原始性、真实性、完整性、准确性 竣工图编制-符合规范要求 整理-系统性、规范性 保管-成套性、有序性 从规范性、原始性、真实性、完整性来鉴别档案质量和归档与否。一、制成材料.原则要求A幅面纸，激光打印.擦除铅笔字迹；圆珠笔、复写件的，要求复印，将复印件附后归档.因字迹褪变造成档案模糊或字迹难以辨认的，应予重做档案。重做件应符合要求.表面整洁污损、锈蚀、发霉、破损等情况的，应替换、补做 二、签署完整签名、日期、意见、盖 章三、

2、内容填写符合要求四、文字、图纸、表格一致五、记载项完整无缺（空白部分要斜线划 掉或加盖“以下空白”章） 原始性是文件与档案的本质特征-公路工程文件是建设与管理活动中直接、自然形成的第一手资料，它是孤本，具有不可再生性。与情报、图书有本质的区别。 内容的原始性要借助于形式材料的原始性来确认，原件为集两种原始性于一身的代表 确认原件看是否为自然形成的、并经签字盖章确认、符合实际情况的 未经签字盖章的复印件、打印件不能认作原件。 设计与竣工一致 图纸与文字一致 图纸、文字内容与实际施工一致 施工台帐记录与附件材料、与实际一致 总体与分部一致 使用的表式文件与分部分项工程内容准确无误 符合归档范围的要

3、求 管理性文件应闭合.报告和批复闭合.通知和反馈闭合 前后对应评定和质检、试验资料相对应 一份完整有效的文件，必须是内容完整、附件齐全，签字盖章齐全有效的文件 对照合同分析文件数量、内容是否符合要求 对照归档范围分析完整性准确性 对照工程施工、监理程序分析完整性准确性 包括管理性文件和质保材料的预整理 整理内容包括:编制平时归卷目录；初步分类、分卷；卷内文件整理（卷内文件排列与编目）、案卷编目（卷内目录填写、备考表填写、案卷封面填写、案卷目录编制等）。 要求掌握各个环节基本原则、思路、方法和标准。 监理单位和施工单位职能任务不同，形成的文件有所不同 监理管理文件：监理规划、实施细则、会议纪录、

4、月报、书面指令和文件、质量事故及处理文件、工程延期及费用索赔文件、交竣工证书及缺陷责任书、监理通知单、联系单及往来函件。 监理基础资料：监理工程质量评定资料、抽检试验汇总资料、工序抽检资料、试验资料、监理日记等 监理声像资料。 管理性文件 施工基础资料：评定、质检、试验 声像资料(1)总体开工令、开工报告及附件(2)施工组织设计、施工技术交底、图纸会审纪要和重要会审纪要(3)各分部、分项工程开工报告及其批复(4)总体和年度施工计划及工程月报表（第一期至末期）(5)工程变更、单价审核表及价格调整（一般变更按变更令号） (6)工程延期和索赔的报告及批复 (7)每次工程质量、安全检查的通知、检查意见

5、及其整改报告、反馈意见（按省厅、省质监站、市质监站、总指、总监办顺序） (8)工程安全生产、廉政建设、文明施工、合同管理等各种检查的通知、检查意见及整改报告（按省厅、省质监站、市质监站、总指、总监办顺序） (9)工程材料使用、工艺措施实施的报告及批 复、地质补勘资料 (10)工程决算审定书、最终付款证书 (11)工程支付证书及工程计量表（按第一期至 末期顺序） (12)项目部组建、项目经理任命、项目部印章 启用、项目部人员变更及项目部被评为先进 的文件材料 (13)工程交工证书、工程缺陷责任期满证书及其缺陷期内形成的各种文件材料 (14)工程施工总结、竣工总结、工程交接 表（工程变更一览表中内

6、容描述要准确） (15)工程施工日记 合同管理、项目部成立及印章启用、人员管理、施工总结、质量检查意见及整改情况、地质勘探材料、交工证书等归档难度大。 表式文件如工程联系单、变更文件等没有文件标题或标题不准确，导致档案无法查找。 设计变更文件的传真件、复印件特别多。 施工日记内容记载不全不需归档的文件材料不需归档的文件材料 一般的普发性文件 重份文件 事务性文件 不符合档案保管要求的文件（模糊不清的、不耐久字迹材料形成的） 施工基础资料：以合同段、单位工程为基础，按照分部、分项或施工工序、前进方向，围绕评定、试验、质检形成的材料进行收集归档。 基础资料内容见竣工文件编制办法 1）施工自检评定资

7、料 2）施工检测试验汇总评定表 3）分项工程工序自检资料及原始记录 4）施工试验资料 5）原材料及半成品质保单 1、 以线路前进方向，按单位、分部分项工程和施工顺序进行整体排列 2、熟悉单位工程划分表（施工、监理单位应一致），将文件按成套性要求进行合理区分 3 、保证每个单位、分部、分项工程的完整无缺 4、评定、自检和试验资料相互印证和对应 资料不完整（基础资料、竣表） 签字不规范代签、漏签、不完整 数据更改不规范涂改、刮改 字迹材料不规范铅笔、圆珠笔、复印、打印不满足要求 表格格式没有采用省厅印发通用表式 复印、打印质量参差不齐 装订边距不足 原材料质保单附在进场报验单后 原材料质保单应是原

8、件,如果是复印件,但要盖经销商红章 质保单小于4应粘贴到纸上 机电标段应特别注意质保单的完整 水泥出厂质保单的有效性差1、文件形成要满足原始性和真实性的要求。办理过程文件的签发人、审核人、经办人所签的名字必须是真人真名，不得代签或伪造，文件所签名字必须是手签，不能用电脑打印。 2、文件使用的纸质载体和字迹材料质量要符合文件的长期、永久保管要求，文件打印要用激光打印机打印，纸质载体不能使用热敏纸或感光纸等，字迹材料不能使用易褪色的圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等。 3、形成的文件要满足完整性、有效性。一份完整有效的文件，必须是内容完整，附件齐全，签字盖章齐全有效的文件。签字用电脑打印后盖

9、章，或签好名复印后盖红章，或同一内容填写后复印后签名、盖章，填写的内容不完整，不规范或漏填、附件不齐等的文件均为无效或不完整的文件。 4、形成的文件要满足规范性、准确性，设计与竣工一致，图纸与文字或数据一致，图纸、文字和数据内容与实际施工一致，总体与分部一致，同一个项目使用的文件表式和文件编号应统一一致。内容填写规范完整、齐全。 在工程建设期,关键在于做好平时的归卷工作 平时归卷就是将办理完毕的文件,按照预先编制的归卷目录,及时存入相应的档案盒和档案柜中,便于文件妥善保管,避免文件丢失和凌乱无序。 编制归卷目录应严格对照归档范围，同时结合工程建设工序、环节及其产生的文件。项目档案的整理工作，就

10、是按照一定的原则和方法，对项目档案进行系统整理和编目，并通过编目将期内容与成份揭示出来的一项工作。（一）工程档案整理原则、尊重文件原基础 项目文件的形成有其自身规律，反映工程建设各阶段、环节的特殊要求，不得轻易破坏。 文件的日常形成积累已有一定基础，有的已处于预立卷状态。因此利用原基础可起到事半功倍的效果。、遵循文件的形成规律 任何实践活动都有自身的特点和规律，不同的实践活动，形成文件的过程、特点、规律也不一样。工程建设活动也一样。 、保持文件的有机联系 工程档案的特点之一就是成套性。成套性就是文件之间的内在关联性。 有机联系是文件内容内在的、本质的、自然的联系，而不是人为的联系。 保持文件有

11、机联系是传统档案整理工作的重要指导思想。 某一项目或单位工程、分部分项工程的文件。 某一问题、事故处理形成的一组文件。 请示与批复 一组会议材料 就某一变更事项产生的报告、批复、洽商材料、会议纪要等 系统编号的变更令、变更通知单、工程联系单、材料报验、实验报告等有时间或文号联系。 设备选购、开箱、试运行三阶段形成的文件，既自成体系、又互为联系。、便于档案的保管和利用 置放有序 区分价值（不同保管期限档案尽可能分开组卷） 保管安全 调卷便捷（案卷以公分为宜，特殊情况可以6公分） 查阅准确迅速。、符合相关标准规范 案卷的构成符合国家档案局及交通行业的标准要求。 如科技档案案卷构成的一般要求国家重大

12、建设项目文件归档与档案整理规范、浙江省公路工程竣工文件编制办法等。、档案整理流程a.系统收集b.科学分类c.合理分卷d.卷内文件整理e.卷内目录与备考表的填写f.案卷封面填写g.案卷装订 对照归档范围，接收收集各部门、各单位、各有关人员形成的材料。 将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准确等要求。 区分不作为工程档案归档的文件。如文书文件、普法性文件、重份文件、事务性文件等。 具体检查方法：抽查。 分类是整理、编目、进行系统化管理的需要。 分类要根据项目建设的阶段、建设的具体情况设置类目。 分类要清楚，不能相互交叉、包容。 具体：项目下分工程、设备、科研。工程可视具体情况。 卷是最

13、低层次的类下面最小的类，是档案构成的基本单元。分卷的目的就是将零散文件通过某种联系组合成一个个案卷。 卷和卷之间相对独立，卷内文件保持有机联系。 卷分为卷盒、卷夹。卷盒厚度以2-4公分为宜，最多可以6公分；卷夹厚度以2公分左右为宜。 项目文件形成的数量多、内容复杂，不同类文件可以采用不同的组卷方法。 管理性文件可按问题、时间组卷； 施工基础文件可按单位、分部、分项工程或施工工序、前进方向，按阶段、专业、结构组卷等。具体方法有 项目组卷法或单位、分项工程组卷法 阶段、专业、结构组卷法 问题组卷法 时间组卷法 文件名称组卷法 来源组卷法将一个项目或单位工程、分部、分项工程看做一个基本单元，组成一个

14、案卷。如： 杭州钱江五桥第三合同段原材料钢筋质保单 温州电厂一期工程一号机锅炉焊接及热处理检验记录 、阶段、专业、结构组卷法 将一个项目内的文件按工程进行的阶段、结构、专业进行组卷。 将涉及同一问题（同一特定问题、同一类性质问题）的文件组成一卷。适用于管理性文件。 例如： （1）杭长高速公路工程项目建议书的请示、批复 （2）杭徽高速公路工程预可行性、可行性研究报告的请示、批复、通知 （3）杭徽高速公路工程水文地质勘察报告 内容针对同一时间的文件可以组成一个案卷。时间特征明显的文件可采用此方法。 例如： 杭长高速公路工程（一标段）8月份计量支付 报表杭徽高速公路工程（一标段）2004年13月份施

15、工日记 5、名称组卷法 就是将相同名称（文种）的文件组成一卷。 例如： 诸永高速公路（诸暨段）建设项目路基工程监理专题例会 金丽温高速公路（丽青段）二合同段设计变更技术联系单 诸永高速公路（金华段）XXX村房屋拆迁协议书 龙庆高速公路一驻地办1-60号工程变更通知单 将来自同一地区、作者或内容针对同一地区的文件组成一卷。例如：温州市高速公路总指挥部关于瑞安段监理部成立、人事任免问题的通知、批复 诸永高速公路（台州段）工程仙居县甲镇房屋拆迁协议书 云景高速公路 土地征用拆迁安置 项目 问题协议书 文种 杭徽高速公路工程 浙江省水电一公司 项目名称 作者1999年（月） 施工日记 时间 文件名 查

16、漏补缺、按照A4大小粘贴折叠、去金属物。 卷内文件排列：遵循文件的自然规律，按重要程度、文件间的有机联系、时间顺序、前进的线路排列。一般的正本在前、底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后。 卷内文件编号：按件整理的，每件首页盖档号章；整卷装订的，从001起编页号。 卷夹一般不超过2公分（200页），卷盒一般可以在2-公分，特殊情况公分。几种卷内文件具体排列方法几种卷内文件具体排列方法（1）图样文件）图样文件按隶属关系按总体和局部关系按图幅比例按地区特征按时间顺序（2）文字型文件）文字型文件按重要程序按地区按时间按逻辑关系；复文在前，来文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿（原稿）在后

17、。(3)图文混合型的图文混合型的一般的文字在前，图样在后；如果文字只起补充说明的，则图样在前，文字在后。 序号序号：应用阿拉伯数字从l起依次标注卷内文件的顺序一份文件一个序号. 文件编号文件编号：应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号，合同编号。 责任者责任者：文件的形成者，单位全称或规范化简称。 文件题名文件题名：应填写文件标题全称，注意无名称、名称不准确的要自拟题名。 日期：日期：应填写文件形成日期，用位阿拉伯数字表示，如 20010226 页号：页号：文件所在案卷的页号，应填写每份文件首页上标注的页号、最后一份文件用首尾页标注页号；或每份文件用首尾页标注页号。 备注备注：需说明的情

18、况(需要时填写)卷内文件目录卷内文件目录序号文件编号责任者文件材料题名日期 页号备注1亿阳集团有限公司单位工程质量检验评定表200404150012亿阳集团有限公司分部工程质量检验评定表200404150023亿阳集团有限公司监控系统分项工程质量检验评定表200404150054亿阳集团有限公司通信系通分项工程质量检验评定表200404150115亿阳集团有限公司收费系通分项工程质量检验评定表20040415018043 卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数。不同载体文件的数量，组卷情况说明，立卷人、检查人、立卷时间等。 例：本卷共计文件 页，其中文字材料 页，图纸 张，照片 张 互见号应填写

19、反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。互见号 卷内备考表 说明： 本卷材料共计 页，其中文字材料 页，图纸 张，照片 张。 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日 1、档号、档号浙江省公路工程的档号，项目号由省浙江省公路工程的档号，项目号由省公路局统一确定。公路局统一确定。公路工程交工验收后由指挥部或业主公路工程交工验收后由指挥部或业主单位向省公路局申报项目号（写明项目所单位向省公路局申报项目号（写明项目所在的线路，附初步设计批复）。公路局给在的线路，附初步设计批复）。公路局给了项目号后，由建设单位统一按竣工文件了项目号后，由建设单位统一按竣工文件内容及编

20、制要求排序编制案卷流水号。内容及编制要求排序编制案卷流水号。档号=项目代号+分类号+案卷流水号 G、公路工程档案案卷封面填写、公路工程档案案卷封面填写档档 号号GL5.103.B10-005 档案馆号档案馆号 杭州绕城南线工程杭州绕城南线工程 案卷题名案卷题名 第十合同段机电工程单位、第十合同段机电工程单位、 分部、分项质量检验评定表分部、分项质量检验评定表 编制单位编制单位 亿阳集团有限公司亿阳集团有限公司 编制日期编制日期 20040812 保管期限保管期限 永永 久久 2.案卷标题的拟写案卷标题的拟写(项目名称、内容特征、文件名项目名称、内容特征、文件名称）：称）： 案卷标题=项目名称+

21、单位工程名+分部（分项）+路段（专业、阶段、结构）+文件内容+文件名例如：（1） 沪杭高速公路工程 K100+20K110+15 项目名称 单位工程 路基压实度评定 表 文件内容 文件名（2） 萧山机场 候机楼 电气线路 竣工 图 项目名称 单位工程 专业 阶段 文件名（3）杭州大学历史楼供排水施工图 项目名称专业名阶段文件名 （4）温州大桥桥面沉降观测记录 项目名称内容文件名 （5）杭宁高速公路 K10010K15015路基中间 项目名称 分项工程 验报验单 文件名 案卷题名：简明扼要揭示案卷内容，应包括公路工程建设项目的起讫里程、单位工程、分部、分项名称及文件名称 编制单位：案卷的形成单位

22、 编制日期：案卷形成日期 保管期限：对照保管期限表，确定保管期限档号（案卷脊背式样）脊背填写档号 1、卷装订的，用电钻三孔一线线装订。左边和下边对齐。 2、件装订的，右上角空白处逐件盖上档号章。填上档号及序号（在案卷内的位置） 档 号序号 H、案卷的装订和案卷目录编制科技档案归档目录档号案卷题名页数编制时间保管期限备注GL5.103.B10-001第十合同段机电工程项目开工令、分项开工报告及施工总结23520040812永久GL5.103.B10-002第十合同段机电工程施工进度、计划、周报、月报22520040812长期GL5.103.B10-003第十合同段机电工程监理联系单(001-01

23、5号久GL5.103.B10-004第十合同段机电工程监控、通信、收费系统分析报告27620040812长期GL5.103.B10-004第十合同段机电工程单位、分部、分项工程质量评定表19820040812永久 编写立卷说明 移交案卷目录 应办理项目档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交接手续 参建单位档案移交建设单位、建设单位档案移交管理单位都应有完备的档案移交手续 公路工程参建单位移交整理完成的档案应填写科技技术档案接收签证单 .档案要有专人保管、档案人员应相对稳定，并建立相应的管理制度。 .建立档案管理的保管、统计、温湿度记录等台帐，建立档案借阅登记。 .实施安全保管:有房子、柜子、盒子；采取防火、防盗、高温、高湿、霉虫、有害气体、紫外线、灰尘等有效控制措施。 1、高速公路在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制。 2、竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位、真实反映项目竣工验收时的实际情况。 3、按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图反面，距底边40mm、距左边30mm处加盖并签署竣工图章。 4、一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更。可在原图上更改加盖并签署竣工图章。 5、涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过10的应重新绘制竣工图。