公文写作--公文知识大全--文件办理(ppt52)

1、第三章第三章 文件办理文件办理12/13/20211学习目的和要求：学习目的和要求： 认识我国国家机关的类型与机关间的关系，掌握党政机关有关行文规则的规定。了解文件办理的基本任务，熟悉文件办理各环节的工作内容、技能与规范性要求并能胜任文件管理工作。认识特殊文件，明确对特殊文件进行不同办理的意义，掌握特殊文件在办理过程中的不同要求与做法。 12/13/20212第一节第一节 行文关系与行文规则行文关系与行文规则12/13/20213国家机关类型及关系国家机关类型及关系党政机关行文规则党政机关行文规则国家机关类型及关系国家机关类型及关系12/13/20214一、一、机机关关类类型型及及关关系系指全

2、国与地方之间的关系。机关之间指全国与地方之间的关系。机关之间的关系是由机关的职能、地位及工作的关系是由机关的职能、地位及工作需要所决定的需要所决定的详细详细。机关机关类型类型性质性质职权职权全国和地方全国和地方之间的关系之间的关系权力机关（人大）行使立法权立法；监督：法律监督、工作监督法律上的监督；行政机关（政府）权力机关的执行机关依法管理国家事务，经济、文化、社会事务等领导与被领导关系司法机关（法院）国家的审判机关独立行使审判权审判监督；司法机关（检察院）国家的法律监督机构独立行使法律监督权领导与被领导关系军队机关（中央军委）武装力量的最高军事机构领导全国武装力量领导与被领导关系12/13/

3、20215二、二、行行文文的的方方向向与与方方式式1 1、上行文：、上行文：2 2、下行文：、下行文：3 3、平行文：、平行文：1 1、逐级行文：、逐级行文：是指下级单位向自己直接上级机关是指下级单位向自己直接上级机关的行文，是上行文最常用的方式。的行文，是上行文最常用的方式。2 2、多级行文：、多级行文：是指下级机关同时向直接上级机关是指下级机关同时向直接上级机关和更高的上级领导机关的行文。和更高的上级领导机关的行文。3 3、越级行文：、越级行文：发生战争、突发严重的自然灾害、发生战争、突发严重的自然灾害、特大事故等；特大事故等；上级交办并指定越级请示、上报的上级交办并指定越级请示、上报的事

4、项；检举、控告直接上级机关；经多次请示事项；检举、控告直接上级机关；经多次请示直接上级机关，长期未得解决的事项；与直接上直接上级机关，长期未得解决的事项；与直接上级机关有争议而无法解决的事项。级机关有争议而无法解决的事项。为了保持正常的领导与被领导关系，下级机关一般均应直接向自己的上一级领导机关报送请示和报告。条例规定：“因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关”。1 1、逐级行文：、逐级行文：是指领导机关直接向直属下一级机是指领导机关直接向直属下一级机关的行文。关的行文。2 2、多级行文：、多级行文：是指上级领导机关根据需要发文至是指上级领导机关根据需要发文至所属几级下级机关。

5、所属几级下级机关。3 3、直贯到底行文：、直贯到底行文：把文件一直发至最基层的党政把文件一直发至最基层的党政组织或传达到人民群众组织或传达到人民群众。同级机关或不相隶属机关之间的行文，一般用函同级机关或不相隶属机关之间的行文，一般用函联系工作。联系工作。12/13/20216国家机关类型及关系国家机关类型及关系党政机关行文规则党政机关行文规则党政机关行文规则党政机关行文规则12/13/202171、行文必须确有必要。、行文必须确有必要。4、机关一般不得越级请示和报告。、机关一般不得越级请示和报告。3、联合行文的机关应为同级，、联合行文的机关应为同级，同级政府（党委）；同级政府（党委）同级政府（

6、党委）；同级政府（党委）各部门；上级政府（党委）部门与下一级政府（党委）等各部门；上级政府（党委）部门与下一级政府（党委）等 ，也包括与同级，也包括与同级的军队机关、人民团体、事业单位等。的军队机关、人民团体、事业单位等。 2、机关与部门的行文权限、机关与部门的行文权限 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。机关与部门的行文权限详细机关与部门的行文权限详细党政机关行文规则党政机关行文规则5、受双重领导机关的请示应分清主、抄送。、受双重领导机关的请示应分清主、抄送。6、对不符合行文规则的上报公文的处理，、对不符合行文规则的上报公文的处理，上级机关的秘书部门可上级

7、机关的秘书部门可退回原呈报机关。退回原呈报机关。12/13/20218第二节第二节 发发 文文 办办 理理 12/13/20219发文办理概述发文办理概述各环节工作内容与要求各环节工作内容与要求发文办理概述发文办理概述12/13/202110草拟草拟审核审核签发签发复核复核缮印缮印用印用印登记登记分发分发以本单位名义制以本单位名义制发公文的过程发公文的过程包括包括一、一、发发文文办办理理的的定定义义12/13/2021112.2.发文记录了本单位发文记录了本单位内外工作活动过程，内外工作活动过程，为本单位积累档案奠为本单位积累档案奠定了基础定了基础 1.1.发文单位通过发文行使发文单位通过发文

8、行使法定的职权、表达意图、法定的职权、表达意图、传递信息。传递信息。二、二、发发文文办办理理的的实实质质3.3.单位发文的形成与过程单位发文的形成与过程是由众多工作人员共同参是由众多工作人员共同参与的组织行文。与的组织行文。12/13/202112三、发文办理程序和特点三、发文办理程序和特点拟稿拟稿会稿会商会稿会商审核审核会审会审签发签发会签会签复核复核注发注发缮印与校对缮印与校对用印或签署用印或签署发送或公布发送或公布登记登记催办催办环节之间具有连续性、确定性、不可逆转性办结处置办结处置12/13/202113发文办理概述发文办理概述各环节工作内容与要求各环节工作内容与要求各环节工作内容与要

9、求各环节工作内容与要求12/13/2021144 4修改修改文稿文稿 3.3.会稿与会稿与会商会商 1.1.领受领受任务与准备任务与准备 2. 2.起草起草 引用公文应当先引标题，引用公文应当先引标题，后引发文字号。后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日日期应当写明具体的年、月、日结构层次序数，结构层次序数，第一层为第一层为“一、一、”第二层为第二层为“（一）（一）”第三层为第三层为“1“1”第四层为第四层为“(1)”“(1)”公文中的数字，公文中的数字，除成文日期、除成文日期、部分结构层次序数和在词、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作

10、为具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字汉字外，应当使用阿拉伯数字形成形成文稿文稿 12/13/2021151.1.核稿的范围与内容核稿的范围与内容是否确需行文是否确需行文行文名义是否妥当行文名义是否妥当凡文件内容涉及全面的、重要的、方针政策等问题的，凡文件内容涉及全面的、重要的、方针政策等问题的，应以单位名义发行；一般的业务性问题的文件则由应以单位名义发行；一般的业务性问题的文件则由有关业务部门行文。有关业务部门行文。报批程序是否符合规定报批程序是否符合规定审核文稿审核文稿内容是否符合党的路线、方针、内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、

11、法规政策和国家的法律、法规涉及有关部门业务的事项是涉及有关部门业务的事项是否经过协商并取得一致意见否经过协商并取得一致意见所提措施和办法是否切实可行所提措施和办法是否切实可行12/13/202116 经审核发现属于总体方面的问题，应提出原则性修改意见，退撰稿人或撰稿部门进行修改。 审核文稿宜在纸质发文稿纸上进行。 2.2.审核工作的分工审核工作的分工 业务部门负责人审核，审改的重点是文稿中涉及的有关业务工作的有无与现行政策法规相抵触之处、文稿中引用的材料是否准确、反映的情况是否如实、所作结论是否恰当。3.3.核稿的结果核稿的结果12/13/202117签签 发发签发内容务必明确、签发内容务必明

12、确、完整、规范，明确签完整、规范，明确签署核准意见，完整地署核准意见，完整地签上姓名与时间。签上姓名与时间。签发的分工签发的分工 以本单位（部门）名义制发的上行文，由主要负以本单位（部门）名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位（部责人或者主持工作的负责人签发；以本单位（部门）名义制发的下行文或平行文，由主要负责人门）名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 联合行文联合行文的会签的会签 联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签单位依次会签 签发

13、是绝大多数公文生效签发是绝大多数公文生效的必要程序，文稿只有经的必要程序，文稿只有经过签发后方能成为定稿，过签发后方能成为定稿，具有正式文件的效用。具有正式文件的效用。12/13/202118 印制文件印制文件 复核，即核发，复核，即核发，是指秘书部门发是指秘书部门发文交付印制前对文交付印制前对定稿的审核。定稿的审核。注发，规定注发，规定印数与印制印数与印制及发出的时及发出的时限。限。 复核复核与注发与注发校校 对对校对内容和校对格校对内容和校对格式：包括发文的用式：包括发文的用纸大小、版面设置、纸大小、版面设置、行距、字距、公文行距、字距、公文中各组成部分的标中各组成部分的标识等是否符合有关

14、识等是否符合有关规定。规定。 12/13/202119用印与签署用印与签署印制的有特定版头的普印制的有特定版头的普发性公文外，其余绝大部分文件发性公文外，其余绝大部分文件印制完毕必须按规定用印，以示印制完毕必须按规定用印，以示 发文机关对文件生效的认可发文机关对文件生效的认可, ,对对 此负有法律责任。此负有法律责任。发文原则上发文原则上 以谁的名义文，以谁的名义文，就用谁的印章就用谁的印章联合下发的联合下发的公文，发文机关都公文，发文机关都应当加盖印章应当加盖印章联合上报的联合上报的公文，由主办机关公文，由主办机关加盖印章加盖印章 12/13/202120发文传递与公发文传递与公布布 发文传

15、递发文传递 直接送达收文机关直接送达收文机关普通邮寄普通邮寄机要通信机要通信机要交通机要交通文件交换文件交换电信传递电信传递发文传递是连接文件的发文程序与收发文传递是连接文件的发文程序与收文程序的通道。文程序的通道。签定合同、协议书、意向书等文件时签定合同、协议书、意向书等文件时往往采取互换文本的方式进行传递。往往采取互换文本的方式进行传递。文件的公布文件的公布 文件公布是将发文单位的意图最文件公布是将发文单位的意图最快地传递给收文者的有效方式。快地传递给收文者的有效方式。发文登记发文登记 12/13/202121第三节第三节 收文办理收文办理 12/13/202122收文办理概述收文办理概述

16、各环节工作内容与要求各环节工作内容与要求收文办理概述收文办理概述12/13/202123一、收文办理定义一、收文办理定义 签收签收登记登记审核审核承办承办批办批办拟办拟办收文办理指对单收文办理指对单位收到公文的办位收到公文的办理过程理过程12/13/202124二、收文办理的实质二、收文办理的实质 收文单位收文单位收文办理收文办理行使法定的职权处理公务获取外界有关信息通过12/13/202125三、收文办理程序和特点三、收文办理程序和特点签收签收登记登记分办分办拟办拟办批办批办承办承办注办注办催办催办环节之间具有连续性、确定性、不可逆转性办结处置办结处置审核审核12/13/202126收文办理

17、概述收文办理概述各环节工作内容与要求各环节工作内容与要求各环节工作内容与要求各环节工作内容与要求12/13/202127（一）签收（一）签收 签收是收文办理工签收是收文办理工作的起始环节，通作的起始环节，通过签收对收进的文过签收对收进的文件进行核对并予以件进行核对并予以确认。确认。签收时必须做到签收时必须做到认真核对认真核对认真检查认真检查及时妥善转送及时妥善转送启封时应注意：对于初次来启封时应注意：对于初次来文的单位，应保留其信封，文的单位，应保留其信封，若要复文时可依据封套上该若要复文时可依据封套上该单位的地址与邮政编码等。单位的地址与邮政编码等。12/13/202128（二）审（二）审

18、核核 收文审核收文审核的重点：的重点：收文审核后对收文审核后对文件的处置：文件的处置：文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。对不符合规定的文件，经办公厅(室)负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。 紧急公文，应当明确办理时限。是否应由本机关或单位办理；是否符合行文规则内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。12/13/202129（三）登（三）登 记记登记是收文程序中的一个重要环节，它是控制、管理和保护文件的基本手段，也是了解文件处理状况的依据。 登记文件

19、的主要数据：登记文件的主要数据：需要登记的收文需要登记的收文：对于领导和：对于领导和有关人员外出开会或参加有关有关人员外出开会或参加有关重要活动带回的重要活动带回的“帐外文件帐外文件”文文件也应登记；内容反映上级交件也应登记；内容反映上级交办事项的文件。办事项的文件。不需要登记的收文不需要登记的收文：各种广告；：各种广告；各种公开的和内部无密级的出各种公开的和内部无密级的出版物；一般性的公开信；一般版物；一般性的公开信；一般事务性的通知、便函、介绍信、事务性的通知、便函、介绍信、请柬等。请柬等。文件的来文单位文件的来文单位文件标题文件标题密密 级级附附 件件登记形式包括：簿登记形式包括：簿册式

20、、卡片式、联册式、卡片式、联单式与电脑登录。单式与电脑登录。登记时对封套上标明领导登记时对封套上标明领导“亲亲收收”、“亲启亲启”的文件，应先的文件，应先交与收件人或其委托的人收阅，交与收件人或其委托的人收阅，收件人或委托人认为文件应属收件人或委托人认为文件应属机关办理，再行登记。机关办理，再行登记。 电脑登记：是收文登记数据库特别便于掌电脑登记：是收文登记数据库特别便于掌握收文的运转状况、检索收文，通过单位握收文的运转状况、检索收文，通过单位的局域网，实现收文信息的共享，有利于的局域网，实现收文信息的共享，有利于提高机关或单位的工作效率。提高机关或单位的工作效率。 12/13/202130（

21、四）分（四）分 办办 收文经登记后即进入办理阶段。收文经登记后即进入办理阶段。 对对“领导亲启领导亲启”件的分办，件的分办，直接送达领导者本人。直接送达领导者本人。分送给领导人和单位内各承办分送给领导人和单位内各承办部门或人员的文件必须履行签部门或人员的文件必须履行签收手续，以免文件丢失。收手续，以免文件丢失。 12/13/202131（五）拟（五）拟 办办拟办是指单位办公部门拟办是指单位办公部门或业务部门的负责人及或业务部门的负责人及有关人员对需办理的文有关人员对需办理的文件提出建议的工作。件提出建议的工作。拟办工作是一项拟办工作是一项参谋性工作，它参谋性工作，它发挥综合部门和发挥综合部门和

22、业务部门熟悉文业务部门熟悉文件处理情况和业件处理情况和业务的长处，为领务的长处，为领导决策提供参考导决策提供参考性意见。性意见。拟办应对办理的拟办应对办理的原则、方法等方原则、方法等方面提出建议或相面提出建议或相关的办理方案。关的办理方案。 12/13/202132（六）批（六）批 办办批办是单位领导人批办是单位领导人行使职权、直接办行使职权、直接办理公务的体现。理公务的体现。 批文时应使用批文时应使用符合保管要求符合保管要求的书写材料，字的书写材料，字迹工整、易于迹工整、易于辨认。辨认。 批办的范围与拟办的范围大体相同，批办的范围与拟办的范围大体相同，凡经拟办的文件均应呈送领导人批办。凡经拟

23、办的文件均应呈送领导人批办。 批办的内容大体与拟办相同，由于批办批办的内容大体与拟办相同，由于批办人员与拟办人职权、地位的不同，因此人员与拟办人职权、地位的不同，因此同一份文件的批办与拟办的结果即使是同一份文件的批办与拟办的结果即使是完全相同，两者性质也完全不同。完全相同，两者性质也完全不同。 一般由单位与部门的正职领导主要负责对全局性一般由单位与部门的正职领导主要负责对全局性的、方针政策性文件、特别重要等文件的批办。的、方针政策性文件、特别重要等文件的批办。其它文件可授权副职与办公部门的负责人，在其其它文件可授权副职与办公部门的负责人，在其职权范围内审批有关业务文件与行政事务性文件。职权范围

24、内审批有关业务文件与行政事务性文件。 批办的分工：批办的分工：12/13/202133（七）承（七）承 办办在文件办理工作中承办专指对文件在办理程序上的处置。 12/13/202134（八）催（八）催 办办 催催 办办主要是送负责人批示或者主要是送负责人批示或者交有关部门办理的文件。交有关部门办理的文件。 即对内催办和对外催办。即对内催办和对外催办。 一般文件定期催办，对紧一般文件定期催办，对紧急文件跟踪催办，对重要急文件跟踪催办，对重要文件重点催办。文件重点催办。 指文秘部门对文件办理所指文秘部门对文件办理所 进行督促与检查的工作。进行督促与检查的工作。 防止在文件办理过程中出现防止在文件办

25、理过程中出现拖延、滞留、积压的现象，拖延、滞留、积压的现象，有助于文件的及时办理，进有助于文件的及时办理，进而提高文件工作的效率。而提高文件工作的效率。定定义义 意意义义 重点重点 对象对象 方法方法 12/13/202135（九）注（九）注 办办注办也称为留注，注办也称为留注，是指在文件办理是指在文件办理完毕后将其承办完毕后将其承办情况和结果进行情况和结果进行注明的工作。注明的工作。 注办的内容注办的内容：即对需办复的文件，由承：即对需办复的文件，由承办人注明是否已经办复、复文字号、日期。办人注明是否已经办复、复文字号、日期。注办的要求注办的要求：注办必须及时，在对文注办必须及时，在对文件阅

26、读或承办完毕立即进行。件阅读或承办完毕立即进行。 注注 办办定定 义义 12/13/202136第四节第四节 特殊文件办理特殊文件办理 12/13/202137（一）主要类型（一）主要类型 1.1.法律、法规与规章：规范法律、法规与规章：规范性文件的形成机关必须严格性文件的形成机关必须严格依法在自己的职权范围内依法在自己的职权范围内形成有关文件。形成有关文件。2.2.内部规章制度内部规章制度 一、规范性文件一、规范性文件 12/13/202138（二）发（二）发 布布 法法 律律全国性行政法规全国性行政法规地方性行政法规地方性行政法规国务院部门规章国务院部门规章地方政府规章地方政府规章机关的规

27、章制度机关的规章制度经全国人民代表大会或全国人民代表大会常务经全国人民代表大会或全国人民代表大会常务委员会通过后，由国家主席以令的形式发布。委员会通过后，由国家主席以令的形式发布。一种形式是由国务院总理以令的形式发布一种形式是由国务院总理以令的形式发布. .经地方人民代表大会或地方人民代表大会常经地方人民代表大会或地方人民代表大会常务委员会通过后，以公告的形式发布。务委员会通过后，以公告的形式发布。由主管部、委、局发布。由主管部、委、局发布。由地方人民政府以令的形式发布。由地方人民政府以令的形式发布。凡属对外进行社会管理之用的，应张贴在适凡属对外进行社会管理之用的，应张贴在适当场所，以便于公众

28、了解、执行当场所，以便于公众了解、执行. .凡属内部管理之用的，根据需要，可以张贴，凡属内部管理之用的，根据需要，可以张贴，也可以通知的形式下发或以手册的形式下发。也可以通知的形式下发或以手册的形式下发。另一种形式是由国务院批准、国务院主管部另一种形式是由国务院批准、国务院主管部门发布。门发布。12/13/202139（三）办结文件的处理（三）办结文件的处理 对于机关在行政管理与专门业务活动中对于机关在行政管理与专门业务活动中必须执行的规范性文件亦应归档保存。必须执行的规范性文件亦应归档保存。凡与本机关业务活动直接有关的规范性文凡与本机关业务活动直接有关的规范性文件，包括本机关制定的各种规章制

29、度均应件，包括本机关制定的各种规章制度均应归档保存。归档保存。对与机关业务活动、行政管理、专门对与机关业务活动、行政管理、专门业务活动非直接相关的规范性文件宜业务活动非直接相关的规范性文件宜妥善保存，以便机关在公务活动与社妥善保存，以便机关在公务活动与社会生活中有法可依、有章可循。会生活中有法可依、有章可循。 12/13/202140（一）会议的主要类型（一）会议的主要类型二、会议文件二、会议文件 例例 会会工作会议工作会议专业会议专业会议代表会议或代表会议或代表大会代表大会联席会议联席会议学术会议学术会议12/13/202141（二）会议文件的形成与种类（二）会议文件的形成与种类 1.1.会

30、议前必须准备就绪的文件会议前必须准备就绪的文件召开会议的依据性文件召开会议的依据性文件须经会议审批的文件须经会议审批的文件会议议程文件会议议程文件会务文件会务文件会议所需有关材料会议所需有关材料2.2.会议召开过程中形成的文件会议召开过程中形成的文件: :座谈与讨论会上的发言座谈与讨论会上的发言会议记录会议记录会议简报会议简报会议总结会议总结闭幕词闭幕词会议纪要会议纪要12/13/202142（三）大型会议文件的处理（三）大型会议文件的处理 会议结束后应尽快将文会议结束后应尽快将文件的正本、定稿收集齐件的正本、定稿收集齐全，按文件的形成时间全，按文件的形成时间顺序，或按文件的内容顺序，或按文件

31、的内容性质进行排列、编号，性质进行排列、编号，组成案卷。组成案卷。会议文件的立卷要求会议文件的立卷要求应是完整地反映会议应是完整地反映会议活动的面貌，以备日活动的面貌，以备日后查考，因此不可将后查考，因此不可将其中的文件抽出与其其中的文件抽出与其 他文件去组卷。他文件去组卷。 会议决定事项应另行会议决定事项应另行行文，按会议决定而行文，按会议决定而形成的这些文件不同形成的这些文件不同于会议文件，因此这于会议文件，因此这些文件不能与该次会些文件不能与该次会议的文件立议的文件立 在一个案卷内。在一个案卷内。 12/13/202143（四）例会文件的处理（四）例会文件的处理 例会的会议记录例会的会议

32、记录可用固定可用固定格式的记录本（纸），上格式的记录本（纸），上面印有会期日期、地点、面印有会期日期、地点、出席者、缺席者、主持人、出席者、缺席者、主持人、记录人、发言内容等栏目。记录人、发言内容等栏目。单位领导例会记录单位领导例会记录反映了反映了领导的集体决策，因此会领导的集体决策，因此会议记录不得下发或任意传议记录不得下发或任意传阅，必须由专人妥善保管。阅，必须由专人妥善保管。单位行政与党委的例会记单位行政与党委的例会记录录按规定属归档文件，届按规定属归档文件，届期可按时间顺序排列，将期可按时间顺序排列，将其直接归档。其直接归档。例会文件例会文件12/13/202144三、信访文件信访受理实行分信访受理实行分级负责制，信访级负责制，信访事项由责任归属事项由责任归属单位受理。单位受理。1.1.坚持分级负责、归口坚持分级负责、归口办理，谁主管、谁负责办理，谁主管、谁负责. . 2.2.建立健全保建立健全保密与回避制度密与回避制度. . （一）信访文件的处理原则（一）信访文件的处理原则 12/13/202145（二）信访文件的处理步骤（二）信访文件的处理步骤 对于检举、揭发、对于检举、揭发、 控告重大案情的来控告重大案情的来信与来访，应立案信与来访，应立案查处。查处。 12/13/20214