公司资料、文件管理制度

1、 公司资料、文件管理制度为加强公司保密文件、资料、合同等信息规范管理，加强文件资料的收集、归档和使用，有效地保护和利用文件资料，保障文件资料的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司实际情况，特制定本规定。 第二章 归档范围 本制度所称的文件归档与管理是指在公司各项经营生产中产生并具有保存价值的文件， 其中包括文件、资料、图纸、合同、账号、软盘等。主要部门归档资料管理范围： 研发部： 研发图纸、技术标准、工艺文件、测试记录、软盘等 销售部： 客户档案及资料、使用的推广平台账号、协议、合同等 财务部： 财务表报等 采购部： 供应商客户资料、合同、协议等 行政人事部： 人事表报、合同、协议等 其他

2、部门： 重要的数据、表报、账号、密码、合同、图纸等 第三章 归档管理权限 核实归档文件、资料的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备，归档归口部门及要求如下： （一）绝密资料由总经理另行安排人员保管。 （二）一般性机密文件需要归档保管的由公司行政人事部暂为保管。 （三）文件资料的归档按照“部门收集、集中管理”的原则，由公司各部门主管或者设部门兼职人员负责各项归档资料的收集与管理，按规定归档时间统一再备份给相关归档人员。 （四）公司应设立资料室或单独的归档资料管理文件柜，每个月由 行政人事做归档工作的跟进、清查，发现欠缺的必须及时追查，防止重要文件归档出行遗漏。 （五）保密文件、保密资料必

3、须在办公室内传阅，不得擅自扩大传阅范围，不得将保密文件和资料带出办公室。 第四章 执行要求 未按以上规定办理，未及时归档，发现有材料丢失、损坏、泄密情况的责任人将被扣除当月的绩效工资，有下列行为之一，给公司造成损失，据情节轻重，给予50500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任： （一）毁损、丢失或擅自销毁账号、密码、客户信息、技术数据等； （二）擅自向外界提供客户数据、研发技术图纸等； （三）涂改、伪造信息数据、技术参数等； （四）部门重要的需归档文件、合同、资料未及时上报归档或管理不善的； （五）未按手续就借阅、外带者或越级查阅者。 第五章 其 它 （一）员工调离公司时，不得将资料带走，

4、其业务部门会同行政人事部将其客户资料接收、整理、归档。 （二）重要资料、协议、合同等各部门应妥善保管，出现随意放置、丢弃的予以通报批评或处罚；重要协议、合同需传真、复印的需有行政人事部专门人员核查或代为处理。 电子科技有限公司 二零一五年六月九日 公司资料、文件管理制度 (二)： 公司文件资料管理制度(2017.2) 公司文件资料管理制度 第一章 总则 为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 第二章 文件签发管理 一、 发文规范程序及要求 1、文件拟制的责任划分 （1）总经理办公室： 负责撰写总经理交办的各类文件。 （2）行

5、政部： 负责撰写公司重要会议纪要、记录及公司领导交办的文件。 （3）各部门： 负责撰写本部室规章制度及相关材料。 2、文件的审批程序 （1）各部门领导首次审批，明确主送、抄送及传阅范围的意见，并签署姓名及时间。 （2）文件涉及其他部门，其主管领导也要附加审核，并明确意见、签署姓名及时间。 （3）总经理根据各部门负责人的审批意见，进行最终审核、审批，并签署姓名及时间。 3、文件的签发权限 （1）公司等级的发文，由总经理签发，总经理不在时由其授权人签发。 （2）公司等级的会议，会后拟制的纪要、记录由会议总经理签发。 （3）各部室呈批件、内部工作函、情况反映等轻便文种由部室领导签发。 4、文件的印制

6、程序 1、承办人员在接手文稿后，首先要检查文稿审核、审批手续是否规范。 2、承办人员按主送和抄送的要求份数进行印制文件。 3、承办人员凭发文审批表到印章管理处用印。 5、文件的分发及传阅 （1）文件的分发程序: a.发给总经理及其助理的文件由总经理办公室负责签收并转呈。 b.发给各部室的文件由各部室领导签收，或由部室领导指定的人员签收并转呈。 c.主送地方政府的公文，由承办部室负责送达。 （2）文件的传阅 a.公司文件由承办科员负责按领导明确的传阅范围，尽快完成传阅任务。 b.地方来文由行政部领导明确主送给公司领导的方向，承办科员按要求将文件复印后呈送给公司领导，然后将文件传阅卡和原件存档。

7、二、收文规范程序及要求 1、收文登记。 凡是从外部送达本公司的文件、包括传真、信函和其它文字材料，一律由 行政部专人负责签收，根据文件内容对其进行编号、登记。 2、领导拟签及阅批。 先由行政管理部室领导对文件提出初步处理意见，承办人员根据处理意见， 填写文件传阅卡，及时呈送有关领导阅批。 3、承办落实。 承办人员按照领导阅批指示，继续呈送有关领导传阅，或联系有关部门落实。 第三章 公司文件、资料归档管理 一、公司文件、资料归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要；公司各类证照。 2、经营业务类: 公

8、司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、财务类: 各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 5、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。 二、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、公司所有归档的文件、资料,一律以公司xxx信息技术有限公司中的xxx汉语拼音第个字母, xxx为编号之首。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行

9、分类,代码为: 1行政 类; 2经营业务类; 3人事关类; 4财务类; 5音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“a”代表一般级,“aa” 代表重要级,“aaa” 代表机密级。 “a”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。 “aa”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案

10、薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。 “aaa”机密级文档: 内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。 5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为: xxx-类别-发布年号-归档序号-受密级。 例如: 将 2017年第份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档,编制及编号为: xxx-1-2017-001-a 三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交 1、已归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成文件档案,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:总经理会议专项文档由行政部负责保管；人事专项文档由人力资源部负责保

11、管;财务专项文档由财务会计部负责保管；其它文档均由总经办指定专人负责保管。 2、已归档的公司文件、资料,由专管员负责填写文档管理登记册,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。 3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写文档调阅申请单。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档,须经公司总经理批准后方可调阅。 4、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅 。 5、公司文件、资料档案移交时必须填写文档移交清册,文档移交清册 一式三份,供移交双方、行政部留存。 四、公司文件、资料的归档保存期限

12、1、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。 2、十五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。 3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。 4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。 五、公司文件、资料档案的销毁 1、原则上,应每年定期将超过保存期且无

13、保保存价值的文档进行清理并销毁。 2、待销毁的文档由专管员填报文档销毁申请单,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经总经理批准后方可销毁。 3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写文档销毁登记表。 4、文档销毁申请单和文档销毁登记表各式两份供申请部门、公司留存。 第四章 附则 一、本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善, 过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司涉及文档管理的工作人员 公司资料、文件管理制度 (三)：发文审批表到印章管理处用印。 5、文件的分发及传阅 （1）文件的分发程序: a.发给总经理及其助理的文件由总经理办公室负责签收并转呈。

14、 b.发给各部室的文件由各部室领导签收，或由部室领导指定的人员签收并转呈。 c.主送地方政府的公文，由承办部室负责送达。 （2）文件的传阅 a.公司文件由承办科员负责按领导明确的传阅范围，尽快完成传阅任务。 b.地方来文由行政部领导明确主送给公司领导的方向，承办科员按要求将文件复印后呈送给公司领导，然后将文件传阅卡和原件存档。 二、收文规范程序及要求 1、收文登记。 凡是从外部送达本公司的文件、包括传真、信函和其它文字材料，一律由 行政部专人负责签收，根据文件内容对其进行编号、登记。 2、领导拟签及阅批。 先由行政管理部室领导对文件提出初步处理意见，承办人员根据处理意见， 填写文件传阅卡，及时

15、呈送有关领导阅批。 3、承办落实。 承办人员按照领导阅批指示，继续呈送有关领导传阅，或联系有关部门落实。 第三章 公司文件、资料归档管理 一、公司文件、资料归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要；公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、财务类: 各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 5、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。 二、公司文件、资料归档

16、的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、公司所有归档的文件、资料,一律以公司xxx信息技术有限公司中的xxx汉语拼音第个字母, xxx为编号之首。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政 类; 2经营业务类; 3人事关类; 4财务类; 5音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级

17、”。以“a”代表一般级,“aa” 代表重要级,“aaa” 代表机密级。 “a”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。 “aa”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。 “aaa”机密级文档: 内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。 5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为: xxx-类别-发布年号-归档序号-受密级。 例如: 将 2017年

18、第份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档,编制及编号为: xxx-1-2017-001-a 三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交 1、已归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成文件档案,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:总经理会议专项文档由行政部负责保管；人事专项文档由人力资源部负责保管;财务专项文档由财务会计部负责保管；其它文档均由总经办指定专人负责保管。 2、已归档的公司文件、资料,由专管员负责填写文档管理登记册,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。 3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写

19、文档调阅申请单。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档,须经公司总经理批准后方可调阅。 4、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅 。 5、公司文件、资料档案移交时必须填写文档移交清册,文档移交清册 一式三份,供移交双方、行政部留存。 四、公司文件、资料的归档保存期限 1、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。 2、十五年保存: 根据需要须保存的

20、文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。 3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。 4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。 五、公司文件、资料档案的销毁 1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。 2、待销毁的文档由专管员填报文档销毁申请单,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经总经理批准后方可销毁。 3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写文档销毁登记表。 4、文档销毁申请单和文档销毁登记表各式两份供申请部门、

21、公司留存。 第四章 附则 一、本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善, 过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司涉及文档管理的工作人员 公司资料、文件管理制度 (三),并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中: 股东会、董事会、监事会专项文档由董事会秘书负责保管; 人事专项文档由人力资源部负责保管;财务专项文档由财务会计部负责保管;其它文档均由总经办指定专人负责保管。 2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写文档管理登记册,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。 3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅

22、时须填写文档调阅申请单。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文 档,须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档, 须经控股公司总经理批准后方可调阅。 4、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经控股公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅 。 5、公司文件、资料档案移交时必须填写文档移交清册,文档移交清册一式三份,供移交双方、总经办留存。 四、公司文件、资料的归档保存期限 1、永久保存: 本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度

23、财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。 2、十五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。 3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。 4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。 五、公司文件、资料档案的销毁 1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。 2、待销毁的文档由专管员填报文档销毁申请单,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可销

24、毁。 机密级公司文档, 须经控股公司总经理批准后方可销毁。 3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写文档销毁登记表。 4、文档销毁申请单和文档销毁登记表各式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。 六、其它 本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善, 过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。 本制度自签发人签字日起生效执行。 韶关市新江控股资产营运管理有限公司 年 月 日 公司资料、文件管理制度 (四)：文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中: 股东会、董事会、监事会专项文档由董事

25、会秘书负责保管; 人事专项文档由人力资源部负责保管;财务专项文档由财务会计部负责保管;其它文档均由总经办指定专人负责保管。 2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写文档管理登记册,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。 3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写文档调阅申请单。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文 档,须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档, 须经控股公司总经理批准后方可调阅。 4、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经控股公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅 。 5、公司文件、资料档案移

26、交时必须填写文档移交清册,文档移交清册一式三份,供移交双方、总经办留存。 四、公司文件、资料的归档保存期限 1、永久保存: 本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。 2、十五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。 3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。 4、一年保存:

27、部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。 五、公司文件、资料档案的销毁 1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。 2、待销毁的文档由专管员填报文档销毁申请单,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可销毁。 机密级公司文档, 须经控股公司总经理批准后方可销毁。 3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写文档销毁登记表。 4、文档销毁申请单和文档销毁登记表各式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。 六、其它 本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善, 过去凡与本制度不符合的相关制度

28、和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。 本制度自签发人签字日起生效执行。 韶关市新江控股资产营运管理有限公司 年 月 日 公司资料、文件管理制度 (四)发会议纪要。 426 各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。 5文件的立卷与归档 51 文件的归档范围 511 凡下列文件统一分别由两办负责归档： 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复； 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等；

29、 经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录； 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等； 有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果； 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材 料等； 上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料； 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品； 公司日志和大事记； 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。 512 业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。 52 立卷要求 52

30、1 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。 522 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。 523 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。 524 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。 6 文件的销毁 61 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。 62 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由公司机要秘书和正（副）主任护送到上

31、级机关指定的纸厂监视销毁。 公司资料、文件管理制度(六)： 公司文件资料管理制度 公司文件资料管理制度 第一章 总则 为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 第二章 文件签发管理 一、 发文规范程序及要求 1、文件拟制的责任划分 （1）行政综合部： 负责撰写公司重要会议纪要、记录及总经理交办的文件。 （2）各部门： 负责撰写本部室规章制度及相关材料。 2、文件的审批程序 （1）各部门领导首次审批，明确主送、抄送及传阅范围的意见，并签署姓名及时间。 （2）文件涉及其他部门，其主管领导也要附加审核，并明确意见、签署姓名及时间。

32、（3）总经理根据各部门负责人的审批意见，进行最终审核、审批，并签署姓名及时间。 二、收文规范程序及要求 1、收文登记。 凡是从外部送达本公司的文件、包括传真、信函和其它文字材料，一律由行政综合部负责签收，根据文件内容递交给相关部门对其进行编号、登记。 2、领导拟签及阅批。 先由行政管理部室领导对文件提出初步处理意见，承办人员根据处理意见， 填写文件传阅卡，及时呈送有关领导阅批。 3、承办落实。 承办人员按照领导阅批指示，继续呈送有关领导传阅，或联系有关部门落实。 第三章 公司文件、资料归档管理 一、公司文件、资料归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决

33、定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要；公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。【公司资料、文件管理制度】 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、财务类: 各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 5、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。 二、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、公司所有归档的文件、资料,一律以有限

34、公司中的xxx汉语拼音第个字母, xxx为编号之首。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事类; 4财务类; 5音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“a”代表一般级,“aa” 代表重要级,“aaa” 代表机密级。 三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交 1、已归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成文件档案,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:总

35、经理会议专项文档由行政部负责保管；人事专项文档由人力资源部负责保管;财务 专项文档由财务部负责保管；其它文档均由总经办指定专人负责保管。 2、已归档的公司文件、资料,由专管员负责填写文档管理登记册,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。 3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写文档调阅申请单。一般级公司文档,须经 主管领导批准方可调阅。重要级以上文档,须经公司总经理批准后方可调阅。 4、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅 。 5、公司文件、资料档案移交时必须填写文档移交清册,文档移交清册一式三份

36、,供移交双方、行政部留存。 四、公司文件、资料的归档保存期限 1、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。 2、十五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。 3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。 4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。 五、公

37、司文件、资料档案的销毁 1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。 2、待销毁的文档由专管员填报文档销毁申请单,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经总经理批准后方可销毁。 3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写文档销毁登记表。 4、文档销毁申请单和文档销毁登记表各式两份供申请部门、公司留存。 第四章 附则 一、本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善, 过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。 二、本制度自发行之日起生效执行。 公司资料、文件管理制度(七)：文件档案,并根据文档的

38、重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:总经理会议专项文档由行政部负责保管；人事专项文档由人力资源部负责保管;财务 专项文档由财务部负责保管；其它文档均由总经办指定专人负责保管。 2、已归档的公司文件、资料,由专管员负责填写文档管理登记册,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。 3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写文档调阅申请单。一般级公司文档,须经 主管领导批准方可调阅。重要级以上文档,须经公司总经理批准后方可调阅。 4、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅 。 5、公司文件、资料档案移

39、交时必须填写文档移交清册,文档移交清册一式三份,供移交双方、行政部留存。 四、公司文件、资料的归档保存期限 1、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。 2、十五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。 3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。 4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示

40、报告、经核定己完结且无必要保存的文档。 五、公司文件、资料档案的销毁 1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。 2、待销毁的文档由专管员填报文档销毁申请单,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经总经理批准后方可销毁。 3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写文档销毁登记表。 4、文档销毁申请单和文档销毁登记表各式两份供申请部门、公司留存。 第四章 附则 一、本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善, 过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。 二、本制度自发行之日起生效执行。 公司资

41、料、文件管理制度(七)，并报各文件归口职能部门的分管副总审批。 （2）零星发放时，应建立公司内部文件发放与回收登记表。 第14条 文件领用人应在公司内部文件配置、发放与回收登记表或公司内部文件发放与回收登记表上签名后，方可领取注有分发号和“受控”状态标识的文件。 第15条 领用部门领到文件后，应及时建立收文登记表。 第16条 文件发放完毕后，综合管理部行政专员或体系文件管理室文控员应及时对文件进行分类、归档保存，并更新公司内部文件清单。 第5章 公司内部文件使用与借阅规定 第17条 文件使用部门应及时向相关人员进行文件内容宣贯、培训，将文件放置在适当的位置（场所），确保相关人员能够及时、正确地

42、使用文件。 第18条 当出现以下情况时，使用部门可填写文件领用、借阅申请表，申请更换或增发。 （1）文件破损严重影响使用时。 （2）根据使用需要须新增、改版时。 （3）文件丢失需重新领用时。 第19条 文件领用、借阅申请表需经综合管理部审批后方可实施更换或增发。更改或重新领用时，使用原文件分发号；增发时，应按原分发号顺序新增一个分发号。 第20条 公司内部文件借阅规定如下。 （1）当其他公司或个人需借阅文件时，应填写文件领用、借阅申请表，经综合管理部或体系文件管理室批准后，行政专员或文控员方可办理借阅手续，并负责催讨。 （2）借阅时最长时间不得超过半个月。 （3）公司内部各部门、各车间需借阅文件时，应经综合管理部或体系文件管理室审批和登记后，方可办理借阅手续。借阅时，行政专员或文控员要负责明确借阅期限与催讨工作。 第6章 公司内部文件更改、回收、作废与评审规定 第21条 公司内部文件在使用时若遇到下列情形之一的，应进行修改。 （1）公司现行文件与有关国际标准、国家标准、地方标准和法规及行业标准相冲突时。 （2）文件内容与客户的需要相矛盾或不能满足客户的要求时。 （3）文件的内容不正确、不适合或操作性不强时。 （4）有更合适、更先进的或更具可操作性的产品标准、操作方法、管理手段时。 第22