Notes使用手册

1、Lotus Notes 使 用 介 绍u将将Workspace Workspace 设为默认界面设为默认界面u新建邮件新建邮件u回复邮件回复邮件u转发邮件转发邮件u删除邮件删除邮件u在邮件中添加附件在邮件中添加附件u在邮件中添加图片在邮件中添加图片u阅读或保存附件阅读或保存附件 u设置邮件中字体的样式设置邮件中字体的样式u在邮件中建立带项目符号的列表在邮件中建立带项目符号的列表u对邮件进行拼写检查对邮件进行拼写检查u给要打印的邮件加页眉页脚给要打印的邮件加页眉页脚u不必打开邮件先预览邮件内容不必打开邮件先预览邮件内容u整理邮件整理邮件u查找邮件查找邮件u邮件备份邮件备份将 WORKSPACE

2、设为默认界面Workspace即工作平台，所有的Notes操作都是基于这个工作平台，所以将Workspace设置为默认界面方便你操作Notes.1 1 点击导航栏中的Database图标。 2 2 右键单击“Workspace”,在弹出的菜单中单击 “Set Bookmark as Homepage” 返回首页返回首页新 建 邮 件1 1 从“Create” 菜单中选择“Memo”项，或者从 操作条中直接选择“New Memo” 2 2 在“TO”一行中，键入收信人的姓名。如果要 寄给多个人，在每个姓名后按回车键。“BCC” 指密送收件人，其它收件人将看不到密送收件 人的邮件地址。 新 建 邮

3、 件3 3 收件人姓名可从Sangfeis Adress Book 中选择，单击操作条中 的“Address”，选择收件人后，单击“TO”按钮。提示： 以“$”开头的收件人代表某个组。如$IT指整个IT部门成 员。$ All Secretary 指公司所有秘书。 4 4 单击“Subject”行，并在上面敲入邮件内容的概要标 题。主题行的作用是让收件人无需打开邮件，就能知 道邮件的大概内容。 新 建 邮 件5 5 单击 “Subject”行下面的区域，然后在里面键入 信件内容。 6 6 当一切就绪后，单击 “Send” 按钮信件就寄 出了。 返回首页返回首页回 复 邮 件1 1 在阅读邮件的状

4、态下，单击“Reply” 按钮。 2 2 “Reply with History”指在回信中加入来信 的原文。如果你想把回信发给每一位和你一样 收到该信的人，可以单击“Reply to All”或 “Reply to All with History” 回 复 邮 件3 3 键入回信内容，如果你想把这封回信另外再寄 给别人，那么就在“TO”一行中填入其它收件 人邮箱，或在“CC”和“BCC”中填入抄送收件 人名字。 4 4 当一切就绪后，单击 ”Send” 按钮信件就寄 出了。 返回首页返回首页转 发 邮 件1 1 如果在阅读邮件状态，直接按下“Forward” 按钮，如果在视图窗格中，则先选

5、中要转发信 件的标题，再按下Forward按钮。 2 2 如同新写一封邮件的方法一样，填上收件人 的地址。 转 发 邮 件3 3 如果还想加一些注释，那么就在转发邮件内容 前面输入你要写的信息。 4 4 当一切就绪后，单击 ”Send” 按钮邮件就寄 出了。 返回首页返回首页删 除 邮 件分两个步骤。首先告诉Notes哪些邮件要删除，Notes会在这些邮件旁做一个标记，然后让Notes将做了标记的邮件删除。1 1 选中要删除的邮件，单击“Delete”按钮， Notes会把这封邮件做删除标记。提示：如果要取消删除，选中有删除标记的邮件，再单击Delete按钮即可。 2 2 如果决定要把有删除标

6、记的邮件删除，可以从 “View”菜单中选择“Refresh”项，或按 “F9”键。 删 除 邮 件3 3 Notes在每一个有删除标记的邮件旁显示一个废纸篓删除符。如果想查看这些邮件， 就打开名为“Trash” 的文件夹。 返回首页返回首页在邮件中添加附件1 1 将光标移到准备添加附件的位置。 2 2 从“File” 菜单中选择“Attach”项 在邮件中添加附件3 3 选择附件所在的目录，单击你要附加的文件，单击“Create”按钮。 返回首页返回首页在邮件中添加图片1 1 将光标移到准备添加图片的位置。 2 2 从“File” 菜单中选择“Import” ” 项 在邮件中添加图片3 3

7、选择图片所在的目录，单击你要附加的图片，单击“Import”按钮。 返回首页返回首页阅读或保存附件1 1 双击邮件中的附件图标 2 2 单击“View”按钮或“Launch”按钮都可以阅 读附件的内容。“View” 和 “Launch”的区别：“View”是在Notes下直接阅读附件内容，阅读状态下 不可以对附件内容进行编辑修改。“Launch”是运行生成该附件的软件来打开附件，阅读状态下可以对附件内容进行修改。 阅读或保存附件3 3 如果想把附件保存在硬盘，单击“Detach”按钮，然后选择存放位置和 确定文件名。 返回首页返回首页设置邮件中字体的样式1 1 先选中文本 2 2 从“Text

8、”菜单中选择“Text Properties” 项。Notes将弹出一个属性框。 设置邮件中字体的样式3 3 从“Font”框中选择字体。在“Size”框中选 择字体的大小。 4 4 如果要改变颜色，单击“Color”框右端的下 箭头，然后单击你需要的颜色。 设置邮件中字体的样式5 5 如果要改变文本的样式，就在“Style” 框中选择。某些样式还可以复选。 6 6 完成后，单击属性框右上角的“X”将它关闭。 返回首页返回首页在邮件中建立带项目符号的列表1 1 将光标移到你要建立新列表的起始位置 2 2 从“Test” 菜单中选择“List”项，再从 “List”子菜单选择“Bullet”项

9、在邮件中建立带项目符号的列表3 3 输入第一项内容，按回车键，然后输入下一项 内容，直到全部输完。 4 4 再从“Test ”菜单中选择“List”项，从 “List”子菜单选择“Bullet”项，Notes 会自动停止产生项目符号。 返回首页返回首页对邮件进行拼写检查1 1 当你在新建或编辑邮件时，从“Edit” 菜单 中选择“Check Spelling”项。 2 2 如果Notes 发现了有拼写错误的单词会突出显 示它。 对邮件进行拼写检查3 3 你只需在“Replace” 框中改正单词或从 “Guess”框中单击正确的单词。（如果 Notes 找出的单词并非错字，那么单击 “Skip”

10、按钮。）然后单击Replace按钮 的话，Notes将用“Replace”框中的单 词替换邮件中的错字。 4 4 重复第2步和第3步，直到Notes告诉你拼写 检查全部完成，这时单击OK按钮。 返回首页返回首页给要打印的邮件加页眉页脚1 1 打开要打印的邮件，从Edit菜单中选择 “Properties”项，Notes会显示一个属性框。 2 2 单击属性框中的打印附签。 给要打印的邮件加页眉页脚3 3 如果你想给邮件添加页眉，先单击“Header” 单选按钮，然后在文本框中输入页眉文本，输 入完毕，单击文本框左边的“对勾”，保存文 本。也可单击“X”按钮取消文本，重新输入新 内容。 4 4 如

11、果要加入页脚，先单击Footer单选按钮，然 后在文本框中加入页脚文本。 给要打印的邮件加页眉页脚5 5 如果要加入页号、日期、时间或文档标题，使 用文本框下面的这些按钮。 6 6 要关闭属性框，单击它右上角的“X”。 给要打印的邮件加页眉页脚7 7 打印邮件，从File菜单中选择Print项，或直接按CTRL+P 键。 返回首页返回首页不必打开邮件先预览邮件内容不打开邮件先预览邮件内容，可以帮你节省打开邮件的时间，另外也有助于在未打开邮件的情况下及时删除病毒邮件。1 1 从“View”菜单中选择“Document Preview” 项，再从其子菜单中“Show Preview”项， Note

12、s会打开预览窗格，并在其中显示邮件的 内容。 2 2 你想预览哪个邮件，只需单击该邮件标题。关闭预览窗格，只需从“View”菜单中再次选择“Document Preview” 的 “Show Preview”。 返回首页返回首页整 理 邮 件如果把所有的邮件都保存在Inbox 文件夹中，随着邮件越来越多，邮件很难查找。最好的方法是将它们归类到不同的文件夹中。文件夹的个数由你决定。1 1 在阅读邮件的状态，单击“Move to Folder” 按钮 2 2 Notes 会显示所有已存在的文件夹。你想把邮 件移入哪个文件夹，单击该文件夹，然后跳到 第5步。若没有你需要的文件夹，则单击 “Creat

13、e New Folder”按钮。 整 理 邮 件3 3 键入文件夹名，单击“OK”按钮。 4 4 单击新建的文件夹，单击“Move”或“Add” 按钮。“Move”相当于移动文件，“Add” 相当于拷贝文件。另外，在视图窗格下，移动邮件的方法是用鼠标点住邮件的标题，并把它拖到希望邮件放入的文件夹中。若要把邮件拷贝到文件夹中，则在拖动邮件的同时按住“Ctrl”键。 返回首页返回首页查 找 邮 件1 1 在视图窗格中显示有文档标题时，从“View” 菜单中选择“Search Bar” 项。Notes 会在 视图窗格上方显示搜索条。 2 2 在搜索条的“Search For”框中输入你要查找 的文本

14、。单击“Search”按钮，Notes会显示 包含你要查找的文本的邮件标题。 查 找 邮 件3 3 查找完毕后，单击“Clear Results”按钮，所 有邮件标题都显示回来。 4 4 关闭搜索条，只需单击右上方的“X” 返回首页返回首页邮 件 备 份将邮件备份到本地盘，然后将邮件箱中的邮件删除，可以减少占用邮件箱容量，提高邮件收发速度。 备份所有邮件：备份所有邮件：1 1 打开要做备份的邮件箱，从“File”菜单中选择 “Database”项，然后从子菜单中选择“New Copy”。 2 2 在“Title”和“File”框中填入备份邮件数据库 名称。提示：“File”框中的名称指存放在本地盘的邮件备份数据库名称。 “Title”框中的名称指在Workspace中邮件备份数据库图标的名称。 邮 件 备 份3 3 单击文件夹图标，选择备份邮件数据库存放的 位置。按OK后，邮件开始备份。 4 4 备份完毕后，如果想查看备份邮件数据库，在 Workspace中双击该数据库图标即可。提示：Workspace 中的数据库图标是本地盘邮件 备份数据库文件的快捷方式。若把本地盘