商务中心主管职能

1、心主管 一、电传与传真服务1.接收服务收到电传、传真后，应先与电脑核实，再按宾客要求及时通知客人来取，并在“传真收发簿上进行登记。将收到的备份电报（一份复印件）复印留底。请行李员将电传发给宾客并收款。把账单第一联交给宾客，第二联留底，第三联交财务部O产顶 返叵2 .发送服务询问客人姓名、房号、发往国家或地区；请客人出示文稿,写电传、传真发送登记表（包括国家和地区代码、客人姓名、房号、预计离店日期、客人签字等），告诉客人计费方式。确认客人手写体字迹清楚,号码准确。发传真时，要把账单号、传真号、张数、起始时间等写在账单和传真登记表上，将所用时间写在账单上。发电传时需打印草稿,请客人核对。若客人已离

2、开,则请当班经理核对，确保准确无误。电传账单上也应注明时间，以备有争议时可查。 如所有机器都在使用中，则应向客人说明，使客人知道线路一旦 畅通，就会尽快发出。发送完后，向客人出示原稿上传真 机打印的小标记，并将原稿还给客人。然后，开单收费或 请客人签单。在记录本上应记录服务的项目及收费情况。将发送报 告订在账单的第三联上，连同所收款一起交给结账处。将 账单第一联交给客人，第二联留底。如果客人签单，则将 第二联留底，将第一、三联交给结账处。对于非住店客人，请 其先付押金。二、电脑打字服务用电脑打字前，应先看清文稿，再问清打字格式、字体、校稿时间,并做好登记。将打印出的样稿交给客人校对,然后修改版

3、面，按客人要求装订。询问客人是否需要在电脑中保留该文件。如要保留，请其说出确切保存时间；如不要求保留，则删除该文件。准备客人的账单并登记时间，请客人付款或在账单上签字。三、复印服务先确认文件的字迹是否清晰，再问清所需纸型、份数、装订要求,并做好登记。按客人要求复印，检查复印效果。装订好后交给客人或请客人来取。交付材料时向客户收费或挂账。四、Internet 服务向客人介绍收费标准,将电脑打开并上网（上网密码要保密）,与客人确认启用时间。客人使用完毕根据时间开立账单并输入电脑。五、秘书或翻译服务1.准备-(1)客人提出秘书或翻译服务时,首先要了解专业范围、语种和具体要求，并向客人报价。 (2)选

4、择合适的秘书、翻译人员，并征求客人意见。 (3)秘书、翻译人员要事先做好准备。(4)对客人的译稿、讲话和有关资料必须严格保密。2 翻译或秘书工作(1)提供笔译服务时，要当场把接到的翻译件阅览一遍,文内容,同时询问客人译文完成时间。将译稿打印出来,弄清原 征求客人意见。如客人要求修改，则必须按客人要求尽快完成。 (2)提供口译服务时,要主动征询客人交谈对象的情况,对口译的要求,以及应准备的资料、用品。口译时要注意礼节礼貌,并做好翻译记录。(3)提供秘书服务时，要主动征询客人对秘书工作的要求、时间安排、注意事项，并提出所需的文具用品。事后主动征求客人意见。3结账 (1)开账单收费。 ( 2 )在登

5、记本上记录。六、商务洽谈室出租服务 (1)请客人填写租用商务洽谈室登记表一式3份，签名并写上房 号(将第一联给总台，再转回商务中心存档。将第二联给收银处，第三联交楼层服务台)。 (2)根据客人要求，提前一小时做好商务洽谈室的会务准备工作,并检查洽谈室卫生。如不合格,则立即通知房务中心清扫。 (3)按客人要求布置洽谈室,提供茶水服务。 (4)洽谈结束后立即通知房务中心打扫，为下一次出租做好准备。(5)按规定向客人收费(现金)或请客人签单。七、快递服务告诉客人应使用特快专递信封，并向客人介绍国内外快递邮资标准。如客人没有专用信封，则应主动给予帮助。仔细清点邮寄物数量, 在邮寄单上填写好邮寄物名称，

6、寄件人与收件人的地址、姓名、电话号码等信息。邮寄国际特快时应请客人在信封上用中文亲笔注明拟到达国家的名称，服务人员不得代劳。给邮件称重，按邮局或快递公司收费标准收费。八、票务服务 1.当面订票 (1)为客人填写订票单，把姓名、房号、日期、目的地、班次、 数量、等级等信息进行详细登记，请客人核实无误后签字。 (2) (3) (4) (5) (6)请客人出示身份证或护照，以便订票。告诉客人订票手续费，预收票款，并在订票单上注明。 将订票单第一联给客人，告诉客人凭单取票；第二联留存。 及时联系票务事宜。取到票后在票袋上面写上客人姓名、房号、预付款数额、应退款数额，票袋内放好客人车(机)票和找零现金。 (7)客人取票时，收回第一联取票单，注明“票已取”字样并存档。将票袋和订票手续费收据交给客人,请客人当面核对。 (8)开立账单，输入电脑。 2.电话或传真订票-(1)根据订票传真或信件内容填写订票单,并将这些资料一起存档,以备查询。 (2)对于电话订票，应根据