秘书四级历年考点精髓

1、讲义整理（张飞整理）1号讲义拟订会议议程、日程(一)会议议程和会议日程的含义及作用1.会议议程的内容会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式;领导和来宾致辞;领导做报告;分组讨论：大会发言;参观或其他活动;会议总结，宣读决议;闭幕式。2.会议日程的内容会议日程就是根据议程作出逐日的具体安排，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。3.会议议程和日程的作用通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题、会议顺序计划，获得有效信息。(二)会议议程的制定程序会议议程的制定程序是：明确目标和参加者一安排各议程

2、事项的时间一确定每一项议程一决定会议讨论形式一决定会议决策的方式。(三)会议日程的编制方法(1)制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。(2)制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、餐饮安排。(3)宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后再安排讨论的问题。(4)尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。(5)保密性较强的议题一般放在后面。(四)注意事项1.会议议程和会议日程的区别会议议程和会议日程的功能不同，议程的编制应在前，且一旦确定，就不应再变。会议日程在时间、地点、人员

3、等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。2.会议临时动议如果有特殊原因需要研究临时动议，要和与会代表、相关人士解释清楚，尽量节省时间，控制好节奏，提高效率。提供会议地点的备选方案(一)会议地点选择的要求会议地点的选择，要综合考虑多种因素，主要应考虑下列因素：(1)交通便利;(2)会场的大小应与会议规模相符;(3)场地要有良好的设备配置;(4)场地应不受外界干扰;(5)选择会议地点应考虑有无停车场所;(6)场地租借的成本必须合理。(二)会议场地选择的工作程序会议场地选择的工作程序是：确定会议目的与形态了解会议的实质需求和与会者的期望确定会议场地对会议地点进行确认签订书面合同。(三)注意事项1.广泛

4、收集会议地点的信息2.实地考察会议地点的注意事项实地考察会议地点的注意事项有：(1)会见能作决策的人，有利于解决以后可能出现的问题;(2)只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观;(3)不要出于个人原因再次参观酒店;(4)不要带家属同行参观;(5)要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况;(6) 要考虑是否以另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。订购、接收、管理办公用品(一)库存知识1.库存控制的作用在一个有效的库存控制系统中，准确的库存记录可以起到以下作用：(1)保证大量的资金不被不必要的库存占用。(2)保证空间不被用来存储不必要的货物。(3)能监

5、督个人和部门对物品的使用。(4)保持充足的库存，以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延。(5)监督任何偷窃和破坏行为造成的损失。(6)可利用准确的库存进行估价。2.库存定义库存定义涉及3个概念，即最大库存量、最小库存量和再订货量。(1)最大库存量是为防止物品超量存储而保存该项物品的最大数量。(2)最小库存量是以防物品全部消耗完而保存的该项物品的最小数量。(3)再订货量，也称重新订购线，这是提醒购买者库存需要重新订购的标准。3.库存控制卡库存控制卡上的内容主要有：(1)项目;(2)单位;(3)库存参考号;(4)最大库存量：(5)再订货量;(6)最小库存量;(7)日期;(8)接收;(

6、9)发放;(10)余额。(二)订购、接收、管理办公用品的工作程序1.选择供应商选择办公设备及用品供应商时要在以下几方面对其进行比较：(1)价格和费用：(2)质量和交货;(3)服务和位置;(4)安全和可靠性。2.选择订购方式办公设备和易耗品的订购方式通常有以下几种：(1)直接去商店购买公司所需要的办公用品;(2)电话订购;(3)传真订购;(4)网上订购。3.办理进货手续办理进货的程序主要包括：(1)使用订货单核对对方交付货物时出具的交货单及货物。(2)要将购货订单与实物认真核对。(3)在办公用品库存卡的接收项中，应填写所接收的每一类货物的详情。(4)更新库存卡中的库存余额(5)将接收的货物按照办

7、公用品存储规定存放好。4.保管库存保管中应采取的措施主要有：(1)储藏间或物品柜要上锁，以保证安全。(2)各类物品要清楚地贴上标签。(3)新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去。(4)体积大、分量重的物品放在最下面。(5)小的物品、常用的物品，应放在较大物品的前面。(6)储藏问要有良好的通风，要保持干燥。(7) 储藏办公用品的房间应有良好的照明。营造健康、安全的办公环境(一)安全检查的内容工作环境是由许多方面的因素和条件构成的，诸如工作区的空间、采光、温度、通风、噪音、装修、装饰，工作区的办公桌椅、柜架、各种办公设备、饮水设备、办公用品和耗材，工作所需的文件、资料、档案、书籍，工作中

8、人们的关系、氛围等。在这些因素和条件中，有些应是用人单位提供给职工的，这是中华人民共和国劳动法中的规定。例如，工作场所的温度是否达到了要求，门窗是否严密安全，照明是否满足工作的必须，噪音干扰、空气污染是否超标，办公家具和设备是否够用等，这些因素和条件同时也是办公环境安全检查的内容。(二)办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患(1)地、墙、天花板、门、窗中的隐患。(2)室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患。(3)办公家具方面的隐患。(4)办公设备及操作中的隐患。(5)工作中疏忽大意造成伤害的隐患。(6)工作中疏忽大意造成失密的隐患。(7)火灾或消防中的隐患。(三)健康、安全办公环境的基本要求

9、(1)办公区建筑必须坚固安全。(2)光线应充足。(3)温度要适宜。(4)布局应注意通风。(5)办公室空间及座位空问要适当。(6)办公室噪音要低。(7)办公家具要满足工作所需并符合健康、安全要求。(8)办公设备、办公用品和易耗品要满足工作所需并符合健康、安全要求。(9)办公设备的安装、操作要符合要求。(10)办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置。(11)办公室提供饮水并符合健康、安全要求。(12)办公区或办公室设置急救包，并定期更换。(13)建立相应的规章和制度，包括人员进出规定、保密规定等。(14)室内应有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物。(四)营造健康、安全办公环

10、境的工作程序(1)确定安全检查周期，定期检查。(2)发现隐患，立即报告、排除。(3)发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决。(五)注意事项1.上岗前应了解的办公场所的安全规定(1)国家或地方有关安全生产和劳动保护的规定，如中华人民共和国劳动法。(2)用人单位制定的安全规定和环保规定，如有关吸烟场地的规定。(3)组织所租用的写字楼、场地等业主制定的相关规定，如写字楼制定的出现火警情况的疏散程序等。2.安全隐患表与设备故障表的区别进行安全检查要包括办公环境和办公设备两部分。要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用，前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分的隐患，

11、后者是记录办公设备运行中出现的故障。例如，计算机不能工作了，应填写“设备故障表”;如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照射，非常刺眼，就应该填写“隐患记录及处理表”。扫描仪的使用(一)扫描仪的工作原理扫描仪的工作原理是：它把输入的图像划分成若干个点，变成一个点阵图形，通过对点阵图的扫描，依次获得这些点的灰度值或色彩编码值。这样，通过光电部件，就将一幅纸介质的图转换为一个数字信息的阵列，并存入计算机的文件中，然后就可以用相关的软件进行显示和处理。通过光学字符识别软件，可将扫描进来的文字图像处理、识别成为可以再编辑的字符文本。(二)扫描仪的种类和作用扫描仪的种类多种多样，按颜色分有黑白扫描仪和彩色扫描

12、仪;按扫描方式分有手持式、平台式和滚筒式。(三)扫描仪的选购常识(1)要考虑扫描仪的分辨率。(2)要考虑扫描仪的色彩位数。(3)考虑扫描仪的接口类型。(四)扫描仪的操作步骤1.安装扫描仪(1)关闭计算机以及与其相连接的所有设备。(2)将扫描仪信号线的一端连接到计算机主机背面接口上，另一端连接到扫描仪上的计算机接口。(3)将扫描仪电源插头插到合适的电源输出插座上，接通扫描仪电源。(4)打开计算机电源，等待计算机启动完毕。(5)如果有扫描仪的驱动软盘或光盘，就把驱动盘放入电脑的软驱或光驱里面，单击“下一步”，此时操作系统会自动找到软盘或光盘里面的驱动程序并且安装好。(6)驱动程序安装完毕后，再安装

13、扫描软件OCR(文字识别)。2.扫描图像(1)在windowS xP操作系统下，单击“开始”“所有程序”“附件”“画图”，弹出“画图”软件的窗口。(2)单击“文件”菜单栏上的“从扫描仪或照相机”命令，弹出扫描仪的窗口。(3)窗口里面有4个选项，对应我们要扫描的原稿类型。(4)移动、缩放预览框中的矩形取景框至合适大小、位置，选择要扫描的区域。(5)扫描完成后，图片就出现在“画图”软件窗口中的图片编辑区域，就可以对图片进行修改、保存等操作。3.扫描文字(1)扫描文稿。(2)适当缩放画面。(3)调正画面。(4)选择识别区域。(5)识别文字。(6)文稿校对。(7) 保存文件。管理印章和介绍信(一)印章

14、管理的内容和工作程序1.单位印章的作用单位印章的作用有：(1)标志作用;(2)权威作用;(3)法律作用;(4)凭证作用。2.印章的种类印章种类：(1)正式印章;(2)套印章;(3)钢印;(4)领导人签名章;(5)专用章。3.印章的样式印章的样式一般由以下几大部分构成：(1)印章的质料;(2)印章的形状;(3)印文;(4)图案;(5)尺寸规格。4.印章的管理与使用要求印章的管理与使用要求是：(1)专人负责;(2)确保安全;(3)防止污损。5.印章管理的工作程序(1)印章的刻制程序上级正式机关的批准制发单位开具公函附章样到公安部门办理登记公安部门指定刻制单位刻制印章选定启用时间发出附印样的通知双人

15、同行取回印章拆封检验专人保管。(2)印章的使用程序申请一填写用印申请单专人审核签名用印登记。6.印章的停用与缴销印章停用、新公章启用后要将旧公章送缴，自行销毁需经上级部门批准;属于机构撤销的，应在撤销决定下达之日起停止使用公章并缴销。(二)介绍信的管理与使用1.介绍信的使用要求介绍信具有介绍和证明双重作用。出具介绍信要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。介绍信有时限要求。2.介绍信的管理(1)指定专人负责管理。(2)介绍信的保管应同印章保管一样，牢固加锁。(3)管理介绍信的人员在使用介绍信时，要在存根上加以记载。(4)对于开出后未用的介绍信，管理人员应及时催

16、回。(5)介绍信持有者如将介绍信丢失，应及时报告单位或相关人员。3.介绍信的使用(1)严格履行批准手续。(2)介绍信内容要明确具体。(3)要填写有效时间。(4)管理人员要对开出的介绍信负责。(5)一份介绍信只能用于一个单位。(6)要填写持信人的真实姓名和身份。(7)介绍信的存根内容要与介绍信的内容相符。(8)介绍信的书写要工整，否则视为无效。(9) 填写介绍信要用毛笔(签字笔)或钢笔。2号讲义鉴定要点与重点提示一、鉴定要点掌握企业的概念、特征和类型;了解企业管理的基本内容;掌握现代企业制度的基本特征和基本内容;掌握现代企业文化的特征及其构成;掌握会计的职能与会计要素的划分;掌握会计核算的一般原

17、则和方法;掌握税收概念、特征和职能;了解税收制度的基本构成要素;了解不同的税种及其包含的税目;掌握货币的本质、职能、货币的形式;了解人民币制度;了解信用的形式及信用工具;了解利息的含义、种类和计算方法。二、重点提示1.现代企业管理(1)企业的主要特征。(2)现代企业管理的基本内容。(3)现代企业制度1)现代企业制度的特征。2)现代企业制度的主要内容。(4)现代企业文化1)现代企业文化的内涵：是现代企业在长期经营实践中形成的全体员工共同的精神、观念、风格、心理、习惯等的总和。2)现代企业文化的构成。3)现代企业文化的功能：导向功能;约束功能;凝聚功能;稳定功能;辐射功能。4)现代企业文化的特征。

18、2.财税常识(1)会计制度1)会计监督的内容。2)会计工作三项原则：真实原则，完整原则，合法原则。3)会计的职能。4)会计的基本要素：资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润六大要素。5)会计核算方法：主要有一系列的专门方法，包括设置会计科目及账户;复式记账;填制和审核凭证;登记账簿;成本计算;财产清查;编制会计报表。(2)税收制度1)税收的特征。2)税收制度的构成要素。3)流转税、所得税、财产税、特定行为税、资源税所包括的税目。3.金融常识(1)货币制度1)货币的概念、货币的职能、货币的形式。2)通货膨胀的概念及特点：通货膨胀是在一定时间内价格持续上升的过程，或者说是一种货币价值持续贬值的过

19、程。通货膨胀是一种极为有害的经济现象，它会破坏生产发展、扰乱流通秩序、引起国民收入盲目分配并造成信用危机等。3)人民币制度。(2)信用形式与信用工具。(3)利息的含义、种类和计算方法。(4) 金融机构体系的构成：中央银行、商业银行、政策性银行、非银行金融机构、外资银行。 来源:中华考试网-秘书资格考试（1)劳动法及其适用范围1)劳动法的调整对象及劳动法的适用范围。2)劳动者的基本权利和基本义务。(2)促进就业：促进就业是指国家为保障公民实现劳动权所采取的创造就业条件、扩大就业机会的各种措施的总称。促进就业的目标是为了实现充分就业。(3)劳动合同和集体合同：劳动合同是劳动者与用人单位之间建立劳动

20、关系，明确双方权利和义务的协议。集体合同是指企事业组织的工会代表或职工代表与企事业组织的代表，就职工的集体劳动事项签订的书面协议。1)劳动合同的订立方式。2)订立劳动合同的原则：平等自愿，协商一致。3)劳动合同的内容：期限;工作内容;劳动保护和劳动条件;劳动报酬;劳动纪律;终止条件;违反合同的责任。4)集体合同的订立、履行、变更和解除合同的订立：由工会代表职工与企业签订，应遵循平等自愿、协商一致的原则。合同的履行：当事人必须全面履行自己承担的义务并行使各项权利。合同的变更和解除：当事人协商一致，合同可以解除;依据的法律、法规已修改和废止的;因不可抗力的原因致使合同部分或全部不能履行的;企业转产

21、、停产、破产、被兼并的，致使合同无法履行;工会组织依法撤销的。(4)工资制度1)工资是指用人单位依据国家有关规定或集体合同、劳动合同的约定，以货币形式直接支付给本单位劳动者的劳动报酬。2)工资分配原则：工资总量宏观调控原则;用人单位自主分配原则;按劳分配为主体、多种分配方式并存原则;效率优先、兼顾公平原则。3)劳动法关于工资支付保障制度的规定：以货币形式按月支付给劳动者本人，不得克扣或无故拖欠;劳动者在法定休假日和婚丧假或依法参加社会活动期间，用人单位要依法支付工资。(5)劳动安全卫生制度1)劳动安全卫生是指国家为了改善劳动条件，保护劳动者在劳动过程中的安全健康而制定的各种法律规范的总称，它包

22、括劳动安全和劳动卫生两方面内容。劳动安全卫生工作的方针是安全第一、预防为主。2)劳动安全卫生制度的内容：劳动安全设施符合国家标准;提供劳动安全卫生条件和劳保用品;劳动安全卫生教育制度;劳动安全卫生检查制度;劳保用品发放管理制度;劳动安全卫生监察制度;报告和处理制度。(6)职业培训1)职业培训是指对要求就业的或已就业的劳动者进行专业技术知识与实际操作技能的教育和培训。职业培训的目的是为了培训劳动者的专业技术能力，提高劳动者的操作技术水平。2)职业培训形式：就业前培训和就业后培训;脱产培训、半脱产培训和业余培训。(7)社会保险和福利制度1)社会保险是指国家通过立法设立社会保险基金，使劳动者在暂时或

23、永久丧失劳动能力以及失业时获得物质帮助和补偿的社会保障制度。2)社会保险的特点：强制性、补偿性、互济性。3)社会保险的项目：退休、患病、负伤、因工伤残、患职业病、失业、生育等。(8)劳动争议处理制度1)劳动争议是指劳动者与用人单位之间因执行劳动法律、法规或履行劳动合同、集体合同发生的争议。2)劳动争议处理机构：劳动争议调解委员会、劳动争议仲裁委员会、人民法院。3)劳动争议的解决途径：协商、调解、仲裁、诉讼。5.知识产权法(1)著作权法1)著作权是作者对自己的文学、艺术和科学创作作品依法享有的人身权和财产权的民事权利。2)著作权的内容。3)著作权的主体的类别和著作权的客体的形式。4)著作权取得原

24、则和保护期限：对公民、法人或非法人单位的作品，无论是否发表，实行自动保护原则。署名权、修改权、保护作品完整权的保护期不受限制，发表权、使用权及获得报酬权的保护期规定为作者终生及其死亡后50年。(2)专利法1)专利权的取得和保护期限。2)专利权的终止和无效的法律规定：专利权的终止一是自然终止，二是因为一定法定事由而终止。自专利被授权之日起，任何单位和个人认为该专利权的授予不符合专利法的规定，都可请求专利复审委员会宣告该专利无效。(3)商标法1)商标权的主体和客体。2)商标专用权的取得原则、程序和保护期限。6.世界贸易组织法(1)世界贸易组织的建立及其法律地位1)世贸组织是一个独立于联合国的永久性

25、国际组织。该组织的基本原则和宗旨是通过实施市场开放、非歧视和公平贸易等原则，来达到推动实现世界贸易自由化的目标。2)世界贸易组织的职能。3，世界贸易组织的法律地位及宗旨：通过建立一个开放、完整、健全和持久的多边贸易体制，促进世界贸易的发展，有效合理地利用世界资源改善生活质量、扩大就业、确保实际收益和有效需求的稳定增长。(2)世界贸易组织的组织机构。(3) 世界贸易组织法的基本原则：最惠国待遇原则，国民待遇原则，互惠原则，透明度原则，逐步削减关税原则，一般取消数量限制原则。商务沟通1.接待规格是从主陪人的角度而言的.接待规格有3种：高规格接待、对等接待、低规格接待。其中对等规格是最常用的接待规格

26、。P235下2.秘书在接待规格确定后，如果一些突然的变化影响到既定的接待规格：如上司生病或临时出差，让他人代替，秘书必须向客人解释清楚，向客人道歉。(录像中出现)P236中3.第一大题：背景：领导以便条的方式要求秘书制定关于某某参观团来我公司的接待计划及日程安排.用E-mail或备忘录的形式答：见P184备忘录的格式：发给：(根据实际背景写)发自：(根据实际背景写)日期：(根据实际背景写)内容：关于某参观团来我公司的日程安排1.秘书应了解本单位有关接待方面的规章制度，严格遵照执行，不得擅自更改.2.接待计划的主要内容有三象：确定接待规格、拟定日程安排、提供经费列支.接待规格决定了其他的人员、日

27、程安排及经费开支。包括车站迎接、宴请的规格、住宿的宾馆等级等。3.关于日程安排，包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容，一般以表格的形式列出。4.关于接待经费列支，包括：(1)工作经费(2)住宿费(3)餐饮费(4)劳务费(5)交通费(6)参观、游览、娱乐费用等(注：至少罗列5到6项)5.在接待计划拟出后，秘书应该交领导审核，然后再将日程安排和经费数目一起提前寄给来访对方。(P237)4.第二大题：背景：某公司有2个部门，假设2个部门均看上了同一个人才，发生矛盾，总经理让你提出建议，化解矛盾。答：这属于横向沟通。横向沟通的目的是为了增强部门间的合作，减少摩擦。首先，先利用面谈、备忘录等方

28、式听取各方意见和需求。我们给他们开一个圆桌会议(平等性的会议)，在会上分析导致横向沟通的障碍：部门“本位主义”部门产生的先入为主的偏见会影响部门沟通的顺利进行，“一叶障目”等。在会议上我们应该选择针对性的沟通形式树立“内部客户”的理念耐心倾听而不是叙诉要他们学会换位思考，跳出自我的模式，了解他人的心境。5.某人性格孤僻，由此造成部门之间的矛盾的根源是：性格冲突P2396.“内部客户”的理念是指要用对待外部客户、最终顾客的态度和热情去服务内部客户。P2397.换位思考的概念：跳出自我的模式，进入他人的心境。8.纵向沟通包括自上而下、自下而上两种沟通。其中下行沟通在组织中的表现形式通常为公司政策备

29、忘录口头指示传真电子信箱(多选题P239)9.纵向沟通可能遇到的障碍：5条中常考第三条：不善聆听;第四条：草率评判;第五条：语义表达和理解方面的歧义(P240)10.纵向沟通的策略：主要考试第三点：“去繁从简”，减轻沟通任务;第四点：言简意赅，提倡简约的沟通;第五点：启用反馈，鼓励接受者对信息进行评价;第六点：多介质组合，比如，书面形式与电话相结合(强调)11.冲突产生的原因：主要考第二点(目标不合，难以合作)和第三点(责任不明，缺乏效率)。背景：上级指示，下级执行不了，原因是：(第二点);背景：有很多公司，员工随意性强，产生冲突的原因：(第三点)P241中12. 冲突处理策略：主要考试第三点

30、、第六点和第七点;背景：某公司领导做出决定，下级不听，这属于：铁令如山;背景：通过协商、交易后，存有争议的双方都可以认为获得好处，这属于：讨价还价(平级部门之间常用);第七点，弃子投降，在绝对弱势的情况下用P242文书基础1.行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书(P3上)2.公文必须执行统一规范的格式，并遵循一定的处理程序。(P3右)3.公文的制发程序(详见P254，在这个表中，交拟、议拟和撰拟相当于第三页的拟稿操作)。在我们的公文处理中，有了法律效力的环节是：签发(P4)4.为带发文件注册，要注意三方面：编注发文字号确定印制数量确定发送范围。(P4)5.

31、公文的三要素：眉首、主体和版记(P5)6.公文的格式中，秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人都位于眉首部分。标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章附注、附件都位于主体部分。主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等都位于文尾部分。(P5中)题型：从中抽出几个，判断是在主体部分?在文尾部分?7.公文的排版正文要用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。(P5下)8.公文眉首中的发送机关标志“由发文机关全称或规范化简称后面加文件组成”(区分主体中的主送机关)P6上9.公文份数序号：是指依据同一文稿印制若干份时每份在总印数中的顺序编号。它位于左上角第一行用阿拉伯数字

32、表示(P6中区分发文字号)10.发文字号应当包括机关代字、年份、序号。如：国发200023号11.什么文必须有签发人、会签人姓名?上行文(P7)平行文、下行文均可以无签发人12.正确的保密标志：密级保密期限(题型：选择正确的一种)。其中保密期限可以省略不写13.公文的密级程度分为：特急、急件、限时送达电报的密级程度分为：特提、特急、加急、平急(区分两者选择哪是公文的?哪是电报的?)14.公文主体中的公文标题包括发文机关名称、公文事由和文种三个部分(题型：给出一段公文，判断公文标题的正误)15.主送机关指公文的受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。上行文的主送机关只能有一个，而且不能是单位

33、的领导人。P8中16.下行文的主送机关如果是一个受双重领导的单位时，应当在文尾抄送另一个领导机关。P817.附件的位置：应当位于大印之上，属于主体部分。18.签署的权限只限机关首长一人。P10下19.签署与签发的区别：签署是对组织外部而言。签发是对组织内部而言。P11上20.成文日期的原则：以领导人签发日期为准以通过的日期为准以实际印发的日期为准(P11中看一下即可)行政机关公文成文日期的正确书写：二OO一年一月一日党委机关的公文用阿拉伯数字书写21.确定主题词的步骤：审读文稿、分析主题、查阅主题词表、著录标引(顺序不能错)主题词的排列顺序，应根据主题词的涵义，由小到大，从内容到形式(选择题)

34、P12上22.注意“批转”型通知和“转发”型通知。上级和平级来的文称为：转发;下级来的文称为批转P2323.通报的拟写：四个要素：倾向性导语、通报的事实(事件)、对事实(事件)的认定和分析、处理意见 P25下和p26上24.议案是适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项时使用的专用文种。P2625.请示写作的注意事项：(1)坚持一文一事(2)请示的目的要明确(3)理由要充分(4)不要多头主送P2926.批复的正文一般由批复引语、批复内容、结尾用语三部分构成。P3027.意见可以用于上行文、下行文和平行文 P31中28.重点：函以商洽函居多。有关洽谈人

35、事调转、清偿债务、商品买卖、产权交易等方面的函受法律保护。题型：出一段函，选择：(1)名称是否正确(2)在函中事由是否说清楚(3)词语的规范化是否做到(要用书面语)(4)结束语的运用是否得体等P34、P3529.请示只“适用于向上级机关请求指示、批准”，向没有隶属关系的业务主管部门请求批准，只能用函(P34中)30.会议纪要与会议决议的区别：纪要用于行政会议;决议用于党务会议会议纪要的特点：(1)全面反映会议内容，综合反映会议的基本情况、主要精神和中心内容。(2)表现形式可灵活多变(3)行文方向不固定31.公文的文体结构开头有(1)概述式(2)目的式(3)开门见山式(4)引述来文式P3832.

36、公文的结尾的方式主要有：强调式、期求式、希望式、说明式、秃尾式 P3933.公文的用语要注意：承启用语、引述用语、经办用语(题型：给出几个用语，哪些属于承启用语?引述用语?经办用语?考经办用语多) P3934. 公文的三大表达方式：叙述、议论、说明。其中说明最常用，其次是叙述，最后是议论。P39下办公自动化此部分要注意，而且要注意涉及到的计算机用语用英文表示1.计算机运行速度是由CPU决定的。P41下2.硬盘：微机系统的故障几乎30%是由于硬盘损坏所引起的。硬盘格式化会丢失全部数据并减少硬盘的使用寿命。P42中3.目前常用的杀毒软件是：(1)诺盾(2)金山毒霸(3)瑞星杀毒软件(4)KV300

37、0(常识了解)4.控制键区：位于方向键的上方 P43中中英文切换：ctrl+空格回车键：Enter重启计算机：ctrl+alt+del5.计算机重启后，看到MSDOS命令提示符：C：> (P44)6.Window98资源管理器：(1)用鼠标右键单击，会弹出快捷菜单“Window98资源管理器”，首先看到的是文件夹树(2)资源管理器窗口上部是：菜单栏和工具栏，工具栏包括标准按钮栏、地址栏和链接栏。左窗口中有一棵文件夹树。(在文件夹树中，前面的+和-表示什么意思?)P45下P46上7.P47上表中：(1)剪切、复制和粘贴(顺序不变)。(2)单击“查看”，则在“大图标”、“小图标”、“列表”、

38、“详细资料”四种显示方式之间切换。8.在窗口最大化后，可以进行的操作有：A.移动B.最小化C.关闭D.复原答案：BCD9.数码相机的核心部件是：CCD10.清洗相机要用一块柔软的干布11.传真机在使用时要注意：记录纸要面朝下在按启动键后，液晶显示：“TRANSMIT”字样。12.传真机一旦发生“卡纸”，只可扳动传真机说明书上允许动的部件，不要盲目拉扯上盖;尽可能把整纸取出，不要把破碎的纸片留在机器内。P52上13.复印机在使用时，主要，若要缩小25%，则在设定倍率时，应为75%14.计算机网络由两部分组成，一是通信子网;一是资源子网 P54下15.资源子网中的各种数据处理设备有计算机、智能终端

39、、磁盘存储器、监控设备等P55上16.网络的主要功能：数据通信、资源共享、负荷均衡、提高可靠性17.计算机网络中的三类资源：数据资源、软件资源、硬件资源18.根据网络覆盖的范围分类：局域网和广域网19.在局域网范围内，这类设备主要包括网络接口卡、集线器和打印共享器;在广域网的范围内，主要包括调制解调器、中继器、网桥、路由器20.网络可提供的服务：通信服务、电子教育、电子娱乐、电子购物21.网上浏览：双击桌面上的“Explore”图案 P57下22.为了节省网费，可以对Web站点做脱机浏览。P58上23.发送电子邮件的步骤：见书上5960页接收电子邮件的步骤：见书上61页上。办公室事务与管理1.

40、办公环境的维护的依据：三大法律：宪法、劳动法、工厂安全卫生规程2.在企业办公室中安全检查，如果发现个人职权无法排除的危险，秘书有责任和义务报告、跟进、直到解决P2443.安全检查包括办公环境和办公设备两部分。秘书要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用。在录像中出现的隐患：电话线纠缠消防栓放在柜子后面道路上堆放货物太阳光照在电脑上有人来访时未关电脑写字楼中有人吸烟(P245中)4.信息的安全及保密工作通常包括：口头信息、纸面信息和电子信息(P245下)5.当涉及公司保密信息时，你应该做到：机智、稳重、果断、有外交手段。6.做好口头信息的安全：员工在岗前培训时即应被告知不要在组织内部或外

41、部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属;在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息。P2467.做好纸面信息的安全：接收任何保密文件、资料等都要签收并登记;在传递保密文件或资料时，要放在文件夹、盒中携带，以防失密或散落丢失;用邮件发送保密信息时，信封要贴封口，并标记“秘密或保密”;极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到银行保险柜里;不再使用的保密文档要粉碎。P246P2478.做好电子信息的安全：计算机显示器应放置在他人看不到的地方，如果来访者走近，应迅速滚动页面或关小亮度，或保存你的信息关闭显示器每一个使用者应

42、该有自己的识别码，密码必须保密，经常更换;有保密信息的软盘不应该带出单位，以防止数据落到不应得到这些信息的人手上;P2479.秘书在保密工作中需要注意的几个方面：文件保密：秘书要有很强的保密意识，对保密文件、资料，应自觉做到接收、传递、保管方面的保密工作会议保密：是否公开、何时公开、向谁公开都由主管领导决定科技保密：秘书的工作性质决定其得与各种人接触，包括客户、同行、媒体、政府部门等，做好这方面的保密工作是非常重要的P24710.秘书应做好组织中特定信息的保密工作：包括人事信息、财务信息、产品信息和客户信息P47下11.如果财务信息失密，会影响企业的股票价格，也会影响银行给企业的贷款。企业长期

43、积累的客户信息失密，不仅失去老客户，失去大宗业务和合同，而且还会失去信誉P248上12.有关国家秘密及密级要遵照国家秘密及密级具体范围的规定：规定有3级：秘密、机密、绝密;有关国家密密的保密期限要遵照国家秘密保密期限的规定：保密期限有3种：短期(115年)、长期(1650年)、永久13.值班人员应做好3项记录：电话记录、接待记录、值班日记(主要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等，进行认真登记)P24914.值班表的编制：通常包括以下项目：值班人员姓名、带班人姓名、替班人员姓名P24915.值班表常用在：为某项任务的值班办公室，还需要标明值班地点和值班的具体任务P249中下16.值班人员

44、在值班工作中，可能有时接受、传达上级机关、单位领导的指示，可能处理内部的突发性事件，要完成领导临时交办的事项。P249下17.大型企业设有专门的值班室，并有完善的值班管理制度。要加强值班管理，最重要的是落实岗位责任制度。P250上18.以支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品等，企业办公室常设立一笔零用钱或称作备用金，这同时也是一笔周转使用的现金19.秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致P251上20.上司出差，商务费用报销的步骤：秘书首先要了解公司有关财务报销的相关规定，上司出差到外地开会的交通费不能从零用现金中支

45、付。通常的工作步骤：申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等，并亲自签字该报告活该表必须经过组织确定的授权人审核同意一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表题教财务部门，领取支票或现金贷款;一种情况是先有申请人垫付，完成商务工作。在商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方获取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符商务工作结束，申请者应将发票附在“出差报销单”(附样例)后面，并亲自签字，提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金如果在事实上务工作中，计划的费用不够，需要超出时，应