彭庆树档案管理PPT

1、档案管理的目的幼儿园档案管理工作是幼儿园基础工作之一，是园所管理工作中不可缺少的组成部分。为了适应幼儿园档案工作日益发展的需要，统一幼儿园的档案分类，实现档案分类、编号、排架、检索等工作的标准化和规范化，达到幼儿园档案管理工作的科学化与规范化，促进整体业务建设不断优化，充分发挥幼儿园档案的重要作用，更好地为幼儿园的各项工作服务。幼儿园档案管理的要求幼儿园档案涉及面广，种类繁多。因此，幼儿园应设置专职或兼职的档案管理人员，对所有档案实行集中统一的管理。档案管理人员必须具备整体素质高、有一定的保教经验、有丰富的档案管理知识、工作认真细致责任心强。档案管理的要求可以概括为“十六”个字：勤于动手、真实

2、有效、全面完整、精益求精。1、勤于动手：园领导要带头并发动全体教职工人人参与收集档案。档案材料大多来自保教一线，只有树立了积极参与收集的意识，才能保证档案资料的全面性和完整性，任何人不得私自保存、销毁应该归档的文件材料。教师工作中力求做到三勤：即“勤动笔、勤记录、勤登记”，并以此作为常规制度，共同遵守，逐渐形成勤于动手的良好风气。2、真实有效：档案是最原始的历史记录，它源于实践，高于实践，具有较强的思想性、科学性和适用性。因此，教师收集时一定要如实记录当时当地的真实情况，及时准确的收集好，确保完整和安全。3、全面完整：凡是与工作有关、与幼儿园有关、与教职工有关的情况都要有记载，有记录。幼儿园要

3、建立一套非常详细、非常完整的档案材料，为今后更好、更深入的开展各项工作，公平合理的评价每一位教职工提供科学、有效地依据。4、精益求精：幼儿园的档案管理工作是一项极其繁琐、极其重要的工作，从分类、组卷、卷内文件排列、装订、存放等每一个环节，都要遵循精益求精的原则，力求准确、实用、美观，使档案管理工作沿着规范、完整、科学的轨道良性发展。幼儿园档案管理的体系结构一）、一级类目的划分与标识一级类目是幼儿园档案分类的最高层位。根据我们幼儿园档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，初步可以确定六个一级类目，其名称、标识符号及基本内容如下。1、幼儿园档案分类名称及标识符号（1）行政管理类（xz）（2）教

4、学工作类（jx）（3）安全管理类（aq）（4）后勤管理类（hq）（5）家园联系类（jy）（6）声像管理类（sx）一级类目的标识，可以采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母（大写），如：“xz”即“xingzheng”（行政）的简称。2、各类档案的基本内容：（1）行政管理类（xz）：主要包括行政职能部门在工作中形成的文件材料。如：幼儿园的人员分工、各项管理制度、教师百分考核细则、教师岗位目标责任制、教师聘任书等等。（2）教学工作类（jx）:主要包括保教管理和教学实践活动中形成的文件材料。如：幼儿园的计划、总结、备课、各类表卡、活动安排表、教研教改、课题研究等等。（3）安全管理类（aq）：主要包括幼

5、儿园安全工作中形成的文件材料。如：安保人员的档案、安全协议书、安全检查记录、安全台账等等。（4）后勤管理类（hq）：主要包括后勤管理和后勤工作中形成的文件材料。如：卫生保健管理、财务工作管理、幼儿园资产管理、办公用品管理等等。（5）家园联系类（jy）:主要包括家长学校管理和家园活动工作中形成的文件材料。如：家长会议、亲子活动、文艺汇演、亲子运动会、家访、家长委员会等所有材料。（6）声像管理类（sx）:主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、光盘等不同载体的文件材料。如:运动会、文艺汇演录像带，安全演练照片、各种有意活动照片、学习资料录音带、光盘等等。二）、二级类目的设置和标识二级类目是对一

6、级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。设置的标准，在大原则统一的情况下，各幼儿园可视具体情况进行选择。值得注意的是，类目一经确定，就不得随意变动。二级类目的标识，采用“双位制”。如：行政管理类中的人员分工设为11，教师百分考核可设为12，各项管理制度可设为13等等。教育教学类中教学计划设为“11”，工作总结可设为12，课题研究设为13，教研教改课设为14，但10、20等带“0”的数字不用。那么xz11指的就是行政管理类的人员分工档案；jx11指的就是教育教学类中的教学计划档案，jx13指的就是教育教学类中的课题研究档案。如果一类档案比较

7、多，像计划、总结、课题研究等等材料比较多，一个档案盒装不了，需要分几个档案盒装订存档，你就可以给这几个档案盒再按时间顺序排号，比如课题研究档案可以编为jx131，jx132，jx133，jx134等等。（三）、三级类目的扩展和标识在二级类目确定设置的原则、范围、方法的基础上，由各园根据需要和可能，自行决定是否扩展三级类目，其标识方法、符号和二级类目相同。幼儿园档案管理的档号编制各幼儿园档案室和档案管理人员，应根据工作需要，编制必要的检索工具和参考资料，并认真做好档案的收进、移出、保管、利用等情况的登记工作。1、档号的含义是存取档案的代号，排架的依据，必须正确反映幼儿园档案的分类体系和物理位置。

8、2、档号编制原则必须符合唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性的原则要求。即同一类档案不得重号，要方便插卷，有充分扩展的余地，不能随意变动，能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。（1）唯一性原则。档案室内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。（2）合理性原则。档号结构必须与幼儿园档案的整理分类体系相适应。（3）稳定性原则。档号一经确定，一般不应随意改变。（4）扩充性原则。档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。（5）简单性原则。档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。3、档号结构、模式和标识：（1）档号包括年

9、度号、分类号、案卷号三个部分。年度号由四位阿拉伯数字组成。分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，也可仅由一级类目组成。少数扩展到三级类目者，还应把三级类目代号包括进去。分类号究竟包含几级类目，由各园自行掌握。比如：“幼儿园教学计划”的分类号，只有一级类目组成就编写为“jx”；由二级类目组成就编写为“jx-21”；由三级类目组成就编写为“jx-21-11”案卷号同样有特定的含义。它是按所选择的分类号中最下位的顺序编码。由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。比如前面讲到的课题研究档案编号：“jx131，jx132”中的1、2就是案卷号。（2）档号的模式。档号的模式规定为：年度号十分类号十案

10、卷号，如“2011年教学计划”档案编号为“2011-jx-11”。（3）档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号“一”连结。例如：“2009年课题研究档案第3号卷”的档号标识为：“2009jx13一3”。4、档案的排架问题从维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面。这里规定的档号模式属分段开放型编号方法，各园在按档号排架时，可根据案卷数量、自身条件，既可按一级类目、年代纵向排列，也可按年度、一类目横向排列。幼儿园档案管理中几个问题的处理1、关于声像

11、载体档案声像载体档案主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为幼儿园档案的重要组成部分。随着现代科学技术的发展，电化教学的普及，管理自动化程度的提高，其数量越来越多，重要性越来越明显。从当前幼儿园声像载体档案归档的内容看，基本不超出四个一级类目的范围，故暂不能将它与四个一级类目并列，但由于载体和幅面尺寸（类型）不同，保管要求不同，拟作特殊处理：按载体类型分别单独编号排架，同时注明与相应载体档案的参照号。其编号模式为：年度号十声像档案代号（sx）载体代号（代码）保管单位号保管单位是声像档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是

12、张或者件。例如：某领导同志2010年来园检查指导，照片册序号是12，录像带序号是23，则可分别标识为：2010-sx-11-12，2010-sx-12-232、关于人物档案、教师业务档案和其他特殊类型档案的问题：由各园根据上述原则、内容、方法自行决定。这里简要介绍教师档案的内容。教师档案，由全面地反映一个教师的工作经历和现实情况的材料所构成，包括下列内容：（1）教师个人履历表；（2）证件（学历证书、资格证书、培训证书等复印件）；（3）鉴定（个人鉴定、组织鉴定等）；（4）考核材料（教师年度考核表等）；（5）政治历史问题的审查材料、复查材料；（6）参加中国共产党或共青团的材料；（7）奖励（包括荣誉

13、证书和业务奖励证书）及个人优秀、先进事迹材料；（8）处分、取消处分及复查材料；（9）任免呈报表，晋升技术职称申报表，调整工资审批表，工资级别登记表，退休、退职审批表等等；（10）其他可供组织上参考的材料，如教师个人写的思想、工作、学习总结、检查等。3、档案的立卷：幼儿园档案，一般是按年度整理立卷。按两种方法分类：一种是按年度分类，就是从年初1月到年末12月，如行政管理类、教师档案等。另一种是按学年度分类，就是从学期初9月到第二年学期末8月底，如教育教学类。教师应在学期结束后将所有档案，移交档案管理工作人员归类存档。档案材料不得遗失、损坏、更改或者随便借阅。立卷的具体内容包括：排列序号（卷内文件

14、的系统化整理）、卷内目录、备考表、卷皮封皮的填写、卷内装订和案卷排列。（1）卷内文件通过分类后，按照顺序有条理的排列。（2）编写页号，要装订的案卷在有文字的每页文件材料正面的右上角、背面的左上角编写页号，页号编写要用铅笔，使用阿拉伯数字，流水号编写。（3）撰写卷内目录。卷内文件目录要注意填写完整，对文件的题名、文号、年月日应写清楚，目录应和卷内文件的题目相一致。要用钢笔蓝黑或碳素墨水填写，不能用圆珠笔、铅笔填写，字迹要清晰、工整。填写好卷内目录后，把卷内目录放在这卷档案的卷首。4）在卷底放置备考表。备考表是一种卷内文件特殊情况需要说明并作出记录的一个表。如果这一卷档案中有需要说明的情况，就在备

15、考表里注明。然后将立卷人、检查人的姓名、时间填上，以示对立卷工作和卷内文件状况负责，体现完整性、规范性。5）案卷装订。装订前要检查金属物是否都去掉了，检查被损坏的文件材料是否裱糊、粘贴整洁，对于装订区域小、过窄的文件要加边加宽。检查完毕后，整理文件上齐、右齐，最后装订。装订工具有电钻、装订线、长针、大夹子2-3个，铅笔、尺子。装订的案卷要三孔一线，三孔的距离是这样确定的：先找到中心点，上下两孔距离中心点分别是8厘米，三点确定好后，用大夹子把文件同卷皮一起夹好，用电钻钻眼，长针连线穿眼并装订。（照片展示）6）填写卷皮。填写时要逐项按规定填写清楚。卷皮正面的最上面一横格应填写单位全称（也可以刻一个

16、单位全称的章用蓝水盖章），第二格注明哪一类档案（行政管理类还是教育教学类），下面最宽的格要填写案卷题名，题名要简明确切的反映卷内文件材料的内容，主要包括责任者（发文单位）、内容和名称等，用碳素钢笔填写，字迹工整，不超过50字。如果对题名位置确定不了的，可先用铅笔轻轻的草拟后再用钢笔填写。（7）案卷排列。案卷排列就是按照一定的方法，确定每个案卷的位置，保持案卷之间的联系。首先将案卷按照永久、长期、短期不同的保管期限分别分出来，将同一保管期限的案卷按照卷内所反映的工作活动自然顺序、关系排列。排列时，在卷皮的侧面案卷号（也就是平常所说的流水号）一栏里，用大写一、二、三、四等依次排列，排到十时，不要写

17、10字号，而要写十0、十一、十二等，以此类推，要求书写工整，在一条线上，可以先用铅笔排写，以便更改。摆放时，从左往右，自上而下，避光保存。不仅要便于提供利用，还要便于安全保管和档案的保密。（8）案卷目录。案卷目录就是案卷名册，它是一个总的检索工具，是把所有整理、分类、排序的档案，进行题名登记的查阅的表册。案卷目录记录了档案的来源、内容、时间、名称等。因此，它的功能是多方面的：（1）整理工作：它固定了档案分类体系和案卷的排列的次序，最后完成档案整理工作，是档案整体成果的体现。（2）检索利用：是查找利用档案的基本检索工具，不管找哪一卷，一查案卷目录就会很快找到。（3）统计工作：是档案登记的基本形式

18、，是档案统计的原始材料，从案卷目录上就可以统计出档案的数量。（4）保管工作：是保护档案的一种手段和检查档案的重要依据。通过案卷目录可以检查案卷是否齐全完整，若发现短缺可及时查找。幼儿园档案管理制度一.档案收集制度1.定期由教研组长（主班教师）将各类计划、总结、教研活动、教案、经验、听课记录及反思等资料收集好交园长处。2.定期由后勤负责人将园舍房屋、线路、水管、下水道走向、新建、修建或检查后的记录资料收集好交园长处。3.园长半年一次将收集的资料经整理阅看后交资料室归档。4.资料室及时将各类业务资料做好登记并分门别类装入档案袋（或档案盒）保管好。5.重视档案的储存工作，注意保密。二.归档制度1.资

19、料室及时做好归档工作，不遗失，不损坏。2.严格执行档案查阅制度，除园长外一律不外借，如特殊情况，有关人员须得到园长批准方可查阅，阅后要及时归还。3.档案按年度（学年度）排列整齐，装订做到分类准确，排列有序，装订整齐。三.查阅制度1.凡查阅档案须做好登记手续，查阅后直接面交保管人员。2.查阅档案时不得任意涂改、损坏、遗失。3.查阅人员只能按指定资料查阅，不得带出，本园档案仅供本园使用，如外单位需查阅，须经组织同意。四.保管制度资料保管必须切实做好防盗、防潮、防虫、防霉等保护工作，确保资料完好无损。各类资料均应按有关规定进行分类管理，园舍资料属长期保存资料，不得随意销毁。如何规范幼儿园档案资料管理

20、工作幼儿园档案管理存在的问题?第一、领导的不重视。提起幼儿园，人们首先想到的是活泼可爱的儿童和播洒爱心与知识的教师，把档案工作相提并论，有人说是画蛇添足。他们认为抓档案工作抓不出效益，只有抓教学才能收到掷地有声的实效，其实不然，幼儿园档案是幼儿园从事教学、教研、幼儿园管理以及其它各项活动直接形成的对幼儿园和社会有保存价值的历史记录和经验总结，幼儿园档案工作的好坏在一定程度上反映出这个幼儿园管理水平的高低，也直接影响着幼儿园各项工作的开展。而很多办园者、园长只是针对幼儿园办园的经济效益，而忽略了幼儿园档案资料的管理，认为花太多人力物在资料上，体现不到直接的经济效益。为档案资料整理花太大的人力物力

21、，无什么意义。幼儿园档案管理存在的问题?第二、档案残缺不全。幼儿园档案应该为幼儿园的发展留下运行轨迹，全面客观地记录下幼儿园方方面面的工作，而有的幼儿园并非如此，重大活动没有记载，重要变迁查不到依据，日常工作不注意资料的收集，甚至大型的活动也没有完整的档案资料，就连最基本的幼儿学籍档案也查无实据，至于教师的个体档案更有相当部分幼儿园仍未完善，缺这少那，缺乏完整性。即使拿出来应付检查的资料是一些近期内补做的，或者是以前剩下的把日期涂一下，充当现时的资料，还有的本来是2009年4月的资料，已经2009年9月的的资料已经做出来了。幼儿园档案管理存在的问题?第三、档案管理混乱,缺乏系统性。档案资料的管

22、理是一门科学，应该有严格的管理要求，科学整理，而有的幼儿园把档案资料的形成视为材料的堆积，内容不全，类别不分，时限不看，一概装订，看起来装订了一本又一本，琳琅满目，其实根本不符合档案整理的规范要求，没有头绪，查找困难。幼儿园档案管理存在的问题?第四、档案资料空洞。有的幼儿园部分档案资料只有条条框框，一句话反映一个重大变迁，一张纸反映一个重大活动等，缺少反映具体工作过程的说明材料，没有全貌，难以给人真实之感。还有及少数的幼儿园，对重要的环境评比，随意一张纸写写，显得极不严肃。所以说档案资料言之无物，只有形式、没有内容，空洞乏力，缺乏说服力。档案管理是幼儿园科学管理的重要组成部分，一个幼儿园档案工

23、作的好坏，将直接影响着幼儿园各项工作的开展，并在一定程度上反映了一所幼儿园管理水平的高低。为使我镇幼儿园档案工作规范化、科学化和标准化，以便更好的为幼儿园管理及教育教学服务，现对幼儿园档案管理工作谈下自己的一些体法：幼儿园档案是指幼儿园在教学、科研、党政管理及其它各项活动中形成的对幼儿园和社会具有保存和利用价值的各种文字图表、声像等不同形式的历史记录。一所幼儿园必须要有深厚的文化底蕴，文化的积淀除了反映在园风、园貌、园规、园纪等隐性的文化氛围上，更反映在丰富、完善、准确、详实的档案资料上。本着“建好档案、管好档案、用好档案”的宗旨按照市级示范性幼儿园标准幼儿园档案资料格式档案盒统一使用蓝色塑料

24、硬盒，原则上厚度不超过3.5cm。一、书脊、封面说明。（一）书脊式样尺寸：宽：21cm；高：185cm（可根据档案盒大小进行调整）指标名称字体：方正小标宋gbk加粗，约43号，居中，字号也可根据档案盒厚度调节，保证协调、美观。上方“a1”指标代码应位于标签的约六分之一处，方正小标宋gbk加粗，字体比下方字体略小，字号约38号。（二）档案封面盒式样尺寸：宽：85cm；高：54cm指标代码字体字号：方正小标宋gbk，约28号。具体指标说明文字字体：方正仿宋gbk，四号字体。书脊、封面裁剪时沿线整齐裁剪，不留线，不留须，不凹凸。二、归档文件目录幼儿园档案资料的分类：a：领导管理（暂定7盒a1a8）a1上级来文a2园务年度工作计划、总结(指幼儿园整体工作计划、总结)包括幼儿园长远规划及工作目标a3家园联系工作（包括计划、总结、活动记录等）a4幼小衔接工作（包括计划安排、活动记录、入学后的调查问卷及分析等）a5园领导听课记录常规检查记录a6各种会议记录教师学习记录及相关资料a7获奖荣誉册（集体个人）b规章制度(暂定4盒）b1岗位责任制度幼儿园园长岗位职责幼儿园教师岗位职责幼儿园保育员职责幼儿园保健医岗位职责幼儿园炊事人员职责b2卫生保健制度幼儿健康体检制度幼儿卫生消毒制度幼儿安全制度幼儿防病制度幼儿饮食制度班级卫生评比制度b3教学教研制度结合园实际制定教学常