文件控制与管理制度2

1、莲花温泉旅游集团内部备忘录文件名称：莲花温泉旅游集团文件控制与管理制度Subject :拟稿总经办级别受控FromClassified审核集团总经理：类别/档号旅20110001 号VerifyFolio批准集团总经理：签发日期2011-1-9ApproveDate收件集团各公司、各职能部门页/份38TOPage呈送万家园集团董事长：邢清鑫版本号A0版CCEdition1 .目的为理顺行政管理程序，逐步实现旅游集团文件管理的规范化、 科学化、国际 化标准的管理模式，为度假村今后实施IS0的认证和运行打下基础，争创管理绩 效的最大化，实现文件的拟稿、审核、批准、发放、执行、保管、修改、作废等 格

2、式及流程的统一，保持旅游集团制度的吻合性、统一性，避免文件的重复、误 用、相互矛盾、上下不一致，现就旅游集团文件的控制及管理做出如下规定。2 .适用范围本制度适用于旅游集团所有部门。3 .文件的种类3.1 内部文件3.1.1 内部A类文件：是指旅游集团的文件。3.1.2 内部 B 类文件： 是指由旅游集团各公司或各职能部门拟稿,但涉及到其它部门配合或执行的文件。3.1.3 内部C 类文件：是指旅游集团各分公司的文件。3.1.4 内部D 类文件：是指旅游集团各分公司部门类并仅限于本部门内部执行而不涉及其它部门的配合或执行的文件。3.2 外来文件:是指本旅游集团之外的组织或单位的文件。4 文件的级

3、别4.1 受控文件：是指涉及到旅游集团经营管理秘密、只限于发放和传达到某一层级管理人员、某一部门，不准越级传达，不准复印，张贴、转抄、传真、外借、不准通过电子计算机复制，受到严格控制的文件。4.2 非受控文件：是指可适度放宽传达层级和发放范围及文件处置方式的文件。5 . 文件的拟稿、审核、批准程序5.1 内部文件内部 A 类文件： 由旅游集团运营管理部综合办或旅游集团总经理指定人员拟稿，旅游集团分管领导审核，旅游集团总经理批准。重大决策类文件呈报董事长批准。内部 B 类文件：由旅游集团职能部门负责人或其指定人员拟稿，由分管副总经理审核，旅游集团总经理批准；内部 C 类文件：由各分公司行政或人事

4、职能部门负责人拟稿，分管副总经理审核、分公司总经理批准，必要时，可由分公司总经理根据情况，报旅游集团总经理批准。内部 D 类文件：由各分公司部门第一负责人指派专人拟稿，部门第一负责人审核、分公司分管副总经理批准。注 ： A、 B、 C、 D 类文件在拟稿前，首先要由所在单位的行政部门依据文件的清单，检索是否已有相关文件，部门类文件由拟稿人进行检索，并按下列规定处理：A.原来已有的文件，不需再次编写。B.需要更改、补充完善的文件，要按文件更改规定（本文 6.8至6.11条）进行 更改。C.各分公司各部门制订的文件，必须遵循旅游集团的企业理念，相关制度、政策、原则和精神，保持高度的一致，不能相抵触

5、或背道而驰。D 凡涉及旅游集团内产品价格、营业收入、经营决策等文件，需执行内部文件控制和管理规定。E.所有文件都必须注明共几页第几页。5.2 外来文件外来文件由集团运营管理部综合办公室文秘负责收取,对文件进行编号，拟写处理意见，呈交旅游集团总经理签阅批示后,转交使用或执行部门签阅后交回综合办公室进行统一保管。旅游集团综合办公室要编制外来文件收文登记表定期检查外来文件的修订，换版情况，以保证采用该文件的最新版本，掌握其法律法令、指示精神和相关内容及条款的改变情况。6 . 文件的复印、发放、签收、保管、更改、作废的控制及管理6.1 旅游集团、各分公司、各部门要建立文件发放登记本，编写文件签收部门或

6、人员的编码，按照发放文件的名单和要求，进行文件的发放，办理签收手续。6.2 如果是发放换版的文件，要同时收回旧版本文件，做好收回、发放记录，以保证文件的使用部门或场所都能得到文件的最新有效版本。6.3 各类文件由行政部门按文件编号规则进行编号，呈相关领导批准后登记、复印、发放、签收、保存其正本。6.4 外来文件按本文“5.2”条执行。6.5 行政部门负责建立旅游集团文件总览表， 各部门还应建立部门文件一览表 ，以控制文件的有效版本和修改状态。6.6 当文件损坏影响使用时，文件使用部门或使用人应向行政部门申请，办理文件更新手续，并交回损坏文件（尤其是绝密和受控文件）由行政部门按作废文件处理。6.

7、7 各部门的文件要置于易于取用和学习的位置，要有专人保管，如有丢失，应查明原因，追溯责任人，并向行政部门申请补发。6.8 作废的文件由行政部门统一收回处理，对有保留价值的作废文件，加盖“保留文件”的印章方可保留，不需保留的应销毁，以防止文件误用。6.9 凡因文件不能有效满足实际工作以及经营管理动态发展的需要，需经进行更改或换版的内部类文件，须填写“文件更改申请表”，注明修改内容标记和修改日期，更改后的文件一律按审批权限呈交批准人批准后方能生效。6.10 行政部门对生效的“文件更改申请表”和文件要编号存档，按文件的收发规定进行更改文件的发放。6.11 第一次编写的文件，其版本号为A/0 ，经第一

8、次更改的文件为A/1 ，依此类推；经3 次以上更改的文件应予换版，首次换版为B/0 版，换版后又作了第一次更改，其版本号为B/1 ，依此类推，对更改或换版的文件，要由行政部门重新印发，并将已被更改或换版的文件收回按作废文件处理。6.12 文件和资料以电子形式呈现或保存时，须设置密码加以控制；存于电脑硬盘的文件应同时复制备份，以防止文件意外丢失。电子文件一经批准，立即由电脑部技术人员进行消除处理。6.13 行政部门每季度要对文件进行一次全面检查，检查各类在用文件和资料的有效性，发现问题及时处理。7文件文字和文件标题代号使用规范为文件文字的规范和统一，文件用字大小规定如下：文件标题用小四号宋体字加

9、粗： 大标题用四号宋体字加粗，小标题用小四号宋体字加粗；正文用小四号宋体字不加粗。标题代号分别用：1.1.1 1.21.31.41.51.61.1.1 1.1.21.1.31.1.41.1.51.1.1.1 1.1.1.21.1.1.31.1.1.41.1.1.5A.B.C8. 关于文件的传达、执行和检查8.1 内部文件在发放之时起24 小时内， 部门负责人必须依据文件的内容和要求，有效地传达到相关级别和人员，特殊情况未能按规定时限传达的，需在质管部或相关部门抽查时予以说明。质管部和相关部门要做好抽查工作，并列为部门负责人当月的业绩考核。8.2 集团公司和各分公司要形成检查制度，每月检查一次文

10、件的执行情况，形成书面报告（包括检查时间、人员、内容、结果、原因分析、采取何种纠正预防措施等）呈送总经理，作为对部门负责人考评的依据，并在每月第一周的行政例会上通报。9. 文件格式根据本文件精神，结合 ISO9001 的文件控制要求，从本文生效之日起所有内部文件，其文件头格式，按下列规定执行：文件头莲花温泉旅游集团内部备忘录文件名称：Subject :拟稿级别FromClassified审核类别/档号VerifyFolio批准签发日期ApproveDate收件页/份TOPage呈送版本号CCEdition文件头格式范例注释：9.1 级别：分受控和非受控二类。（受控和非受控都要在文件级别处加盖章）。9.2 类别/档号：例如以旅游集团的名义下发和上传的 2011年第1号文件，可编 为旅20110001号；莲花温泉水城行政人事部 2011年编写的第0001号文件, 可编为莲行20110001号；莲花温泉旅游集团营销中心 2011年编写的第1 号文件，可编为旅营20110001号：大峡谷漂流公司2011年编写的第001号 文件，可编为漂20110001