文件与资料管制程序

1、XX塑料制品文件与资料 管制程序编勺FT-AP-001制订部门P管理部二作业程序书版本A3贞次1/7核准审核制定1.目的确保文件与资料之流通、应用、处理等得到有效管制，以控制与本标准要求有关的所有文件 与资料，确保生产现场各相关场所都使用最新的有效版本。2.适用范围适用丁本公司品质、环境、平安健康系统的文件与资料和客户、供给商提供的相关文件与资 料及外部文件与资料之管制。3.定义3.1一阶文件：管理手册3.2二阶文件：程序书、例如：统计技术应用程序等3.3三阶文件：作业指导书、检验标准、操作标准、在制程上需使用之文件与资料3.4四阶文件：表单/表格3.5外部文件：客户或公司外所输入的图面与资料

2、或书籍文件如产品审核等4.职责、4.1文件制作、修订、废止、申请：相关部门4.2文件之拟定、审查、批准4.2.1一阶文件：管理部主管拟定，管理者代表审查，总经理核准4.2.2二阶文件：各相关单位拟定，部门主管审查，管理者代表核准4.2.3三阶文件：各相关单位拟定，相关单位主管审查，部门主管核准4.2.4四阶文件：随文件中一并审核4.3文件发行、回收、销毁、列管等：管理部4.4外部文件与资料由管理部接收并登录，然后将其分发到需要的相关部门，原稿由管理部 存档列管，如须转换为公司内部文件，其制、修、废各流程由相关使用部门依一、二、四阶文件之拟定、审查、核准之规定进行作业XX塑料制品文件与资料 管制

3、程序编勺FT-AP-001制订部门。管理部1作业程序书版本A3贞次2/75.作业程序流程文件格式制定权责重点说明相关记录/支持文件管理部1 1由管理部制定东阳公司一、二、三阶文件的制订格式，见附件附件一相关部门2 2按权责规定，由相部门制定、审 核、批准各项文件；参见附件二。3 3修改、废止的权责同上。4 4外部文件按权责分类由各部门主 管审查适用性，批准后由技术部 /管理部存档原稿。 如其它部门需 要时， 由其填写 艾件修废补申请 单,经附件二权责主管审查核准 后，由技术部/管理部复印原稿并加盖外部文件管制章，申请部门 签收后发行至申请单位。当此外 部文件有修订时，其作业流程同。5 5当外部

4、文件之原稿不能复印，而 生产现场又需用此外部文件时，例如：供给商提供的外观限度 看板等，由技术部对其进行编 码列管其编码作业依附件三之 6 6 外部文件编号进行，并且在 外部文件上盖受控章和外部文 件管制章，同时列入外部文件管制总览表中进行管制，其原稿由 现场使用部门保管。6 6外部文件由管理部依外部文件管制总览表进行管制。附件二文件修废补申请单法律法规获取程序?附件三外部文件管 总览表制订单位编码7 7批准后的一、二阶文件由管理部文管人员根据艾件编码规定予 以编号；8 8 三阶文件属技术文件类由制订部门发行管理，其余由管理部文管人员依 7 7执行。9 9对外部文件，由需要部门申请；文件编码规

5、 定1FXX塑料制品文件与资料 管制程序编勺FT-AP-001制订部门。管理部1作业程序书版本A3贞次3/71.封面与文件：管理手册封面、管理手册、程序书、工作说明书的文件头2.程序文件正文内容与书写格式:管 理 部 / /相关部门各部门各部门9 9文件的日常管理见附件四附件四1010在文件的使用过程中发现不适 用的由原制订单位填写艾件修废补申请单提出.1111各单位有意见或建议反映到制 定单位，由制订单位申请修改权责人员1212文件的修改和废止的审核和批准，按原制订流程进行审核和核 准相关部门1313对文件的修改、补充及废止执行相关的动作相关部门1414相关记录之保存应依记录管 制程序?执行

6、。文件修废补 申请单文件修废补 申请单 记录管制程序?6.相关文件6.1记录管制程序6.2控制方案管理程序6.3图面与技术资料管制程序6.4法律法规获取程序7.使用表单7.1文件调阅登记表7.2文件管制总览表7.3外部文件管制总览表7.4辿部E#部文件分发签收记录表7.5文件修废补申请单FT-AP-003FT-QP-022FT-QP-002FT-AP-053AR-001-01-A0AR-001-02-A2AR-001-03-A1AR-001-04-A1AR-001-05-A08.附件8.1附件一:、三阶文件的制订格式:修改/废止申请记录保存修改/废止/补充继续使用XX塑料制品文件与资料 管制程

7、序编勺FT-AP-001制订部门。管理部1作业程序书版本A3贞次4/71目的：编制文件的目的或意图2适用范围：文件适用的范围或领域3定义：假设使用了非标准的名词或术语没有使用那么写无4职责：负责该作业程序的单位及权责5作业程序：具体实施步骤及程序6相关文件：在该文件中引用到的其他文件没有那么写无7使用表单：涉及的相关质量记录、表单并附格式丁其后没有那么写无3.文件内容编写要求：明确具体，便丁实施并应说明5W1H WHY、WHAT、WHO、WHERE、WHEN、HOW。8.2附件二：文件制定、审核、批准职责规定文件类别制定审核批准一阶文件：管理部主管拟定管理者代表总经理二阶文件相关单位拟定部门主

8、管管理者代表三阶文件：相关单位拟定单位主管部门主管1四阶文件：随文件中一并制定、审核、批准8.3附件三：文件编码1.各类文件之制订、修订均须按以下规定进行编码管理2.一阶文件管理手册编码：FTMM 1- 文件流水编号- 文件届性- 公司名称代号3.二阶文件程序书编码：FT P匚- 程序文件条文流水号- 程序文件名称代号- 主导部门名称代号-公司名称代号4.三阶文件作业指导书编码： -Q / W / C二口口T1-三阶文件流水号- 管理方法类别代号- 作业指导书类别代号- 品质检验标准类别代号- 主导部门名称代号品质管理QC工程表编码：版本号流水号品质管理QC工程表名称代号XX塑料制品文件与资料

9、 管制程序编勺FT-AP-001制订部门管理部1作业程序书版本A3贞次5/7控制方案表单编码依?控制方案管理程序?规定作业、图面与技术资料编码依?图面与技术资料管制程序?规定作业5.四阶文件表单/表格编四:表单上之版本直接列丁表单编号后6.外部文件编码：1外部文件如IATF16949 : 2021国际质量体系标准、国家标准、政府法规等含客户、供给商提供的图面与技术资料按?图面与技术资料管制程序?执行，依以下编码管理:E一甲口一 流水号之分号- 流水号- 部门名称代号- 外部文件名称代号2外部文件依其版本为版本，如无版本，那么依其发行日期为版本。7.部门代号C:总经理A:管理部X:人力资源组Z:

10、安环组E:技术部T:开发课L:保全课P:制造部K:成型课H:涂装课B:产销部M:生管课D:储运课F:营销部U:业务课R:经营本钱改善组8.文件类别：M:一阶文件管理手册Q:三阶文件中品质检验标准类文件C:三阶文件中管理方法类文件R:四阶文件表单/表格9.流水号由技术部以阿拉伯数字编号应用。Y:财务课N:资讯组S:采购课Q:品保课G:电镀课J:装配组W:生技组P:二阶文件程序文件W:三阶文件中作业指导书类文件E:外部文件版本号表单流水号二三阶文件程序书流水号表单名称代号主导部门代号10.版本编码由A、B、C依顺序编列I、。不使用，第一次修订用A1 A表示版本，1表示修订次表示，即A1TA9 ,依

11、次修订至第九版次A9升版为B0,即AA B0 ,XX塑料制品文件与资料 管制程序编勺FT-AP-001制订部门。管理部1作业程序书版本A3贞次6/7依此类推。A、修订只涉及错、别字或语句顺序或一次修订的内容小丁1/3时，只升修订次，如：A1升至A2。B、当文件内容一次性修改大丁或等丁1/3时，那么文件直接升版，如A0转换为B0、A5升为B0。C、当文件的某贞升修订次时，不影响其它贞修订次的变化；当文件任何一页升版，那么 整份文件须相应升版。11.对文件编码应列入管制，文件编码不得有重复之情形。废止后的文件其编码不得重复使 用。8.4附件四1.凡经核准发行之品质系统文件，原稿均须由管理部进行管制

12、永久保存。2.为确保应用文件和表单之适应性，管理部每三个月须发行一次最新版本的艾 件 管 制 总 览表和记录一览表，使各部门使用最新版本之文件和表单，管理部应不定时对和部门实 际保存的文件和表单进行核对，确保各部门在工作使用和获得最新版本的有效文件与资3.内部文件/外部文件回收时，管理部应在 “国部或卜部文件分发签收记录表上记录，且各 部门不得使用或保存旧版废止文件。管理部文件管控人员应对旧版回收文件加盖作废章，以进行区分。4.使用部门不得影印盖有受控版章和外部文件管制章的正式文件，假设文件破损、缺失或不 活晰，应以 艾件修废补申请单形式申请补发，经附件二权责主管审查核准后由管理部 补发，同时

13、回收破损、缺失或不活晰之文件，任何人不得在正式文件上涂改、添加或作 任何记号。5.文件借、调阅须由需求部门向相关部门以 艾件调阅登记表形式提出申请，经双方主管审 查通过方可执行。6.文件份数缺少应由相关部门向管理部以 艾件修废补申请单形式提出申请，并经附件二权 责主和审核核准后由管理部补发。7.各单位主管应每年一次对本单位使用的外部文件指品管系统之文件之最新版本进行 评估、调查、申购，同时将取新版本之原稿交管理部，由管理部对其进行新旧版本对照， 并进行外部文件的发行、回收、销毁作业。8.如各部门指副组长以上含干部因工作需要向管理部借阅相关的文件与资料含外部 文件与资料由管理部人员要求其填写艾件调阅登记表方可借阅，管理部按借阅人的归 还时间查核、跟催，以确保文件与资料的完整性，如丧失未归还者，由管理部人员以联络单呈报管理部主管，经总经理核准，要求丧失者按其原价赔偿。9.管理部人员应防止作废/旧文件与资料的非预期使