内控-资质证件管理

1、企业内部控制一资质证件管理一、业务目标1 .规范公司资质证件的注册、使用、年检、变更等事项，确保公司注册信息 有效、安全。2 .保证系统内资质证件申报材料数据记录真实、完整。3 .资质证件中报、管理、使用过程中，确保各项财务信息的真实准确。4 .资质证件管理、使用符合国家法律、法规的规定。二、业务风险1 .资质证件管理不当，影响公司各项战略目标的实现。2 .公司资质申报材料未经审批或超越授权审批和申报执行不当，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失和企业经营效率低下。3 .中报资料中数据界定不准确，可能导致申报材料中财务报告信息不真实、 不完整。4 .公司资质证件申报材料的披露不符合国家法律、法

2、规规定，可能遭受外部处罚，给公司带来经济和信誉损失。三、业务范围本业务流程主要描述公司与资质证件管理有关的内控制度。包括岗位职责及授权管理、工商注册及证照管理等流程。四、业务流程描述1 .岗位职责及授权.公司行政主管部门为本单位各类资质证照、证件的主管部门，全权负责对 本单位的资质证照、证件的注册、保管及使用实施管理。.公司设专门档案室、档案管理人员对各类资质证照、证件实施规范化管理。2 .证照证件的申报及管理.工商注册.工商注册申请(1)新建项目获得审批后，总部战略投资发展部应向总部档案室提交总裁 签字的发展项目审批表，由总部档案室负责指导公司督办工商注册。(2)由总部档案室负责与片区联系，

3、确定负责工商注册的经办人。(3)经办人首先按要求填写工商注册申请表，经公司负责人签字批准， 报总部档案室备案后，经办人到当地工商局领取工商注册的相关申报材料空白 表。(4)经办人填写申报材料，填写好的申报材料先电子扫描发送到总部档案 室审核备案，然后向当地主管的工商局中报。(5)工商申报材料要求：确保填写内容合法，信息与证据一致，签字是本 人实签(不得代签)，数据准确无误；任何申报事项必须填写申请表，经片区领导 审批同意；填报内容涉及合资方信息的必须经公司法务部进行审核确认； 不得在 空白或未经审核的工商申报材料上加盖印章。(6)工商申报获得注册批准，并拿到营业执照后，经办人应在三日内将营 业

4、执照扫描并发送到公司档案室备案。(7)经当地工商局备案的工商注册材料， 复印后加盖工商局的档案查询章， 一式两份。公司保存一份，寄送总部档案室一份，分别按照档案分类管理办法 进行归档保存。.工商注册年检(1)工商注册获得批准后，营业执照必须每年例行年检，确保在年检有效 期内使用；(2)营业执照年检，在每年的3月-6月期间办理，不得逾期年检；(3)每次办理营业执照年检，经办人填写工商年检申报材料，应确保所填 信息合法、真实、有效，扫描后发送公司档案室备案，然后向当地工商局中报年 检。.工商注册变更(1)工商注册变更，由公司负责人确定一名行政主管部门或财务人员作为经办人，自始至终完成变更工作；(2

5、)经办人填写工商变更申请表，经单位负责签字批准，报总部行政部备案后，由经办人到当地工商局领取工商变更材料空白表;(3)经办人填写工商变更申报材料，应确保所填信息合法、真实、有效， 扫描后发送到公司档案室审核备案，然后方可向当地工商局中报变更；(4)工商注册变更完成后，经办人应在三日内将变更后的营业执照扫描发送到公司档案室备案；(5)经当地工商局备案的工商注册变更材料，复印后加盖工商局的档案查 询章，一式两份。分(子)公司保存一份，寄送公司档案室一份，分别按照档 案分类管理办法进行归档保存。.工商注册注销(1)公司需要注销，先提交书面注销申请，获得总部、董事会的书面签字 批准。(2)公司确定专职

6、的工商注销经办人，先填写工商注销登记表报负责 人签字批准，上报总部行政部备案后，实施注销；(3)注销公司应成立清算小组，实施清算并出具清算报告。清算报告应确 保数据准确、符合实际，没有法律漏洞，填报的工商注册申报材料信息合法、真 实、有效，清算小组成员的签名必须是本人实签；(4)经办人将清算材料扫描后发送到总部行政部和档案室备案，然后到当 地工商局申报注销。领取工商注销材料，并办理登报发布注销声明等；(5)工商注销完毕后，公司经办人应将组织机构代码证、税务登记证等其 他证照一并办理注销手续，银行办理基本帐户销户手续，并在一周内将注销产生 的原件寄送至总部档案室入档。3 .其它资质证件的管理.其

7、他资质证件，包括：组织机构代码证、税务登记证、生产许可证、种畜 禽生产经营许可证、动物防疫合格证、饲料企业审查登记证、卫生许可证、排污 许可证等一切生产经营所必须的证件；.其他资质证件的申请办理流程，参考以上工商注册申请流程，由公司负责 人指定负责的经办人，按政府主管部门的要求相继办理。4 .证照管理.公司合法经营使用的一切证照证件，应集中统一保管在一个行政主管部门 档案柜，指定专人进行保管，并建立台帐。注明证照的下证时间、有效期及保管 人姓名等信息。.证照证件原件严禁外借使用。内部使用需要外带，必须由使用人填写借 阅登记表，经公司总经理批准后方可外带。.证照证件的保管人需定期检查证照证件的信息与实际是否一致、是否过期、是否遗漏年检等。如有不符，应及时办理变更或年检手续。.公司营业执照需进行年检、变更、注销时，应按照工商注册程序严格执行 审批程序。与之相对应的组织机构代码证、 税务登记证等其他资质证件须同时办 理变更手续，确保信息一致。五、相关制度目录中华人民共和国公司法、公司资质、证照管理流程、工商企业登记管 理条例、中华人民共和国公司登记管理条例、社团登记管理条例、公司认 证管理制度。六、主要控制点1 .资质申报的申请2 .资质证照的审核3 .资质证照的