内部控制制度《采购及付款循环》

1、【最新资料,Word版）可自由编辑！】文件履历纪要页十件炒行单位十件管制等匆管理代表管能U文件口非管制文件十件履所纪录修 订 内 容核准编撰日期0第1版（新发行）总则1.1. 制 定 目 的为 促 使 本 公 司 内 部 控 制 （ InternalControl ） 之 采 购 及 付 款 循 环 （ Purchase ）程 序 ， 能 有 所 遵 循 ， 特 订 定 本 文 件 ， 俾 利 各 相 关 单 位遵循。1.2. 适 用 范 围凡 本 公 司 有 关 内 部 控 制 之 采 购 及 付 款 循 环 作 业 程 序 与 控 制 重 点，悉依照本文件之规范办理。1.3. 权 责 单

2、位资 材、财 会 单 位 为 本 文 件 之 权 责 单 位，权 责 单 位 主 管 经 承 认 单 位 授 权 ，负责本文件之管制，并确保依据本文件之规范作业。采购及付款循环1.4. 循 环 图【 见 】 （ 资 料 1） 采 购 及 付 款 循 环 图 1.5. 循 环 作 业本循环之各项作业：1） 请购作业（CP101 ）， 另订之。2） 采购作业（CP102）， 另订之。3） 进口作业（CP103）， 另订之。4） 验收作业（CP104）， 另订之。5） 与合约不符作 业 （CP105），另订之6） 付款作业（CP106）， 另订之。7） 差异分析作业 （ CP107），另订之。附则1

3、.6. 制 修 废 与 颁 布 实 施本文件属於管理文件，经经营会审议彳麦，呈请董事长核准承认彳麦 ，交由权责单位颁布公告实施；修订或废止时亦同。1.7. 编 号 、 版 本 、 日 期 、 页 次 页 数本文件之项类、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文件页次 页数等项，见本文件之页首与页尾。1.8. 附 件1.8.1. 相 关资 料（ 资 料 1） 采 购 及 付 款 循 环 图 （资料1）采购及付款循环图CP101预 算请 购CP102CP103采 购进 口CP104验 收II是否合格IQ|CP107一差异分析CP106入 库付 款III-作业程序第僚提出需求1.1. 调 节 性 采

4、 购依市场行情、用料变动等采购之原物料，由资材部单位视经济未来 走向、市场状况及预计用量等因素，决定订购时机及数量种类，交 由采购单位采购。1.2. 预 算 采 购依销售预算或客户订单之进度，由生管单位填具请购单， 经单位主管核准彳麦再交给采购单位，并将请购核准纪录填入采购预 算内。预算采购，包括下列二种采购：1) 直接材料(常用材料)2) 系指直接耗用之材料。3) 间接材料(常用物料)4) 系指间接耗用之材料，但不可缺之物料 ， 其 需 用 时 间 与 数 量 也无法预知。5) 可凭用料单位之需料通知单现用现购。检查库存采购前应先检查存货是否具有下列情形：6) 目前存量尚未达请购点/安全库存

5、。7) 请购之商品品名、规格、厂牌有库存品或替代品可供替 代 。8) 申请之原物料是否仍具采购价值，还是已失经济性。临时需求紧急采购由需求单位提出，经过库存检查彳麦须采购者，经制造单位主管核准彳麦，迳交采购单位购买，惟事彳麦仍须补填请购单控制重点9) 请购单必须详细注明厂商、规格型式及需用日期等内容，如申请物品须采用特别运送及保存方式者，应加注意事项。10) 请购单必须经先作库存审核，核准时应遵照核决权限办理。11)紧急采购不应经常发生，事彳麦应补开请购单，追究原因是 否为不可抗力，有无改善计画。12) 应 定 期 检 讨 请 购 单 ， 有 无 延 迟 采 购 情 形 ， 请 购 数 量 应

6、 符 合 经济采购量要求。相关资料销售预算、客户订单、请购单等。作业程序第僚查询供应商资料1) 准备采购。2) 调阅供应商资 料 / 厂 商 料 件 基 本 资 料 报 表 ，了 解 过 去 采 购 及询价纪录。3) 向厂商询比议价 。决定购买方式依材料管理规定，决定应用下列何种方式购买：4) 询 价5) 金 额 较 小 ， 不 须 书 面 比 价 ， 但 仍 以 询 价 方 式 向 最 低 价 厂 商 采 购 者。6) 议 价7) 采购人员经询价彳麦，如已知市价有下跌趋势时，或有报价高於 前批采购价格，或请购规格明确，但请购量较前批大等之情形 者，仍应予以议价。8) 比价9) 若为特殊规格或

7、供应厂商家数 较 少 者 。10) 牌价收购11) 根据核定之收购价格收购者。12) 长期合约采购13) 向签订长期供应合约，或专案报准之买卖合约厂商采购者。14) 招标15) 采购之材料如有三家以上可供应，且其预估采购金额较大达招标金额时，以公开招标为原则。决定订购事项由承办人员备妥资料及预拟订购之厂商、数量、办法等，经采购单 位主管核准彳麦采购。更新纪录将 不 同 购 买 方 式 之 订 购 及 询 价 资 料，填 入 供 应 商 资 料 /厂 商 料 件 基 本资料内。控制重点16) 询 比 议 价 资 料 平 日 应 注 意 收 集 ， 须 详 实 完 备 ， 保 持 最 新 时 效

8、， 供 应 商 资 料 厂 商 料 件 基 本 资 料 亦 应 随 时 更 新，保 持 正 确 纪 录 。17) 请购单 询比议价单必须经主管核准彳麦，方得办理采购。18) 办理比价、议价、招标等作业应符合公司规定，外购进度亦须依预定采购程序控制追踪。19) 大量采购之主料、副料、包装材料，以合约采购为原则，并应保持两家同时供料，以免受到供货品质之限制，影响到生产作 业。20) 重要采购合约签订前，须经法务单位或公证单位人员查核。21) 为提高进货品质，降低进货成本，便於管理，应建立可完全配合之协力厂商。22) 遇到市埸上各项原物料之供应将大幅变化时，须通知有关单位,以便事先连系；报告呈核彳麦

9、，立即采取应变措施。相关资料23) 供 应 商 资 料 厂 商 料 件 资 料 、 请 购 单 、 询 比 议 价 单 等 。作业程序第僚需比例结汇1) 由采购单位计算结汇所需金额。2) 所需金额申请表及各类相关凭证，一并送交主 管 人 员 核 准 。3) 预付外购款，依请购案号或L/C逐案控制。记帐4) 请款条件审核无误彳麦，开立应付凭单，制作传票，记入帐册。5) 应 付 凭 单 交 由 出 纳 单 位 开 出 支 票 。6) 支票经签章彳麦，应交由经办人申请开立信用状。申请信用状7) 准 备下列文件向结汇银行申请开立信用状：(A) 开发信用状申请书。(B) 已缴纳收讫或已核章之结汇申请单。

10、8) 依法须申请输入许可证者，尚须附输入许可证。9) 於进口中国大陆海关，应先申请核对进口批文。10) 申请输入许可证时，须具备下列资料，向国贸局或 外 汇 银 行 申请：(A) 商业发票(PerformanceInvoice) 。(B) 目录或型录。(C) 特别规定。银行开具信用状上述手续无误且未超过银行之授信额度，则银行将会开出信用状在途品作业11) 起运点交货条件之物品所有权已移转时，应办 理 投 保 运 送 等 事宜。投保依相关保险规定办理。12) 对自行安排运送之货品，须预先安排船期。13)货品装船彳麦，由卖方通知预定起岸日期，资材部单位准备安排 进口报关事宜，并通知仓储单位。准备提

11、货14)资材部单位於接获船务公司通知预定到港通知彳麦，通知仓储单 位 、 财 会 单 位 及 报 关 公 司 ( 报 关 人 员 (深 圳 ) 。15)仓储单位接获到货日期、品名、数量彳麦，预先安排人员搬运及 存置位置。16)财会单位於知悉预定结汇还款日彳麦，安排调度各项财务资源， 准备结汇。结汇还款17) 检核利息计算是 否正确。18) 结汇费用是否依 银行之收费标准计算。19) 依请购案号或L/C编号，将每次支付费用 记 入 每 一 批 材 料 之 进口器材付款纪录表。提货20) 费用项目均为固定，多出项目应查 核原因是否合理。每一项费用是否均有合理凭证。21) 核算各项计算方式是否合理，

12、计息 起迄日期是否正确，有无扣除免费日期。22) 对於无支付标准之特别报关费用，是否依核决权限呈请核准。23) 实收数量少於装运数量时，注意有无办理索赔；实收数量少於公证数量时，有无向运输公司提出索赔。控制重点24) 有关进口作业之各项预付费用支付、入帐、转销、收回及调整时，所应附之原始凭证必须经核准，内容必须合理。25) 应按同一进口采购案号之有关原始文件、合约、凭证等逐案汇集归档。26)应将进口结汇之有关原始文件、合约、凭证等核对无误彳麦，始 签付。27) 预 付 货 款 之 支 付 一 律 规 定 以 支 票 支 付 ， 并 抬 头 、 划 线 、 禁 止 背 书转让。如以现金方式支付者

13、，须合於现金付款方式。28)已付款原始凭证应盖付讫章，支付传票背彳爱应有领款人签章， 以免重复付款或冒领情事发生。29) 开 发信用状除应秉持公平互 利 外 ， 更 应 避 免 下 列 条 款 ：(A) 开立保兑信用状。(B) 押汇手续由买方负担。(C) 可装运於甲板上。(D) 信用状可转让。(E) 指定开状银行或押汇银行。(F) 可凭仓库收据(尚未装船)押汇等。30) 在 途产品之交运、保管应力求完好；拨交、 移 转 控 制 力 求 完 整。如有遗失或短少，责任必须明确；逾时甚久之在途产品，应 追查原因。31) 合 约 、 单 据 必 须 订 有 寄 存 期 间 ， 如 有 逾 期 尚 未

14、处 理 者 应 查 明 原 因。32) 注意出帐日期与在途日期相隔甚久者，是否为久悬帐未解，有无虚列帐目情形。33) 对於在途产品发生遗失及短损，依合约规定处理。约定条款要合理，已支付费用不可损及公司权益34) 核 对 进 口 数 量 与 实 际 验 收 数 量 必 须 相 符 ， 提 货 时 物 品 若 有 损 坏 或短少，应立刻请公证机构公认。实收数量少於装运数量，须 办理索赔。35) 是 否 有 结 汇 费 用 不 符 规 定 者 ， 或 金 额 不 符 之 情 形 ， 核 算 各 项 计 费方式是否合理，计息起讫日期是否正确，每一项费用是否均 有合理凭证。相关资料进口器材暂付款纪录表等

15、第僚作业程序采购通知仓储商交货1) 采购单位於确定采购内容及交期彳麦应通知仓储单位。2) 仓 储 单 位 於 收 到 经 核 准 之 采 购 单 时 ， 应 依 采 购 类 别 、 数 量、及约定日期预作仓位安排及堆高机等卸料工具之准备。警卫登记检查3) 厂商於交货日备妥送货资料(送货单)、三联式发票於厂内指定地点交货。4) 属计重之材料入厂时，应予过磅其重量，并以过磅单作为核对收料重量之依据。数量核对点收5) 警卫应将厂商交货卡车之资料，登录於进出厂登记簿。6) 厂商交货时，警卫人员应就厂商检附之送货单、与采购单核对，无误彳麦与仓储人员联系，并由其指示厂商卸货地点 ，并要求应依规定之堆叠方式

16、卸料。7) 卸货完毕彳麦，仓储人员应依过磅单核对其重量，或依计算之方 式核对数量。8) 核对无误彳麦，仓储人员除签章暂收材料外，并通知品管单位准 备检验。检验9) 材料暂收彳麦，品管人员应依材料检验规定或是买卖合约办理取 样，并开立进货检验报告单。10) 检 验之品质标准以采 数 值 表 示 方 法 为 原 则 (IQC 检 验 标 准 ) 。11) 材 料检验规定应包括：(A) 取样样品数。(B) 依该材料使用性质之重要性列出检验项目。(C) 各检验项目之品质标准或可接受范围。12) 检 验单位就检验结果评定样品系正常或异常，并 就 检 验 情 形 加以说明，以供呈核及收用与否之参考。入库记

17、帐检验合格时，品管单位应将检验结果通知仓储单位，并即登入料 件管制卡进料栏内，办理入库，并於备注栏注明收料单之号 码。请款办理入库彳麦，仓储单位应将验收单据(验收单)、发票等 转送采购单位办理请款。索赔13) 若 检 验 不 合 格 时 ， 则 依 核 示 结 果 办 理 退 换 货 、 扣 款 或 索 赔 之 手 续。14) 依与合约不符作业规定办理。控制重点15) 验收作业应依照材料检验相关规定办理。16) 发票之原物料名称、规格、数量、金额与 送 货 单 或 验 收单必须相符。17) 原 料 验 收 ， 必 须 会 同 验 收 单 位 与 采 购 单 位 办 理 。18) 如 已 分 批

18、 收 料，仓 储 人 员 应 在 订 购 单 采 购 单 上 注 明 分 批 收 料日期、数量，以影本送采购人员。19) 不 合 格 之 原 物 料 应 通 知 采 购 单 位 退 回 或 扣 款 。相关资料采购单、送货单、发票、进出厂登记簿、订购 单、进货检验报告单、料料管制卡、进货单、验 收单等。第僚作业程序1) 逾 期 未 交 货 之 交 易 ， 应 去 电 寄 函 催 办 。2) 违约情形若须经法律途径解决时，交由公关单位提出告诉。3) 延期交货之购置，按合约规定罚款。4) 所交货品之品质、规范如不符合但仍可使用者，亦属违约情形，如因急需而不能等候更换，改以减价收货时，则由采购人员 将

19、计算处理方式填入不履行合约处理单，始可减价收货。5) 将 不 履 行 合 约 情 形 及 处 理 过 程 ， 记 入 不 履 行 合 约 处 理 单 ，并核算不履行合约对公司之损失，列入供应商往来纪录。控制重点6) 各项违约是否依供应商管理规定及合约规定处理。7) 货品因检验不合格退回更换者，其交货日期应以调换补送货品到达日期为准。8) 所交货品之品质、规格与合约不合，但可使用者，如因急需勉予验收使用，应经有关单位主管事前认可，按规定扣款或减价 (折 让 单 )处 理 。9) 如 因 检 验 不 合 格 退 回 更 换 ， 或 因 故 申 请 延 期 交 货 ， 必 须 事 前 报请公司有关主

20、管同意，并确定逾期罚款或其他处理办法。10)如因非人力所能抗拒之灾害而申请逾期免罚者，是否有事彳麦立 即检具之认可证件。11) 因 事 实 无 法 依 采 购 合 约 所 订 裁 决 者 ， 其 违 约 案 件 处 理 方 式 必 须 经有权人员批准。相关资料不履行合约处理单折让单等第僚作业程序请款核对1) 仓储单位於办理收料手续完妥并经品管单位检验合格彳麦，应将 各项单据及发票(扣抵、收执二联)转送采购单位请款。2) 采 购 单 位 收 到 仓 储 单 位 转 来 之 请 款 凭 证 ， 批 上 采 购 材 料 单 价 ， 经主管签核彳麦转财会单位核对审核。记帐财会单位依上述之程序详细审核，

21、若有不合规定或异常之情事者， 应反映之。开立支票3) 请款条件审核无误彳麦，开立应付凭单，制作传票，记入帐 册。4) 於 每 月 固 定 日 期 整 理 应 付 凭 单 交 由 出 纳 单 位 开 出 支 票 。5) 出纳单位收到支出传票彳爱，应注意其支付程序是否已齐备。6) 除现金支付外，原则以抬头划线禁止背书转让之支票支付。7) 支票送盖印监时，应在支出传票或应付凭单注明银行户号、支票号码及日期。8) 支票之到期日应与付款条件相符。9) 若有厂商特别要求以非禁止背书转让之支票支付时，应报备主管核准彳麦办理之。10) 将支票号码、到期日、帐号，填於应付凭单内。盖印11) 将 填 妥 支 票 送 印 监 保 管 人 员 审 核 、 盖 章 、 签 字12) 须 先 审 核 各 项 凭 证 是 否 齐 全 ， 始 可 盖 章 、 签 字领款付款之时间，出纳单位可视作业状况而排定之，其方式：13) 以挂号邮寄。14) 定期(如每个月 之5、20 日 等 ) 。15) 随时。控制重点16) 出纳付款时，应严格核对支付凭证上之金额数目，领款人身份与印监必须相符；如有疑问，应於查询彳麦始能支付。17) 支付款项，除有特殊理由，得以现金支付外，其余一律开立抬头划线支票；如受款人坚持免划线或抬头，应即联络资材部或 经办人员。经其同意并保证无误彳麦，准